Financiële verordening gemeente Barneveld

Artikel 1 Inrichting begroting en jaarverslaggeving

• 1. De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast.

• 2. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de beleidsproducten per programma en bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de beleidsproducten.

• 3. In de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven.

Artikel 2 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. De raad geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het college om de beoogde maatschappelijke effecten na te streven en de daaruit voortvloeiende doelstellingen te realiseren.

• 2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsproduct.

• 3. De raad stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast.

• 4. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 5. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd beleidsproduct of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld. Buiten de tussentijdse rapportages (zie artikel 3) gebeurt dit bij afwijkingen boven € 50.000 én tenminste 10% verschil. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het beleidsproduct of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan de raad ter autorisatie voor.

• 6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 3 Tussentijdse rapportage

1. Het college informeert de raad, door middel van tussentijdse rapportages, ten minste twee maal per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig voorstellen ter actualisering van de begroting.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

Artikel 4 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. De materiele vaste activa worden afgeschreven overeenkomstig de bij deze verordening behorende tabel afschrijvingstermijnen. Afwijking van deze tabel is slechts mogelijk bij raadsbesluit. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.

• 2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. Bij de aanschaf van gebruiksgoederen wordt begonnen met afschrijven op het moment van ingebruikname. Bij investeringen wordt begonnen met afschrijven in de maand waarin de eerste uitgaven worden gedaan. In de begroting worden de kapitaallasten voor een half jaar geraamd.

Artikel 5 Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad tenminste eenmaal per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. De nota behandelt:

• a. de vorming en besteding van reserves;

• b. de vorming en besteding van voorzieningen;

• c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 6 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken.

• 2. Het systeem van kostentoerekening wordt tenminste eenmaal per vier jaar geëvalueerd.

Artikel 7 Vaststelling gemeentelijke belastingen

• 1. Het college biedt de raad tenminste eenmaal per vier jaar een nota gemeentelijke belastingen aan. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

• 2. Bij de begroting en de jaarverslaggeving doet het college verslag van:

• a. de opbrengsten per heffing;

• b. het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;

• c. de kostendekkendheid van heffingen.

Artikel 8 Grondbeleid

• 1. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

• a. de strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

• b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• c. de verwerving en uitgifte van gronden;

• d. de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

• 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarverslaggeving wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relatie van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 9 Financieringsfunctie

Het college biedt het treasurystatuut tenminste eenmaal per vier jaar aan de raad aan. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit het treasurystatuut vast. Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico, valutarisico, kredietrisico, relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer. Het college regelt daarbij tevens de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

Artikel 10 Risicomanagement & weerstandsvermogen

Het college biedt de raad tenminste eenmaal per vier jaar een nota risicomanagement & weerstandsvermogen aan. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. De nota behandelt het beleid omtrent risicomanagement. Ook geeft het de verhouding aan tussen de benodigde en aanwezige weerstandscapaciteit (het weerstandsvermogen). In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarverslaggeving geeft het college de actuele stand van zaken aan.

Artikel 11 Verbonden partijen

Het college biedt de raad tenminste eenmaal per vier jaar de nota verbonden partijen aan. De raad stelt de visie en de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 12 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

• 3. het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

• 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 13 Interne controle

Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• 1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 16 Inkoop

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken.

Artikel 17 Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Artikel 18 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de kaders vast, waaronder:

• a. de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

• b. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving.

• 2. Voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar stelt de auditcommissie vast:

• a. de posten van de jaarverslaggeving met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• b. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden

• 3. Jaarlijks wordt de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vastgelegd.

Artikel 19 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift van deze melding aan het college.

• 2. Medio het jaar voert de accountant een interim-controle uit. De interim-controle dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 4 weken plaats te vinden en uiterlijk 30 september te worden beëindigd. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit. Hierin wordt ingegaan op te realiseren verbeterpunten

• 3. De managementletter en de reactie daarop van het college worden aan de auditcommissie toegestuurd.

• 4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarverslaggeving het verslag van bevindingen alsmede de reactie hierop van het college met de auditcommissie.

• 6. Vòòr 1 juni van het volgende jaar worden de gecontroleerde jaarverslaggeving (inclusief accountantsverklaring), het verslag van bevindingen alsmede de reactie van het college hierop aan de raad ter beschikking gesteld.

Artikel 20 Onderzoeksaanpak

Het college stelt ieder jaar in paragraaf 5 bedrijfsvoering van de programmabegroting een onderzoeksprogramma vast voor de in het volgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 21 Rapportering

De uitkomsten van het onderzoeksprogramma worden ieder jaar vastgelegd in paragraaf 5 bedrijfsvoering van de jaarverslaggeving.

Artikel 22 Taken en bevoegdheden De commissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

• a. voorbereiding aanbesteding accountantscontrole;

• b. afstemming onderzoeken met accountant, rekenkamercommissie en college;

• c. vaststellen controleprotocol, inclusief specifieke controlepunten en normenkader;

• d. bespreking met de accountant van het bestuurlijk deel van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle;

• e. bespreking met de accountant van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarstukken;

• f. budgethouderschap controlekosten accountant;

• g. voeren van overleg met het college over kwaliteitsverbetering van planning en control;

• h. voorbereiding aanpassing verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.

Artikel 23 Samenstelling

• 1. De gemeenteraad benoemt de leden van de commissie en de plaatsvervangers, waarbij van elke fractie in de gemeenteraad maximaal één lid en plaatsvervanger kan worden afgevaardigd in de commissie.

• 2. De gemeenteraad wijst een lid van de gemeenteraad, niet zijnde een lid van de commissie, als voorzitter van de commissie aan.

• 3. De controller is secretaris van de commissie.

Artikel 24 Adviseurs

• 1. De portefeuillehouder is vaste adviseur van de commissie.

• 2. De portefeuillehouder kan zich laten bijstaan door ambtelijke adviseurs.

• 3. De rekenkamercommissie en de accountant zijn adviseur van de commissie.

Artikel 25 Openbaarheid

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 2. Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.

Artikel 26 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op 12 juli 2013.

• 2. Op 1 januari 2012 zijn de "Financiële verordening gemeente Barneveld 2008", de “Controleverordening gemeente Barneveld 2008”, de Verordening onderzoeken doeltreffendheid en doelmatigheid van de gemeente Barneveld 2008” en de “Verordening auditcommissie 2010” ingetrokken.