Verordening financieel beleid en beheer gemeente Arnhem 2013

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.cluster:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft;

b.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Arnhem en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

c.financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Arnhem, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• -

  de financieel-economische positie;

• -

  het financiële beheer;

• -

  de uitvoering van de begroting;

• -

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• -

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

d. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

e.jaarcyclus:

proces van financiële kaderstelling, (meerjaren)begroting, tussentijdse rapportage en jaarverslag en jaarrekening;

f.financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Arnhem;

g.rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

h.doelmatigheid:

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

i.doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

2.Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Jaarcyclus

1.Het college biedt de raad een voorstel aan voor het procesmatige verloop van elke jaarcyclus. In deze jaarcyclus biedt het college de raad de volgende producten aan op de volgende momenten: a. vóór 1 mei de jaarrekening/jaarverslag (jaar t-1) en eerste tussenrapportage (jaar t) b. vóór 1 juni de perspectiefnota (jaar t+1) c. vóór 1 oktober de meerjarenprogrammabegroting (jaar t+1 t/m t+4), de tweede tussenrapportage (jaar t) en de belasting- en legesverordening (jaar t+1)

Artikel 5. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt de raad de uitgangspunten aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Hierbij worden de bevindingen betrokken uit de actuele tussentijdse rapportage over de uitvoering van de lopende begroting en uit de jaarstukken van het afgelopen begrotingsjaar.

• 2.

  De vaststelling van de uitgangspunten maakt onderdeel uit van het (meerjaren) begrotingsproces.

Autorisatie

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2.

  Bij de begroting autoriseert de raad alle in de begroting opgenomen investeringskredieten waarvan de start van de investering in de betreffende jaarschijf ligt (zie ook nadere spelregels in art. 12). Dit kan leiden tot het vastleggen van delen van de begrote lasten in latere jaren als gevolg van de doorlooptijd van een investering en het moment waarop de daarbij behorende afschrijvingslast start.

• 3.

  De investeringskredieten uit artikel 6, lid 2 worden in de meerjarenprogrammabegroting specifiek behandeld en toegelicht (zie ook art. 12, lid 3).

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 5.

  Beleidsvoorstellen gedurende het begrotingsjaar met financiële gevolgen zijn voorzien van een begrotingswijziging, waardoor de begroting in evenwicht blijft. Besluiten tot wijziging van de vastgestelde begroting kunnen tot uiterlijk het einde van het betreffende begrotingsjaar worden genomen.

Begrotingsbeleid

Artikel 7. Mutaties Gemeentefonds

• 1.

  Toegevoegde middelen aan het Gemeentefonds kunnen (binnen een jaar) via een raadsvoorstel met begrotingswijziging overgeheveld worden naar het desbetreffende programma.

• 2.

  Indien de toegevoegde middelen na 1 september van het jaar bekend worden gemaakt, kunnen deze gereserveerd worden in de bestemmingsreserve Taakmutaties Gemeentefonds. De betreffende budgethouder mag hierop in het volgende jaar een beroep doen op de wijze, zoals beschreven in lid 1.

• 3.

  Indien het Gemeentefonds wordt gekort op een bepaald beleidsterrein wordt de korting verwerkt in het betreffende (deel)programma in de begroting. De verantwoordelijke budgethouder heeft daarna een jaar de tijd om middels een raadsvoorstel met inhoudelijke en financiële onderbouwing aan te geven of en waarom deze korting niet of slechts beperkt kan worden doorgevoerd. Bij geen of een negatief raadsbesluit is de korting na een jaar definitief.

Uitvoering

Artikel 8. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Ter bevordering van het inzicht worden de indirecte kosten gecentraliseerd op een specifiek daartoe aangewezen programma. De verhouding tussen de directe en de indirecte kosten wordt jaarlijks beoordeeld. De door te belasten kosten aan externe partijen worden bepaald door de directe kosten met daar bovenop een toeslag voor de door te belasten indirecte kosten. Deze gemeentebrede kostprijsberekening wordt jaarlijks geactualiseerd en binnen de organisatie gecommuniceerd.

