Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR376803
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR376803/1
Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2015 Groesbeek
Geldend van 08-09-2015 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015
Intitulé
Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2015Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Groesbeek, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
Afdeling 10.1.1 (Mandaat) van de Algemene wet bestuursrecht,
besluit vast te stellen het navolgende:
HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1.
Dit besluit verstaat onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
- c.
documenten: de In de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
- d.
beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- e.
het College: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Groesbeek;
- f.
ODRN: Openbaar lichaam gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen
HOOFDSTUK II. HET MANDAAT
Artikel 2.
-
1. Het College mandateert aan het Dagelijks Bestuur van de ODRN de verantwoordelijkheid om, overeenkomstig de bepalingen inzake het beheer van bij de ODRN van toepassing zijnde geldende regelgeving en de in dit mandaatbesluit genoemde instructies, het beheer vorm te geven van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het College aan de ODRN opgedragen taken.
-
2. Ingevolgde de Gemeenschappelijke regeling zijn de voorschriften van de gemeente Nijmegen van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de ODRN, alsmede op het toezicht van het beheer.
Artikel 3.
Het Dagelijks Bestuur van de ODRN kan inzake de uitoefening van de in artikel 2 aan haar gemandateerde bevoegdheid, ondermandaat verlenen aan de gastheer van de ODRN, zijnde de gemeente Nijmegen.
HOOFDSTUK III. NADERE INSTRUCTIES
Artikel 4.
In geval van uittreding van de gemeente Groesbeek uit de ODRN en in geval van opheffing van de ODRN door de deelnemende partijen, zal het Dagelijks Bestuur van de ODRN alle, nog niet naar een archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden van het college, in goede, geordende en toegankelijke staat overdragen aan het College van de gemeente Groesbeek.
Artikel 5.
In aanvulling op de bepaling in artikel 4 geeft Het College na overdracht van archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt zijn in een werkproces waarbij meerdere, in de ODRN participerende, partijen betrokken zijn, de ODRN toegang tot (een kopie van) deze archiefbescheiden.
Artikel 6.
De ODRN werkt, in alle processen die voortkomen uit de aan de ODRN door deelnemende partijen opgedragen taken, digitaal en zaakgericht. De archivering van de bij deze processen ontvangen en gevormde archiefbescheiden vindt daarom zaakgericht en digitaal plaats.
Artikel 7.
De ODRN werkt bij archivering conform de verplichtingen die gesteld worden in de wet en overige regelgeving waaronder het stelsel van basisregistraties.
Artikel 8.
In de uitvoering van de aan de ODRN door het College opgedragen taken, kan de ODRN brondocumenten in het kader van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) ontvangen of opmaken. Deze brondocumenten worden gearchiveerd conform de eisen die daaraan door de wet en BAG worden gesteld.
Artikel 9
Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle documenten die door de ODRN zijn gegenereerd per 1 januari 2015.
Artikel 10
Het mandaatbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2015.
Ondertekening
Aldus vastgesteld op 14 juli 2015,
De secretaris
De burgemeester
J.W. Looijen
H.C.G.W. Keereweer
Memorie van toelichting
Met dit Mandaatbesluit archiefbeheer wordt beoogd juridische duidelijkheid te geven over de verantwoordelijkheid voor - en het beheer van de archiefbescheiden, die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het College aan de ODRN gemandateerde taken. Archief wettelijk is, wanneer er hierover geen aanvullende afspraken gemaakt worden, het College zorgdrager voor de archiefbescheiden die door de ODRN ontvangen of opgemaakt worden, op grond van de, door het College, aan de ODRN gemandateerde taken. Dit betekent concreet dat het College ervoor zorg zou moeten dragen dat de zorg voor - en het beheer van deze archiefbescheiden plaatsheeft conform de bepalingen van de eigen Archiefverordening en het eigen Besluit Informatiebeheer en dat de ODRN maatregelen zou moeten treffen om aan al deze besluiten en verordeningen te voldoen. Dit Mandaatbesluit is opgesteld om hierover, voor alle partijen geldende, juridisch verantwoorde afspraken te maken.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 2.
Met dit artikel wordt het beheer van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van, door het College gemandateerde taken, door het College gemandateerd aan het Dagelijks Bestuur van de ODRN, conform de bij de ODRN van toepassing zijnde regelgeving en de in dit mandaatbesluit opgenomen instructies. In de tekst van de GR ODRN staat vermeld dat de regelgeving van de gemeente Nijmegen van toepassing is op de ODRN
Artikel 4.
Dit artikel regelt dat het College bij uittreding uit - of opheffing van de ODRN de beschikking krijgt over alle, nog niet naar een archiefbewaarplaats overgedragen, documenten.
Artikel 5.
Hiermee wordt voorkomen dat de ODRN haar werk niet meer goed kan doen omdat
archiefbescheiden die bij een werkproces behoren, niet meer compleet zijn. Dit kan door het verstrekken van digitale kopieën of door het openstellen van het informatiesysteem van het College voor de ODRN.
Artikel 7.
Met dit artikel wordt geregeld dat het archiefbeheer voldoet aan de eisen die daaraan worden
gesteld vanuit de Archiefwet en overige regelgeving waaronder het Stelsel van Basisregistraties.
Artikel 8.
De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) kennen een aantal brondocumenten, die de basis vormen voor de registraties in de BAG. Zo kan een omgevingsvergunning brondocument zijn voor registraties m.b.t. een gebouw In de BAG. In de BAG dient d.m.v. een uniek nummer geregistreerd te worden welk brondocument ten grondslag ligt aan de registratie. Dit brondocument moet met hetzelfde unieke nummer terug vindbaar zijn in het informatiesysteem waarin dit document is opgeslagen. Met dit artikel wordt geregeld dat de brondocumenten conform de BAG- en Archiefwet eisen worden gearchiveerd.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl