Besluit informatiebeheer Arnhem 2010

1. In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  het besluit: het Archiefbesluit 1995;

• c.

  de regeling: de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

• d.

  archiefverordening: de in artikelen 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening;

• e.

  archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• f.

  beheer van archiefbescheiden: geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots en de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan;

• g.

  informatiebestand: groep vastgelegde gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen;

• h.

  informatiesysteem: geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar taken;

• i.

  informatiebeheer: geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots en de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan;

• j.

  dienst: een gemeentelijke dienst, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit Arnhem 2005, en de griffie.

1. De directeur van een dienst en de griffier dragen er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft en wie de behandelaar is, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3 Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.

1. De directeur van een dienst en de griffier zien erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2. In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

3. Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

4. De onderdelen van de dienst stellen het hoofd van de afdeling documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de afdeling documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende archiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

5. De afdeling documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van archiefbescheiden en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

• a.

  de dienst waar de betreffende digitale archiefbescheiden of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

• b.

  de dienst waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale archiefbescheiden of informatiebestanden;

• c.

  de sector ICT, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

7. De sector ICT verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

1. Raadpleging van archiefbescheiden is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden geraadpleegd door medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en door andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.

2. De directeur van een dienst en de griffier laten bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande fysieke archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden uit fysieke archieven is toegestaan aan alle medewerkers van de gemeente Arnhem. De directeur van een dienst en de griffier kunnen evenwel archiefbescheiden aanwijzen ten aanzien waarvan geldt dat zij slechts kunnen worden uitgeleend aan medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.

1. De directeur van een dienst en de griffier dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor op grond van de Wet openbaarheid van bestuur in aanmerking komende archiefbescheiden.

2. Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

1. De directeur van een dienst en de griffier zorgen voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. In geval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 11 bedoelde documentair structuurplan.