Organisatiebesluit gemeente Asten

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (vanaf nu college van bw genoemd) staat de directie aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

2. De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de loco-secretaris/directeur.

3. De ambtelijke organisatie van de gemeente Asten is voorts ingedeeld in afdelingen.

4. De afdelingen worden geleid door de afdelingshoofden.

5. Onder directe verantwoordelijkheid van de directie en dus buiten de afdelingen functioneren de concerncontroller en de juridisch controller.

6. De communicatie-adviseur en de coördinator Integrale Veiligheid en Rampenbestrijding zijn gepositioneerd binnen een afdeling, maar hebben een rechtstreekse adviesbevoegdheid aan directie en bestuur.

7. De plaats van de in de vorige leden genoemde organisatorische eenheden wordt aangegeven in het bij dit besluit gevoegd organigram.

1. Als afdelingen, bedoeld in artikel 1, derde lid, worden ingesteld:

• a.

  de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling (RO);

• b.

  de afdeling Openbare Werken (OW);

• c.

  de afdeling Interne Dienstverlening (ID);

• d.

  de afdeling Publiekszaken (PZ);

• e.

  de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO).

2. De brandweer valt onder de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling en is afzonderlijk geregeld in de Organisatieverordening Brandweer.

1. De directie is verantwoordelijk voor het beheer van de organisatie.

2. De gemeentesecretaris is algemeen directeur van het ambtelijk apparaat.

3. Het dagelijks beheer en de leiding van de afdelingen is onder toezicht van de directie opgedragen aan de verschillende afdelingshoofden.

4. De directie leidt de concerncontroller en de juridisch controller, met behoud van de advies- en rapporteringsruimte die bij de functie van controller past.

1.

De stijl van leidinggeven is vooral coachend van aard en is gebaseerd op het geven van voorbeeldgedrag. Directie en afdelingshoofden stellen heldere kaders en bevorderen dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatiedoelen.

2. Bij benoeming van een werknemer worden vooraf de vereiste competenties vastgesteld. Het competentieprofiel is het toetsingskader voor de geschiktheid bij benoeming en functioneren.

3. Medewerkers, afdelingshoofden en directie werken samen aan het realiseren van de vastgestelde doelstellingen van de diverse afdelingen en van de organisatie als geheel.

4. Van alle medewerkers, medewerkers en directie wordt verwacht dat zij een dienstverlenende en klantgerichte attitude hebben en dat zij zich flexibel opstellen bij veranderingen van hun takenpakket.

5. De directie stelt de algemene voorwaarden om de interne en externe mobiliteit van het personeel te bevorderen. Afdelingshoofden hebben hiervoor aandacht en vervullen hierin een faciliterende rol.

1. De gemeentesecretaris zorgt voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van bw en zorgt ervoor dat de leden van het college van bw over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en tijdige advisering aan het college van bw Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college van bw ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een snelle uitvoering van de besluiten van het college van bw.

4. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college van bw genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

5. De gemeentesecretaris oefent zijn taak uit in nauwe samenwerking met de directie.

6. De directeur is met het oog op de vorming van een sterk partnership tussen het college van B&W en de directie als loco-secretaris en mede-directielid als adviseur aanwezig tijdens de vergaderingen van het college van b&w.

1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester als bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat. Daarnaast is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen en ook bij de bewaking van het functioneren van het college van bw als collegiaal bestuur.

3. De gemeentesecretaris voert hiertoe onder meer regelmatig afstemmingsoverleg met de raadsgriffier.

1. Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand kan hij daarvoor een beroep doen op de directie en de afdelingen.

2. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college van bw ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per afdeling, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn. De ambtenaren hebben de plicht tot het verstrekken van de gevraagde inlichtingen.

1. Indien de gemeentesecretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college van bw.

2. Vervanging vindt plaats door de directeur, loco-secretaris of, bij diens afwezigheid, door de tweede loco-secretaris of een daartoe door de gemeentesecretaris of loco-secretaris aangewezen ambtenaar.

