Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent mobiele ICT-apparatuur (Rechtspositieregeling Mobile Devices gemeente Beekdaelen 2019)

Ondertekening

Bijlage 1 Bruikleenovereenkomst

BRUIKLEENOVEREENKOMST ICT FACILITEITEN GEMEENTE BEEKDAELEN

De ondergetekenden:

A. ……………………………………………………… van de Gemeente Beekdaelen

(Hierna te noemen Gemeente Beekdaelen)

en

B. ondergetekende, naam: …………………………………………………………..…………

(Hierna te noemen Gebruiker )

straat + huisnummer: …………………………………………………………………………………………………….……

postcode: …………………...…………. Woonplaats: …..……………………………………………………………….

telefoonnummer: ………………………………….……………….

gelet op:

de Rechtspositieregeling “Regeling Mobile Devices Beekdaelen 2019”

komen overeen:

dat gemeente Beekdaelen bereid is om aan de gebruiker de apparatuur zoals vermeld in de acceptatieverklaring (zie bijlage 1 “Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen bij deze overeenkomst ) ten behoeve van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen in bruikleen te geven,

onder de volgende bepalingen en bedingen:

Artikel 1: Gebruiksdoel en functionaliteiten

Het doel van deze overeenkomst is om de gebruiker in staat te stellen om de ICT-faciliteiten ten behoeve van zijn/haar functie te gebruiken, teneinde hiermee de bereikbaarheid en mobiliteit zo goed mogelijk af te stemmen op zijn/haar functie, zijnde:

……………………………………………………………………………………………………………………..…………………….….

……………………………………………………………………………………………………………………..…………………….….

De ICT-faciliteiten waarmee de bereikbaarheid en mobiliteit van de functionaris kan worden ondersteund, betreffen de:

• •

  Smartphone: met als basisfuncties de mobiele communicatie via bellen, SMS’-en en WhatsApp, mobiel e-mailen en mobiel agendabeheer, mobiel internetten en daarnaast het mobiel gebruik van door gemeente Beekdaelen vastgestelde bedrijfsapps, te weten:

 ………………………………………………………………………………………………………………………….………. ….………………………………….………………………………………………………………..………………………. 

• •

  Tablet: met als basisfuncties papierarm vergaderen, mobiel internetten, mobiel e-mailen, mobiel agendabeheer en daarnaast het mobiel gebruik van door gemeente Beekdaelen vastgestelde bedrijfsapps, te weten:

 …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… 

• •

  Laptop: voor functionarissen die deze als werkplek gebruiken, met als basisfuncties documenten maken, mobiel internetten, mobiel e-mailen, mobiel agendabeheer en daarnaast het mobiel gebruik van door gemeente Beekdaelen vastgestelde bedrijfsapps, te weten:

 ……………….….……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………..  

Artikel 2: Ter beschikking stelling van de apparatuur

• 1.

  Aan de gebruiker wordt de apparatuur in bruikleen verstrekt. Deze wordt verstrekt gedurende de termijn waarvoor de gebruiker zijn/haar functie uitoefent t.b.v. gemeente Beekdaelen.

• 2.

  Voor smartphone toestellen geldt: De gebruiker ontvangt na ondertekening van deze overeenkomst een voucher ter waarde van het door gemeente Beekdaelen vastgesteld bedrag ad € 350,- inclusief btw t.b.v. verplichte selectie van een smartphone naar keuze uit het portaal van de ICT-leverancier van gemeente Beekdaelen, waarin een gelimiteerd aantal toestelvarianten wordt aangeboden. Eventuele meerkosten voor een duurder toestel zijn voor eigen rekening van de gebruiker.

  Nb. In uitzondering op het vorengenoemde krijgen de medewerkers van de buitendienst en de buitengewoon opsporingsambtenaren een standaard toestel van de gemeente, dat extra beschermd is tegen vuil, water en vallen.

  De afschrijvingstermijn (looptijd van de afgesloten bruikleenovereenkomst per smartphone toestel  bedraagt drie (3) jaar.

• 3.

  Het is de gebruiker niet toegestaan om een smartphone toestel aan te schaffen bij een andere ICT-Leverancier, in combinatie met het gemeente Beekdaelen abonnement. Indien de gebruiker dit desondanks wenselijk acht, dan zijn de volledige toestelkosten voor eigen rekening en vervalt de bruikleen-faciliteit.

