Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn

Ondertekening

Toelichting 1 bij de concept-Archiefverordening gemeente Bergen

1. AlgemeenBijgaande verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad. 276) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk:

● de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen;● het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden.

De verordening is niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht (Hoofdstuk III) wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris neergelegd, indien geen archivaris is benoemd. In organisaties met meerdere beheerseenheden is het echter nuttig hem met dit toezicht te belasten, omdat na overbrenging van de desbetreffende archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats hij immers daarvoor verantwoordelijk wordt. Als beheerseenheid wordt krachtens de verordening beschouwd een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel. In het algemeen worden takken van dienst als beheerseenheden aangemerkt. Zij functioneren naast de secretarie immers als aparte onderdelen, met een eigen archief, van de totale gemeentelijke organisatie. Door de raad ingestelde commissies, waaraan bevoegdheden van de raad of van burgemeester en wethouders zijn toegekend (artikel 83 en 84 gemeentewet) kunnen eveneens als aparte beheerseenheden worden beschouwd. In al deze gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat de gemeentesecretaris in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.

2. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2Op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 zal bij ministeriële regeling worden vastgesteld, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefbewaarplaats en archiefruimten moeten voldoen. Deze bepaling zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24. 2e lid Archiefbesluit 1995).

Artikel 3De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften; het door burgemeester en wethouders vastgesteld 'Besluit Informatiebeheer'.

Artikel 5De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van door het betreffende overheidsorgaan zelf opgemaakte stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan immers ook zelf profijt.

artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het 'Besluit Informatiebeheer'. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden worden de voorschriften gegeven in de "Archiefverordening gemeente Bergen 2008”.

artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad dus tenminste tweemaal wat er op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van laatstgenoemd begrip - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd.

De ruimere betekenis van het begrip 'archiefbescheiden' heeft tot gevolg gehad dat sommige begrippen een andere, ruimere betekenis hebben gekregen. Dit geldt onder meer voor een term als 'beheer'. Voor toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden is het niet meer voldoende, dat toegang tot de ruimte is verzekerd. Vandaar de term 'noodzakelijke medewerking' in het eerste lid. Deze formulering is overigens ontleend aan artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 is op overeenkomstige wijze geformuleerd voor het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.

artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.