Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Avres 2016 (controleverordening)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde:

1. Accountant met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, Wet op het Accountantsberoep; of

2. Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

b. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

b. de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties;

c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijds controles;

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

en voor ieder afzonderlijk begrotingsjaar:

f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporterings-toleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

g. de producten en/ of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportering-toleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten dagelijks bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, tijdig voor aan het Algemeen Bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het Dagelijks Bestuur - dan wel de directeur en/of de controller van Avres - plaats.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers van Avres mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het Dagelijkse Bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van Avres zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1. Het Dagelijks Bestuur - dan wel de directeur en/of de controller van Avres, mits daartoe gemandateerd - kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

Artikel 7 Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het Dagelijks Bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het Dagelijks Bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift aan het Dagelijks bestuur.

2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

3.De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het Algemeen Bestuur van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door Algemeen Bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het Algemeen Bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 19 december 2016 en werkt met uitzondering van artikel 2, lid 2 en artikel 2, lid 3 terug tot 1 januari 2016

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Avres 2016 (controleverordening)”.