• 4.

  Gemeente Beekdaelen verzorgt de aanschaf van de tablets. De apparatuur wordt gebruiksklaar opgeleverd, voorzien van de noodzakelijke uitrusting (waaronder software).

• 5.

  Gemeente Beekdaelen verzorgt de aanschaf van de laptops. De apparatuur wordt gebruiksklaar opgeleverd, voorzien van de noodzakelijke uitrusting (waaronder software).

• 6.

  De gebruiker ondertekent bij ontvangst een acceptatieverklaring (zie bijlage 1 “Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten gemeente Beekdaelen) waarin hij/zij verklaart dat hij/zij de apparatuur met bijbehorende software in goede staat en zonder zichtbare beschadigingen in ontvangst heeft genomen en deze gebruikt conform de bepalingen in deze bruikleenovereenkomst. Deze apparatuur en programmatuur is eigendom van gemeente Beekdaelen.

• 7.

  De bruikleenapparatuur met bijbehorende software wordt beheerd en onderhouden door gemeente Beekdaelen. Gemeente Beekdaelen verzorgt desgewenst een korte instructie voor gebruik.

Artikel 3: Gebruik en beheer

• 1.

  De gebruiker zal de apparatuur met toebehoren gebruiken zoals een goed gebruiker betaamt. De gebruiker gebruikt de apparatuur en programmatuur voor de uitoefening van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen.

• 2.

  Gemeente Beekdaelen mag van de gebruiker van een in bruikleen gegeven smartphone verlangen dat deze voor gemeente Beekdaelen optimaal bereikbaar is, binnen én buiten kantoortijd, uiteraard voor zover dit verband houdt met en noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen.

• 3.

  Als een in bruikleen gegeven smartphone, tablet of laptop verloren is of gestolen, dient de gebruiker de gemeente hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Met Mobile Device Management wordt het toestel vervolgens onbruikbaar gemaakt voor derden en/of opgespoord. Daarnaast dient de gebruiker altijd aangifte bij de politie van verlies of diefstal te doen en een kopie van het proces verbaal aan de gemeente te overhandigen.

• 4.

  De gebruiker verklaart hierbij zich te conformeren aan de verplichtingen uit de ‘Regeling uitgifte en gebruik van Mobile Devices in Beekdaelen’. Oneigenlijk gebruik is niet toegestaan. De gebruiker houdt zich aan de reglementen/gedragsregels die gelden bij gemeente Beekdaelen. Het mag duidelijk zijn dat ongewenst gedrag dat in verband kan worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zoals criminele, intimiderende, discriminerende, seksuele, seksistische, pornografische, narcistische gedragingen of uitingen en andere gedragingen die de integriteit schenden, niet is toegestaan en dat er in voorkomende gevallen passende maatregelen en sancties worden getroffen.

• 5.

  De gebruiker houdt zich tevens aan geldende wet- en regelgeving, o.a. in het kader van de privacy en de wet bescherming persoonsgegevens/ Algemene Verordening Gegevensbescherming. Illegale uitingen of gedragingen die in verband kunnen worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zijn niet toegestaan.

• 6.

  Het is gebruiker niet toegestaan om zelf aanpassingen aan de apparatuur aan te brengen, zoals het inbouwen, modificeren of verwijderen van hardwarecomponenten. Uitzondering hierop vormt het periodiek uitvoeren van de benodigde software updates. Mocht de gebruiker desondanks besluiten om eigenhandig wijzigingen aan de apparatuur aan te brengen, dan kan gemeente Beekdaelen de gebruiker hiervoor aansprakelijk stellen. Zie hiervoor het bepaalde in artikel 6 “Aansprakelijkheid en verzekering”.

• 7.

  Uit veiligheidsoverweging dient de gebruiker op het apparaat een pincode of gebruikersnaam met wachtwoord in te stellen.

• 8.

  Uit oogpunt van bescherming persoonsgegevens en andere vertrouwelijke gegevens wordt de gebruiker ten strengste aangeraden, géén gegevens op de apparatuur zelf te bewaren en de apparatuur regelmatig hierop te controleren.

