Regeling budgethouders gemeente Barendrecht 2014

1. BAR-organisatie: de op grond van de gemeenschappelijke regeling opgerichte werkorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.

2. Ambtelijke organisatie: het geheel van werknemers die het bestuur van de gemeente en van de BAR-organisatie ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van de gemeentebeleid.

3. Budget: een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de programmaraming van de gemeente. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten.

4. Product: de eenheid waarin de programmaraming is onderverdeeld. Producten worden bepaald door het college (uitvoeringsinformatie). Onder het niveau van producten ligt nog het niveau van de kostensoorten. Dit is de onderverdeling naar diverse baten en lasten.

5. Niet beïnvloedbare kosten: dat deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen omdat de hoogte van deze baten en lasten wordt bepaald door:

• a.

  interne doorbelastingen (b.v. uren en overhead);

• b.

  als gevolg van eerder afspraken (b.v. kapitaallasten en mutaties in de voorzieningen);

• c.

  de uitgaven worden bepaald door externe invloeden (bv gladheidsbestrijding.

6. Budgetbeheer: het geheel van maatregelen om een goed beheer van de gemeentelijke budgetten te waarborgen.

7. Hoofdbudgethouder Gemeente Barendrecht: een door de gemeentesecretaris aangewezen functionaris binnen het regieteam of bureau bestuursondersteuning. Hij/zij is op basis van mandatering verantwoordelijk voor de uitvoering van de programmaraming, de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget en voor de realisatie van de doelstellingen verbonden aan de raming van middelen.

8. Hoofdbudgethouder BAR: een Domeindirecteur binnen de BAR organisatie, die op basis van gemaakte resultaatafspraken tussen de Gemeente Barendrecht en de BAR organisatie, verantwoordelijk is voor het betreffende programmabudget en het (laten) uitvoeren van de werkzaamheden die hieraan zijn verbonden. .

9. Budgethouder: een door de hoofdbudgethouder BAR aangewezen functionaris binnen de BAR organisatie, die op basis van ondermandatering taken uitvoert. De budgethouder is als zodanig onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder BAR verantwoordelijk voor de uitvoering van de programmaraming, de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget en voor de realisatie van de doelstellingen verbonden aan de raming van middelen.

10. Subbudgethouder: een door de domeindirecteur aangewezen functionaris binnen de BAR-organistie met dezelfde taken als de budgethouder, met dien verstande dat de budgethouder verantwoordelijk blijft voor het budget.

11. Kredietbeheerder: een door de hoofdbudgethouder of budgethouder aangewezen functionaris, die onder de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder het eerste beheer van de budgetten op zich neemt.

12. Exploitatiebudget: een hoeveelheid middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen.

13. Investeringsbudget: een hoeveelheid middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (=investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft.

14. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

15. Verplichting: het aangaan van een overeenkomst tot levering van werken, levering en diensten aan of door de Gemeente Barendrecht. Voor de definiëring van de termen ‘werken, leveringen en diensten’ wordt verwezen naar de richtlijnen met betrekking tot Europese aanbesteden.

16. Registrerende functie: de registrerende functie legt gegevens over inkopen, verkopen, geldontvangsten en betalingen vast in een financieel systeem. Deze vastleggingen leiden tot veranderingen in de voorraad geld, debiteuren en crediteuren.

1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijke voor het budgetbeheer.

2. De gemeentesecretaris wijst binnen het Regieteam of Bureau Bestuursondersteuning de hoofdbudgethouders van de de Gemeente Brendrecht aan.

3. De directieraad van de BAR–organisatie wijst binnen de BAR-organisatie de Hoofdbudgethouder BAR aan.

4. De hoofdbudgethouder BAR wijst de afdelingsmanagers vallende onder zijn/haar domein, aan als budgethouder.

5. Per budget wordt maximaal één hoofdbudgethouder BAR en één budgethouder aangewezen.

6. De aanwijzing vindt plaats op basis van de functie en is derhalve niet persoonsgebonden.

7. De aanwijzing wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd, welke leidend is.

1. In uitzonderlijke gevallen, wanneer de omvang en de diversiteit van het aantal budgetten per afdeling hierom vraagt, kunnen subbudgethouders worden aangewezen.

2. De budgethouder blijft verantwoordelijk voor het budget.

3. Het aanwijzen van een subbudgethouder moet schriftelijk worden goedgekeurd door de domeindirecteur.

1. De hoofdbudgethouder dient er voor zorg te dragen dat de geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de gemeentelijke verordeningen en regelingen die betrekking hebben op de beheersing en bedrijfsvoering, zorgvuldig worden toegepast.

2. De hoofdbudgethouder is op basis van mandatering verantwoordelijk voor het leveren van producten en diensten aan en door de gemeente en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget.

3. Een hoofdbudgethouder voldoet aan zijn verplichting en oefent zijn bevoegdheden uit onder ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris dan wel de directieraad van de BAR-organisatie.

4. De hoofdbudgethouder adviseert het college van burgemeester en wethouders en bereidt binnen de Planning en Control Cyclus de onderdelen voor, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.

5. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten. Deze verantwoording geschiedt in de vorm van tussentijdse rapportages en bij de jaarrekening.

6. Behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden, ontlast het college van burgemeester en wethouders met het vaststellen van de jaarrekening, de hoofdbudgethouder van zijn of haar verantwoordelijkheid.

7. De in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden onder de punten 1 tot en met 6 gelden voor zowel de hoofdbudgethouder Gemeente Barendrecht als ook de hoofdbudgethouder BAR.

1. De hoofdbudgethouder heeft op basis van mandatering de beschikking over het toegekende budget. Dit betekent dat hij of zij bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen ten behoeve van de gemeente.

2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen is gelimiteerd tot de hoogte van het aan de hoofdbudgethouder toegekende budget binnen de geldende wet en regelgeving.

3. Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan zonder dat het college van burgemeester en wethouders daar toestemming voor heeft verleend.

4. Bij afwezigheid of verhindering van de hoofdbudgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, conform de vervangingsregeling management BAR-organisatie.

5. De in dit artikel genoemde bevoegdheden onder de punten 1 tot en met 4 gelden voor zowel de hoofdbudgethouder Gemeente Barendrecht als ook de hoofdbudgethouder BAR.

1. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de (sub)budgethouder zijn gelijk aan die van de hoofdbudgethouder, met dien verstande dat de hoofdbudgethouder verantwoordelijk blijft voor het beheer van het budget.

2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen is gelimiteerd tot de hoogte van het aan de (sub)budgethouder toegekende budget binnen de geldende wet en regelgeving, met inachteneming van het volgende:

a.verplichtingen boven de limiet van € 50.000 en meerjarige overeenkomsten mogen slechts worden aangegaan door de naast hogere budgethouder (mandaatgever).

3. Daarnaast is de (sub)budgethouder verantwoordelijk voor:

• a.

  de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening;

• b.

  het vooraf informeren van de treasurer bij verwachte grote uitgaven en inkomsten, conform hetgeen geregeld is in het treasurystatuut.

4. Bij afwezigheid of verhindering van de (sub)budgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door de aangewezen plaatsvervanger..

1. De hoofdbudgethouder en budgethouder hebben géén bevoegdheid het budget of de daaraan gekoppelde beleidsdoelstellingen te wijzigen.

2. Bij dreigende ontoereikendheid van het budget rapporteert de budgethouder aan de hoofdbudgethouder en deze rapporteert dit zo spoedig mogelijk aan, gemeentesecretaris, directieraad van de BAR-organisatie, de portefeuillehouder die verantwoordelijk is voor dit budget en indien dit niet dezelfde is als de portefeuillehouder financiën, dient het ook aan hem/haar te worden gemeld. De (hoofd)budgethouder geeft daarbij de mogelijke handelingsperspectieven aan. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

3. Voor afwijkingen groter dan € 100.000 per gebeurtenis is vooraf een raadsbesluit nodig, uitgezonderd afwijkingen waar de gemeente geen invloed op heeft. Er mag pas opdracht gegeven worden tot uitvoering, na dat de raad hiermee heeft ingestemd.

1. Het gaat om de afwijkingen in de exploitatie en investeringen.

2. Er moet gerapporteerd worden op afwijkingen op productniveau. Afwijkingen binnen het product mogen gecompenseerd worden, onder de voorwaarde dat de afgesproken doelstellingen gehaald worden.

3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen toegelicht op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van de exploitatie en investeringskredieten in de begroting groter dan 10%. Hierbij wordt een minimum van € 25.000 op productniveau gehanteerd. Deze afwijkingen worden vooraf met de portefeuillehouder afgestemd.

4. Gerapporteerd dient te worden over alle afwijkingen, behalve de niet-beïnvloedbare baten en lasten zoals bedoeld in artikel 1 lid 5a en5b.

1. Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar (behoudens het in lid 2 bepaalde). Budgetoverschotten en –tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar. De gemeenteraad bepaalt de aanwending van het rekeningsaldo.

2. Overheveling van een exploitatiebudget naar het volgende jaar is alleen mogelijk wanneer sprake is van een specifiek doel waarvoor de middelen beschikbaar zijn gesteld en voor zover deze lasten niet opgevangen kunnen worden in het reguliere budget van het volgende boekjaar. Hiervoor is een raadsbesluit noodzakelijk

3. Het restant van een investeringsbudget kan worden overgeheveld naar het volgende jaar. De budgethouder geeft gemotiveerd aan wanneer het investeringsbudget moet worden overgeheveld. Een investeringsbudget kan in principe slechts één keer naar het volgende jaar worden overgeheveld, daarna komt het te vervallen tenzij de raad anders besluit.

4. Besluitvorming door de raad over de in lid 3 bedoelde investeringsbudgetten vindt achteraf plaats met het vaststellen van de tussentijdse rapportage en de jaarrekening waarin de actuele stand van de investeringskredieten is opgenomen.

1. Deze regeling treedt, na bekendmaking, in werking met ingang van 1-1-2014.

2. Bij de inwerkingtreding van deze regeling komt de ‘Regeling budgethouderschap Gemeente Barendrecht 2006’ te vervallen.