Vaststellingsbesluit Mandaatstatuut Baarn

Artikel 1

• 1.

  Het mandaat wordt verleend aan de functionarissen zoals in de bij dit statuut horende mandaat-, machtiging,- en volmachtlijsten is aangegeven. Bij afwezigheid van genoemde functionarissen mag, tenzij dit in genoemde lijsten is uitgezonderd, het mandaat, de volmacht of de machtiging uitgeoefend worden door de plaatsvervang(st)er.

  • 2.

    Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een manager of machtiging/volmacht is verleend wordt de algemeen directeur geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht.

  • 3.

    Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een teammanager of machtiging/volmacht is verleend wordt de strategisch manager geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht binnen zijn aandachtsveld.

  • 4.

    Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een medewerk(st)er of machtiging/volmacht is verleend wordt de teammanager geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht binnen zijn team.

Artikel 2

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 1, wordt bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat in acht genomen wat op dat gebied wordt gesteld in wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van wetgevers of bestuursorganen van rijk, provincie, regio en/of de gemeente Baarn.

  • 2.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 1 geldt voor de uitoefening van bevoegdheden in mandaat die financiële consequenties hebben, dat hiervoor een toereikend bedrag moet zijn opgenomen in de lopende begroting.

Artikel 3

Onverminderd de verlening van mandaat blijft de beslissing voorbehouden aan het college, respectievelijk de burgemeester, indien:

• 1.

  het gaat om onderwerpen waarvoor nog geen beleidslijn is geformuleerd

• 2.

  het voornemen bestaat tot aanvulling of wijziging van het tot nu toe gevoerde beleid

• 3.

  het nemen van een besluit kan leiden tot strijd met bestaand beleid, dan wel overschrijding van een budget c.q. begroting

• 4.

  tegen een genomen besluit bezwaar of beroep is aangetekend

• 5.

  omtrent een zaak de standpunten van de mandaatgever en een voorgeschreven adviserende instantie of een andere manager c.q. algemeen directeur/gemeentesecretaris uiteenlopen

• 6.

  de mandaatgever daartoe de wens te kennen geeft.

Artikel 4

Bij de uitoefening van ieder mandaat, machtiging of volmacht worden de specifieke bepalingen, zoals vermeld op de bij het besluit behorende lijsten, onverminderd in acht genomen.

Artikel 5

Behalve in zaken met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan kroon, minister, staatssecretaris, commissaris der koningin en gedeputeerde staten.

Artikel 6

Het college respectievelijk de burgemeester kan besluiten dat over de in een bepaalde periode genomen mandaten, machtigingen of volmachten verantwoording wordt afgelegd.

De wijze waarop deze verantwoording wordt afgelegd wordt in overleg tussen de portefeuillehouder en de manager c.q. algemeen directeur bepaald.

Artikel 7

De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat, machtiging of volmacht vervalt door een daartoe strekkend besluit van het college respectievelijk de burgemeester, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam.

Artikel 8

Het college, respectievelijk de burgemeester, heeft te allen tijde de bevoegdheid om over het mandaat, de machtiging of de volmacht nadere instructies te geven, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam.

Artikel 9

• 1.

  1. Ingeval van uitoefening van mandaat, luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt:Namens burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn, ………(naam en functie gemandateerde medewerker)

• 2.

  2. Ingeval van uitoefening van ondermandaat luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt:Namens burgemeester en wethouders van Baarn de manager van programma (naam programma), voor deze, (naam medewerker)

• 1.

  Ingeval van ondertekeningsmandaat wordt in de brief vermeld dat en wanneer het college respectievelijk de burgemeester het besluit genomen heeft.

Artikel 10

Het mandaatstatuut kan zonodig ambtshalve worden aangepast aan nieuw vastgestelde functiebenamingen in het kader van het functiewaarderingssysteem HR21, zonder dat het mandaatstatuut opnieuw hoeft te worden vastgesteld door het college.

Artikel 11

Dit mandaat-, machting-, en volmachtstatuut treedt in werking op 1 januari 2017 of indien bekendmaking plaatsvindt na 1 januari 2017, één dag na bekendmaking.

• 1.

  Eerder vastgestelde mandaten, machtigingen en volmachten worden ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit.

• 2.

  Voor zover nodig blijven de mandaten, machtigingen en volmachten verleend aan de medewerkers van in een gemeenschappelijke regeling verbonden partijen onverkort geldig.

• 3.

  De eerder door managers genomen ondermandaten, ondermachtigingen en ondervolmachten blijven voor zover nog van toepassing in stand.

Baarn, 13 december 2016

burgemeester en wethouders van Baarn,

de secretaris, de burgemeester,

De burgemeester van Baarn,

M.A. Röell

Toelichting op het Mandaatstatuut Baarn

1. Inleiding

Op grond van een mandaat-, machtiging-, en volmachtstatuut (kortweg: “mandaatstatuut”) zijn bevoegdheden door bestuursorganen (in dit geval burgemeester en wethouders en de burgemeester) opgedragen aan ambtenaren. Het betekent ook dat de bevoegdheden worden uitgeoefend namens het bestuursorgaan dat de bevoegdheden mandateert. De besluiten van de ambtenaren gelden als besluiten van het bestuursorgaan, dat verantwoordelijk blijft voor het besluit.

Een mandaatregeling is een weergave van bevoegdheden, functiebenamingen en functionarissen zoals die op een bepaald moment in een organisatie te vinden zijn. Diverse omstandigheden zijn er de oorzaak van dat een mandaatregeling regelmatig geactualiseerd moet worden. Zo kunnen functiebenamingen wijzigen, functionarissen kunnen de organisatie verlaten, er is een reorganisatie geweest, wetten vervallen of wijzigen, waardoor uitvoeringsbevoegdheden ook vervallen of wijzigen, of nieuwe wetten ontstaan, waardoor nieuwe bevoegdheden in het leven worden geroepen.

Het mandaatstatuut is eigenlijk een mandaat-, machtiging-, en volmachtstatuut. In artikel 10:12 van de Awb is namelijk bepaald dat afdeling 10.1.1 van overeenkomstige toepassing is op volmacht (privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging (feitelijke handelingen). Het statuut is daarom onderverdeeld in deze drie vormen, nl. mandaten, volmachten en machtigingen.

In hoofdstuk 2 en 3 wordt de visie van Baarn en de organisatiestructuur toegelicht. In hoofdstuk 4 en 5 wordt uitleg gegeven over mandaat. Hoofdstuk 6 bevat een begrippenlijst.

2. Visie van Baarn

Op 5 juli 2016 heeft het college de nieuwe organisatievisie vastgesteld. Het doel van de visie is om als organisatie qua cultuur en structuur te kunnen voldoen aan de toekomstige opgaven waar de gemeente voor staat.

De visie luidt:

Wij zijn een wendbare organisatie die samen met u werkt aan de toekomst van Baarn.

Wij gaan voor optimale dienstverlening.

Wij staan open voor ideeën, zijn nieuwsgierig en denken graag met onze inwoners mee en zoeken hen op. Daarin zijn we betrouwbaar, helder en oprecht.

Om dit te realiseren, dagen we elkaar uit en werken we samen, binnen én buiten de organisatie. We blijven ons ontwikkelen en leren van wat goed én fout gaat.

Zo halen we met elkaar de juiste resultaten

De volgende 6 waarden helpen ons de visie te realiseren:

• -

  samenwerken

• -

  klantgerichtheid

• -

  flexibel

• -

  lef

• -

  transparant

• -

  betrouwbaar

Een helder mandaatstatuut ondersteunt deze visie. Mandatering van bevoegdheden heeft vele voordelen. Het bestuur wordt zo ontlast van uitvoeringstaken. Het kan zich dan meer toeleggen op bepaling van hoofdlijnen en - in samenwerking met de andere gemeentelijke bestuursorganen - het stellen van doelen op middellange en lange termijn. Ook verlopen de besluitvormings- en administratieve processen sneller, nu op ambtelijk niveau afdoening en/of ondertekening plaatsvindt. Die versnelling in afdoening impliceert een verbetering van de dienstverlening.