• 3.

  Als ontwikkelingen in de begrotingsuitvoering of beleidswijzigingen aanleiding geven tot wijziging van door de raad geautoriseerde begrotingsbedragen legt het college daartoe tijdig een voorstel voor. Dergelijke voorstellen zijn voorzien van een begrotingswijziging.

• 4.

  Een begrotingswijziging bevat ook de inhoudelijke aanpassingen ten opzichte van de informatie die in de oorspronkelijk vastgestelde begroting is opgenomen.

Beheersing en interne controle

Artikel 9. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Het college besluit over de gewenste planning of fasering van de toetsingen in de tijd.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  Op basis van de intern uitgevoerde toetsing vindt accountantscontrole plaats. De resultaten van de accountantscontrole en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en verantwoording

Artikel 10. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2.

  Het college biedt de raad tussentijds rapportages aan overeenkomstig de afspraken die daarover zijn gemaakt in de in artikel 2 genoemde jaarcyclus.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, verwachte mutaties in reserves en de beoogde resultaten en relevante maatschappelijke effecten. De rapportages besteden in ieder geval aandacht aan substantiële afwijkingen ten aanzien van:

  • a.

    inkomsten uit het gemeentefonds;

  • b.

    de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;

  • c.

    resultaten uit grondexploitatie;

  • d.

    realisatie op begrote subsidieverwachtingen;

  • e.

    in de begroting voorziene risico’s.

Tevens besteden de rapportages aandacht aan de stand van zaken met betrekking tot grote projecten die in voorbereiding of ontwikkeling zijn.

5.Gesignaleerde afwijkingen worden waar nodig voorzien van een bijsturingsvoorstel.

Artikel 12. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringsruimte.

• 3.

  Het college doet in het investeringsplan bij de meerjarenbegroting jaarlijks nadere voorstellen over:

  • a.

    totaal kredieten van een investering met als einddatum waarop de investering gereed is. Dit kan later liggen dan het besproken begrotingsjaar;

  • b.

    het uitgaventempo van de kredieten verdeeld over de verschillende jaren;

  • c.

    In de meerjarenprogrammabegroting wordt een voornemen tot investeren in een gebouw groter dan € 2 miljoen tekstueel toegelicht in de paragraaf investeringen. In de paragraaf staan van deze investering vermeld:

    • -

      de hoofdlijnen van de investering

    • -

      eerste raming van de kosten

    • -

      de randvoorwaarden

    • -

      de financiële beschikbare middelen

Deze voorgenomen investering is opgenomen in het Meerjaren Investeringsplan (MIP), als onderdeel van de meerjarenprogrammabegroting. Door het vaststellen van de meerjarenprogrammabegroting geeft de raad toestemming tot verdere uitwerking van de investering.

• d.

  Op basis van het in artikel 6, lid 2 genoemde voornemen tot investeren werkt het college de voorgenomen investering verder uit tot een business case. De business case omvat:

  • -

    beoogde functies van het gebouw, inclusief nut en noodzaak

  • -

    de kosten, zowel de investering als de exploitatie

  • -

    de dekking met betrekking tot de investering en de exploitatie

  • -

    juridische aspecten indien meerdere gebruikers

Deze business case wordt in de vorm van een raadsvoorstel voorgelegd aan de raad. Pas na expliciete goedkeuring van het raadsvoorstel wordt het krediet toegezegd. Indien noodzakelijk wordt het Meerjaren Investeringsplan aangepast.

Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen

1.Voor alle vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd al naar gelang hun aard en/of omvang op basis van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 16. Voorzieningen

• 1.

  Voorzieningen kunnen lopende het jaar worden ingesteld. Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, dochredelijkerwijs te schatten;

• b.op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingenof verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c.kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van diekosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaaren de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

• 2.

  Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

• 3.

  Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.

• 4.

  Bij voorzieningen wordt in de jaarrekening informatie verstrekt over het doel van de voorziening.

• 5.

  Voorzieningen worden jaarlijks geactualiseerd en getoetst.

Artikel 18. Financieringsfunctie

• 1.Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    zo laag mogelijke interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

    • 2.

      Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    we financieren op basis van totaalfinanciering, waarin geen aparte projectfinanciering wordt toegestaan. De inkomsten en uitgaven worden gesaldeerd en het verschil wordt bij- of uitgeleend;

  • b.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt conform de voorschriften van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo);

  • c.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd intact is;

  • d.

    derivaten worden niet gebruikt;

  • e.

    bij het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar vindt er marktoriëntatie plaats aan de hand waarvan de meest aantrekkelijke mogelijkheid wordt gecontracteerd;

  • f.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

    • 3.

      Het college informeert de raad indien de wettelijke kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

    • 4.

      Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties (hiervoor stelt het college afzonderlijk beleid vast) en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbare belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

    • 5.

      Het college stelt regels op:

  • a.

    ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met vierde lid;

  • b.

    voor de uitoefening van zijn (gedelegeerde) bevoegdheden;

  • c.

    voor de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

Het college zendt deze regels ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 31. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken en budgetten aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de clusters van de gemeente;

• e.

  de te maken afspraken met de clusters over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de clusters.

Artikel 32. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 33. Subsidies

Het college draagt zorg voor het beleidsmatige kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies die worden ingezet als instrument bij de uitvoering van de programma’s.

Artikel 34. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt na de voorgeschreven bekendmaking in werking per 1 januari 2013. De stukken voor begrotingsjaar 2013 en latere jaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 35. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening financieel beleid en beheer gemeente Arnhem 2013”.

Artikel 2. Jaarcyclus

De invulling van de jaarcyclus staat onder invloed van tal van factoren. Zowel inhoudelijke als praktische. Zo beïnvloedt de start van een nieuwe bestuursperiode met een nieuw programma de invulling van de cyclus. Ook goede aansluiting op essentiële externe ramingsinformatie is een belangrijke factor.

Ofschoon bepaalde onderdelen –mede door wettelijke termijnen- redelijk vast liggen, vraagt de precieze invulling van de cyclus en vooral de verbinding tussen de verschillende instrumenten afstemming tussen college en raad. Centrale schakel hierin is kaderstelling in meerjarig financieel perspectief.

Artikel 3. Programmabegroting

Op basis van artikel 3 legt de raad een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren. De basis hiervoor ligt in politiek bestuurlijke wensen. Dat is ook de reden dat de gemeente onder de regels van het BBV zijn eigen begrotingsopzet kan kiezen. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.

De veranderprogramma’s kennen een sturingsbudget en een programmacapaciteitbudget. Het sturingsbudget is het budget waarop de programmamanager sturing uitoefent om de doelen in de veranderopgaven te bereiken. Het budgethouderschap blijft in de lijnorganisatie liggen (op afdelingsniveau). Wanneer de veranderopgave is gerealiseerd, dan gaat het budget terug naar de reguliere opgave. De programmacapaciteit is de financiële vertaling van de capaciteitsinzet die benodigd is voor de veranderopgave. Nadat een veranderopgave is gerealiseerd, blijft deze capaciteit behouden en inzetbaar voor toekomstige veranderopgaven.

Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. In het dualistisch bestel moet de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het college en / of de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Producten

Het college is belast met de uitvoering van de begroting. Hiertoe worden binnen de kaders van de programmabegroting per product indicatoren opgesteld. Binnen de financiële administratie zijn de producten herkenbaar. Het college kan de begroting op de producten tussentijds aanpassen in het belang van de sturing op het gewenste eindresultaat. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan.

De productraming is in de systematiek van het BBV geen onderdeel van de begroting. In het 2e lid wordt geregeld dat de raad tijdens de jaarcyclus een overzicht krijgt van wijzigingen in producten behorende bij verschillende programma’s.

Artikel 5. Kaders begroting

De artikelen 3 en 4 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 5 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Lid 1 van dit artikel geeft aan dat met het vaststellen van de begroting de gemeenteraad het college autorisatie verleent de begroting uit te voeren tot het niveau van de vastgestelde baten en lasten per programma.

Naast lopende uitgaven doet de gemeente investeringen. Bij vaststellen van de begroting autoriseert de raad het totale krediet, waarvan de uitgaven in een komend begrotingsjaar starten. Lid 4 geeft aan dat voor investeringen die niet bij de begroting aan de raad zijn voorgelegd expliciet kredieten beschikbaar gesteld dienen te worden. Voorafgaand hieraan is het college niet bevoegd verplichtingen voor de investeringen aan te gaan.

In het amendement Polsstok heeft de gemeenteraad expliciet aangegeven het investeringsvolume voor de onderwijshuisvesting op peil te willen houden. De investeringsruimte voor onderwijs zal in eerste instantie gereserveerd blijven voor onderwijs, tenzij het college en de raad anders besluit. Niet bestede investeringsruimte wordt gereserveerd in het verzamelkrediet nog te besteden onderwijshuisvesting. Aanwending van deze kredietruimte kan alleen na goedkeuring door de gemeenteraad (zie ook regels in art. 12).

Artikel 7. Mutaties Gemeentefonds

De Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds is voor de gemeente een belangrijke inkomstenbron. Om die reden is het ook belangrijk mutaties in de Algemene Uitkering zorgvuldig te vertalen in de gemeentebegroting.

Toevoegingen

Belangrijke overwegingen om toevoegingen eerst op concernniveau te reserveren zijn:

• ·

  de gewenste omvang van zowel het te voeren beleid als de benodigde financiën is nog niet bepaald;

• ·

  het kan taken betreffen die wij als gemeente al langere tijd uitvoeren maar waarvoor het Rijk nu pas (extra) middelen beschikbaar stelt. Derhalve zijn de aan het gemeentefonds toegevoegde middelen niet noodzakelijk;

• ·

  een derde overweging is dat de gemeente ervoor kan kiezen deze taken geheel of gedeeltelijk niet uit te voeren.

Kortingen

• ·

  De overweging om kortingen in tegenstelling tot toevoegingen meteen te vertalen in een neerwaartse bijstelling van de budgetten is het financiële risico. Het wachten op een beleidsmatige onderbouwing kan maken dat het budget in de tussentijd “gewoon” is uitgegeven.

• ·

  Mocht het toch noodzakelijk zijn dat het budget geheel of gedeeltelijk beschikbaar blijft dan dient raadsvoorstel door het college te worden voorbereid.

Expliciete collegebesluitvorming is hiermee dus noodzakelijk.

Artikel 8. Uitvoering begroting

In artikel 8 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de kostentoerekening.

Uitvoering van de begroting dient altijd binnen geautoriseerde kaders plaats te vinden. In dit verband regelen lid 3 en 4 de tussentijdse autorisatie ten gevolge van:

• -

  ontwikkelingen in de begrotingsuitvoering (bijsturing);

• -

  nieuw beleid.

In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college.

Het gaat hier om het ‘management control systeem’ in brede zin, de inrichting van de processen, de administratieve organisatie enzovoorts. Het college stuurt dit aan door middel van kadercirculaires en concernrichtlijnen.

Artikel 9. Interne controle

De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 8, eerste lid, zal kunnen voldoen.

De interne controle omvat de controle op getrouwheid en rechtmatigheid binnen de processen bijvoorbeeld door middel van functiescheiding als ook eventuele aanvullende onderzoeken.

De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening ex artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 10. Tussentijdse rapportage en informatie

Artikel 10, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk aan de aard van de informatie die het college standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie voor minimaal 2 rapportages. Van deze 2 rapportages is de uiterste verschijningsdatum in artikel 2 ook gegeven.

Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Bijsturing van oorspronkelijk geautoriseerde budgetten vindt plaats door middel van een wijziging van de begroting. Het college kan –in relatie tot de bijsturing van de begrotingsuitvoering- bij de tussentijdse rapportage voorstellen doen om de begroting te wijzigen. In dat geval wordt de tussenrapportage niet ter kennisname aangeboden, maar ter besluitvorming.

In het derde lid van het artikel geeft de raad kaders voor de inrichting van de tussenrapportages. In het vierde lid geeft de raad aan waarover hij in elk geval in de tussenrapportages wil worden geïnformeerd. Hierbij vestigt de raad aandacht op zijn behoefte om permanent op de hoogte te zijn van de stand van zaken van grote projecten.

In dit bestek is er niet voor gekozen andere tussentijdse informatie, bijvoorbeeld over het gebruik van bepaalde collegebevoegdheden of rond bestuurlijk gevoelige onderwerpen, in algemene termen op te nemen. Leidend voor deze informatievoorziening zijn de specifieke afspraken die in het verband van afzonderlijke onderwerpen worden gemaakt. Afgezien van de twee tussenrapportages heeft het college een actieve informatieplicht heeft aan de raad.

Artikel 11. Jaarstukken

Artikel 11 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 3, lid 2.

Artikel 12. De financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. Dit is nodig omdat deze kredieten als zodanig geen onderdeel zijn van de lasten en baten die de raad via de programmabegroting autoriseert.

In lid 3 geeft de raad een aantal keuzes aan waarvoor in het investeringsplan de lijn moet worden bepaald. Bijvoorbeeld de investeringskredieten waarvoor specifieke besluitvorming nodig is, de vrijheidsgraden voor de organisatie.

Artikel 13. Waardering & afschrijving vaste activa

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Het BBV brengt voor de vaste activa het (verplichte) onderscheid aan in immaterieel, materieel en financieel.

De afschrijving op materiële activa is afhankelijk van het economische nut. Is het actief verkoopbaar? Worden er inkomsten mee gegenereerd? De economische levensduur is de leidende factor. De gemeente heeft veel - vaak forse - investeringen waarvoor dit niet geldt. Die hebben een maatschappelijk nut. Er is lang niet altijd sprake van vervanging vanuit een continuïteitsoogmerk, maar bijvoorbeeld van onderhoudsverplichtingen. De investeringen met maatschappelijk nut zijn in lid 2 benoemd. De BBV vinden het gewenst deze in een zo kort mogelijke termijn af te schrijven, maar laten activering wel toe. Een volledige omzetting van het regime zou voor de gemeente(n) een forse blokkade kunnen vormen om - binnen de financiële positie - nog de nodige maatschappelijke investeringen in de openbare ruimte te kunnen doen. Omdat het om een keuze gaat die verbonden is aan de financiële positie bepaalt de verordening dat besluitvorming hierover plaatsvindt op basis van voorstellen in het investeringsplan bij de begroting.

In lid 1 wordt het college opgedragen om met inachtneming van wettelijke en maatschappelijke normen gemeentebrede regels aan te bieden met betrekking tot het afschrijvingsbeleid.

Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen

Artikel 14 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.

Artikel 15. Reserves

Met de bepaling van (globale) kaders rond de omvang van het eigen vermogen stuurt de raad op bijvoorbeeld de gewenste dekking van risico’s of het bestemmen van ruimte voor specifieke doelen of maatschappelijke investeringen.

In het BBV is een kader voor reserves opgenomen. In dit artikel geeft de raad expliciet invulling aan de regels rond reserves.

Verder bevat dit artikel gecomprimeerd het geldende reservebeleid. Voor de reserves biedt vooral de jaarcyclus bij uitstek de gelegenheid om de actuele ontwikkelingen te volgen en te toetsen aan de geformuleerde uitgangspunten. De verdere ontwikkeling van beleid kan dan ook prima gestalte worden gegeven in het onderdeel reserves bij de begroting en jaarstukken.

