Regeling vervallen per 24-05-2012

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2008

Geldend van 24-05-2012 t/m 23-05-2012

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2008

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BEEK;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 september 2008;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen:

de “verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2008”.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    activa:

    activa zijn bezittingen/vermogensobjecten die langer dan een jaar tot de beschikking van de organisatie staan.

  • b.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van hetbesturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Beek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • c.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • d.

    afschrijven:

    afschrijven is het in de boekhouding tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een activum (vermogensobject) in een bepaalde periode.

  • e.

    doelmatigheid:

    de verhouding tussen het realiseren van bepaalde prestaties en de daarvoor ingezette middelen.

  • f.

    doeltreffendheid:

    de mate waarin de beoogde (maatschappelijke) effecten van het beleid worden behaald.

  • g.

    financieel beheer:

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Beek.

  • h.

    financiële administratie:

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • i.

    planning en control:

    planning & control is het geheel van activiteiten en documenten dat duidelijk maakt wat en waarom er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van het (bestuurlijk) proces (planning) en de tussentijdse en finale verantwoording (aan het bestuur en andere belanghebbenden) over de behaalde resultaten binnen de gestelde voorwaarden (control)

  • j.

    rechtmatigheid:

    het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • k.

    waarderen:

    het toekennen van een bepaalde prijs (waarde) aan een object, op basis van ervaring, regelgeving en/of marktgegevens.

Planning- en controlcyclus

Artikel 1. Collegeprogramma

Het collegeprogramma bevat de mijl-/piketpalen voor de komende collegeperiode en bevat een herijking van de gemeentelijke missie en visie. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode de programma’s en een programma-indeling vast. De programma-indeling staat voor de collegeperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Laatst genoemde wijzigingen in de programma-indeling worden in het daarop volgende planning- en controldocument toegelicht en vastgesteld.

Artikel 2. Voorjaarsnota

Het college biedt jaarlijks aan de raad een voorjaarsnota aan bevattende:

  • 1.

    een tussentijdse rapportage (terugblik) over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste maanden van het lopende begrotingsjaar;

  • 2.

    de voorjaarsnota gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de beleidsontwikkeling als de lasten en de baten;

  • 3.

    een vooruitblik ten aanzien van de programma’s en de (verplichte) paragrafen. De vooruitblik, inclusief financieel perspectief, geldt zowel voor het lopende begrotingsjaar als voor de daarop volgende vier begrotingsjaren;

  • 4.

    op basis van de in lid 3 genoemde vooruitblik een voorstel voor de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

Artikel 3. Programmabegroting

  • 1. De raad stelt in de programmabegroting per programma vast:

    • a.

      de beoogde doelen en/of beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      . de daarvoor door de gemeente te leveren prestaties; c. de daarmee gemoeide baten en lasten.

  • 2. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde doelen en/of (maatschappelijke)  effecten en/of prestaties.

  • 3. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het tweede lid, vast.

  • 4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, de doelen en/of maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

  • 5. Bij iedere programmabegroting en programmarekening wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten met bijbehorende baten en lasten aan de programma’s.

  • 6. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Najaarsnota

Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage (najaarsnota) over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente over de tot aan het najaar lopende periode. De najaarsnota gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en de baten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten.

Artikel 5. Programmarekening

Het college legt in de programmarekening in ieder geval verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke prestaties zijn geleverd;

  • c.

    wat de baten en lasten zijn;

Artikel 6.Paragrafen

In de planning- en controldocumenten wordt aandacht besteed aan de (verplichte) paragrafen.

Uitvoering, beheersing en interne controle

Artikel 7. Uitvoering begroting

  • 1. Het college ziet erop toe dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doeltreffend en doelmatig verloopt.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vastgestelde programmabegroting en eventuele vastgestelde begrotingswijzigingen.

  • 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) programmabegroting niet worden overschreden.

  • 4. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij de programmabegroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    • a.

      investeringen groter dan € 100.000;

    • b.

      aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000; c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000.

  • 5. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000.

Artikel 8. Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de programmarekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Financieel beleid

Artikel 9. Waarderen en afschrijven vaste activa

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota waardering en afschrijving vaste activa aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a)

    de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;

  • b)

    de termijnen en methodieken voor afschrijving van vaste activa;

  • c)

    het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a)

    het doel, de omvang, de vorming en besteding van reserves;

  • b)

    het doel, de omvang, de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c)

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 11. Grondbeleid

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a)

    de autorisatie van kredieten door de gemeenteraad;

  • b)

    vervaardigingskosten van niet in exploitatie genomen grond;

  • c)

    hoogte van de in acht te nemen marktwaarde;

  • d)

    tussentijds winst nemen;

  • e)

    de wijze van activeren van kosten.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar ter kennisname een Treasurystatuut aan. Deze bevat in ieder geval regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

Artikel 13. Lokale heffingen

Het college biedt de alsdan nieuw gekozen raad vóór het einde van het jaar waarin de raadsverkiezingen hebben plaatsgevonden, een kadernota lokale heffingen ter vaststelling aan. Deze nota behandelt in ieder geval de samenstelling van de in Beek vastgestelde gemeentelijke belastingen en heffingen, het gevoerde en te voeren beleid ten aanzien daarvan, de kostendekkendheid van de heffingen, de druk van de lokale belastingen en heffingen, het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. De nota biedt inzicht in de wijze waarop de kostprijs is berekend van de leges en tarieven.

Artikel 14. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Beek wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

Financiële organisatie en administratie

Artikel 15. Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de afdelingen afzonderlijk en de gemeente als geheel;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 16. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Slotbepalingen

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 oktober 2008. Deze verordening treedt in de plaats van de “verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek”, zoals vastgesteld in de septembervergadering 2005 van de raad van de gemeente Beek.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Beek 2008”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Beek in zijn openbare vergadering van 25 september 2008.
De griffier, De voorzitter,
drs. G.H.M. Erven drs. A.M.J. Cremers