Financiële verordening Gemeente Assen

Artikel 0

Het college richt de begroting, de tussenrapportages, de jaarrekening, de interne controles, de financieringsfunctie, de investeringsrichtlijnen en het verdere financiële beleid en beheer in conform de van belang zijnde wet- en regelgeving:

• 1·

  de Gemeentewet, hfdst 4, titel 4, financiën van de gemeente;

• 2·

  de Wet Fido;

• 3·

  het Besluit Begroting en Verantwoording 2004 (BBV 04) en een zestal notities BBV die vanaf boekjaar 2008 gelden;

• 4·

  het Besluit Accountantscontroles Provincies en Gemeenten (BAPG), verder uitgewerkt in de kadernota’s rechtmatigheid (Platform Rechtmatigheid) en accountantsrichtlijnen (NIVRA, audit alerts).

• 5·

  overige relevante hogere wet- en regelgeving als EU-aanbestedingsrecht, staatssteunregels.

ARTIKEL 1 DEFINITIES

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  dienst : het gedeelte van de organisatie waaraan een directeur leiding geeft;

• b.

  administratie : het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Assen en ten behoeve van de verantwoording daarover moet worden afgelegd;

• c.

  BBV : Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

ARTIKEL 2 PROGRAMMA-INDELING

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt een programmamodel vast.

• 3.

  De raad stelt al dan niet op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast.

ARTIKEL 2A

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de Voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming. Dit wordt in een algemene raadsagenda opgenomen.

ARTIKEL 3 INRICHTING BEGROTING EN JAARSTUKKEN

Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de producten en de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per product weergegeven.

ARTIKEL 3A KADERS BEGROTING

• 1.

  Het college biedt vóór 1 mei van het lopende jaar een integrale nota aan over heroverwegingen en wijzigingen van de primaire begroting van dat jaar, inclusief een financieel meerjarenperspectief (Voortgangsnota). In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 5 en de jaarstukken.

• 2.

  De raad stelt deze nota uiterlijk 1 juni vast.

• 3.

  Het college dient uiterlijk een maand voor de begrotingsvergadering in het lopende begrotingsjaar de begroting voor het volgend jaar in bij de raad.

ARTIKEL 4 AUTORISATIE BEGROTING EN INVESTERINGSKREDIETEN

Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Het college draagt er zorg voor dat de in de begroting opgevoerde baten kunnen worden gerealiseerd.

Het college voert het programma uit op basis van de onder het programma vallende producten en de daarbij aangegeven budgetten. Wanneer het college verschuivingen tussen deze budgetten onderling noodzakelijk acht, wordt de raad hierover via de in artikel 5 genoemde tussenrapportages geïnformeerd.

Het college draagt ten aanzien van de productraming er zorg voor dat:

• a.

  lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

• b.

  de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting.

• c.

  De raad actualiseert via de in artikel 3a genoemde nota de begroting en de hieruit voortvloeiende toename of afname van de lasten en de baten via een begrotingswijziging. Deze wijziging vindt plaats op het niveau van de programma's, waarbij de wijzigingen in de onderliggende productraming(en) worden aangegeven.

• d.

  Alle zich hierbuiten aandienende door het college noodzakelijk geachte wijzigingen van de begroting stelt de raad via een wijzigingsvoorstel vast.

• e.

  Het college besluit over de aanwending van de post onvoorziene uitgaven en informeert de raad hierover tijdig. De omvang van het budget bepaalt de raad.

• f.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• g.

  Over-/onderbesteding bij de budgetten einde boekjaar komen ten laste/gunste van het resultaat tenzij:

  • -

    door middel van een specifiek raadsbesluit een directe relatie is geautoriseerd met een specifieke bestemmingsreserve. Het college geeft in de jaarrekening een actueel overzicht van de reserves die het betreft;

  • -

    sprake is van niet of deels niet bestede budgetten die bestemd zijn voor realisatie van bestaande beleidsdoelen die voortvloeien uit een eerder door raad of college vastgesteld plan die in een volgend jaar weer beschikbaar moeten komen met het oog op verdere plan-/beleidsuitvoering.

• h.

