Financiele Verordening BSOB 2016

Financiële Verordening BSOB 2016

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de Gemeenschappelijke Regeling heeft;

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• d.

  d oelmatigheid: de mate waarin de Gemeenschappelijke Regeling er in slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

• e.

  d oeltreffendheid : de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• f.

  i nkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

• g.

  i ndicatoren: meetbare grootheden die informatie geven over bepaalde processen en de mate waarin de gestelde doelen worden bereikt;

• h.

  kadernota; een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming;

• i.

  k asgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de Gemeenschappelijke Regeling bij aanvang van het jaar;

• j.

  netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

• k.

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• l.

  prioriteit: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie

• m.

  p rogramma: Samenhangende verzameling van beleidsinspanningen gericht op het bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten;

• n.

  r echtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur;

• o.

  r ente risiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de Gemeenschappelijke Regeling dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

• p.

  t eam: iedere organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de Gemeenschappelijke Regeling heeft.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op basis van de door het dagelijks bestuur aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in prioriteiten vast.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per prioriteit weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per prioriteit weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt conform de regionale adoptieregeling aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,6% van de totale lasten met een minimum van € 50.000,-, opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per prioriteit.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur, in de eerstvolgende algemeen bestuursvergadering aan het algemeen bestuur gemeld, als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Bij de behandeling van de bestuursrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur zo nodig voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 25.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.

• 6.

  In beginsel gaat de gemeenschappelijke regeling niet uit van een batig saldo als resultaat in de jaarrekening.

• 7.

  Indien blijkt dat in afwijking van het zesde lid wel sprake is van een batig saldo, dan zal het samenwerkingsverband het overschot conform de vastgestelde uitgangspunten voor de toerekening van de kosten in de begroting, verdisconteren in de bijdragen zoals die worden ontvangen van de deelnemers /restitueren aan de deelnemers. De verdiscontering/restitutie vindt plaats over het betreffende jaar.

• 8.

  in afwijking van het vorige lid kan het algemeen bestuur besluiten om een eventueel batig saldo door te schuiven naar de begroting van het opeenvolgende jaar wanneer uit de begroting van dat opeenvolgende jaar blijkt dat de lasten van het samenwerkingsverband toenemen.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting van BSOB over de eerste 3 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde ramingen.

• 3.

  De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  In de bestuursrapportages worden relevante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeenschappelijke regeling bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

Het algemeen bestuur stelt de afschrijvings- en activeringsbeleidsregels vast op voordracht

van het dagelijks bestuur.

Artikel 9. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten van de gemeenschappelijke regeling, die worden geleverd, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeenschappelijke regeling verleende diensten.

Artikel 10. Kostenverdeelsleutel

• 1.

  Uitgangspunt van de kostenverdeelsleutel is het principe dat, naarmate een deelnemer meer werk genereert voor de Gemeenschappelijke Regeling, deze ook een groter deel van de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling doorbelast krijgt. De kosten worden in 2 stappen verdeeld

• 2.

  De totale exploitatiekosten c.q. de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling worden toegerekend aan de 3 hoofdprocessen: WOZ, Heffen en Invorderen. Bij het toerekenen van alle kosten aan deze 3 processen worden de volgende uitgangspunten toegepast:

  • a.

    De personele kosten van de in de drie hoofdprocessen ingezette formatie (dus de kosten van de direct aan de drie processen verbonden fte’s) en de aan elk proces gerelateerde kosten voor uitbesteding zijn aan het betreffende werk toegerekend;

  • b.

    De kosten voor gemeentelijke (WOZ-) functionaliteit worden toegerekend aan het WOZ-proces, en als gevolg hiervan op basis van het aantal objecten over de gemeentelijke deelnemers verdeeld;

  • c.

    De kapitaallasten van het belastingpakket worden toegerekend aan het proces Heffen, en als gevolg hiervan op basis van het aantal aanslagregels over de deelnemers verdeeld;

  • d.

    De materiële lasten en de opbrengsten van de dwangbevelen worden toegerekend aan het proces Invorderen, en als gevolg hiervan op basis van het aantal aanslagbiljetten over de deelnemers verdeeld;

  • e.

    De personele lasten van indirect personeel en de overige indirecte lasten zijn gelijkmatig aan de drie processen toegerekend.

• 3.

  Vervolgens wordt per proces een andere verdeelsleutel toegepast, die bestaat uit de volgende onderdelen:

  • a.

    Voor ’WOZ’: het aantal objecten;

  • b.

    Voor ‘Heffen’: het aantal aanslagregels;

  • c.

    Voor ‘Invorderen’: het aantal aanslagbiljetten.

• 4.

  Het waterschap betaalt niet mee aan de kosten van het gemeentelijke WOZ-proces.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur doet het Algemeen Bestuur op basis van de begroting jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven / kostenverdeling van de Gemeenschappelijke Regeling.

Artikel 11. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de uitoefening van de financieringsfunctie door het opstellen van een treasurystatuut. Het treasurystatuut wordt door het Algemeen bestuur vastgesteld.

• 2.

  In het treasurystatuut wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    Taken en bevoegdheden;

  • b.

    Verantwoordingsrelaties en bijbehorende informatievoorziening

  • c.

    Doelstellingen treasuryfunctie en treasuryverdeelfuncties

  • d.

    Risico-attitude

  • e.

    Richtlijnen en limieten.

• 3.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 4.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 13. Verplichte paragrafen

• 1.

  De begroting en de jaarstukken bevatten ten minste de op grond van artikel 9 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect niet aan de orde is.

• 2.

  In de aan de orde zijnde paragrafen van de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplichte onderdelen op.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de teams;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 16. Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 18. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening van 29 november 2010 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 december 2016.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening BSOB 2016.

  Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 22 september 2016.

  De voorzitter,

  De secretaris,