Gedragscode Sabewa Zeeland

1. Integriteit

Integriteit is geen optelsom van vastomlijnde gedragsregels. In die zin is integriteit moeilijk meetbaar en is het moeilijk om aan te geven wat verwacht wordt van ambtenaren. We spreken liever daarom over een integere houding. Een integere ambte­naar kan worden omschreven als iemand die zijn of haar functie onafhankelijk uitoefent en zich dus niet laat beïnvloeden of onder druk laat zetten. Ook voorkomt hij/zij dat de schijn van afhankelijkheid zou kunnen ontstaan. In deze gedragscode worden handreikingen gegeven voor het kunnen functioneren als integere ambtenaar.

• 1.

  De belangrijkste vuistregel voor deze houding is 'openheid'. Kan ik 't aan mijn baas en collega's vertellen? Andere belangrijke kenmerken zijn loyaliteit tegenover de organisatie en terughoudendheid in gedrag. 

De gedragscode is van toepassing op ambtenaren. In dit verband moet het begrip ambtenaar overigens ruim worden uitgelegd. Immers er werken niet alleen mensen met een ambtelijke aanstelling bij de Sabewa Zeeland, maar er wordt ook gebruik gemaakt van uitzendkrachten, medewerkers met een tijdelijk contract of mensen die in het kader van een werkgelegenheidsregeling werkzaam zijn. Kenmerkend voor deze personen is dat zij werken onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en het managementteam. Allen spelen met hun werk een rol in de dienstverlening van de organisatie aan de inwoners en zijn als zodanig vertegenwoordigers van de organisatie. In het kader van deze gedragscode is het daarom wenselijk om het begrip 'ambtenaar' ruimer op te vatten dan formeel is bepaald. Dus niet alleen medewerkers die zijn aangesteld op basis van de gemeentelijke rechtspositieregelingen maar ook arbeidscontractanten en mensen die in dienst van derden, onder verantwoordelijkheid en aansturing van het ambtelijk management, taken verrichten voor de organisatie vallen onder de reikwijdte van de gedragscode.

2. Belangenverstrengeling

De Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat een bestuursorgaan zijn taak vervult zonder vooringenomenheid en ertegen waakt dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden.

3. Reizen en diners

Diners en lunchafspraken kunnen bij het werk van een ambtenaar horen, bijvoorbeeld om snel afspraken te kunnen maken of om de afsluiting van een project te vieren. Het is echter van belang om uiterst zorgvuldig te zijn met het accepteren van uitnodigingen tijdens de offertefase of in de fase van het afsluiten van een contract.

Reizen moeten functioneel en in het belang van de Sabewa Zeeland zijn, bijvoorbeeld om te zien hoe een systeem of product in de praktijk functioneert. In zo’n geval is het logisch dat de organisatie voor de reis betaalt. Andere uitnodigingen dienen eerst met de leidinggevende bespro­ken te worden. Snoepreisjes zijn uit den boze.

• 1.

  Richtlijn is dat in de fase van het sluiten van contracten en het vragen van offertes geen uitnodigingen van derden worden geaccepteerd. 

Alle medewerkers hebben vooraf toestemming nodig van de leiding om in aanmerking te komen voor een reis­- en verblijfkostenvergoeding. Van belangrijke (buitenlandse) reizen moet verslag worden gedaan, bijvoorbeeld mondeling in het werkoverleg of schriftelijk aan het dagelijks bestuur. Of een reis “belangrijk” is wordt in overleg met de leidinggevende bepaald.

4. Onderhandelingen

Vooral als u met derden in gesprek bent over mogelijke opdrachten, is het uiterst belangrijk om extra terughoudend te zijn met geschenken, diners of informatie.

• 1.

  Onderhandelingen moet men niet alleen, maar met z'n tweeën voeren. Leidinggevenden moeten hieraan sturing geven.