Artikel 15a. Beleid reserves

In dit artikel zijn regels opgenomen voor het omgaan met de onderscheiden soorten reserves. Opneming van de regels in deze verordening is belangrijk voor de raad, die verantwoordelijk is voor en zeggenschap heeft over alle reserves, en voor het college, dat met gebruikmaking van de reserves een stabiele gemeentelijke bedrijfsvoering nastreeft.

Artikel 16. Voorzieningen

Met de bepaling van kaders rond het omgaan met voorzieningen geeft de raad invulling aan de regels omtrent voorzieningen in het BBV.

Artikel 17. Kostprijsberekening

Artikel 17, lid 1 en 2, geeft op hoofdlijnen de kaders weer voor de bepaling van heffingen en tarieven: maximaal 100% kostendekkendheid bij een systeem van kostentoerekening met alleen indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de verleende dienst.

Artikel 18. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie geeft artikel 212 gemeentewet relatief nauwkeurig aan wat de verordening ten minste moet regelen.

Lid 1 en lid 2 van artikel 18 benoemen -op basis van (geactualiseerd) Arnhemse beleid- respectievelijk de gevraagde algemene doelstellingen en de richtlijnen en limieten. Het college werkt dit kader verder uit in het “Treasurystatuut gemeente Arnhem”. Ook de dagelijkse uitvoering van de financieringsfunctie in de vorm van de uitoefening van bevoegdheden, de taken en de verantwoordelijkheden dient te worden vastgelegd.

Over het financiële beheer van de financieringsfunctie wordt de raad in een aparte (verplichte) paragraaf bij begroting en jaarstukken geïnformeerd. Artikel 18 voorziet nog in eventuele tussentijdse interne informatievoorziening bij dreigende overschrijding van de wettelijk vastgestelde kasgeldlimiet of renterisiconorm. Overschrijding is niet (renterisiconorm) of beperkt (kasgeldlimiet) toegestaan en de gemeente loopt het risico geconfronteerd te worden met preventief provinciaal toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. Reden om de raad bij een dreigende situatie terstond te informeren. In de MJPB wordt het EMU-saldo en de EMU-referentiewaarde opgenomen.

Artikel 19. Registratie bezittingen en activa

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen er voor te zorgen dat het administratieve proces voldoende gecontroleerd verloopt. Bij afwijkingen moeten maatregelen tot herstel worden getroffen en dient de raad hiervan in kennis te worden gesteld.

Artikel 20. Paragrafen algemeen

De paragrafen die deel uitmaken van begroting en jaarstukken behandelen onderwerpen die (voor de raad) belangrijk zijn voor het inzicht in de financiële positie. Via de paragrafen kan de raad beleidsuitgangspunten voor beheersmatige activiteiten en lokale heffingen vaststellen. Een aantal van deze activiteiten en de (minimale) inhoud van de paragrafen is wettelijk voorgeschreven. Hieraan kan op grond van eigen prioriteit extra inhoud worden toegevoegd en/of kunnen extra paragrafen worden gedefinieerd. In de Arnhemse programmabegroting zijn extra paragrafen investeringen en subsidies opgenomen.

Er is voor gekozen om het ontwikkelen en actualiseren van de onderliggende beleidskaders niet door middel van de verordening aan rigide termijnen te verbinden. Dit is sterk onderwerp- en situatie-afhankelijk. Zo kan bijvoorbeeld de actualiteit om vernieuwing van beleid vragen. In andere gevallen kan beleidsontwikkeling verbonden zijn aan de bestuurscyclus (bijv. belastingbeleid) of de jaarcyclus (bijv. weerstandsvermogen).

Een beperkende factor bij de openbare informatievoorziening in bepaalde paragrafen kan zijn dat deze geen schade mag toebrengen aan de belangen van de gemeente.

