Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent de organisatie (Organisatiebesluit gemeente Beekdaelen 2019)

1. De gemeentesecretaris/directeur draagt zorg voor de ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 33 van de gemeentewet:

2. De gemeentesecretaris/directeur ziet erop toe dat desgevraagd ambtelijke bijstand aan raadsleden wordt verleend met inachtneming van het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

1. De gemeentesecretaris/directeur draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester en wethouders zorg voor:

• •

  De voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;

• •

  Het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;

• •

  De vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders;

• •

  Het uitvoeren van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders;

• •

  De ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders, onder andere door er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor te dragen dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken die nodig is om hun functie goed uit te kunnen oefenen;

2. De gemeentesecretaris/directeur adviseert het college bij het nemen van besluiten.

3. Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris/directeur vervangen door een of meer door hem/haar aan te wijzen vervangers die fungeren als loco-secretaris.

1. De gemeentesecretaris/directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2. De gemeentesecretaris/directeur bevordert samen met de burgemeester afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat. De gemeentesecretaris/directeur is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming aangaande het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris/directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk.

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de leden daarvan, is de gemeentesecretaris/directeur verantwoordelijk voor:

• a.

  De sturing en bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;

• b.

  De kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning aan de bestuursorganen;

• c.

  Het tijdig voorzien van de bestuursorganen van ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• d.

  De planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het vastgestelde beleid;

• e.

  Het gecoördineerd en geïntegreerd werken van en tussen de organisatie-eenheden;

• f.

  De aansturing van de afdelingsmanagers;

• g.

  Het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie.

2. De gemeentesecretaris/directeur kan aanwijzingen geven over de vorm en de inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

3. De gemeentesecretaris/directeur draagt zorg voor de interne informatievoorziening en treft hiervoor in overleg met de afdelingsmanagers de nodige maatregelen.

4. De gemeentesecretaris/directeur toetst of ambtelijke adviezen behandelrijp zijn.

1. Het Managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris/directeur en de afdelingsmanagers.

2. Het Managementteam functioneert onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur.

3. Het Managementteam opereert in een politiek-bestuurlijke omgeving en organisatie en handelt daarom altijd met inachtneming van deze bestuurlijke context richting organisatie, bestuur en gemeenteraad.

1. Het Managementteam is verantwoordelijk voor de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling, de gemeentbrede bedrijfsvoering inclusief de doorontwikkeling van de organisatie en projecten.

2. Het Managementteam richt zich op:

• •

  De integrale advisering aan het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van beslissingen;

• •

  De tijdige en correcte uitvoering van beslissingen van het college van burgemeester en wethouders;

• •

  Het tijdig onderkennen en bespreken van nieuwe ontwikkelingen en de vertaling daarvan;

• •

  De afstemming van en de advisering over het middelenbeheer van de totale organisatie;

• •

  De afstemming van de voortgang van complexe en/of bestuurlijk gevoelige en/of strategische projecten

• •

  Het zorgen voor de doeltreffende coördinatie van activiteiten en noodzakelijke samenhang tussen de afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• •

  Het beheersen (control) van de activiteiten in de organisatie op basis van tussentijdse informatie over de voortgang, bijsturen van activiteiten, resultaten en middelen alsmede het achteraf verantwoorden van de wijze waarop maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet;

1. Het Managementteam overlegt wekelijks.

2. De gemeentesecretaris/directeur is voorzitter van het Managementteam.

3. De gemeentesecretaris/directeur regelt bij zijn afwezigheid zijn vervanging.

4. Het Managementteam stelt per kalenderjaar een jaarplan op met daarin de speerpunten, de te bereiken resultaten en de prioritering. Leidend daarvoor zijn de bestuurlijk vastgestelde visies en beleid en de programmanbegroting.

5. Het Managementteam overlegt enkele keren per jaar met het voltallige college van burgemeester en wethouders gericht op het creëren van eenheid van leiding. Onderwerpen van dit overleg zijn het bespreken van strategische beleidsontwikkelingen, de voortgang en uitvoering van strategische projecten, de ontwikkeling van het functioneren van de organisatie en de samenwerking tussen college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.

6. Het Managementteam wordt bij zijn werkzaamheden ondersteund door de strategisch bestuursadviseur die bij het overleg aanwezig is. Hij bereidt het overleg in overleg met de voorzitter voor, zorgt voor de besluitenlijst en de monitoring van besluiten en acties.

7. Afhankelijke van de te bespreken onderwerpen kunnen ook andere medewerkers bij het Managementoverleg aanwezig zijn.

1. De afdelingsmanager is eindverantwoordelijk voor het functioneren en de resultaten van de afdeling. Hiertoe maken onderstaande elementen onderdeel uit van deze functie:

• a.

  Leidinggeven aan (teams van) medewerkers en verantwoordelijkheid nemen voor de bedrijfsvoering conform de principes van integraal werken;

• b.

  Het begeleiden en implementeren van zelforganisatie binnen de afdeling;

• c.

  Verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van het personeelsmanagement en stimuleren van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers;

• d.

  Het volgen van nieuwe ontwikkelingen en inzichten op het terrein van de afdeling en de implementatie hiervan in de organisatie;

• e.

  Het zorgdragen voor afstemming met en bijstaan van wethouders en burgemeester.

2. De afdelingsmanager voert periodiek overleg met zijn medewerkers.

3. De afdelingsmanager stelt per kalenderjaar met zijn afdeling en afdelingsplan op met daarin de speerpunten, de te bereiken resultaten, de prioritering daarvan en de afhankelijkheden en verbindingen met andere afdelingen of eenheden.

4. De afdelingsplannen worden vastgesteld in het Managementteam.

1. De concernstaf staat onder leiding van de gemeentesecretaris/directeur;

2. De concernstaf bestaat uit functies die en onafhankelijke positie of functiescheiding vragen ten opzichte van andere organisatie-eenheden;

3. De concernstaf bestaat uit control en strategische advisering;

4. Control adviseert, signaleert en houdt toezicht op de disciplines financieel, juridisch, data, informatie en privacy uit het oogpunt van rechtmatigheid, doelmatigheid, effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit;

5. Control ontwikkelt en bewaakt het gemeentelijk sturingsstelsel en stelt afdelingen in staat om proces- en kwaliteitscontroles uit te voeren.

6. Strategische advisering adviseert het college, de gemeentesecretaris/directeur en het managementteam in het kader van strategische ontwikkelingen en over concernbrede en governance vraagstukken;

1. Strategische Projectregie staat onder leiding van gemeentesecretaris/directeur.

2. Het aanmerken van (strategische) projecten die vallen onder projectregie, het bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap van (strategische) projecten, de werkwijze alsmede de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van Projectregie. worden nader geregeld in een door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen een leidraad Strategische Projectregie.