Tenslotte is mandaatverlening bij uitstek het middel om bevoegdheden lager in de organisatie te leggen en bij medewerkers het verantwoordelijkheidsgevoel te vergroten.

Mandaat heeft gevolgen voor de verhouding tussen bestuur en medewerkers. Maar ook de verhouding tussen manager en medewerker dient in het licht van mandaat aan een nadere beschouwing te worden onderworpen.

Uitgangspunt is de (onder)mandaten zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. De (onder)mandatering vindt getrapt plaats. Mandaat wordt verleend aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de strategisch of teammanager. In door het bestuur bepaalde gevallen is ondermandaat mogelijk aan één of meer van de medewerkers. Het is de bedoeling dat de teammanagers deze ondermandaten daadwerkelijk verlenen. Daarnaast wordt direct aan medewerkers gemandateerd.

De gemandateerde is en blijft tegenover het bestuur verantwoordelijk voor wat krachtens mandaat wordt besloten, ook bij het verlenen van ondermandaat .

Overigens is mandaat vooral gebaseerd op vertrouwen tussen bestuur en medewerker. Het bestuur moet er immers op kunnen vertrouwen dat de medewerker aan wie de bevoegdheid is gemandateerd over voldoende inschattingsvermogen beschikt om te kunnen beoordelen in welke gevallen terugkoppeling naar het college of naar de portefeuillehouder geboden is. Daarom is in het Mandaatstatuut bij verschillende mandaten “in overleg met portefeuillehouder” of “de portefeuillehouder dient geïnformeerd te worden” als bijzondere bepaling opgenomen.

De medewerker dient zich bewust te zijn van de aan hem/haar toegekende verantwoordelijkheden en zich te realiseren dat het hebben van verantwoordelijkheid direct gekoppeld is aan het afleggen van verantwoording.

De medewerker zal zich in de eerste plaats moeten afvragen of het besluit dat genomen wordt in overeenstemming is met wet en andere regelgeving, maar even zo belangrijk is de inschatting of het bestuursorgaan ook zo zou besluiten als de medewerker voornemens is te doen. Bij politiek gevoelige zaken moet altijd overleg met de portefeuillehouder plaatsvinden.

3. Organisatiestructuur

Indeling in teams

De gemeente Baarn werkt met een indeling in 6 teams in de lijn en een kleine concernstaf, een managementteam en directieteam. Aan het hoofd van de organisatie staat de Algemeen Directeur/Gemeentesecretaris :

Met dit organisatiemodel zijn we goed voorbereid op de ontwikkelingen in de toekomst en ligt er een vertaling van de organisatievisie naar de organisatiestructuur.

Binnen de organisatie worden in de managementstructuur de volgende hiërarchische lagen onderscheiden:

• -

  1e echelon: algemeen directeur/gemeentesecretaris

• -

  2e echelon: strategisch managers

• -

  3e echelon: teammanagers

De Algemeen Directeur/Gemeentesecretaris is hiërarchisch leidinggevende van de overige directieleden en de concernstaf. Tezamen met de Strategisch Managers vormt hij het Directieteam.

De Algemeen Directeur/Gemeentesecretaris en de Strategisch Managers zijn de leidinggevenden van de teammanagers.

De teammanagers zijn integraal resultaatverantwoordelijke leidinggevenden van de teams. Samen met het Directieteam hebben zij periodiek Managementoverleg.

De Concernstaf heeft als doel het versterken van de strategische advisering naar zowel de directie/teammanagers als het college. Er zijn 6 teams. De teams Burgercontact en Beheer Ruimte/Omgeving richten zich op dienstverlening/klantcontact, de teams Ontwikkeling Samenleving en Ontwikkeling Ruimte/Omgeving op ontwikkeling, proces en regie en de teams Intern Advies en Informatie Advies op de interne organisatie/bedrijfsvoering.

Het mandaatstatuut volgt deze indeling.

4. Definitie, betekenis en vormen van mandaat

Artikel 10:1 van de Awb omschrijft mandaat als: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaat verzet. De hoofdregel is dus: mandaat is mogelijk, tenzij….