5. Relatiegeschenken ambtenaren

Geschenken zijn in principe vrijblijvend. Het is echter mogelijk dat door geschenken een bepaalde relatie ontstaat, vooral wanneer sprake is van herhaling en deze in de uitoefening van een functie worden aangeboden. Het aannemen van geschenken is aanvaardbaar, mits de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de organisatie gehandhaafd wordt en een goede vervulling van het ambt niet in het geding komt. Gezien de risico’s die verbonden zijn aan het aannemen van een geschenk, zal met het aannemen hiervan zeer terughoudend omgegaan dienen te worden. Bij twijfel dient de leidinggevende te worden geraadpleegd. Er gelden de volgende regels:

• 1.

  Een handige vuistregel is dat geschenken die de organisatie niet zou geven in vergelijkbare omstandigheden, ook niet kunnen worden geaccepteerd. Dergelijke giften dienen te worden teruggezonden. 

• 2.

  De waarde van een geschenk mag niet hoger zijn dan 25 Euro. Geschenken boven dit bedrag komen geheel ten goede van de organisatie. 'Zeer dure' geschenken kunnen - onder dankzegging - beter worden geretourneerd, maar moeten wel worden gemeld bij de leidinggevende. De grens is al overschreden als men (ongeacht de waarde van het geschenk) er niet meer met een collega over durft te praten. 

• 3.

  Het aanvaarden van geschenken tijdens een onderhandelingsfase is niet toegestaan.

• 4.

  Ongebruikelijke gunsten en diensten, zoals leveranties tegen een meer dan normale korting, mogen niet worden aanvaard.

• 5.

  Het aanvaarden van geld is verboden en er wordt uiteraard nooit om een geschenk gevraagd. 

• 6.

  Het is niet toegestaan om geschenken op het privéadres te ontvangen, omdat dit de indruk wekt dat anderen er niet van mogen weten. 

Bewust is gekozen voor de grens van 25 euro in plaats van de landelijke richtlijn van 50 euro. Het beleid is erop gericht dat iedere vorm van belangenverstrengeling wordt voorkomen, zodat de ambtenaar in kwestie onbevooroordeeld en objectief zijn taak kan uitoefenen. Ook iedere schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden. Bij geschenken dient altijd gekeken te worden naar de intentie van de gever en/of de context waarin iets wordt aangeboden. Wanneer de gever probeert de besluitvorming te beïnvloeden of de ambtenaar zich door dit geschenk niet meer vrij voelt om een onpartijdige beslissing te nemen, dient het geschenk geweigerd te worden, ook in het geval dat de waarde minder dan 25 euro bedraagt.

Zo mag men onder geen beding een uitnodiging van een ondernemer accepteren om bijvoorbeeld deel te nemen aan een golfweekendje, voor het bijwonen van een Champions Leaguewedstrijd of voor een ander evenement. Los van het feit dat een dergelijk geschenk waarschijnlijk een hogere waarde heeft dan de gestelde bovengrens van 25 euro kunnen vraagtekens gezet worden bij de context waarin dit wordt aangeboden.

Ambtenaren melden alle geschenken, groot en klein, aan hun leidinggevende. Het onderwerp aanvaarden van geschenken wordt periodiek (minimaal 2x per jaar) in het werkoverleg besproken. Binnen een afdeling kunnen afspraken worden gemaakt over het verdelen van geschenken onder alle medewerkers om te voorkomen dat de verdeling te onevenwichtig is en het onderwerp onbespreekbaar wordt.

Geschenken bij representatief optredenHet aannemen van geschenken met een symboolfunctie (bloemen ter verwelkoming, een fles wijn als dank, een boekenbon enz.) of een ceremonieel karakter (het in ontvangst nemen van een rapport, het aanbieden van een eerste boek) is aanvaardbaar wanneer dit in verhouding staat tot het gepresenteerde (het houden van een lezing, het verrichten van een opening e.d.) waarvoor het geschenk wordt aangeboden. Afhankelijk van de aard van het geschenk moet de ontvanger zelf beoordelen of het geschenk mee naar huis kan worden genomen of dat het beter is het (ten gunste van de organisatie) af te geven op het kantoor/afdeling.

