Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR299119
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR299119/1
Regeling vervallen per 06-01-2014
Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Barendrecht 2012
Geldend van 05-07-2013 t/m 05-01-2014
Intitulé
Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Barendrecht 2012Burgemeester en wethouders van de gemeente Barendrecht;
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Barendrecht;
b e s l u i t e n:
vast te stellen het navolgende: Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Barendrecht 2012.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
- 1.
Daar waarin dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.
- 2.
De bijlagen maken deel uit van dit reglement.
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit reglement verstaat onder (in alfabetische volgorde):
- a.
aangehaakte gegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA;
- b.
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
- c.
algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid onder a van de Wet GBA;
- d.
authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3a van de Wet GBA en benoemd in artikel 58a Besluit GBA en vermeld in bijlage 1d Besluit GBA;
- e.
autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de GBA-gegevens;
- f.
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de GBA;
- g.
binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;
- h.
Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
- i.
derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;
- j.
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
- k.
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;
- l.
persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de Wet GBA, over één persoon in de GBA;
- m.
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
- n.
verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
- o.
verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de Wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA.
Artikel 2 Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de GBA-gegevens
-
1. Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot de GBA, dan wel de beschikbare gegevens in de GBA worden verstrekt, voor de vervulling van hun taak.
-
2. De toegang dan wel de verstrekking wordt door de verantwoordelijke vastgelegd in een convenant of overeenkomst.
-
3. De verantwoordelijke wijst de binnengemeentelijke afnemers aan die aan de verplichtingen krachtens artikel 3b en 62 van de Wet GBA dienen te voldoen.
Artikel 3 Beheer van de GBA
-
1. Beheerder van de GBA is het hoofd van de afdeling Publiekszaken.
-
2. De beheerder geeft invulling aan het onder artikel 2 bedoelde convenant of overeenkomst.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de GBA
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 1 R e g lement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens vermelde afdelingen, de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van het actualiseren van de door hen beheerde administraties.
Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de GBA
Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
- 1.
de beheerder;
- 2.
de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Publiekszaken;
- 3.
met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA wordt aan de in Bijlage 2 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
-
1. Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de in Bijlage 3 Reg l ement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
-
2. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken.In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:
- -
het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;
- -
de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;
- -
een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.
- -
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
-
1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan Bijlage 4 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 100, lid 2, van de Wet GBA op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
-
2. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
- a.
buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:
- b.
de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
- a.
informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden uitgevoerd;
- b.
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;
- c.
een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;
- d.
statistische informatie te leveren.
Artikel 10 Aangehaakte gegevens
-
1. Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in Bijlage 5 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsge g evens genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.
-
2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen.
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Dienstverlening in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie dit reglement voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Artikel 15 Rechten van de burger
Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
Artikel 16 Beveiliging
De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens als vermeld in het beveiligingshandboek GBA van de gemeente Barendrecht.
Artikel 17 Terugmeldplicht
-
1. De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de GBA zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de GBA opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder.
-
2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan.
-
3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 Wet GBA en de artikelen 62 en 63 Besluit GBA.
Artikel 18 Slotbepalingen
-
1. Het Privacyreglement, vastgesteld op december 2009 wordt ingetrokken.
-
2. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
-
3. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens gemeente Barendrecht 2012.
-
4. Het reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA.
Ondertekening
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3
Bijlage 4
Bijlage 5
Reglement Gemeeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens
Toelichting concept Reglement GBA
Artikel 1. - Begripsbepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking
Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd.
De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.
Artikel 3. - Beheer
Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken/Publiekszaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.
Artikel 4. - Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBA
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Burgerzaken/Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker.
Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van dit reglement. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA.
Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA[1].
De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken tot het toepassingssysteem[2].
Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in het reglement. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA[3]. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA[4].
Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.
Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.
Artikel 7. - Overige verstrekkingen
In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:
– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.
– In dit reglement wordt per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking aangegeven.
– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.
– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.
– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet‑commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:
– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;
– vakbonden;
– ouderenbonden;
– stichtingen met een maatschappelijk doel.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’[5].
Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken over te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.
Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van het reglement zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Artikel 16 en 17 bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van het oude reglement, datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.
Artikel 16. - Beveiliging
Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt[6].
Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.
Als laatste geldt in het kader van beveiliging wat in paragraaf 7.3.5 staat:
– het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
Artikel 17. - Terugmelding
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Burgerzaken/Publiekszaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens.
Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA.
Artikel 18. - Slotbepaling
Het oude reglement dient te worden ingetrokken.
Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de terinzagelegging geregeld.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl