Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van Sabewa Zeeland

1 Inleiding

Op grond van uw besluit van 7 december 2012 is het onderzoek naar de jaarrekening 2013 opgedragen aan Deloitte Accountants B.V. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol op hoofdlijnen plaatsvindt.

Dit protocol is van toepassing op de controle van de jaarrekeningen vanaf 2013. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het algemeen bestuur van Sabewa Zeeland. Het is niet van toepassing op de controle van de verantwoording belastingen en heffingen van de deelnemers. Hiervoor is een apart verantwoordings en controleprotocol van toepassing met afwijkende goedkeuringstoleranties. Wel is bij eerder genoemd besluit de controle van de belastingadministraties opgedragen aan het zelfde accountantskantoor.

 

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole in het kader van het rechtmatigheidstraject, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Het algemeen bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

 

1.2 Wettelijk kader

Artikel 213 Gemeentewet, respectievelijk artikel 109 van de Waterschapswet schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet, resp. artikel 103 van de Waterschapswet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Dit is opgenomen in artikel 34 van de gemeenschappelijke regeling en verder uitgewerkt in de Controleverordening Sabewa Zeeland.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat Sabewa Zeeland inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader).

Met dit Controleprotocol wordt invulling gegeven aan artikel 3 van de Controleverordening. Voor de tolerantiegrenzen (goedkeuring en rapportage) hebben wij ons geconformeerd aan de wettelijke minimumkaders.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

De accountantscontrole is gericht op het geven van een oordeel over:

 

• 1.

  De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten, lasten en de grote en samenstelling van het vermogen;

• 2.

  Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het algemeen bestuur van Sabewa Zeeland);

• 3.

  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• 4.

  Het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten).

• 5.

  De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

  

Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het algemeen bestuur van Sabewa Zeeland”.

3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring.

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen, voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

In het onderstaande schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie(s) opgenomen. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

 

• 	Strekking controleverklaring:
  Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
  Fouten in de jaarrekening (% bruto lasten)	< =1%	>1% < 3%	-	>=3%
  Onzekerheden in de controle (% bruto lasten)	< =3%	>3% <10%	>=10%	-

 

Op basis van de begroting 2013 betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 43.000,-- (1% van de totale lasten[1]) en een totaal van onzekerheden van circa € 129.000,-- (3% van de totale lasten) de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantasten.

Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 20.000,- rapporteert.

 4 Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

De accountant beoordeelt de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen aan de hand van 9 rechtmatigheidscriteria:

 

• Rechtmatigheidscriteria	1	2
  1. 1.Begrotingscriterium		x
  2.Calculatiecriterium	x
  3.Valuteringscriterium	x
  4.M&O-criterium		x
  1. 5.Volledigheidscriterium	x
  6.Adresseringscriterium	x
  7.Aanvaardbaarheidscriterium	x
  8.Voorwaardencriterium		x
  9.Leveringscriterium	x

 

1 = Afgedekt door de controle, leidend tot het getrouwheidsoordeel.

2 = Niet afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel, maar door de rechtmatigheidscontrole.

 

Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole richt zich vooral op de financiële rechtmatigheid, en is hierdoor beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Voorts geldt dat de accountant de rechtmatigheid van handelingen en beslissingen van niet-financiële aard niet actief inhoudelijk hoeft te toetsen. Het kan echter wel zo zijn dat onrechtmatige handelingen en beslissingen van niet-financiële aard op termijn kunnen leiden tot financiële gevolgen. De accountant kan in dit kader volstaan met het beoordelen van het interne systeem van risico-afwegingen en (juridische) kwaliteitsborging, alsmede met het beoordelen van de uitkomsten van dit systeem.

5 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

- Externe wet- en regelgeving en interne regelgeving (voor zover het door het algemeen bestuur vastgestelde regels betreft), zoals opgenomen in het ’Normenkader’ (zie bijlage 1 bij dit Protocol);

- De naleving van de volgende kaders:

• 1.

  De begroting;

• 2.

  De Financiële verordening Sabewa Zeeland;

• 3.

  De Controleverordening Sabewa Zeeland;

   

Voorwaarden criterium

Bij de toetsing aan het voorwaardencriterium (recht, hoogte, duur) controleert de accountant of de financiële beheershandelingen rechtmatig, dus in overeenstemming met wet- en regelgeving, zijn verricht. Om dit mogelijk te maken is een overzicht van de geldende wet- en regelgeving met bepalingen over financiële beheershandelingen opgesteld, het Normenkader (bijlage 1). Dit Normenkader wordt indien noodzakelijk (jaarlijks) geactualiseerd.

