Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergeijk 2019

Geldend van 28-06-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergeijk 2019

De raad der gemeente Bergeijk;

Gezien het advies van het presidium d.d. 21 mei 2019;

Gelet op artikel 33, derde lid, en artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergeijk 2019

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • ambtelijke bijstand:

    bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

  • bijstand:

    ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning door de Griffier of griffiemedewerkers niet zijnde een verzoek om informatie;

  • fractiemedewerker:

    persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker;

  • kalenderjaar:

    het kalenderjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

Hoofdstuk II Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

  • 1.

    Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

  • 2.

    De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

  • 1.

    Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

  • 2.

    De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

  • 3.

    De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

    • a.

      naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

    • b.

      dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

  • 4.

    Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 2.

    Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1.

    Als het college of een of meerdere leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

  • 2.

    Als het raadslid niet wenst dat er informatie over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand met het college of een of meerdere leden van het college wordt gedeeld dan brengt de griffier de secretaris daarvan op de hoogte zonder op de inhoud van het verzoek in te gaan.

Hoofdstuk III Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

  • 1.

    De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van Orde voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

  • 2.

    De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van €1000 per fractie en een variabel deel van €100 per raadszetel van de fractie.

  • 3.

    Het bedrag van de in artikel 6, lid 2, genoemde tegemoetkoming wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de eerste vergadering van de raad in een nieuw kalenderjaar telt, opengevallen en niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.

  • 4.

    In een jaar dat er verkiezingen zijn wordt, conform artikel 6, lid 3, gekeken naar de situatie per 1 januari en per 1 april, en naar rato de vergoeding berekend.

Artikel 7 Wijzigingen in fracties

  • 1.

    Indien tijdens een kalenderjaar een of meerdere leden van een fractie zich afsplitsen en als zelfstandige fractie gaat optreden, heeft deze nieuwe gevormde fractie in dat kalenderjaar geen recht op een bijdrage voor fractievergoeding.

  • 2.

    Indien tijdens een kalenderjaar twee of meer fracties als één fractie gaan optreden, wordt met de hierdoor veranderde situatie eerst rekening gehouden in het volgende kalenderjaar.

Artikel 8 Uitbetaling

  • 1.

    De uitbetaling van de tegemoetkoming geschiedt in de maand april van het betrokken kalenderjaar.

  • 2.

    De vergoeding wordt jaarlijks uitgekeerd aan de penningmeester van elke fractie op het algemene rekeningnummer van de betreffende fractie.

  • 3.

    De vergoeding die aan het eind van het kalenderjaar nog over is mag door de fractie meegenomen worden naar het volgende jaar.

Artikel 9 Besteding financiële bijdrage

  • 1.

    De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie versterkt.

  • 2.

    De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

    • a.

      betalingen , inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

    • b.

      giften , leningen , beleggingen en voorschotten;

    • c.

      uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 10 Rekening en verantwoording

De fractievoorzitter of zijn opvolger is verantwoordelijk voor de besteding, rekening en verantwoording.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 11 Intrekking oude regeling

De “Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 met wijziging 17-12-2007” en de “Verordening geldelijke tegemoetkoming en verantwoording raadsfracties gemeente Bergeijk 2018” worden ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum na bekendmaking.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergeijk 2019

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Bergeijk van 6 juni 2019.

De gemeenteraad,

Namens deze,

J.M van Dongen-Hermans

Griffier

A. Callewaert-de Groot

Voorzitter

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat. Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1 Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2 Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk. Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie. Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 9 Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.