Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 1. Verzoek

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, geeft de griffier veelal via tussenkomst van een ambtenaar.

• 3.

  Als een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  Voor bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen, moties of andere bijstand kan een raadslid zich wenden tot de griffier. Als de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, een of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Weigeringsgronden

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    Het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    Dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Als de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met reden omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3. Burgemeester beslist op weigering

Als het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Burgemeester beslist op klacht

• 1.

  Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of aan de griffier of aan de secretaris hiervan mededeling.

• 2.

  Als overleg niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5. Registratie

De griffier kan een register bijhouden van verleende ambtelijke bijstand zoals omschreven in artikel 1 lid 4 bij, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen:

• -

  welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

• -

  over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

• -

  de datum waarop het verzoek binnenkwam;

• -

  de datum waarop het verzoek is beantwoord;

• -

  eventueel de tijd die het verlenen van de bijstand heeft gekost;

• -

  als dat van toepassing is, de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6. Geheimhouding

Als het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 7. Financiële bijdrage

• 1.

  de fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde voor de raad van de gemeente Assen, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren als fractie.

• 2.

  De bijdrage bestaat uit een vast deel van € 2,700 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 540 per raadszetel. Jaarlijks vindt aanpassing van de bedragen plaats overeenkomstig de richtlijnen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Artikel 8. Bestedingsmogelijkheden

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag gebruikt worden ter bekostiging van onder andere:

  • a.

    fractieassistentie/secretariële ondersteuning;

  • b.

    administratiekosten verbonden aan het fractiewerk;

  • c.

    kosten van abonnementen op bijvoorbeeld raadstukken voor opvolgers op de lijst;

  • d.

    representatiekosten;

  • e.

    huisvesting

  • f.

    cursussen, congressen, opleidingen.

• 3.

  Per bestuursperiode kan vanuit het fractiebudget per fractie een eenmalig ICT-vergoeding ter hoogte van € 750,- beschikbaar worden gesteld, naar rato van de duur van de resterende bestuursperiode voor zover van toepassing

• 4.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 9. Wijze van uitbetaling

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt bij wijze van voorschot van 50% van het totaalbedrag vóór 31 januari van een kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 3.

  Het resterende deel na de bevoorschotting als bedoeld in het eerste lid wordt onder verrekening van het overschot van het voorgaand kalenderjaar verstrekt nadat de raad besloten heeft over vaststelling van eventuele voorschotten uit het vorige jaar.

Artikel 10. Aanpassing fractiebijdrage

• 1.

  Als het zeteltal van een fractie ten gevolgde van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

  • a.

    Bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b.

    Bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11. Reservering

• 1.

  De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2.

  De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7.

• 3.

  Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4.

  De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5.

  Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6.

  Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12. Verantwoording

• 1.

  Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een door het presidium vastgesteld format. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt de verantwoording over het voorgaande jaar afgelegd

• 2.

  De griffier maakt van de verantwoording van alle fracties een rapport op en zendt dit naar de raad.

• 3.

  De rechtmatigheidscontrole vindt onder verantwoordelijkheid van de griffier plaats.

• 4.

  De raad stelt na ontvangst van het gecontroleerde rapport de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a . genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Atikel 13. Verstrekking laptop raadslid

Vervallen

Artikel 14. Verstrekking laptop plaatsvervangend raadslid

Vervallen

Artikel 15. Inwerkingtreding/intrekking

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2011.

• 2.

  De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld bij besluit van 16 mei 2002, wordt ingetrokken.

Artikel 16. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en

fractieondersteuning.