In het normenkader zijn onder de interne regelgeving de verordeningen en kaderstellende besluiten van het algemeen bestuur opgenomen. Interne regels van directie of het dagelijks bestuur naar de ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar in principe buiten. Indien dergelijke besluiten van het dagelijks bestuur verplicht zijn op grond van een verordening van het algemeen bestuur gaat de accountant alleen na of het besluit ook daadwerkelijk door het dagelijks bestuur is vastgesteld en of dit aan de gestelde voorwaarden voldoet. Verder worden ten aanzien van de interne regelgeving uitsluitend die bepalingen getoetst die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft.

Bepalingen in wet- en regelgeving die niet worden nageleefd (voorwaardencriterium) maar die zeer waarschijnlijk geen financiële consequenties hebben die in de jaarrekening tot uitdrukking komen, leiden alleen tot een opmerking in het verslag van bevindingen. Vloeien daaruit wel

financiële consequenties voort die in de jaarrekening tot uitdrukking komen, dan worden deze wel meegewogen in het accountantsoordeel en worden vermeld in het rapport van bevindingen. Deze fouten worden gekwantificeerd door de uit regelgeving in het normenkader blijkende mogelijke consequenties voor de betreffende jaarrekeningpost in geld uit te drukken.

 

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand dienen te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. De begroting wordt door het algemeen bestuur geautoriseerd op programmaniveau. Dit betekent dat de toetsing aan het begrotingscriterium ook op dit niveau plaatsvindt. Deze toetsing omvat het volgende:

• 1.

  zijn de baten en lasten geboekt op het juiste programma;

• 2.

  zijn de baten en lasten geboekt op het juiste begrotingsjaar (valuteringscriterium);

• 3.

  zijn de in het programma opgenomen bedragen toereikend.

In de jaarrekening wordt per programma een overzicht van de begrotingsover- en onderschrijdingen opgenomen. Dit overzicht bevat een toelichting op overschrijdingen / onderschrijdingen op programmaniveau en de kwalificatie van de overschrijding op basis van de door de commissie BBV in de kadernota Rechtmatigheid opgenomen soorten begrotingsoverschrijdingen en hun consequenties (zie bijlage 2).

Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang hoeverre de begrotingsoverschrijding of –onderschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid en/of gecompenseerd wordt door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het algemeen bestuur. Voor de bepaling hiervan zijn in bijlage 2 de richtlijnen voor de begrotingsonrechtmatigheid opgenomen. In deze richtlijnen bepaald het algemeen bestuur welke overschrijdingen passen binnen het bestaand beleid. De begrotingsoverschrijdingen of –onderschrijdingen dienen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen.

  

M&O criterium

Bij het M&O criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik) gaat het er dus om dat door foute informatie van derden verkeerde beslissingen worden genomen.

Voor het M&O-criterium worden de volgende definities gehanteerd:

• 1.

  Misbruik:

  het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

• 2.

  Oneigenlijk gebruik;

  het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

 

In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen en dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan de actuele omstandigheden en te handhaven is. Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om M&O te voorkomen.

Voor Sabewa Zeeland en de werkzaamheden die ze voor de deelnemers verricht (niet behorend tot de jaarrekening) komen de volgende risicogebieden in beeld:

- integriteit;

- personeelskosten;

- inkopen en aanbesteden;

- belastinginkomsten.

De risico’s op het gebied van subsidies, schadeclaims, vergunningverlening en handhaving komen niet of nauwelijks voor.

Ten aanzien van de rechtmatige heffing en inning van belastinggelden wordt aan apart verantwoordings- en controleprotocol opgesteld, tevens zal hiervoor een intern controleplan opgesteld worden.

5.1 Rapportering door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur rapporteert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages 2x per jaar ( in de maanden mei en september) over de realisatie van de begroting van Sabewa Zeeland. Daarnaast worden voorziene overschrijdingen in de eerste volgende vergadering van het algemeen bestuur gemeld (art. 5 resp. art. 4 Financiële verordening Sabewa Zeeland).

6 Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

 

Verslag van bevindingen.

Over de jaarrekeningcontrole wordt een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur.

Hieraan voorafgaand wordt het dagelijks bestuur in de gelegenheid gesteld om:

• 1.

  vooraf herstelmaatregelen te treffen;

• 2.

  te reageren op door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden en onvolkomenheden;

• 3.

  te reageren op de controleverklaring en het verslag van bevindingen.

 

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd:

• 1.

  over de opzet en uitvoering van het financiële beheer;

• 2.

  of de beheerorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt.

 

Uitgangspunten voor de rapportagevorm.

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, enz.)

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit protocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door Sabewa Zeeland gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

 

Controleverklaring.

In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Het algemeen bestuur van het Openbaar Lichaam Belastingsamenwerking SaBeWa Zeeland

Aldus vastgesteld op 6 februari 2014