Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR365825
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR365825/1
Regeling vervallen per 12-03-2020
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archieven
Geldend van 09-05-2015 t/m 11-03-2020
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archievenDe gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassau
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 maart 2015
gelet op artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet 1995
besluit vast te stellen de:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archieven.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
Deze verordening verstaat onder:
- a.
de wet: Archiefwet 1995;
- b.
besluit: Archiefbesluit 1995;
- c.
archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december 2012, nr. 26238;
- d.
archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
- e.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden;
- f.
zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995
- g.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau;
- h.
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- i.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats(en);
- j.
archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- k.
e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
- l.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; belast met het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
- m.
beheerder: het hoofd van een beheerseenheid;
- n.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden en commissies;
- o.
stichting: stichting Mommerskwartier, gevestigd te Tilburg
- p.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
- q.
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.
Artikel 2
Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 3
Het college benoemt de archivaris.
Artikel 4
Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij tevens begrepen een e-depot. Hij draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard.
Artikel 5
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel c.q. voor voldoende middelen voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden.
Artikel 6
Het college draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, zijn verbonden.
Artikel 7
-
1. Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast;
-
2. Het college ziet er op toe dat bij deelname in, of oprichting van specifieke (privaatrechtelijke) rechtspersonen, of samenwerking binnen andere beheerseenheden het beheer van archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt;
-
3. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd;
-
4. Het college draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard zodanig, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd.
Artikel 8
Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen.
Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 9
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als informatiesystemen.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- 1.
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere (privaatrechtelijke) beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- 2.
Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- 3.
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- 4.
Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
- 5.
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 14
Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris.
Artikel 15
De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht over de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
Hoofdstuk IV. Beheer van de archivaris van de overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 16
De archivaris is belast met het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 17
De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden.
Hoofdstuk V. Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 18
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening van de gemeente Baarle-Nassau 2007, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 juni 2007.
Artikel 19
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening gemeente Baarle-Nassau 2015.
Ondertekening
Toelichting
De archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. In 2007 is Archiefverordening gemeente Baarle-Nassau naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2015 spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht.
De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting:
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 4
Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats wordt in een collegebesluit vastgelegd. De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 5
Het aanwijzen van een beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Baarle-Nassau.
Artikel 8
Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dient het college te rapporteren aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee meer belang in het geheel van het beheer van informatie.
Artikel 9
De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden.
Artikel 10
De archivaris kan zich laten vertegenwoordigen door een of meerdere archiefinspecteur(s). Dit kan een interne of externe functionaris zijn. De gemeentearchivaris blijft eindverantwoordelijk.
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties.
Artikel 12
Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.
Artikel 14
Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag. De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende een duurzame (digitale) opslag te garanderen.
Artikel 15
Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van het college te rapporteren aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk, wanneer de archivaris daartoe het onderliggende rapport aanlevert.
Artikel 16
Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.
Artikel 17
Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad over het beheer van de archiefbewaarplaatsen. Het college overlegt daarbij het verslag, dat door de archivaris aan hen is uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl