Regeling vervallen per 01-01-2017

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Bergen

Geldend van 19-07-2012 t/m 31-12-2016 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Bergen.

De raad van de gemeente Bergen;

gelezen het raadsvoorstel van 2 april 2012;

gelezen de besluitenlijst van de Commissie van Onderzoek van 2 april 2012 over de verbetering van de financiële rapportages;

gelet op het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet;

gezien het advies van Algemene raadscommissie van 26 april 2012;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Bergen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bergen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b.financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bergen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

    • c.

      administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

d.financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Bergen.

e.rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

f.doelmatigheid:

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g.doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op voorstel van het college een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2. Het college wijst bij aanvang van een nieuwe raadsperiode de producten toe aan de programma’s. De onderverdeling van de programma’s in producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld en door de raad vastgesteld.

  • 3. De raad stelt per programma op voorstel van het college kengetallen vast voor het meten van en verantwoorden over de gemeentelijke prestaties en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting

  • 1. Bij de financiële begroting wordt een overzicht gegeven van de productraming. Van ieder product wordt aangeven tot welk programma het behoort.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt van de investeringen weergeven, de beoogde nieuwe investeringen en de daarvoor benodigde investeringskredieten.

  • 3. De begroting bevat naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de te verstrekken subsidies op basis van de door de raad vastgestelde subsidieverordening.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1. Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan. De perspectiefnota bevat een voorstel voor de financiële en beleidskaders voor de begroting van het volgende begrotingsjaar en de financiële kaders voor de drie opvolgende jaren. De raad stelt de perspectiefnota voor het zomerreces vast.

  • 2. Bij het opstellen van de begroting past het college het voorzichtigheidsbeginsel toe: baten worden alleen geraamd indien ze voldoende zeker zijn; lasten worden geraamd indien wordt verwacht dat deze zich voordoen.

  • 3. De ramingen van onderhoudsbudgetten worden gebaseerd op de meerjarige beleidsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

    Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1.

    • Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2. Het college zorgt er ten aanzien van de productenraming voor dat:

      • a.

        de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

      • b.

        de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

      • c.

        de lasten van de producten en kredieten voor investeringen niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten en investeringen binnen hetzelfde programma onder druk komen.

  • 3. Het college zorgt ervoor dat de uitvoering van alle activiteiten / producten / investeringen per programma binnen het budget per programma worden uitgevoerd.

    • Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

  • 1.

    • Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot verbetering.

  • 2. De resultaten van de toetsing en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

    Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1. Het college informeert de raad, halverwege het jaar, door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente.

  • 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3. De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten als de lasten, de geleverde goederen en diensten en, als daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten. Als rapportagegrens voor afwijkingen wordt een totaalbedrag van € 50.000 per programma gehanteerd.

Artikel 8. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    • a.

      aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000;

    • b.

      nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000;

    • c.

      investeringskredieten groter dan € 100.000;

    • d.

      strategische aan- en verkopen groter dan het bedrag zoals genoemd in de door de raad vastgestelde Kadernota Grondbeleid;

    • e.

      het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 200.000.

Artikel 9. Jaarstukken

  • 1.

    • Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

  • 2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

      • a.

        wat is bereikt;

      • b.

        welke activiteiten zijn uitgevoerd;

      • c.

        wat de kosten zijn;

      • d.

        een toelichting op de afwijkingen van de in de begroting gestelde doelen.

  • 3. Het jaarverslag bevat naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de verstrekte subsidies conform de door de raad vastgestelde subsidieverordening.

    Titel 2. Financiële positie

    Kaderstellen

Artikel 10. Financiële positie

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. De nota activabeleid wordt door de raad vastgesteld.

  • 2. De uitgangspunten in de nota activabeleid zijn leidend, uitzonderingen hierop worden aan de raad voorgelegd.

Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd. De voorziening wordt bij het vaststellen van het rekeningresultaat gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

  • 2. Ook voor de overige vorderingen wordt bij het vaststellen van het rekeningresultaat een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

  • 1. De nota Reserves en Voorzieningen wordt door de raad vastgesteld.

  • 2. De uitgangspunten in de nota Reserves en Voorzieningen zijn leidend, uitzonderingen hierop worden aan de raad voorgelegd.

  • 3. Het college biedt in de P&C documenten een (bijgesteld) overzicht aan van de positie en doekstellingen van de reserves en voorzieningen.

Artikel 14. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Bergen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

Artikel 15: Financieringsfunctie

  • 1. Het treasurystatuut wordt door de raad vastgesteld.

  • 2. De uitgangspunten in het treasurystatuut zijn leidend, uitzonderingen hierop worden aan de raad voorgelegd.

Artikel 16. Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1.

    • Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd.

  • 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

    Titel 3. Financiële organisatie en administratie

Artikel 17. Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 18. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

  • c.

    door middel van een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van de geldstromen het interne liquiditeitsrisico binnen aanvaardbare normen blijft.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

Artikel 20. Aanbesteding en inkoop

  • 1.

    • De nota inkoop en aanbestedingsbeleid wordt door de raad vastgesteld.

  • 2. De uitgangspunten in de nota inkoop en aanbestedingsbeleid zijn leidend, uitzonderingen hierop worden aan de raad voorgelegd.

    Titel 4. Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekking oude regelingen

De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente bergen 2008 zoals vastgesteld door de raad op 11 juni 2008 wordt ingetrokken.

De “Budgetregels tussen raad en college” zoals vastgesteld door de raad op 30 mei 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking acht dagen na bekendmaking en met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2012, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2012 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 212 gemeente Bergen 2012.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering
van 15 mei 2012
De griffier, De voorzitter,