Artikel 21. Lokale heffingen

Artikel 212 Gemeentewet vereist dat de verordening minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer.

In de verordening is er voor gekozen om op hoofdlijnen de issues aan te geven waarvoor het beleid periodiek dient te worden geëvalueerd en bijgesteld. In de tijd gezien vinden evaluatie en bijstelling van beleidskaders vooral plaats met het aantreden van een nieuw college. Voorstellen die hieruit voortkomen, vormen alsdan een onderdeel van de (meerjaren) begroting, paragraaf lokale heffingen.

In de tussenliggende periode is de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken ook het geschikte instrument om de bestaande (Arnhemse) beleidsuitgangspunten te toetsen en/of bij te sturen. Dit zijn uitgangspunten als een beheerste ontwikkeling van de lokale lasten, het streven naar een evenwichtige lastenverdeling en kaders voor tariefbepaling.

Daarnaast bevatten nota’s en paragrafen op hoofdlijnen meer kwantitatieve informatie over lokale heffingen zoals een heffingenoverzicht en ramingsinformatie.

Op grond van de eventuele beleidsbijstellingen moeten de bijbehorende belastingverordeningen worden aangepast en door de raad worden vastgesteld. Per verordening is dan de nodige kwantitatieve informatie beschikbaar, bijvoorbeeld over tarieven en onderliggende kosten. In de praktijk is die gekoppeld aan de kostenonderbouwingen van de betrokken dienst(en).

Artikel 22. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het eerste lid van artikel 22 eist dat het college een visie ontwikkelt op de wijze waarop met risico’s moet worden omgegaan. Dit omvat het creëren van een breed inzicht in:

• ·

  de aanwezige risico’s en de mogelijke financiële gevolgen er van;

• ·

  de beschikbare weerstandscapaciteit; en

• ·

  het risicomanagement.

Risicomanagement is - voorafgaand aan financiële risicodekking - ook vooral gericht op het nemen van maatregelen om risico’s te voorkomen of te beheersen.

In de paragraaf weerstandsvermogen schetst het college voor de genoemde aspecten de actuele stand van zaken en doet zonodig voorstellen tot bijsturing.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen

De gemeente pleegt veel investeringen waarbij de continuïteit niet direct is gericht op het principe van vervanging. Bij wegen, water, groen enzovoorts ligt de nadruk veel meer op instandhouding en onderhoud.

Artikel 24. Financiering

Artikel 24 geeft de kaders voor de uitvoering van de financieringsfunctie aan. In aansluiting daarop benoemt dit artikel de informatie over het financiële beheer van de financieringsfunctie die de raad in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken krijgt.

Artikel 25. Bedrijfsvoering

Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Bedrijfsvoering is echter van belang voor de raad omdat het welslagen van de programma’s afhankelijk is van de externe gerichtheid en resultaatgerichtheid van de ambtelijke organisatie. Voor ontwikkeling van bedrijfsvoeringsbeleid legt de verordening dan ook de relatie naar de door het college geformuleerde bedrijfsvoeringsdoelstellingen.

Het tweede lid regelt formeel over welke feiten aangaande het financiële beheer van de bedrijfsvoering de raad in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt. In de praktijk moet deze paragraaf de bestuurlijke agenda zijn die in samenspraak met het topmanagement wordt opgesteld.

Artikel 26. Verbonden partijen

Verbonden partijen zijn die partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie heeft én waarin zij een financieel belang heeft.

Omdat dergelijke relaties relatief weinig voorkomen concentreert deze verordening zich op de beleidsvorming in concreet voorkomende gevallen. Hierbij draagt het college een toetsingskader aan vanuit verschillende relevante aspecten.

In het BBV is geregeld dat met betrekking tot de verbonden partijen bij begroting en jaarstukken aandacht wordt besteed aan:

• a.

  de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

• b.

  de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen;

• c.

  kwantitatieve gegevens, inclusief veranderingen die zich daarin hebben voorgedaan.