1. In de directie hebben de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur en de loco-secretaris, tevens directeur zitting.

2. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie.

3. De concerncontroller, de juridisch controller, de communicatie-adviseur en de P&O-adviseur adviseren de directie gevraagd en ongevraagd rechtstreeks. Op uitnodiging van de voorzitter van de directie nemen zij geregeld deel aan directievergaderingen.

4. De voorzitter van de directie kan in incidentele gevallen (naar aanleiding van de agenda) functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

5. In geval van afwezigheid van de secretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter.

1. De directie bewaakt de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken.

2. De directie draagt zorg voor;

• a.

  Alle onder hen ressorterende projecten;

• b.

  Strategische beleidsvisies;

• c.

  Organisatorische ontwikkeling;

• d.

  Bestuursadvisering.

3. De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij onenigheid beslist de voorzitter.

4. De directie kan de directietaken onderling in portefeuilles verdelen en deze periodiek onderling laten rouleren.

1. De voorzitter van de directie stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directie vast en zorgt ervoor dat zo mogelijk ten minste een dag voor de vergadering de agenda en bijbehorende stukken in het bezit zijn van de leden van de directie. De directieleden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de bestuurs- en directiesecretaresses.

2. De voorzitter van de directie is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van het andere lid van de directie doorkruisen dan wel inperken. De voorzitter kan deze bevoegdheid alleen maar uitoefenen nadat hij dit van tevoren heeft besproken in de directie. Tevens informeert de voorzitter het college van bw hierover in zijn eerstvolgende vergadering.

1. Aan het hoofd van een afdeling staat een door de directie benoemd afdelingshoofd. Het afdelingshoofd regelt zijn / haar eigen vervanging.

2. Onder de eindverantwoordelijkheid van het daarvoor aangewezen directielid zijn de afdelingshoofden integraal verantwoordelijk voor het voortbrengen van de producten van hun afdelingen en voor de realisatie van managementdoelstellingen.

3. Binnen de vastgestelde hoofdstructuur regelt het hoofd van de afdeling de indeling van zijn afdeling.

4. De afdelingshoofden zijn in de eerste plaats integraal manager en hebben een coachende rol, daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor;

• -

  het resultaat;

• -

  de juiste inzet van middelen en de beheersing daarvan;

• -

  de kwaliteit en kwantiteit van de productie.

5. Het afdelingshoofd rapporteert aan de directie.

1. Het college van bw kan een kader stellen voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.

2. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de organisatorische eenheid tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

3. Bij afdelingsoverstijgende bestuursopdrachten kan de directie besluiten tot een projectmatige aanpak.

1. Het college van bw danwel de burgemeester mandateren hun bevoegdheid tot het nemen van besluiten, niet zijnde algemeen verbindende voorschriften, zoveel mogelijk aan ambtenaren.

2. Mandatering vindt plaats in overleg met de betrokken ambtenaar en zijn leidinggevende.

3. Niet gemandateerd worden de bevoegdheden tot het nemen van besluiten die:

• a.

  strijdig zijn met een beleidsregel, een richtlijn of een wettelijk voorschrift;

• b.

  belangrijke politieke gevolgen of ongewenste precedentwerking hebben;

• c.

  worden genomen op bezwaar;

• d.

  ingrijpende financiële gevolgen hebben, zoals het overschrijden van een krediet of het ontstaan van meerjarige financiële verplichtingen.

4. In geval van twijfel over het van toepassing zijn van het derde lid, overlegt de ambtenaar met zijn leidinggevende.

1. Eenmaal per twee jaar brengt de voorzitter van de directie aan het college van bw een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens dit besluit bepaalde. Dit kan gebeuren als onderdeel van de managementrapportage over de realisatie van het bedrijfsjaarplan.

2. Het rapport wordt tevens voorgelegd aan de Ondernemingsraad.