Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Arnhem houdende regels omtrent archief Archiefverordening Arnhem 2017

Toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en opmaakt als gevolg van haar taakuitoefening. De raad stelt hiervoor een verordening vast. Het begrip "zorg" is niet gedefinieerd in de Archiefwet. In het algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en te houden. In de praktijk betekent dit dat er voldoende middelen en deskundig personeel aanwezig moeten zijn om goed beheer mogelijk te maken. Hierin wordt voorzien door het recht van begroting van de raad; zij bepaald welke financiële middelen aangewend mogen worden; deze moeten structureel en reëel in evenwicht zijn. Het aanstellen van personeel is een bevoegdheid van het college; via de arbeidsvoorwaarden is bepaald dat iemand voldoende geschikt en deskundig voor de functie moet zijn.

Het beheer van de archiefbescheiden valt onder de ambtelijke verantwoordelijkheid. Doordat de raad de verordening vaststelt, geeft zij hiermee het college "de opdracht en kaders " mee om het beheer te regelen met een door het college genomen besluit informatiebeheer. Met het beheer op orde wordt een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering mogelijk, kent de gemeente haar rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen aan de burger over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Hierdoor wordt het voor burgers mogelijk hun verleden en cultuur te leren kennen en hiernaar onderzoek te verrichten.

Naast de Archiefwet bestaat het Archiefbesluit 1995. Dit is een algemene maatregel van bestuur specifiek genomen om een aantal bepalingen in de Archiefwet nader uit te werken;

• -

  goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden,

• -

  bouw, verbouwing, inrichting en verandering van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen,

• -

  regels omtrent de opleiding en het krijgen van diploma's in de archivistiek (gemeentearchivaris).

Op basis van de Archiefwet en het Archiefbesluit wordt in de Archiefregeling een aantal eisen gesteld aan overheidsorganisaties. Doel is de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van overheidsarchieven in de toekomst te waarborgen.

Bij gemeenschappelijke regeling is in 2002 aan het Gelders Archief als openbaar lichaam, werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemende gemeenten opgedragen. Het is niet nodig deze onderwerpen op te nemen in de verordening.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen uit drie hoofdstukken. Hoofdstuk 2 geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk 3 regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk 4 bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Artikel 1

• c.

  Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip "archiefbescheiden" suggereert evenals het begrip "archief" ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Bedrijfsvoering organisatie De Connectie is hier een mooi voorbeeld van. Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren (zoals het Sportbedrijf).

• d.

  Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

• e.

  Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: "De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken". Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 5

Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9 en 10

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de in kennisstelling/ verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 11

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde Staten te informeren.