Het tweede lid van artikel 10:3 bepaalt dat mandaat niet is toegestaan indien het betreft de bevoegdheid tot:

• a.

  het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien

• b.

  het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet

• c.

  het beslissen op een beroepschrift

• d.

  het vernietigen van of het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Het aantal uitzonderingen is beperkt en juist omdat vele bevoegdheden voor mandaat in aanmerking komen dient er voor gewaakt te worden dat op een te lichtvaardige manier met mandatering wordt omgegaan. Anderzijds kan een goed doordachte mandaatregeling het bestuur in grote mate ontlasten en de efficiency van een organisatie ten goede komen.

Beslissen op bezwaarschriften

Mandaat tot het beslissen op bezwaarschriften wordt niet verleend aan degene die het besluit, waartegen het bezwaar is gericht, krachtens mandaat heeft genomen. Dus als de teammanager Ontwikkeling Ruimte/Omgeving namens het college een besluit tot weigering van een vergunning heeft genomen, dan moet het college een besluit nemen op het bezwaarschrift tegen die weigering.

Afdoeningsmandaat of ondertekeningsmandaat?

Mandaat kan verleend worden voor de gehele afdoening, maar ook kan het mandaat beperkt zijn tot de ondertekening.

Afdoenings mandaat (ook wel beslissingsmandaat genoemd) houdt in dat niet het bestuursorgaan het besluit neemt, maar de gemandateerde. De gemandateerde ondertekent tevens het besluit.

Ondertekeningsmandaat houdt in dat het bestuursorgaan wel het besluit neemt en dat uitsluitend de voorbereiding en ondertekening aan een medewerker is opgedragen. Uit het besluit moet dan blijken dat dit door het bestuursorgaan zelf is genomen.

De aard van het besluit (meer of minder beleidsruimte) kan dus mede bepalen of er afdoeningsmandaat wordt verleend of dat volstaan wordt met ondertekeningsmandaat.

Bestuursorgaan blijft bevoegd

Het bestuursorgaan dat bevoegdheden mandateert is zijn bevoegdheid niet "kwijt".

Mandaat kan te allen tijde worden ingetrokken (een algemeen mandaat wordt schriftelijk verleend en schriftelijk ingetrokken).

De mandaatgever kan ook instructies geven aangaande de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Algemene instructies zijn in deze toelichting te vinden en in het vaststellingsbesluit; bijzondere instructies zijn te vinden in het statuut zelf in de kolom "Bijzondere bepalingen en beperkingen".

De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, ongeacht het mandaatbesluit.

Er kunnen zich bijvoorbeeld situaties voordoen, waarin de mandaatgever in dat specifieke geval zelf wil beslissen. Vaak gaat het dan om situaties met een sterke politieke component.

Bij de overdrachtsvorm delegatie is dat anders: daar kan het bestuursorgaan dat gedelegeerd heeft niet ad hoc (dus in het specifieke geval) de bevoegdheid aan zich houden, maar kan uitsluitend het delegatiebesluit intrekken (artikel 10:17 Awb). In dit mandaatstatuut komt delegatie niet voor.

In het bevoegdhedenstatuut zijn de besluiten grofweg onder te verdelen in routinematige zaken en besluiten met een gebonden karakter. Dit zijn besluiten, waarbij beleidsvrijheid geen of nagenoeg geen rol speelt.

Het kenmerk van mandaat (in tegenstelling tot bijvoorbeeld delegatie) is, dat de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden geschiedt namens het bestuursorgaan. Op grond van artikel 10:10 van de Awb moet dit ook uit het besluit blijken. Een krachtens mandaat genomen besluit dient de mededeling te bevatten namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Het mandaat moet daarom in de ondertekening tot uitdrukking worden gebracht.

Indien de mandaatgever dit wenselijk vindt, kan een vorm van informatieplicht voor- of achteraf aan het mandaat worden verbonden, zodat de portefeuillehouder op deze wijze tijdig ingeschakeld kan worden.

