Regeling vervallen per 15-12-2011

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 25-07-2008 t/m 14-12-2011

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 

Nr. 83 van 2002

De raad der gemeente Baarn;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 augustus 2002;

gehoord de commissie voor samenleving, bestuur en financiën d.d. 10 september 2002;

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens;

b e s l u i t :

vast te stellen de

VERORDENING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS

Artikel 1. Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • c.

    GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • d.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder:

  • f.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;

  • g.

    afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • h.

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

Artikel 2. Beheer van de GBA

Beheerder van de GBA is het hoofd van de afdeling burgerzaken.

Artikel 3. Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden de volgende gegevens verstrekt aan:

  • a.

    de afdeling Financiën, ten behoeve van de gemeentelijke belasting- en heffingenadministratie. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling Financiën;

  • b.

    de afdeling Onderwijs, Welzijn, Sport (OWS) ten behoeve van de leerplichtadministratie. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling OWS;

  • c.

    de afdeling Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) ten behoeve van de uitkerings- en huursubsidieadministratie en de administratie Wet voorziening gehandicapten. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling WIZ;

  • d.

    de afdeling Ruimtelijke Ordening (RO) ten behoeve van de administratie volkshuisvesting, bouw- en woningtoezicht en daarmee verband houdende wetgeving. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling RO;

  • e.

    de afdeling Beheer en Onderhoud (BO) ten behoeve van de administratie onderhoud wegens, riolering, gebouwen en het groenbeheer. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling BO.

  • f.

    de afdeling Milieu (MIL) ten behoeve van de administratie van milieuvergunningen. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling MIL;

  • g.

    de afdeling Algemene Zaken, Communicatie & Kabinet (ACK) ten behoeve van onderscheidingen en van de vergunningenadministratie bijzondere wetten. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling ACK;

  • h.

    de afdeling Informatie, Personeel en Organisatieontwikkelingen (IPO) ten behoeve van de vastgoedadministratie. De verwerkingen worden beheerd door het hoofd van de afdeling IPO.

Artikel 4. Rechtstreeks toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

Rechtstreeks toegang tot de GBA hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling Burgerzaken;

  • c.

    met inachtneming van de artikelen 88 en 89 Wet GBA de volgende binnengemeentelijke afnemers:

    • 1.

      de afdeling Financiën, sectie Financieel beleid en Belastingen

    • 2.

      de afdeling Onderwijs, Welzijn en Sport, sectie Onderwijs

    • 3.

      de afdeling Werk, Inkomen en Zorg

    • 4.

      de afdeling Ruimtelijke Ordening, secties Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en de sectie Bouw- en Woningtoezicht

    • 5.

      de afdeling Milieu

    • 6.

      de afdeling Informatie, Personeel en Organisatieontwikkeling, sectie Vastgoed

voor de volgende gegevens: naam, adres, geboorte, burgelijke staat, nationaliteit en datum aanvang adreshouding ten behoeve van de onder deze afdelingen (secties) vallende administraties.

Artikel 5. Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA worden aan de volgende binnengemeentelijke afnemers gegevens verstrekt:

  • a.

    de afdeling Algemene Zaken, Communicatie & Kabinet

  • b.

    de afdeling Onderwijs, Welzijn en Sport, secties Welzijn en Sport

  • c.

    de afdeling Beheer en Onderhoud, secties Civieltechnische Werken, Bouwkunde, Beplantingen en Begraafplaatsen

  • d.

    de Brandweer Baarn

  • e.

    het Centrum voor Werk en Inkomen Soest/Baarn

  • f.

    de Politie Regio Utrecht, district Eemland-Noord

voor de volgende gegevens: naam, adres, geboorte, burgerlijke staat, nationaliteit en datum aanvang adreshouding te behoeve van de onder deze afdelingen/ bureaus/ secties vallende administraties

Artikel 6. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, op verzoek gegevens worden verstrekt over naam, adres, geboorte, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad, aan:

  • a.

    de Woningbouwvereniging Eemland ten behoeve van de administratie verhuur, woningtoewijzing en huursubsidie;

  • b.

    het Ziekenhuis Meander ten behoeve van medische dossiers;

  • c.

    GGD Eemland ten behoeve van medisch onderzoek;

  • d.

    Gas-, Electriciteits- en Waterleidingbedrijven ten behoeve van cliëntenadministratie;

  • e.

    Geprivatiseerde gemeentelijke organisaties, alsmede privaatrechtelijke rechtspersonen met directe zeggenschap van het gemeentebestuur ten behoeve van cliënten-/abonnementen-/ledenadministratie;

  • f.

    Andere dan hiervoor genoemde rechtspersonen zonder winstoogmerk;

  • g.

    Particulieren ten behoeve van reünies, genealogie en persoonlijk belang ter beoordeling van de beheerder.

Artikel 7. Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het in april 2000 vastgestelde beveiligingshandboek GBA.

Artikel 8. Slotbepalingen

  • 1.

    Het reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie, vastgesteld op 5 maart 1996 wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van deze verordening;

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens”;

  • 3.

    De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor het beheer van de GBA.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van de raad der gemeente Baarn, gehouden op 25 september 2002

de secretaris, de voorzitter,

Toelichting op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Door de modelverordening van de VNG te bewerken conform het gemeentelijk privacybeleid voldoet de gemeente aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet GBA. Bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de aanpassingsweg WPB (Stbl.2001, 180) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 200,302), zoals deze op 1 september 2001 van kracht zijn geworden.

De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (artikelen 1 t/m 3), die gelden voor de GBA. Vervolgens worden de vereisten van de aanpassingswet WPb uitgewerkt voor de Wet GBA (artikelen 4 t/m 6). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet GBA verplicht. De zogenaamde aangehaakte gegevens zoals opgenomen in het Reglement bevolkingsadministratie (1996) vallen sinds 1 september 2001 onder het regime van de Wbp en blijven verder buiten beschouwing. Tenslotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 7 en 8).

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.

Artikel 2. Beheer

Het hoofd van de afdeling burgerzaken is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke basisadministratie en is als zodanig de meest aangewezen persoon om als beheerder op te treden.

Artikel 3. Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking plaats van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen. De gemeente is verplicht op grond van de Wet GBA tot het regelen van verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties.

Aangegeven moet worden welke registraties het betreft waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdelingen het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

Artikel 4. Rechtstreeks toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “on line verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen.

Onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van de afdeling burgerzaken tot de GBA. Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.

De GBA-applicatie beschikt over de mogelijkheid om bepaalde gegevens af te schermen. Nog steeds geldt dat de buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze verordening.

Artikel 5. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers.

De binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot het GBA-bestand kunnen op grond van dit artikel gegevens verstrekt krijgen binnen de grenzen van de artikelen 88 en 89 Wet GBA. Het gaat hierbij om een systematische wijze van verstrekking. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA (artikel 88, eerste lid).

Artikel 6. Overige verstrekkingen

Dit artikel regelt de verstrekkingen aan “vrije derden”. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

  • -

    er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen;

  • -

    in de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven;

  • -

    verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen;

  • -

    nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn;

  • -

    elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit;

  • -

    wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Artikel 7. Beveiliging

Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Deze voorzieningen zijn vastgelegd in ons beveiligingshandboek GBA.

Artikel 8. Slotbepaling

Het oude reglement dient te worden ingetrokken. Voorts is de citeertitel opgenomen en is de ter inzage legging geregeld.