Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Beekdaelen 2019

1. Burgemeester en wethouders wijzen alle in de begroting opgenomen budgetten toe aan de hoofdbudgethouders.

2. De gemeentesecretaris/ algemeen directeur kan projectleiders als budgethouder aanwijzen.

3. De hoofdbudgethouders kunnen middels een directiebesluit binnen hun afdeling budgethouders en eventuele vervangers aanwijzen.

4. De aanwijzingen bedoeld in het eerste en tweede lid worden vastgelegd in de financiële administratie.

5. Alleen personen die in dienst zijn van de gemeente Beekdaelen (geen externen) kunnen als budgethouder worden aangewezen.

6. Periodiek kunnen de budgethouders worden geactualiseerd door een besluit van het managementteam dat vervolgens wordt vastgelegd in de financiële administratie.

7. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor diens vervanging is aangewezen dan wel door de afdelingsmanager.

1. De budgethouder is, namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

• •

  de in de begroting opgenomen bedragen;

• •

  de bedragen van de vastgestelde kredieten;

• •

  de omvang van de ingestelde voorzieningen.

2. De onder 1. omschreven bevoegdheden gelden uitsluitend met inachtneming van:

• •

  de aan hem toegekende (onder)mandaten volgens het Mandaatbesluit;

• •

  het inkoopbeleid van de gemeente Beekdaelen;

3. De onder 1. omschreven bevoegdheden gelden uitsluitend indien en voor zover de relatie met de beoogde activiteiten en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft en met inachtneming van de in deze regeling opgenomen uitvoeringsvoorschriften.

4. De budgethouder is, namens het college bevoegd tot het verwerven van inkomsten ten gunste van de in de programmabegroting opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

5. Indien er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het Mandaatbesluit wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris en/of het college.

1. De budgethouders zijn, ieder voor het aan hen toegekende budget, verantwoordelijk voor

• •

  het realiseren van de activiteiten en/of algemene ondersteunende activiteiten of projecten die gerelateerd zijn aan de hem toegewezen budgetten;

• •

  de voorbereiding van het beleid ter zake waaronder begrepen het voorbereiden van begrotingsvoorstellen, conform het bepaalde in artikel 5;

• •

  een correcte besteding en verantwoording van de budgetten waaronder wordt verstaan:

• •

  de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

• •

  de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

• •

  het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen.

2. De budgethouder rapporteert aan de betreffende hoofdbudgethouder over

• •

  de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer;

• •

  de inzet van de tot de budgetten behorende middelen (m.u.v. de kapitaallasten) aan de hand van een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de budgethouder waaruit de actuele budgetruimte blijkt;

• •

  de vooruitzichten in financieel opzicht waarbij met name informatie wordt verstrekt over het niet of vertraagd realiseren van doelen en prioriteiten uit de programmabegroting en/of onderliggende taakveldraming of projecten.

3. De onder lid 2 genoemde rapportage wordt door het managementteam aan het college van burgemeester en wethouders aangeboden.

4. Op basis van onder lid 3 genoemde rapportages worden de tussentijdse rapportages aan de raad als bedoeld in de Financiële verordening gemeente Beekdaelen opgesteld. Rapportage en informatie aan de raad vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van de Financiële verordening gemeente Beekdaelen. Deze verantwoording vindt in ieder geval plaats via de zogenaamde 1e marap/burap (stand van zaken t/m april) en de 2e marap/burap (stand van zaken t/m september) van het lopende begrotingsjaar.

5. Substantiële afwijkingen en/of risico's worden altijd per direct gemeld aan de afdelingsmanager, dit ter beoordeling aan de budgethouder waarbij zowel de aard van de afwijking als de inhoud van de activiteit een rol zullen spelen.

6. Overeenkomsten worden in beginsel schriftelijk aangegaan.

1. De budgethouder bereidt voor de aan hem toegewezen activiteit tevens de begroting en meerjarenraming voor.

2. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het bestuur gegeven kaders en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

1. Opdrachten tot uitbetaling vinden slechts plaats op basis van facturen, (subsidie-) besluiten of andere bewijsstukken waaruit de betalingsverplichting blijkt.

2. Facturen worden digitaal voor akkoord verklaard door de budgethouder dan wel de plaatsvervangende budgethouder. Daarbij wordt door hem of haar tevens aangegeven ten laste van welk grootboeknummer en kostensoort moet worden geboekt.

3. De medewerkers belast met de financiële administratie van de afdeling bedrijfsvoering toetsen, alvorens tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten waaronder in ieder geval worden verstaan de vereisten die aan een factuur in het kader van BTW moeten worden gesteld.

1. Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de programmabegroting, nadat de raad, bij vaststelling van de programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.

2. Een budget in de vorm van een krediet wordt vastgesteld bij afzonderlijk besluit van de raad, al dan niet in het kader van de vaststelling van de begroting.

3. Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaats gevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

4. Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen.

5. Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

• -

  het budget is incidenteel toegekend

• -

  de gevraagde ruimte is aanwezig

• -

  in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

  Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.

6. Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

1. In geval van calamiteiten (onvoorzienbaar, onvermijdbaar, onuitstelbaar) is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

2. Als van de bepaling in lid 1 gebruik wordt gemaakt worden de algemeen directeur en het college door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.

1. Voor zover mogelijk wordt de functie van budgethouder niet gecombineerd met de functie van beheerder gemeentefinanciën, kassier of met de registrerende functie. Wanneer deze functiescheiding niet realiseerbaar is worden de daardoor mogelijke risico’s beperkt door gegevensgerichte controles.

2. Een budgethouder mag aan hem toegekende bevoegdheden niet zelfstandig uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.

3. In het algemeen of per afdeling en/of per budgethouder kan het college - voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

2. Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Budgethoudersregeling gemeente Beekdaelen 2019" en gaat met terugwerkende kracht in per 1 januari 2019.

3. Met het inwerkingtreden van deze regeling vervalt de “Regeling budgethouders gemeente Schinnen” zoals vastgesteld op 19 juni 2012, de “Regeling budgethouders gemeente Nuth” zoals vastgesteld op 29 april 2003 en de “Regeling budgethouders gemeente Onderbanken” zoals vastgesteld op 16 mei 2017.