Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Avres 2016

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen Avres met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur;

b. Inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

c. Netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

d. Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

e. Prioriteit: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

Artikel 2. Programma-indeling

1. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.

2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode op basis van de door het dagelijks bestuur aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in prioriteiten vast.

3. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten door Avres en de maatschappelijke effecten van het door Avres gevoerde beleid.

4. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen zij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per prioriteit weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per prioriteit weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

4. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 34 en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling Avres, biedt het dagelijks bestuur voor 15 juni aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota voor 15 juli vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per prioriteit.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of zij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 50.000,-- informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages periodiek over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar prioriteiten;

b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar prioriteiten;

c. het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en

e. het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d,

alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 10 % toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

Het dagelijks bestuur besluit niet over:

a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 100.000,--;

b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000,--; en

c. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen,

dan nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd.

2. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

5. Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in 5 jaar afgeschreven.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor de vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Voor openstaande vorderingen betreffende bijstands- en kredietverstrekking, wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld, en behandelt:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding van voorzieningen;

c. de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen; en

d. het maximeren van de reserves en de voorzieningen.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

a. het specifieke doel van de reserve;

b. de voeding van de reserve;

c. de maximale hoogte van de reserve; en

d. de maximale looptijd.

3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 11. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeenschappelijke regeling Avres, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeenschappelijke regeling Avres verleende diensten.

2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeenschappelijke regeling Avres in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeenschappelijke regeling Avres de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeenschappelijke regeling Avres aan overheidsbedrijven en derden gaat het dagelijks bestuur uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Een besluit van het algemeen bestuur met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden is niet nodig als sprake is van:

a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

d. een bevoordeling van onderwijsinstellingen; en

e. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkings-verdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Financieringsfunctie

1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

3. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

4. Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grote van het risico dat de gemeenschappelijke regeling met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het dagelijks bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het algemeen bestuur voor een begrotingswijziging.

Artikel 14. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; en

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

Artikel 15. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

1. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de solvabiliteitsratio;

b. de ontwikkeling van de netto schuld;

c. de ontwikkeling van de som van de voorraden onderhanden werk en overige voorraden; en

d. de ontwikkeling van de som van de leningen aan derden.

2. Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de gemeenschappelijke regeling Avres wordt beoordeeld of de gemeenschappelijke regeling Avres bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de voortgang van het geplande onderhoud; en

b. de omvang van het achterstallig onderhoud;

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur tenminste eens in de 3 jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeenschappelijke regeling toebehorende gebouwen. Het algemeen bestuur stelt het plan vast.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

b. de kosten van inhuur derden;

c. de huisvestingskosten;

d. de automatiseringskosten; en

e. de budgetten voor het bestuur en de accountant.

Artikel 18. Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten door Avres en de maatschappelijke effecten van het door Avres gevoerde beleid.

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

2. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Avres en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

a. een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Avres en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen die door de gemeenschappelijke regeling Avres worden uitgevoerd en haar eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20. Interne controle

1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Avres met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening ex artikel 212 Avelingen Groep wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Avres 2016.