5. Toelichting lijsten

Het statuut bestaat uit drie onderdelen, nl. mach tiging, mandaat en volmacht. Machtiging betreft de feitelijke handelingen, mandaat betreft de (publiekrechtelijke) besluiten en volmacht betreft de privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Per onderdeel wordt eerst een overzicht gegeven van bevoegdheden die niet specifiek aan een bepaald organisatieonderdeel zijn gekoppeld. Dit zijn dus de teamoverschrijdende mandaten, machtigingen en volmachten. Daarna volgt een overzicht per organisatieonderdeel . Het overzicht van de nummering is bij deze toelichting opgenomen.

Ieder onderdeel bestaat uit zeven kolommen. Hieronder worden de afzonderlijke kolommen toegelicht:

Nr.:

Het nummer is opgebouwd uit letters en cijfers.

De letters staan voor:

MAN = mandaat

MAC = machtiging

VOL = volmacht

Daarachter volgt het jaargetal en een volgnummer.

De nummering is als volgt:

Mandaten aan niet-ondergeschikten (externe partijen) zijn onder het betreffende beleidsveld opgenomen. Indien ten behoeve van een externe partij een apart mandaatbesluit is opgenomen wordt hiernaar verwezen.

Omschrijving onderwerp

Het onderwerp wordt zo beknopt mogelijk omschreven, maar wel zodanig concreet dat duidelijk is welke bevoegdheid het betreft. Waar mogelijk is in deze omschrijving opgenomen op welke wettelijke regeling de bevoegdheid is gebaseerd. Een eenduidige, zo concreet mogelijke, niet voor meerdere uitleg vatbare omschrijving, is van groot belang, te meer omdat de bestuursrechter hieraan grote eisen stelt en (te) vaag omschreven mandaten niet accepteert.

Van

In deze kolom is vermeld het bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft en kan mandateren. In de meeste gevallen betreft dit het college; in enkele gevallen betreft dit de burgemeester.

Naar

Zoals al is toegelicht wordt in beginsel gemandateerd aan de teammanager. In het vaststellingsbesluit is opgenomen dat de algemeen directeur (gemeentesecretaris) mede bevoegd is tot de uitoefening van de aan de managers gemandateerde bevoegdheden. Daarnaast zijn de Strategisch managers bevoegd voor zover het hun aandachtsgebied betreft.

Verder neemt bij afwezigheid van de manager zijn/haar plaatsvervanger waar en is daarom eveneens automatisch bevoegd tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden (tenzij expliciet aangegeven wordt dat het mandaat niet uitgeoefend mag worden door de plaatsvervanger). In sommige gevallen wordt machtiging verleend aan de “functioneel medewerker”. Hiermee wordt de medewerk(st)er bedoeld die met het betreffende onderwerp van bijvoorbeeld de brief of de aanvraag op basis van zijn/haar functieomschrijving is belast.

TM of AM

In deze kolom is weergegeven of er sprake is van ondertekeningsmandaat (TM) of afdoeningsmandaat (AM).

Ondermandaat mogelijk? Zo ja, aan wie?

Deze kolom is toegevoegd, omdat in artikel 10:9 van de Awb uitdrukkelijk de mogelijkheid van ondermandaat is opgenomen. Wordt gebruik gemaakt van ondermandaat, dan zal dit expliciet in het mandaatstatuut tot uitdrukking moeten komen. In vele gevallen wordt ondermandaat voorgesteld. De manager heeft dan de mogelijkheid de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan een medewerker. Is ondermandaat niet toegestaan, dan blijkt dit eveneens uit deze kolom.

Ondermandaat kan zowel aan een individuele medewerker (op naam) worden verleend, als aan de betreffende functie. Het ondermandateren aan de functie verdient de voorkeur, omdat deze vorm minder onderhevig is aan wisselingen/verloop van personeel, etc.

Bijzondere bepalingen en beperkingen

Deze kolom kan bijzondere richtlijnen bevatten, uitsluitingen voor bepaalde gevallen, beperking tot bijvoorbeeld positieve besluiten, enz.. Maar ook kan deze kolom informatie bevatten over bijvoorbeeld de herkomst van de bevoegdheid zelf.

Tenslotte kan deze kolom andere informatie bevatten die van belang kan zijn voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de toetsing van het mandaat door de rechter.

6. Begrippenlijst mandaatstatuut

Mandaten, machtigingen en volmachten