Verrichten van incidentele werkzaamheden voor derden in werktijd

Voorbeelden hiervan zijn het houden van een presentatie of lezing e.d. Verzoeken aan een ambtenaar om incidenteel in werktijd diensten voor derden te verrichten worden vooraf ter goedkeuring aan de leidinggevende voorgelegd. Vergoedingen in geldbedragen komen ten goede van de Sabewa Zeeland voor zoveel die meer dan 25 euro bedragen.

6. Nevenfuncties

Een ambtenaar moet alle nevenwerkzaamheden melden welke zouden kunnen leiden tot belangenverstrengeling met zijn functie of zouden kunnen botsen met het dienstbelang. Gemelde nevenfuncties worden geregistreerd. Het begrip nevenwerkzaamheden betreft alle activiteiten die een ambtenaar naast zijn werk kan verrichten, zowel betaald als onbetaald.

Wie is verantwoordelijk? De ambtenaar beoordeelt in eerste instantie zelf of hij de nevenwerkzaamheden moet melden. Bij twijfel neemt de ambtenaar het zekere voor het onzekere en meldt de nevenfunctie. De ambtenaar en zijn leidinggevende dienen in de gaten te houden hoe de nevenwerkzaamheden zich verhouden tot zijn functie. Door veranderingen in de sfeer van de nevenfunctie of in de functie(inhoud) kan een nevenfunctie niet langer aanvaardbaar blijken te zijn.

Wat mag niet? Welke nevenwerkzaamheden ontoelaatbaar zijn, is afhankelijk van de omstandigheden. Daarbij kan worden gedacht aan zaken zoals:

• 1.

  belangenverstrengeling;

• 2.

  schade aan het aanzien van het ambt;

• 3.

  onvoldoende beschikbaarheid voor de ambtelijke functie.

Als een goede functievervulling niet verzekerd is, zijn dergelijke nevenfuncties en nevenwerkzaamheden verboden.

 

• 1.

  Richtlijn is, dat het geen nevenfunctie mag zijn die in het verlengde ligt van het eigen beleids- of werkterrein. 

• 2.

  Medewerkers met een eigen bedrijf komen niet in aanmerking voor opdrachten van de organisatie.

 

Hoe worden nevenwerkzaamheden gemeld?

De ambtenaar meldt zijn nevenwerkzaamheden schriftelijk aan het dagelijks bestuur viazijn afdelingshoofd. Van een gedane melding ontvangt de ambtenaar een schriftelijke reactie van het dagelijks bestuur. De gemelde nevenfuncties zullen centraal door het team P&O van gemeente Terneuzen worden geregistreerd. Wijziging in of beëindiging van de nevenwerkzaamheden kunnen op dezelfde manier worden doorgegeven als een melding. 

 

7. Gebruik eigendommen van de organisatie/ declaraties

Het is niet toegestaan om eigendommen van de organisatie, of dat nu een hamer, een pen, een pc of een mobiele telefoon is, zonder toestemming van de leidinggevende voor privédoeleinden te gebruiken. Voor het gebruik van dienstvoertuigen geldt de regelgeving van het waterschap hieromtrent. Daarnaast is het de bedoeling dat elke afdeling beziet of over het gebruik van bijvoorbeeld materialen de algemene regels bruikbaar zijn of dat er regels moeten komen die specifiek van toepassing zijn op de eigen werksituatie.

 

Declaraties

Men declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

8. Vertrouwelijke informatie

De basisregel is simpel:

• 1.

  als u weet dat iets vertrouwelijk moet blijven, moet u het ook geheim houden.

Elke ambtenaar is volgens artikel 125a van de Ambtenarenwet en artikel 2.5 van de Algemene wet bestuursrecht verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover het om vertrouwelijke of geheime informatie gaat. Nu is het in de praktijk niet altijd gemakkelijk om te bepalen wat vertrouwelijk of geheim is, want zoiets staat niet op elk stuk. Voorbeelden zijn persoonsgegevens en financiële gegevens van burgers en relaties van de organisatie, beleidsplannen die nog niet rijp zijn voor besluitvorming en informatie over interne problemen bij een intern organisatieonderdeel. Als toetsingskader geldt ook hier het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur met name de artikelen 10 en 11. In twijfelgevallen moet de zaak worden voorgelegd aan de leidinggevende.

