Regeling vervallen per 06-01-2014

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 12-11-2009 t/m 05-01-2014

Intitulé

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen

Ter uitvoering van artikel 2 van de Verordening GBA

besluiten:

Het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Reglement GBA) van de gemeente Bergen vast te stellen: 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

a. wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b. verordening: de Verordening GBA, vastgesteld door de gemeenteraad op 29 september 2009

c. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

d. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

f. binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1 Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.

  • 2 De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Burgerzaken;b. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;c. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers. 

  • 2 De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3 Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1 Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2 De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1 Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2 In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1 Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement GBA”.

  • 2 Het reglement treedt in werking op de dag nadat de Verordening GBA in werking is getreden.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van Bergen,
de secretaris, de burgemeester,
 
G.B. Kuipers C.W.H.M. Klaverdijk 

1

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Bergen hebben rechtstreeks toegang tot de basisadministratie: 

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

afdeling Bestuur, Burgerzaken

Wet gba, Wet Burgerlijke Stand, Besluit Burgerlijke Stand, Nationaliteitswetgevingen, Kieswet, Wet Justitiële documentatie en vog, Wet op de lijkbezorging, WBP, Vreemdelingenwet, Wet en regelgeving rijbewijzen en reisdocumenten

alle

afdeling Bestuur, Juridische Zaken

Winkeltijdenwet, Drank- en horecawet, Wet op de kansspelen

burgerservicenummer, naam, adres

afdeling Bestuur,Brandweer

Gemeentelijk beleid bijhouden eigen administratie

burgerservicenummer, naam, adres

afdeling Bestuur, Communicatie

Gemeentelijk beleid aanschrijven personen

burgerservicenummer, naam, adres

afdeling Welzijn

WMO, WWB, WSW, WI en WIJ

naam, adres, adreshistorie, geboortedatum, ouders, kinderen, huwelijken, burgerservicenummer, nationaliteit, verblijfstitel, reisdocument

afdeling Financiën

Gemeentelijke verordeningen, Invorderingswet, WOZ, AWR, Gemeentewet

naam, adres, adreshistorie, geboortedatum, ouders, kinderen, burgerservicenummer, huwelijk

 

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

afdeling Facilitaire Zaken, Systeembeheer

Het waarborgen van een juiste werking van de computers, netwerken en applicaties

toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens

afdeling Facilitaire Zaken, Post en Archief

Gemeentewet, Archiefwet

burgerservicenummer,naam, adres

afdeling Managementondersteuning

Wet privatisering ABP, Ambtenarenwet, Algemene Pensioenwet

naam, adres, geboorte, burgerservicenummer, burgerlijke staat, huwelijken

afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Milieuwet, Woningwet, Wet ruimtelijke ordening, APV

burgerservicenummer, naam, adres

afdeling Ruimtelijk Beheer

Milieu- en recreatiewetgeving, Ruimtelijke ordeningswetgeving, APV, Woningwet, WVG

burgerservicenummer, naam, adres, adreshistorie

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.  

2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA

 

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Op welke wijze

afdeling Welzijn

WMO, WWB, WSW, WI en WIJ

burgerservicenummer, naam, adres en geboortedatum van inactieven

schriftelijke maandelijkse uitdraai

afdeling Welzijn, leerplicht

Leerplichtwet, Leerplichtregeling

burgerservicenummer,Anr, naam, adres, adreshistorie, ouders, gezag, nationaliteit

uitdraai op verzoek

afdeling Welzijn, leerplicht

Leerplichtprognose

burgerservicenummer,naam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit

uitdraai, telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek

afdeling Financiën, belasting

Gemeentelijke verordeningen, Invorderingswet, WOZ, AWR

burgerservicenummer,naam, ouders, huwelijk, overlijden, kinderen

wekelijkse uitdraai

afdeling Financiën, belasting

versturen aanslagen

burgerservicenummer,overleden personen

uitdraai op verzoek

afdeling Financiën, gemeentefonds

wetgeving gemeentefonds, Fvw, Wb

burgerservicenummer,aantallen personen met bepaalde nationaliteit en verblijfstitel

uitdraai op verzoek

afdeling Managementondersteuning, burgemeester

50, 60, 65 en 70 jarige huwelijksjubilarissen,alle 90, 95, 100 en ouder-jarigenKoninklijke Onderscheiding 

burgerservicenummer,naam adres, geb. datum, huw. datum

uitdraai op verzoek

Ambtenaar Zorg en inkomen, regio Gennep-Bergen-Venray

Wet Inburgering Nieuwkomers

burgerservicenummer,naamadres, nationaliteit, adreshistorie, verblijfstitel

wekelijkse uitdraai

Regiopolitie Bergen

onderzoek

burgerservicenummer, naam, adres, adreshistorie,geboorte, ouders, kinderen, huwelijken, nationaliteit, verblijfstitel, reisdocument

maandelijks per diskette en telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek

Koppeling DDS

besluit B&W

alle gegevens

 

Koppeling Beheervisie

besluit B&W

burgerservicenummer,naamadres

 

 

3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

 

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Basisregistratiesysteem (DDS)

Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen:

Alle mutatiegegevens

Afd. Ruimtelijk Beheer

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW

Burgerservicenummer, naam, adres, overlijdensgegevens en verwijsgegevens.

Afd. Financiën

Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening,

Persoonsgegevens, oudergegevens, Burgerservicenummer, naam, adres(actueel en historisch), nationaliteitsgegevens, huwelijk-gegevens, overlijdensgegevens, kindgegevens, gezagverhouding en verblijfstitelgegevens, gerelateerde- gegevens en verwijsgegevens.

Afd. Welzijn, leerplicht

Leerplichtwet en Leerplichtregeling

Burgerservicenummer, naam, adres (actueel en historisch), oudergegevens, nationaliteitsgegevens, overlijdensgegevens, kindgegevens, gezagverhouding, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

Afd. Ruimtelijke Ontwikkeling

Bouwbesluit, Woningwet, en Bouwverordening

Burgerservicenummer, naam, adres.

Afd. Welzijn

WWB, WMO

Burgerservicenummer, naam, adres (actueel en historisch), oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijk-gegevens, overlijdensgegevens, kindgegevens, gezagverhouding en verblijfstitelgegevens, reisdocumentengegevens en verwijsgegevens.

 

4

 

Rechtspersoon

Op grond van besluit b&w, hoofd afdeling bestuur

Welke gegevens

Op welke wijze

Groene Kruis, Bergen

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam en adres bij geboorte

wekelijkse uitdraai

GGD Noord-Limburg

art. 100 WgbaB&W besluit van 31-08-1998

burgerservicenummer, naam, adres, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit

schriftelijk op verzoek

Centrum voor Jeugd en Gezin

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geslacht, geboortedatum, gezag, ouders

schriftelijk op verzoek

Maasziekenhuis, Boxmeer

art. 100 WgbaB&W besluit van 26-07-1999

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum van overleden personen

schriftelijk op verzoek

Woningstichting Destion

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, adreshistorie

telefonisch, mondeling en schriftelijk op verzoek

CIZ

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

Alexander Calder

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

PLANgroep

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

MEE

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

Zorgondersteuning, mantelzorg

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

FIOM

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

Instellingen die in opdracht van de gemeente Bergen werkzaamheden verrichten

art. 100 Wgba

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

Openbare Bibliotheek

art. 100 Wgbaopsporen materiaal

burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum

schriftelijk op verzoek

Ook wordt het actuele schema schriftelijke gegevensverstrekkingen van de NVVB gevolgd. Voor de schriftelijke verstrekkingen aan vrije derden is dat onderstaand schema (augustus 2009).

 

Wie

Waarvoor

Welke categorie   

Welke gegevens

Verstrekkings-beperking

Leges

Basis                                                                                                   

Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) 

Voor de bijhouding van de ledenadministratie 

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) 

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

Ja 

 Art. 100 Wet GBA

Culturele organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Instellingen of organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-Werkvoorziening 

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Juridisch loket

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Kerken (niet zijnde de SILA) 

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Kredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) 

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Inburgeringsbureaus(niet gemeentelijke) 

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Migrantenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Onderwijsinstellingen(zie ook onderstaande tekst bij ‘Scholen’) 

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Ouderenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Patiëntenverenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaafden-zorg

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en-verenigingen 

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Woningbouwverenigingen/woningcorporaties

Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

 Ja

 Art. 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 Mogelijk

Ja

 Art. 100 Wet GBA

 

5

 

Lijst van binnengemeentelijke afnemers die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

 

Wie

Gegevens