Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent de raadscommissies (Verordening op de raadscommissies Beekdaelen 2020)

1. De griffie plaatst zo spoedig mogelijk na de vergadering van de Agendacommissie, maar ten minste 12 werkdagen voor een commissievergadering, de oproep en de voorlopige agenda op iBabs. Stukken als bedoeld in artikel 86, eerste en tweede lid Gemeentewet worden aangeboden op een besloten gedeelte van iBabs of worden bij de griffie ter inzage gelegd.

2. Als een aanvullende agenda wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering op iBabs geplaatst.

3. De Agendacommissie zoals genoemd en beschreven in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad stelt de voorlopige agenda voor de raadscommissies vast. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda definitief vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Indien o.b.v. artikel 32 lid 5 RvO Raad gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om nadere inlichtingen te vragen n.a.v. de beantwoording op schriftelijke vragen, dienen deze nadere vragen minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie te zijn ingediend.

5. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging (in de gemeenteraad) voorbereidt acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Dit kan zijn:

• a.

  een memorie van toelichting: aanvullende schriftelijke informatie, opgesteld door het college, n.a.v. de behandeling van een stuk in de commissie;

  een nota van wijziging: schriftelijke aanvulling/vervanging, opgesteld door het college, op eerder verstrekt voorstel door het college, n.a.v. de behandeling van een stuk in de commissie.

• b.

  Daarnaast kan geadviseerd worden dat het betreffende stuk, c.q. voorstel wordt teruggegeven aan het college. De raadscommissie adviseert in het laatste geval de Agendacommissie, in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

6. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

7. De agenda voorziet altijd in een rondvraag.

8. De vergaderingen van de raadscommissie vangen aan om 19.00 uur en eindigen uiterlijk om 22.30 uur. Ze vinden plaats in de raadszaal van het gemeentehuis.

9. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste drie fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

10. De voorzitter en of de Agendacommissie en/of het presidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente.

2. De aankondiging in het huis-aan-huisblad betreft niet de gehele agenda, maar slechts het feit dat er een vergadering is met vermelding naar de website van de gemeente.

1. Ter voorbereiding op de behandeling van een geagendeerd voorstel of onderwerp in een raadscommissie kunnen de desbetreffende commissieleden tot 11 dagen voorafgaande aan de commissievergadering technische vragen stellen.

2. De vragen worden per fractie gebundeld en per email ingediend bij de commissiegriffier.

3. De commissiegriffier leidt deze ter beantwoording door naar de secretaris.

4. De secretaris stuurt de beantwoording van de vragen van de fracties per agendapunt naar de griffie.

5. De griffie plaatst alle vragen en antwoorden op IBabs.

1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de commissieleden die aan de vergadering deelnemen de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

3. De voorzitter en de griffier hebben een vaste zitplaats. De zitplaatsen voor de fracties zijn ook vast, maar mogen door de commissieleden uit de fractie wisselend ingevuld worden. In het presidium worden deze plaatsen bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

4. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium.

5. De voorzitter draagt ook zorg voor een zitplaats voor de wethouders en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegd de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing.

Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

1. De commissiegriffier draagt zorg voor de actiepuntenlijsten van vergaderingen.

2. Een actiepuntenlijst bevat in ieder geval:

• a.

  de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun advies;

3. Vastgestelde actiepuntenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

4. Aan het begin van de vergadering wordt de actiepuntenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de fracties op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

3. In het advies worden opgenomen de standpunten (met andere woorden de adviezen aan de raad) van alle fracties.

1. Beraadslaging over advies stukken geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. In de eerste termijn geeft per fractie slechts één woordvoerder hun standpunten weer over het betreffende onderwerp, zonder dat hij door andere in de reden wordt gevallen. Het beperkt stellen van vragen maakt hier indien gewenst ook onderdeel van uit.

2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3. Commissieleden mogen in een tweede termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

5. Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

1. De raadscommissie kan op enig moment (orde voorstel) besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

3. De burgemeester en de wethouders, al dan niet met ambtelijke ondersteuning, worden geacht om indien een agendapunt betreffende hun portefeuille op de agenda staat in de vergadering aanwezig te zijn en indien gevraagd aan de beraadslagingen deel te nemen.

1. Burgers c.q. belanghebbenden kunnen in een vergadering maximaal 5 minuten het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Indien zich meerdere personen gemeld hebben die van het spreekrecht gebruik willen maken, kan de voorzitter de tijdsduur per spreker beperken in verband met de totale vergadertijd van de commissie.

2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uur voor de aanvang van de vergadering aan de (commissie)griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

5. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

6. De voorzitter van een commissie kan uit eigener beweging of op verlangen van de meerderheid van de commissie in- of externe adviseurs of andere personen uitnodigen de vergadering bij te wonen en de commissie te informeren en over het desbetreffende punt mee te discussiëren.

1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

1. De commissievoorzitter en de commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de (commissie)griffier.

2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

1. Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.