Het zorgvuldig omgaan met informatie vereist ook dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden met vertrouwelijke gegevens beveiligd zijn. Vragen van de pers moeten altijd worden doorgeleid naar de voorzitter van het dagelijks bestuur van Sabewa Zeeland (en tevens aan de directeur/teamleiders).

De geheimhoudingsplicht houdt overigens niet op nadat het dienstverband met de organisatie is beëindigd. Ook nadien kan schade ontstaan als op een onzorgvuldige manier wordt omgegaan met geheime of vertrouwelijke informatie die gedurende de diensttijd is verkregen. Indien schade ontstaat kan de betrokken ex-ambtenaar worden aangesproken wegens onrechtmatige daad.

9. Melding financiële belangen

Door een wijziging van de Ambtenarenwet is het integriteitbeleid aangescherpt op het terrein van het melden van financiële belangen door medewerkers. Dit heeft een nadere uitwerking gekregen in artikel 15:1f van de CAR/UWO. Het is voor een medewerker verboden om financiële belangen te hebben die een goede vervulling van de functie of het goede functioneren van de openbare dienst kunnen frustreren. Van het hebben van financiële belangen kan bijvoorbeeld sprake zijn als een ambtenaar aandelen bezit, als hij eigenaar is van een bedrijf of als de ambtenaar op enigerlei wijze geld heeft geïnvesteerd in een bedrijf.

Op grond van de CAR/UWO kan het dagelijks bestuur functionarissen aanwijzen die verplicht zijn om hun financiële belangen te melden. Dit speelt met name bij functies waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van het oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is.

De VNG geeft aan dat zich bij gemeenten (of gemeenschappelijke regelingen) niet of nauwelijks bijzondere risico’s zullen voordoen met betrekking tot oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Voor wat betreft het risico van financiële belangenverstrengeling geeft de VNG aan dat het kan gaan om medewerkers die functioneel of feitelijk betrokken zijn bij grondzaken, subsidieverstrekking, sponsoring, verstrekken van leningen, garanties, inkoop en aanbesteding bijvoorbeeld het gunnen van onderzoeks- en adviesopdrachten. Het betreft derhalve een zeer diverse en in potentie grote groep van ambtenaren, waarbij er sprake kan zijn van financiële belangenverstrengeling. Het gaat evenwel te ver om al deze ambtenaren op voorhand aan te wijzen als functionaris waarvoor de verplichting geldt om eventuele financiële belangen te melden. Daarbij komt dat het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de ambtenaar zelf is om te voorkomen dat hij in (de schijn van) een situatie terecht komt dat hij in zijn functievervulling wordt beïnvloed door persoonlijke financiële belangen. Dit vloeit voort uit de algemene norm van goed ambtenaarschap en is uitdrukkelijk geregeld in artikel 15:1f, vierde lid, van de CAR/UWO. Het college heeft er dan ook voor gekozen geen specifieke groep van medewerkers aan te wijzen die verplicht hun financiële belangen moeten melden. Wel wordt de mogelijkheid geboden aan medewerkers om op vrijwillige basis relevante financiële belangen te melden. Hiervoor is een standaard meldingsformulier vastgesteld (bijlage 2 van de "Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen voor ambtenaren van de gemeente Terneuzen"; deze zal op de gezamenlijke schijf van Sabewa Zeeland worden geplaatst.

