Verordening functioneringsgesprekken burgemeester Bergen 2013

1 De raad heeft tot taak functioneringsgesprekken te houden met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in.

2 De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.

3 Per ambtsperiode worden tenminste drie functioneringsgesprekken met de burgemeester gevoerd.

4 Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, vindt tussentijds een functioneringsgesprek plaats. 

5 De functioneringsgesprekken worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

6 In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

1 De commissie bestaat uit de fractievoorzitters

2 Plaatsvervangende leden worden niet benoemd: het lidmaatschap is persoonlijk.

3 De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

4 De commissie kan zich laten adviseren door de wethouders en de gemeentesecretaris.

1 De fractievoorzitters kiezen uit hun midden een voorzitter.

2 De voorzitter leidt het functioneringsgesprek.

3 De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon naar buiten.

1 De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

2 De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. 

3 De commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om eerdere verslagen bij de griffier in te zien. 

4 De leden van de commissie en de burgemeester ontvangen namens de voorzitter tijdig een uitnodiging: deze bevat in ieder geval plaats, tijdstip en agenda van het gesprek.

5 Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

6 Met het oog op de gewenste afspiegeling van de raad vindt het gesprek alleen dan plaats wanneer meer dan de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig zal zijn. Betrokkenen ontvangen indien nodig zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

1 De leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie ter kennis is gekomen;

2 De geheimhoudingsplicht van de commissie geldt ook ten opzichte van raadsleden die geen lid van de commissie zijn of lid van de commissie zijn geweest;

3 Deze geheimhouding geldt zowel tijdens het bestaan van de commissie als na ontbinding van de commissie; 

4 De leden een tot en met drie van dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de griffier en de adviseurs;

5 De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de burgemeester verder worden beschermd, bij voorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van de correspondentie;

6 De commissie legt aan de gemeenteraad geheimhouding op als de commissie in het kader van de procedure tot herbenoeming informatie uit de commissie aan de gemeenteraad overlegt. Het is de commissie niet toegestaan informatie aan de gemeenteraad te overleggen als de burgemeester zich daartegen verzet. In dat geval brengt de commissie dit feit alsmede de informatie waar de weigering betrekking op heeft ter kennis van de Commissaris van de Koningin. 

1 Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening en zienswijze ten aanzien van de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3 Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de eventuele nadere afspraken die zijn gemaakt bij een herbenoeming.

4 De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

a. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van de raad en het functioneren van de raad;

b. het functioneren van de burgemeester als voorzitter van het college en het functioneren van het college;

c. de invulling en de uitvoering van de portefeuilles (en wettelijke taakstelling) van de burgemeester;

d. de vertegenwoordiging van de gemeente in andere bestuursorganen, de regio, provincie, het rijk en in Europa;

e. de representatie van de gemeente;

f. de relatie en contacten met de ambtelijke organisatie;

g. de nevenfuncties en integriteit

h. verwachte en gewenste ontwikkelingen en de rol van de burgemeester daarin;

i. de door de commissie en de burgemeester ingebrachte thema’s;

j. het verslag van en de afspraken uit (het) eerdere functioneringsgesprek(ken).  

1 De griffier zorgt voor de verslaglegging.

2 Het verslag bevat feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene en de gemaakte afspraken.

3 Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ondertekend door de voorzitter, de burgemeester en de griffier.

4 Indien leden van de commissie of de burgemeester zich niet kunnen met het vastgestelde verslag of delen daarvan kunnen verenigen worden deze opvattingen aan het verslag gehecht.

5 Het verslag is niet openbaar.

6 Het verslag wordt onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

7 Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt in principe toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin.

1 De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

2 Na het aftreden van de burgemeester worden alle verslagen en overige bescheiden door de griffier vernietigd.

1 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar vaststelling.

2 De verordening wordt aangehaald als de “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester Bergen 2013”.