Artikel 27. Grondbeleid

Bij de ruimtelijke ontwikkeling van de stad heeft de raad een sturende positie. De gewenste ruimtelijke ontwikkeling vraagt bestuurlijke keuzes en kaders. Evenals het verwerkelijken van die ontwikkeling. Bij de verwerkelijking gaat het om planologische voorbereiding, het verwerven van gronden, opstellen van contracten, civieltechnische werken en het (doen) realiseren. Dit brengt bijvoorbeeld keuzes met zich mee als gevolg landelijk ontwikkelingsbeleid, over de positie die de gemeente inneemt (actief of meer faciliterend), rond kostenverhaal, etcetera.

Ontwikkelingsvisies beslaan doorgaans een lange periode en ook in het grondbeleid is consistentie een belangrijke factor. Dit maakt dat ook de nota’s grondbeleid met een behoorlijke tussenpoos kunnen worden geagendeerd, de nota ‘Grondbeleid gemeente Arnhem: Grond(ig) bezien!’ is door de raad vastgesteld in 2005. Belangrijk voor de actualiteit is dat een beleidsevaluatie plaats vindt zodra de (verwachte) ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Eind 2012 wordt een herziene nota Grondbeleid aan de raad aangeboden.

Het 2e lid regelt dat - met behulp van de paragraaf grondbeleid bij begroting en jaarstukken - de uitvoering van het grondbeleid tussentijds kan worden gevolgd. Dit omvat dan ook de financiële ontwikkeling, de verantwoording van de ontwikkelingen in de grondexploitaties. Het BBV geeft al vergaand aan welke informatie de paragraaf minimaal moet bevatten, alsmede overige uitvoeringsinformatie die het college verschaft bij begroting en jaarstukken.

Artikel 28. Investeringen

Tegelijk met de begroting autoriseert de gemeenteraad de geplande investeringen, waarvan de start in het begrotingsjaar plaats vindt en welke zijn opgenomen in het meerjaren investeringsplan (MIP). In de paragraaf geeft het college een globale toelichting op de investeringsplannen in het kader van de doelstellingen van het beleid.

In de paragraaf in het jaarverslag legt het college verantwoording af over de gepleegde en de voortgang van de nog niet afgeronde investeringen. Tevens wordt geadviseerd over af te sluiten kredieten omdat eerder geautoriseerde investeringen niet meer gedaan zullen worden of omdat de kredieten te lang onbenut zijn gebleven.

Artikel 29. Subsidies

Het verstrekken van subsidies door de gemeente Arnhem is gebaseerd op de Algemene SubsidieVerordening (ASV). Met de ASV delegeert de raad het verstrekken van subsidies aan het college. In de paragraaf bij de begroting geeft het college in hoofdlijnen aan hoe naar verwachting subsidies zullen worden verstrekt in het begrotingsjaar. In de paragraaf bij de jaarstukken wordt hierover in meer detail door het college verantwoording afgelegd.

Artikel 30. Administratie

In artikel 30 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie, etc.

Artikel 31. Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden.

In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t /m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 32. Aanbesteding en inkoop

De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken beslaat een fors deel van het gemeentelijke budget en is in bepaalde gevallen een kwetsbare activiteit. In die zin zijn intern- en administratief-organisatorische regels te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en jegens derden wordt rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 32 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 33. Subsidies

Subsidies vormen een belangrijk instrument bij het realiseren van de door de raad geformuleerde (deel) programmadoelstellingen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Dit artikel draagt het college op te zorgen voor een adequate toetsingskaders bij verlening van subsidies.

Artikel 34. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige verordening ex artikel 212 Gemeentewet en is van toepassing op alle stukken van het begrotingsjaar 2013 en later. De jaarstukken van 2012, op te stellen in 2012, moeten nog voldoen aan de bepalingen van de verordening uit 2006.

Artikel 35. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.