Indien een medewerker financiële belangen meldt zal hiermee vertrouwelijk worden omgegaan. Voor de behandeling van ingediende meldingen is één contactpersoon aangewezen namelijk het afdelingshoofd van de afdeling P&O van gemeente Terneuzen. Deze functionaris ontvangt de melding, adviseert hierover aan het bestuur en legt de melding inclusief de eventueel beperkende voorwaarden vast in één centrale registratie. Bij de aanwijzing van de contactpersoon heeft het bestuur er rekening mee gehouden dat deze kan beoordelen wat de gevolgen van bepaalde belangen kunnen zijn in relatie tot de werkzaamheden die een functionaris vervult. Om toe te zien of er in de praktijk geen belangenverstrengeling optreedt, zal de centrale contactpersoon de desbetreffende leidinggevende informeren en zal met het oog op het actueel houden van de gemelde gegevens hierover gesproken worden in het functioneringsgesprek. Uiteraard zullen de functionarissen die inzicht krijgen in de gemelde belangen hiermee uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk moeten omgaan.

Voor financiële belangen geldt geen plicht tot openbaarmaking.

 

De regels rondom het melden van financiële belangen zijn nader uitgewerkt in de "Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen voor ambtenaren van de

gemeente Terneuzen". Deze zal op de gezamenlijke schijf van Sabewa Zeeland worden geplaatst.

10. Inhuren voormalig personeel / draaideurconstructie

Bij het inhuren van voormalig personeel gaat het om de zgn. “draaideurconstructie”, waarbij een voormalige ambtenaar na zijn ontslag vervolgens door Sabewa Zeeland wordt ingehuurd om werkzaamheden te verrichten. Deze situatie kan de sfeer van “vriendjespolitiek” oproepen: het komt voor dat de voormalige medewerker wordt ingehuurd vanwege zijn contacten bij Sabewa Zeeland zonder dat bijvoorbeeld een juiste aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden. Hiermee worden oneerlijke concurrentieverhoudingen bewerkstelligd en kan bovendien een schijn van belangenverstrengeling ontstaan.

Hieraan kan tegemoet worden gekomen door af te spreken dat een voormalig ambtenaar gedurende een tijdsbestek van twee jaar na zijn ontslag op geen enkele wijze bij Sabewa Zeeland wordt ingehuurd. Deze norm richt zich niet zozeer tot de (voormalig) ambtenaar, maar tot Sabewa Zeeland. Daar moet het besef groeien dat draaideurconstructies in strijd zijn met een integer overheidsoptreden en niet goed zijn voor het imago van de overheid. Slechts in het kader van afspraken omtrent het beëindigen van het dienstverband kan van het bovenstaande voor een bepaalde periode worden afgeweken.

11. Voorbeeldfunctie leiding

Om hun werk goed te kunnen doen moeten leidinggevenden een omvangrijk netwerk van relaties onderhouden. Het uitwisselen van geschenken of het bijwonen van recepties, diners en andere bijeenkomsten horen daar gewoon bij. Maar er wordt ook meer op het functioneren van deze mensen gelet; ze moeten zich in het openbaar, bijvoorbeeld in de pers, kunnen verantwoorden voor de 'genoten' voordelen.

• 1.

  Een alerte en integere houding van leidinggevenden is van groot belang.

Van leidinggevenden verwachten we dat ze niet alleen het goede voorbeeld geven, maar ook hun medewerkers begeleiden en werkbare afspraken maken voor de eigen afdeling.

12. Ambtseed/-belofte

De CAR/UWO regelt in artikel 15:1:a dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen die bij wet, bij instructie of bij besluit van het dagelijks bestuur is voorgeschreven. Ambtenaren maken deel uit van het openbaar bestuur en dienen dus het algemeen belang, waardoor zij een bijzondere positie innemen. Dat komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat ambtenaren geen arbeidsovereenkomst (tweezijdig) aangaan, maar (eenzijdig) worden aangesteld door het dagelijks bestuur van Sabewa Zeeland. Dit maakt dat aan de integriteit van ambtenaren hoge eisen mogen worden gesteld. Om ambtenaren hiervan bewust te maken, wordt de ambtseed of ambtsbelofte afgelegd (zie bijlage 1).

  

13. Klokkenluiden of te wel melding vermoeden misstand

Voor de integriteit van het overheidsapparaat is het belangrijk dat ambtenaren eventuele misstanden intern aan de orde stellen. Gestreefd wordt naar een organisatiecultuur waarin op open wijze over normen en waarden in de specifieke werksituatie wordt gesproken. Zo wordt de organisatie de mogelijkheid geboden een vermoeden serieus te onderzoeken en adequate maatregelen te treffen. Vanaf het moment dat de ambtenaar zijn vermoeden aan het management kenbaar heeft gemaakt, is de organisatie verantwoordelijk voor de gesignaleerde problematiek. Het signaal dat duidt op een misstand –ernstig of minder ernstig – dient opgepakt en onderzocht te worden. Van een dergelijk open bedrijfsklimaat zal niet altijd sprake zijn. De ambtenaar zal dan des te meer behoefte hebben aan een formele procedure met bijbehorende bescherming. Ook het bevoegd gezag zal juist bij gevoelige kwesties behoefte hebben aan een regeling die duidelijk maakt hoe gehandeld moet worden.

 

Korte inhoud van de “regeling melding vermoeden misstand”;

De VNG heeft samen met de vakorganisaties de bestaande gemeentelijke regeling voor klokkenluiders vernieuwd. De nieuwe regeling biedt op een aantal punten meer ondersteuning voor melders van misstanden, namelijk: een misstand kan tot een jaar na beëindiging van het dienstverband worden gemeld en de vertrouwelijkheid van de melder is beter gewaarborgd. Ook kunnen uitzendkrachten en gedetacheerden een misstand melden. Om een betere afstemming van de benaming van de regeling met de inhoud hiervan te bewerkstelligen is er voorts voor gekozen om de (tot nu toe gehanteerde) benaming Klokkenluiderregeling te vervangen door “regeling melding vermoeden misstanden”.

 

Van de ambtenaar wordt gevraagd dat hij een vermoeden van een misstand eerst intern aan de orde stelt. Hij kan dit eventueel door een vertrouwenspersoon laten doen als hij niet wil dat zijn identiteit bekend wordt. De teamleider P&O is aangewezen als vertrouwenspersoon. Het dagelijks bestuur is gehouden binnen een korte termijn een standpunt in te nemen naar aanleiding van de melding. Is de ambtenaar niet tevreden over de behandeling door het dagelijks bestuur, dan kan hij zich wenden tot een extern meldpunt. Dit onderzoekt de melding en adviseert hierover aan het dagelijks bestuur. In uitzonderlijke gevallen kan de ambtenaar zich rechtstreeks tot het externe meldpunt wenden. Via de VNG is Terneuzen voor het externe meldpunt aangesloten bij de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid. Een ambtenaar die bij het melden van een misstand de “regeling melding vermoeden misstanden” volgt, handelt “zoals een goed ambtenaar betaamt” en geniet rechtspositionele bescherming. Overigens kan vanaf 1 januari 2011 een medewerker een beroep doen op de rechtsbijstandverzekering die voor het personeel is afgesloten als de medewerker een misstand meldt en hieruit kosten voor rechtsbijstand uit voortvloeien.

14. Algemene wetten en regels

In de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (met verwijzingen naar de Gemeentewet en Provinciewet), het Wetboek van Strafrecht, de Ambtenarenwet en de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingovereenkomst (= CAR-UWO) staat omschreven wat een ambtenaar wel en niet mag en wat van een werkgever verwacht wordt met betrekking tot het nemen van integriteitbevorderende maatregelen. In bijlage 2 is een beknopt overzicht opgenomen van de op dit moment geldende wetgeving op het terrein van integriteit.

 

15. Tot slot

De goede naam van Sabewa Zeeland hangt af van het gedrag van alle bestuurders en medewerkers samen. Naast deze gedragscode kijken we daarom ook naar andere maatregelen die de integriteit van onze medewerkers en organisatie kunnen bevorderen. Wie over dit onderwerp vragen heeft kan terecht bij de eigen leidinggevende.