Verordening op de fractieondersteuning

Geldend van 18-06-2010 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2010

Intitulé

Verordening op de fractieondersteuning

De raad der gemeente Appingedam;

gelezen het voorstel van het raadspresidium d.d. 25 mei 2010;

gelet op art. 33 Gemeentewet;

B E S L U I T :

Vast te stellen de navolgende verordening:

Verordening op de fractieondersteuning in de gemeente Appingedam 2010

Artikel 1

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in het desbetreffende artikel van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 200 per raadszetel van de betrokken fractie.

Artikel 2

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt;b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1,tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractieverdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 3

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen enoverige regelingen;b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie anders dan op basis van een reële, gespecificeerde declaratie;c. giften;d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

  • 3.

    De bijdrage mag alleen gebruikt worden voor redelijk te maken kosten.

  • 4.

    De vergoeding voor de diensten en onkosten van een fractieassistent bedraagt ten hoogste 25% van de vergoeding die de raadsleden ontvangen, inclusief de onkostencomponent.

  • 5.

    De vergoeding voor de kosten en het beheer van een website bedraagt ten hoogste 50% van de aansluit- en abonnementskosten van een internetaansluiting.

Artikel 4

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3.

    Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in voorgaande jaren.

Artikel 5

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 1.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 6 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 6

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verantwoordingsformulier voorzien van de volgende bewijsstukken: facturen, advertentieteksten, programma’s en uitnodigingen; bankafschriften en verklaringen van ontvangst.De fracties maken daarbij gebruik van het standaard-verantwoordingsformulier dat als bijlage bij deze verordening is gevoegd.

  • 2.

    Controle van de verantwoordingen vindt plaats door de griffier in samenwerking met een medewerker van de afdeling financiën. Zij rapporteren aan het presidium, dat een voorstel voorlegt aan de raad.

  • 3.

    Indien in het presidium verschil van mening bestaat over de beoordeling van een of meer verantwoordingen, wordt het advies van een accountant gevraagd.

  • 4.

    De raad stelt, met inachtneming van het eventuele advies van de accountant, de bedragen vast van:a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;b. de wijziging van de reserve;c. de resterende reserve;d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 7

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010. Met ingang van dezelfde datum vervalt de Verordening op de fractieondersteuning zoals die is vastgesteld bij raadsbesluit van 24 januari 2008.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 17 juni 2010
De raad voornoemd,
 , voorzitter. , griffier.
(H.K. Pot) (E.P. Faber-van Brug)

1 op de Verordening op de fractieondersteuning 2010

AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet.Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt onder andere expliciet vast dat politieke groeperingen een recht op fractieondersteuning hebben. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Artikel 1 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning.De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 2Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden.Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 3 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden.Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht,aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

In onderstaand overzicht wordt inzichtelijk welke kostensoorten wel en welke niet uit het fractiebudget betaald mogen worden (geen uitputtende opsomming):

Wel uit fractiebudget Niet uit fractiebudgetKosten contactavonden met burgers en/of instellingen georganiseerd door de fractie Verkiezingsavonden en andere verkiezingsactiviteiten en -uitgavenScholings- en visievormingsactiviteiten voor de hele fractie: uitnodigen deskundigen, etc. Individuele opleidingen, cursussen en andere scholingsactiviteiten, bezoek congressenKosten inwinnen externe adviezen aan de fractie Lidmaatschappen, contributies van individuele raadsleden (bijv. van de Vereniging van raadsleden)Ondersteuning van de fractie door fractieassistenten of anderen, vergoeding werkzaamheden en onkosten Individueel gemaakte reiskosten voor de gemeente van raadsledenKosten fractiewebsite en beheer daarvan, mits voor minstens 50% gewijd aan fractieactiviteiten Individuele telefoon- en internetkosten en pc-apparatuur van raadsledenFractieverslagen voor inwoners Uitgaven voor afdelingen van politieke partijen

Het spreekt voor zich dat het te allen tijde dient te gaan om redelijk te maken kosten.

Artikel 4 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 5 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 6 Kosten van scholingsactiviteiten, contactavonden en dergelijke dienen met facturen te worden onderbouwd, en bovendien met de advertentietekst, de uitnodiging en het programma, zodat duidelijk wordt dat het om een fractie-activiteit gaat.De kosten van diensten die worden geleverd aan de fracties moeten worden aangetoond met facturen/declaraties en dagafschriften van de bank, of met een door de dienstverlener ondertekende verklaring omtrent de geleverde assistentie (periode, uren en ontvangen vergoeding). Bij inschakeling van een fractieassistent geldt het forfait van 25% van de raadsvergoeding. In dat geval zijn verklaringen van ontvangst en bankafschriften voldoende.Kosten voor de website en het beheer daarvan moeten worden onderbouwd met facturen voor de internetaansluiting en verklaringen van ontvangst en bankafschriften waarmee wordt aangetoond dat de kosten inderdaad zijn gemaakt en aan de sitebeheerder zijn uitbetaald.Gebruikmaking van een standaard-verantwoordingsformulier maakt het voor de fracties gemakkelijker de verantwoording op te stellen en voor de gemeentelijke medewerkers en het presidium eenvoudiger om deze te beoordelen.

Omdat in de toelichting op de verordening meer helderheid is verschaft over de kosten die uit het budget mogen worden betaald en de verordening is aangescherpt op het punt van de te leveren bewijsstukken, is het niet nodig voor de controle structureel een accountant in te schakelen.

Pas wanneer er verschil van mening is over de beoordeling van de ingediende verantwoordingen kan een accountant in beeld komen. Dit scheelt aanmerkelijk in de kosten.

Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 7 Dit artikel behoeft geen toelichting.