Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent de werkzaamheden van de griffier Griffiersinstructie Beekdaelen 2019

1) De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad

2) De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de algemeen directeur

3) De griffier en algemeen directeur hebben periodiek overleg over de planning- en controlcyclus alsmede de voorraadagenda van de raad, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, de afhandeling van eventuele verzoeken om ambtelijke bijstand en de nakoming van afspraken tussen college en raad alsmede collegetoezeggingen.

4) De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening

5) De griffie vertegenwoordigt desgewenst de raad in externe overlegsituaties

1) De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies en zorgt ook anderszins voor de gewenste ondersteuning

2) De griffier adviseert het presidium met betrekking tot raadsvoorstellen, die naar zijn oordeel nog niet rijp zijn voor besluitvorming door de raad

3) De griffier is aanwezig bij de presidiumvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige afsprakenlijst van de vergaderingen

1) De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad

2) De griffie staat de commissievoorzitters ter zijde bij hun zorg voor de goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissie(s)

1) De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen

2) De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijsten of notulen alsmede de overige stukken voor de vergaderingen van raad en commissie(s)

1) De griffier adviseert de raad over vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen

2) De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming, Hij staat desgewenst – op een onafhankelijke wijze – raadsleden ter zijde met advies

3) De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt zo nodig betrokkenen hierop aan en draagt zorg voor een uitgebalanceerde positie van de raad

1) De griffier zorgt desgevraagd voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81o van de Gemeentewet

2) De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet

1) De griffier is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van de raad en voor de externe informatievoorziening vanuit de raad

2) De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad

3) De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s van de vergaderingen van raad en raadscommissies

4) De griffier geeft voorlichting aan burgers over spreekrecht en over het indienen van burgerinitiatieven

5) De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van werkbezoeken, informatiebijeenkomsten, hoorzittingen en inspraakbijeenkomsten

1. Deze instructie treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

2. Deze instructie wordt aangehaald als: Griffiersinstructie Beekdaelen 2019.