• 9.

  De gebruiker is zelf verantwoordelijk om de zakelijke contactgegevens, afspraken en e-mails in Outlook te bewaren en te onderhouden. Vanuit Outlook worden de gegevens gesynchroniseerd naar de mobiele apparatuur. Overige zakelijke gegevens, zoals foto’s en documenten dient de gebruiker eveneens in de bedrijfsomgeving van gemeente Beekdaelen op te slaan en te onderhouden en vervolgens te verwijderen van de mobiele apparatuur.

• 10.

  De gebruiker is zelf verantwoordelijk om regelmatig een back-up te maken van de overige niet-zakelijke gegevens, zoals WhatsApp gegevens, foto’s en privételefoonnummers.

• 11

  Het is gebruiker niet toegestaan, de bruikleenapparatuur in voertuigen te laten liggen of elders onbeheerd achter te laten. Verder verzoekt gemeente Beekdaelen de gebruiker nadrukkelijk om bij het verlaten van de werkplek de apparatuur veilig op te bergen, waarmee het risico op diefstal en verlies afneemt.

• 12

  Het is voor de gebruiker niet toegestaan, de in bruikleen verstrekte apparatuur en programmatuur te vervreemden, te verpanden, te verhuren, uit te lenen of aan anderen in gebruik af te staan.

• 13

  Op grond van de Auteurswet is het niet toegestaan eventueel meegeleverde programmatuur te kopiëren en/of aan derden in gebruik te geven.

• 14

  Indien na beëindiging van deze overeenkomst mocht blijken dat de gebruiker zich niet aan deze overeenkomst heeft gehouden, kan gemeente Beekdaelen jegens de gebruiker alsnog passende maatregelen en sancties treffen.

Artikel 4: Ondersteuning, onderhoud en reparatie

• 1.

  Desgewenst kan de gebruiker verzoeken om ondersteuning bij de Helpdesk van gemeente Beekdaelen. De Helpdesk van gemeente Beekdaelen is bereikbaar via e-mail: servicedesk@Beekdaelen.nl Voor spoedeisende zaken is de Helpdesk bereikbaar via telefoonnummer: 088 4502 145. B.g.g. 088 4502 204. Buiten kantoortijd: 06 22577990 .

• 2.

  In geval van een probleem, storing of een defect meldt bij de gebruiker dit terstond bij de Helpdesk van gemeente Beekdaelen.

• 3.

  De Helpdesk analyseert de storing en spreekt met de gebruiker de maatregelen af die nodig zijn om de storing of het probleem te verhelpen.

• 4.

  Bij het constateren van een (vermoedelijke) aanval (hack) of computervirus dient de gebruiker zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de Helpdesk van gemeente Beekdaelen en duidelijk aan te geven dat het (vermoedelijk) om een computervirus of hack gaat.

• 5.

  In samenspraak worden de benodigde maatregelen getroffen. Indien de informatieveiligheid (vermoedelijk) in het geding is, wordt de incidentmeldingenprocedure geactiveerd en indien er (vermoedelijk) sprake is van een data-lek wordt ook het Protocol Meldplicht Datalekken uitgevoerd.

• 6.

  In voorkomende gevallen zal herstel plaatsvinden via (her-)installatie van de apparatuur. Hierbij gaan eventuele gegevens die de gebruiker op het apparaat zelf had opgeslagen, verloren.

• 7.

  Mocht herstel in geval van een technisch defect aan de apparatuur onverhoopt langer duren, dan wordt in overleg met gemeente Beekdaelen tijdelijk vervangende apparatuur ter beschikking gesteld.

• 8.

  Kosten van ondersteuning, onderhoud en reparatie zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.

• 9.

  Er wordt geen garantie en onderhoud verleend aan andere apparatuur en programmatuur die niet door gemeente Beekdaelen in bruikleen is verstrekt en geen eigendom is van gemeente Beekdaelen.

• 10.

  Gemeente Beekdaelen dient ervoor te zorgen, dat de in bruikleen verstrekte apparatuur en programmatuur blijft voldoen aan de functionaliteiten die de gebruiker nodig heeft ter ondersteuning van zijn/haar functie.

• 11

  Ten behoeve van noodzakelijk onderhoud is gemeente Beekdaelen in voorkomende gevallen gemachtigd om de apparatuur en/of software aan te passen aan dan wel om te ruilen tegen nieuwere apparatuur (de opvolger of een vergelijkbaar apparaat) vanwege noodzakelijke opwaardering/vernieuwing van apparatuur en programmatuur. Dit wordt uiteraard tijdig kenbaar gemaakt. De Helpdesk van gemeente Beekdaelen zal hiertoe afspraken maken met de gebruiker.

Artikel 5: Vermissing of diefstal

• 1.

  In geval van een vermissing of diefstal is de gebruiker zelf verantwoordelijk om onmiddellijk aangifte te doen bij de politie.

• 2.

  Tevens meldt de gebruiker dit terstond bij zijn/haar manager en bij de Helpdesk van gemeente Beekdaelen.

• 3.

  In samenspraak worden de benodigde maatregelen getroffen. De incidentmeldingenprocedure wordt geactiveerd en zo nodig wordt ook het Protocol Meldplicht Datalekken uitgevoerd.

• 4.

  De Helpdesk neemt de benodigde maatregelen om de vermiste apparatuur op een verantwoorde wijze buiten gebruik te stellen en draagt in overleg zorg voor vervangende apparatuur.

• 5.

  Kosten van de vervangende apparatuur en programmatuur zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.

Artikel 6: Aansprakelijkheid en verzekering

• 1.

  Schade en diefstal voor de mobiele apparatuur is niet door de verzekering van gemeente Beekdaelen gedekt.

• 2.

  Indien er sprake is van schade aan of verlies van de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur door aantoonbaar verwijtbaar handelen door gebruiker, bijv. nalatigheid of onzorgvuldig gebruik (bijvoorbeeld: zichtbare beschadiging of schermbreuk als gevolg van een val op de grond of in het water), opzet, misbruik, bewuste roekeloosheid of het niet naleven van deze overeenkomst, dan zijn de herstelkosten voor rekening van gebruiker zelf. Gemeente Beekdaelen zal in een dergelijk geval de gebruiker aansprakelijk stellen.

• 3.

  Indien na beëindiging van deze overeenkomst mocht blijken dat de gebruiker zich niet aan deze overeenkomst heeft gehouden, kan gemeente Beekdaelen de gebruiker alsnog aansprakelijk stellen indien er sprake is van schade of verlies aan de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur zoals vermeld in artikel 6.2.

• 4.

  Elke verdere aansprakelijkheid van de gebruiker is uitgesloten.

• 5.

  Elke aansprakelijkheid van gemeente Beekdaelen uit hoofde van deze overeenkomst is uitgesloten, tenzij er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig handelen, misbruik, opzet, bewuste roekeloosheid, of het niet naleven van deze overeenkomst aan de zijde van gemeente Beekdaelen.

• 6.

  De gebruiker vrijwaart gemeente Beekdaelen tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit of in verband met gebruik van de ter beschikking gestelde apparatuur of programmatuur voor privédoeleinden.

Artikel 7: Duur van de overeenkomst

• 1.

  De apparatuur wordt werkend aan de gebruiker opgeleverd. De bruikleenovereenkomst vangt aan op het moment van acceptatie door de gebruiker. Deze overeenkomst geldt voor de duur van de overeengekomen bruikleenfaciliteit ten behoeve van de uitoefening van zijn/haar functie.

• 2.

  Indien de gebruiker direct na afloop van zijn/haar huidige functie aansluitend een andere functie bij gemeente Beekdaelen aanvaardt, wordt opnieuw onderzocht of de bruikleenovereenkomst al dan niet wordt verlengd en/of de in bruikleen verstrekte apparatuur met toebehoren al dan niet wordt aangepast c.q. vervangen.

• 3.

  In geval van (voortijdige) beëindiging van de functie dient de apparatuur binnen 10 werkdagen bij de Helpdesk van gemeente Beekdaelen te worden ingeleverd. Op dat moment vervalt deze overeenkomst.

• 4.

  Inruil van de bruikleenapparatuur tegen andere apparatuur van derden op eigen initiatief van de gebruiker is niet toegestaan.

• 5.

  Gemeente Beekdaelen biedt de gebruiker de mogelijkheid om de smartphone aan het eind van de uitleenperiode desgewenst te kopen tegen de dan geldende residuwaarde van de verstrekte voucher. Deze residuwaarde is het eerste jaar 100% van de gemeentelijke bijdrage, in het 2e jaar is dat 2/3 van de gemeentelijke bijdrage, in het 3e jaar is dat 1/3 van de gemeentelijke bijdrage, na het 3e jaar is dat nul euro.

• 6.

  Indien de gebruiker de apparatuur koopt, wordt hij automatisch eigenaar van de apparatuur. Op dat moment komt deze bruikleenovereenkomst te vervallen.

• 7.

  Gemeente Beekdaelen kan uitsluitend van voorgaande mogelijkheid tot koop afzien indien gemeente Beekdaelen de apparatuur noodzakelijkerwijs voor een andere bestemming dient in te zetten.

• 8.

  Indien de afschrijvingstermijn voor de bruikleen smartphone is verstreken dan wordt de gebruiker automatisch eigenaar van dit smartphone toestel zonder dat hiervoor nog een residuwaarde geldt.

• 9.

  De bij de apparatuur behorende software licenties die door gemeente Beekdaelen in bruikleen zijn verstrekt blijven eigendom van gemeente Beekdaelen en dienen in geval van koop van de apparatuur terug gegeven te worden aan gemeente Beekdaelen.

• 10.

  Gemeente Beekdaelen is bevoegd om tussentijds de bruikleenovereenkomst zonder enige opzegtermijn te beëindigen en van de gebruiker de onmiddellijke teruggave van de apparatuur en programmatuur te verlangen, indien de gebruiker de apparatuur en/of programmatuur misbruikt, of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de bepalingen van deze overeenkomst, de geldige reglementen van gemeente Beekdaelen en/of geldende wet- en regelgeving.

• 11

  In alle andere gevallen waarin een van de partijen tot opzegging van de overeenkomst wenst over te gaan, worden de voorwaarden waaronder deze beëindiging plaatsvindt in onderling overleg tussen de gebruiker en gemeente Beekdaelen vastgesteld.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te …………….…………

Bijlage:

Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen

Bijlage 2 Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen

Uitlevering ……………………………….………….

Naam:

GSM nummer: ……………………..

Simkaartnummer: ……………………..

Pincode: ……………………..

Pukcode: ……………………..

Imei code: ……………………..

Geïnstalleerde Apps:

• •

  ……………..

• •

  ……………..

• •

  ……………..

Bewaar deze informatie zorgvuldig.

Bijlage 1 : Acceptatieverklaring bij bruikleenovereenkomst ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen

De volgende apparatuur van Gebruiker is door Gemeente Beekdaelen uitgerust met de functionaliteit conform de gebruikersovereenkomst ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen:

Hardware:

PC / laptop / iPad / tablet / GSM (doorhalen wat niet van toepassing is)

Merk: ……………………………………………………………..

type / model: ………………………………………………………..

Serienummer/IMEI-nummer:

Type abonnement: …………………………………………….

Expiratiedatum abonnement:  ……………………………………

Randapparatuur/Toebehoren (indien van toepassing):

Merk:     type / model: Merk:     type / model:

Merk:   type / model:  

Software

Omschrijving van door Gemeente Beekdaelen verstrekte software:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Aanpassingen aan apparatuur/programmatuur en evt. additionele voorzieningen:

Aanvullende opmerkingen:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..

Verklaring

Hierbij verklaart de Gebruiker ……………………………… dat hij/zij de apparatuur met toebehoren:

• 1.

  in goede staat en zonder zichtbare beschadigingen in ontvangst heeft genomen;

• 2.

  gedurende de looptijd van de overeenkomst de apparatuur en bijbehorende programmatuur zal gebruiken voor werkzaamheden ten behoeve van zijn/haar functie bij Gemeente Beekdaelen

• 3.

  op verantwoorde wijze met de apparatuur en bijbehorende programmatuur zal omgaan;

• 4.

  de artikelen zoals beschreven in de “Bruikleenovereenkomst ICT faciliteiten” naleeft.

Datum: ………………………………….……………

Naam: ……………………………………………………………………

Handtekening Gebruiker: :…………………………………………………………………………………………………….……………………