  Indien sprake is van het gestelde in het vorige lid onder b is de procedure als volgt:

  • -

    het college verzoekt de raad, vooruitlopend op de formele besluitvorming over de resultaatbestemming bij de vaststelling van de jaarrekening, in te stemmen met de verdere besteding van specifiek benoemde restantbudgetten;

  • -

    bij het vaststellen van de jaarrekening wordt de budgettaire ruimte via de resultaatbestemming gestort in een reserve jaarovergang;

  • -

    via een begrotingswijziging worden de restantbudgetten in het nieuwe jaar toegevoegd aan de begroting respectievelijk de programma's door beschikking over de reserve jaarovergang.

ARTIKEL 5 TUSSENTIJDSE RAPPORTAGE: VOORJAARSNOTA EN NAJAARSNOTA

Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar. De raad stelt de bestuursrapportages (Voorjaarsnota en Najaarsnota) vast.

• 1.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 2.

  De Voorjaarsnota bevat bestuursinformatie over:

  • a.

    De ontwikkeling van de financiële positie in meerjarenperspectief (beleid en meerjarenbegrotingsdoorkijk voor de komende begroting

  • b.

    De programma’s (voortgang financieel en inhoudelijk van het lopende begrotingsjaar)

  • c.

    Bedrijfsvoering

  • d.

    Risico’s

  • e.

    Overzicht van de stand en voortgang van de uitvoering grote projecten

  • f.

    Bijstelling budgetten over lopende begrotingsjaar door middel van begrotingswijziging

• 3.

  De Najaarsnota bevat bestuursinformatie over:

  • a.

    Programma’s (voortgang financieel en inhoudelijk van het lopende begrotingsjaar)

  • b.

    Bedrijfsvoering

  • c.

    Risico’s.

  • d.

    Einde jaarsprognose van het lopende begrotingsjaar

  • e.

    Overzicht van de stand en voortgang van de uitvoering grote projecten

  • f.

    Bijstelling budgetten lopende begrotingsjaar door middel van begrotingswijziging

• 4.

  De bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

  de Voorjaarsnota vóór 1 mei van het lopende begrotingsjaar als onderdeel van de in artikel 3a genoemde nota; de Najaarsnota vóór 1 oktober van het lopende begrotingsjaar.

ARTIKEL 6 WAARDERING & AFSCHRIJVING VASTE ACTIVA

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor waardering en afschrijving van vaste activa.

ARTIKEL 7 KOSTPRIJSBEREKENING

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd.

ARTIKEL 8 FINANCIERINGSFUNCTIE

Het college draagt zorg voor de uitvoering van de financiering conform het Treasurystatuut.

ARTIKEL 9 KADERSTELLING OP DIVERSE ONDERDELEN

Via de paragrafen van de begroting wordt kaderstellend beleid vastgesteld conform artikel 9 BBV op de gebieden:

• 1.

  lokale heffingen;

• 2.

  weerstandsvermogen;

• 3.

  onderhoud kapitaalgoederen;

• 4.

  financiering;

• 5.

  bedrijfsvoering;

• 6.

  verbonden partijen;

• 7.

  grondbeleid.

ARTIKEL 10 ADMINISTRATIE

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

ARTIKEL 11 INTERNE CONTROLE

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 2.

  Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

ARTIKEL 12 FINANCIËLE ORGANISATIE

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie, ter uitvoering van het gestelde in artikel 8;

• e.

  de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

ARTIKEL 12A INKOOP EN AANBESTEDING

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

ARTIKEL 12B SUBSIDIEVERSTREKKING

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de toekenning van subsidies.

ARTIKEL 13 BEPALINGEN GRONDBEDRIJF

• 1.

  Het Grondbedrijf is een onderdeel van de gemeentelijke organisatie.

• 2.

  De financiële cijfers van het Grondbedrijf worden geconsolideerd in de gemeentelijke begroting en jaarrekening.

• 3.

  De financiële grondslagen van het Grondbedrijf zijn door de raad vastgesteld bij de behandeling van de jaarrekening 2004.

ARTIKEL 14 SLOTBEPALING

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de "Financiële verordening gemeente Assen" vastgesteld door de raad op 20 november 2003.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Assen 2010".

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 januari 2010.

De raad voornoemd,

, voorzitter

, griffier