Instructie voor de raadsgriffier

Ondertekening

Toelichting 1 op de instructie voor de griffier

Artikel 1De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het raadspresidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3 en 4De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie als voorzitter van het college en als zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris.De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het ondersteunend personeel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.Veelal zullen commissiegriffiers (of sectorhoofden / afdelingshoofden) en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.Vanwege de schaalgrootte van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies. Met het oog hierop zijn artikel 3, tweede lid, en artikel 4, tweede lid, opgenomen. Indien de griffier tevens commissiegriffier is, zullen de artikelen 3 en 4 hierop aangepast moeten worden.

Artikel 5Voor het raadspresidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het raadspresidium wordt ondersteund door de griffier (en de medewerkers van de griffie) en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het raadspresidium bestaat uit de burgemeester (en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter), alle fractievoorzitters en de commissievoorzitters. In het raadspresidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen.

Artikel 6Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Gemeente Bergen 2002. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren.Als de griffier ook commissiegriffier is, is het derde lid overbodig.

Artikelen 9 en 10Deze artikelen behoeven geen toelichting.