Privacy Reglement gemeente Berg en Dal 2016

Artikel 2 - Reikwijdte

• 1. 1.Dit reglement is van toepassing op alle fysieke en geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de gemeente Berg en Dal alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen.

• 2. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

• 3. Dit reglement is niet van toepassing als de gegevensverwerking onder één van de aangewezen,uitgezonderde, verwerkingen valt:

  • -

    Ten behoeve van de uitvoering van de politietaak.

  • -

    Door gemeenten in de gemeentelijke registratie personen.

  • -

    Ten behoeve van de uitvoering van de Wet op de justitiële documentatie en de verklaringen omtrent het gedrag.

  • -

    Ten behoeve van de uitvoering van de Kieswet.

  • -

    Door het college van B&W nader te beoordelen verwerkingen.

Artikel 3 - Beheer van de persoonsgegevens

• 1. Het hoofd van de betreffende afdeling is beheerder van de gemeentelijke persoonsverwerkingen op diens afdeling.

• 2. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is aangegeven wie de verantwoordelijke is, wie de beheerder en – indien van toepassing – wie de bewerker.

Artikel 7 - Soorten van opgenomen persoonsgegevens en de wijze van verkrijging

• 1. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is aangegeven welke soorten van persoonsgegevens ten hoogste worden verwerkt en op welke wijze deze gegevens worden verkregen.

• 2. In de verwerking zijn uitsluitend gegevens opgenomen welke ontvangen zijn van:

  • a.

    personeel;

  • b.

    derden;

  • c.

    bewerkers;

  • d.

    betrokkenen.

• 3. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf.

• 4. Persoonsgegevens worden in principe niet verzameld bij derden zonder de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

• 5. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

• 6. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de genoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

• 7. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.

Artikel 8 - Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

• 1. Persoonsgegevens die niet langer voor het bereiken van het doel noodzakelijk zijn worden zo spoedig mogelijk verwijderd.

• 2. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige verwerking dat het niet meer mogelijk is de betrokkene te identificeren.

Artikel 11 - Verstrekking van persoonsgegevens

• 1. Gelet op het doel en de grondslag van de verwerking is per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen, aangegeven aan welke personen binnen en buiten de organisatie welke persoonsgegevens kunnen worden verstrekt.

• 2. Gegevens uit de gegevensverwerking/bestanden kunnen worden verstrekt aan:

  • a.

    Binnen of buiten de organisatie van de verantwoordelijke werkzame personen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de betrokkene, voor zover dit voor hun taakuitoefening noodzakelijk is.

  • b.

    Instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen, mits de uitkomsten waarvoor deze gegevens worden gebruikt, niet meer tot individuele natuurlijke personen herleidbaar zijn.

  • c.

    Derden, indien een wettelijk voorschrift ertoe verplicht de gegevens te verstrekken of indien de betrokkene schriftelijk toestemming heeft verleend tot gegevensverstrekking.

• 3. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

• 4. De verantwoordelijke informeert derden, die op vastgestelde wijze bepaalde persoonsgegevens verwerken, over de daaraan gestelde voorwaarden en beperkingen.

• 5. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor schade als gevolg van door hem zelf onrechtmatige verstrekking van persoonsgegevens. Indien een bewerker persoonsgegevens onrechtmatig verstrekt, is deze zelfstandig aansprakelijk voor de ontstane schade.

Artikel 12 - Verdere verwerking van persoonsgegevens

• 1. De te verwerken persoonsgegevens worden slechts verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste rekening gehouden met de verwantschap van doelen, de aard van de gegevens, de gevolgen van de verdere verwerking voor de betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de gestelde waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

• 2. Persoonsgegevens mogen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of indien dat geschiedt met de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

Artikel 13 - Geheimhouding

• 1. De verantwoordelijke is ermee bekend dat de door derden verstrekte gegevens over inwoners persoonsgegevens zijn in de zin van de wet en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet is bepaald.

• 2. De verantwoordelijke behandelt alle informatie over individuele inwoners die hij ten behoeve van de uitvoering van met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten verkrijgt vertrouwelijk en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

• 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de in het vorige lid bedoelde geheimhoudingsverplichting door zijn personeel en door zijn bij de uitvoering van zijn werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.

Artikel 14 - Beveiliging

• 1. De verantwoordelijke handelt conform het Handboek beveiliging persoonsgegevens.

• 2. De verantwoordelijke doet het Handboek beveiliging persoonsgegevens toekomen aan de beheerder. De beheerder bewerkt gegevens overeenkomstig de richtlijnen van dit handboek.

Artikel 16 - Informatieplicht

• 1. Indien de verantwoordelijke persoonsgegevens verkrijgt bij de betrokkene zelf, deelt hij de betrokkene vóór het moment van verkrijging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene hiervan reeds op de hoogte is.

• 2. Indien de verantwoordelijke persoonsgegevens verkrijgt van een derde of door observatie van de betrokkene door een derde, deelt de verantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

• 3. De verantwoordelijke draagt zorg voor de verstrekking van de in de leden 1 en 2 bedoelde informatie op een zodanige wijze dat de betrokkene de inhoud ervan begrijpt.

Artikel 17 - Algemeen

• 1. Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende artikelen van deze paragraaf.

• 2. Betrokkene kan zich voor eigen rekening bij het uitoefenen van de rechten laten bijstaan door een deskundige.

• 3. De beheerder wijst betrokkene op de mogelijkheden van de rechtsbescherming. Tevens wijst zij betrokkene op de toezichthoudende functie van de functionaris voor de gegevensbescherming.

Artikel 18 - Recht op informatie

• 1. Betrokkenen hebben het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek of zijn persoonsgegevens worden verwerkt.

• 2. De verantwoordelijke informeert betrokkene op diens verzoek, tijdig en volledig over de doeleinden waarvoor en de manieren waarop persoonsgegevens van hem worden verwerkt, over de plaats waar persoonsgegevens worden bewaard, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen.

• 3. De door derden via observatie verkregen persoonsgegevens worden direct na verkrijging ervan kenbaar gemaakt. Betrokkene wordt tevens geïnformeerd over de plaats waar voornoemde documenten kunnen worden ingezien dan wel opgevraagd.

Artikel 19 - Recht op inzage

• 1. De beheerder deelt eenieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of van hem persoonsgegevens worden verwerkt.

• 2. Indien persoonsgegevens worden verwerkt, verstrekt de beheerder de verzoeker desgewenst, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens. Indien de verzoeker dat wenst, verstrekt de beheerder tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

• 3. De verzoeker heeft recht op een kopie van de gegevens die over/van hem zijn vastgelegd; hiervoor kan een wettelijk vastgestelde maximale vergoeding in rekening worden gebracht.

• 4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de beheerder op het verzoek in een andere dan een schriftelijke vorm die aan dat belang van verzoeker is aangepast.

• 5. De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van verzoeker.

• 6. De beheerder kan in ieder geval weigeren aan een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:

  • a.

    De veiligheid van de staat.

  • b.

    Ter voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

  • c.

    Voor gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen.

  • d.

    Ter bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

  • e.

    Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van opsporing en vervolging van strafbare feiten of ten behoeve van gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen.

Artikel 20 - Recht op correctie: verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming

• 1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de beheerder over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de met betrekking tot de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek dient de aan te brengen wijzigingen te omvatten.

• 2. De beheerder deelt verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen.

• 3. De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

• 4. In geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming informeert de beheerder belanghebbende derden daarover zodat deze hun bestanden overeenkomstig kunnen aanpassen. De beheerder deelt verzoeker mee aan welke derden hij die informatie heeft verstrekt.

Artikel 21 - Recht van verzet

• 1. Indien gegevensverwerking heeft plaatsgevonden als bedoeld in de wet, te weten voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, kan door betrokkene te allen tijde tegen die verwerking op grond van zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden kosteloos verzet worden aangetekend.

• 2. Binnen vier weken na ontvangst van het verzet, beoordeelt de verantwoordelijke of het verzet gerechtvaardigd is.

• 3. De verantwoordelijke beëindigt de verwerking terstond, indien zij het verzet gerechtvaardigd acht.

Artikel 26 - Terinzagelegging

• 1. Dit reglement ligt voor eenieder ter inzage op het gemeentehuis.

• 2. Op verzoek wordt desgewenst aan iedere belanghebbende kosteloos een kopie van dit reglement verschaft.

Artikel 27 - Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt na bekendmaking in werking op 1 mei 2016.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement gemeente Berg en Dal”.