Tijdelijke aanvulling op het Reglement van Orde, de Verordening op de raadscommissies en spelregels beeldvormende bijeenkomsten voor digitale vergaderingen van de gemeenteraad van Bergen op Zoom

Artikel 1 - Digitaal video-vergaderen

1. De gemeenteraad, het Presidium, de commissie Mens en Maatschappij en Vrije Tijd, commissie Ruimte, Duurzaamheid en Economie, de commissie Bestuur, Veiligheid en Samenwerking en de beeldvormende bijeenkomsten vergaderen in beginsel digitaal. Mocht, om moverende redenen, bij wijze van uitzondering of technisch falen, het niet mogelijk zijn om digitaal te vergaderen, worden deelnemers in overleg in staat gesteld op andere wijze hun inbreng te hebben voor zover dit binnen de richtlijnen van het RIVM past.

2. Voor zover niet strijdig met deze tijdelijke aanvulling en de Spoedwet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen van het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies van toepassing.

3. Er wordt tijdens digitale video-vergaderingen geen vertrouwelijke informatie of documenten gedeeld, waarover geheimhouding is opgelegd. Als het nodig is dit soort informatie te delen met de raadsleden en burgerleden wordt door de griffier een andere wijze van ter inzage geven gezocht, waarbij de regels inzake geheimhouding uit de gemeentewet onverkort gelden.

4. Deelnemers van openbare vergaderingen, niet zijnde raadsleden, burgerleden of collegeleden, stemmen er mee in dat zij deelnemen aan een openbare vergadering die via een livestream openbaar toegankelijk is.

Artikel 2 – Openbaarheid

1. De openbare video-vergadering kan door eenieder op afstand middels een livestream worden gevolgd.

2. De raad kan besluiten de live-uitzending te beëindigen wanneer tenminste een vijfde van de op dat moment aan de vergadering deelnemende leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig oordeelt. In dat geval wordt de vergadering voortgezet zonder live-uitzending.

Artikel 3 – Voorbereiding

1. Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie per mail óf en welk lid het woord wil voeren over een agendapunt en de eerste termijn.

2. Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 48 uur

voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college streeft naar beantwoording uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering per mail aan de griffie. De griffie plaatst de beantwoording in Ibabs.

Artikel 4 - Aanvang digitale raadsvergadering

1. Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier hun

identiteit zonder twijfel kan vaststellen.

2. Van raadsleden wiens identiteit door beeld en/of geluid niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

3. De griffier stelt tijdens de vergadering een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

4. De raadsvergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de digitale vergadering.

5. Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers,

met uitzondering de microfoon van hemzelf, uit. Op deze wijze kan hij voor alle deelnemers de orde van de vergadering toelichten.

Artikel 5 - Vergaderorde

1. De voorzitter is belast met het handhaven van de orde.

2. De agendapunten die voor alle leden een A-stuk zijn, worden als eerste behandeld. Deze voorstellen worden geacht – zonder verzoek tot stemming – unaniem te zijn aangenomen. Een raadslid kan een stemverklaring afgeven.

3. In afwijking van het Reglement van Orde kan de besluitvorming over de raadsvoorstellen plaatsvinden nadat de beraadslaging over alle agendapunten is afgerond. Dit is aan de voorzitter van de vergadering.

Artikel 6 – Spreekregels

1. Deelnemers die op dat moment het woord niet hebben, zetten de microfoon uit. De voorzitter kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers uitschakelen.

2. Indien een deelnemer aan een raadsvergadering het woord wenst voor een interruptie of een verduidelijkende vraag, maakt hij dat kenbaar via de chatfunctie bij de digitale vergadertoepassing. Hij spreekt pas nadat de voorzitter hem het woord geeft.

3. De chat-functie bij de betreffende digitale vergadering wordt door deelnemers niet gebruikt voor het voeren van parallelle gesprekken over het onderwerp van de vergadering, alleen voor zaken die de orde of techniek van de vergadering betreffen.

Artikel 7 – Schorsing van de vergadering

1. De normale spelregels ten aanzien van een schorsing blijven van toepassing.

2. Bij een schorsing tijdens een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering maar schakelt de voorzitters alle microfoons uit.

3. De deelnemers die willen overleggen tijdens een schorsing gebruiken daarvoor een ander middel dan de chat-functie die aan de lopende vergadering is gekoppeld.

4. Een deelnemer kan voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen.

5. Bij aanvang van de schorsing geeft de voorzitter duidelijk aan op welk tijdstip de vergadering weer hervat wordt.

Artikel 8:- Commissievergaderingen

De artikelen 3 tot en met 7 zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de vergaderingen van de commissies.

Artikel 9 – Besluitvorming bij raadsvergaderingen

1. Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er

behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand op te steken en meldt dit mondeling bij de voorzitter. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen.

2. Als door 1 of meer raadsleden om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering hoofdelijk plaats, tenzij de techniek digitale stemming op afstand mogelijk maakt. Bij hoofdelijke stemming wordt als volgorde fractiegrootte aangehouden, steeds beginnend bij de fractievoorzitter. In aanvulling op het uitspreken van ‘voor’ of ‘tegen’ ook de duim omhoog (voor) of omlaag (tegen) spreekt.

Artikel 10 – Storing bij stemming

1. Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn

stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid en keert bij het raadslid terug nadat alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

2. Indien de voorzitter (of griffier) de wilsuitdrukking van een raadslid door technische

redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de

stemming.

Artikel 11 – Schriftelijke stemming

1. Een geheime stemming verloopt schriftelijk. Raadsleden ontvangen voorafgaande aan de vergadering een stembriefje, inclusief retourenvelop. Deze stembriefjes worden door ieder raadslid persoonlijk ingeleverd bij de griffie na afloop van een vergadering of worden in overleg opgehaald. De voorzitter bepaalt het tijdstip waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffie moeten zijn ontvangen.

2. Bij inlevering wordt door het raadslid een handtekening op een “lijst van ontvangst” gezet.

3. De raadsvoorzitter, de griffier en een griffiemedewerker kunnen in afwijking tot het vigerende reglement van orde ook het stembureau vormen.

Artikel 12 – Moties en amendementen

1. Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd zodat ze bij de vergaderstukken in het RIS kunnen worden gevoegd.

2. Als moties en amendementen tijdens de vergadering worden ingediend, stuurt de indiener deze zo spoedig mogelijk naar de griffier, die ontvangen moties en amendementen direct in het RIS plaatst.

Artikel 13 – Technische aspecten

1. Raadsleden en burgerleden maken gebruik van eigen ICT-middelen of middelen die in bruikleen zijn gegeven door de gemeente. Deze voorzieningen bieden voldoende technische mogelijkheden om volwaardig deel te kunnen nemen aan een video-vergadering.

2. Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.

3. Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft en het lukt niet om weer toegang tot de video-vergadering te krijgen, kan een fractiegenoot hem vervangen bij beeld- of oordeelsvormende bijeenkomsten. Als het tijdens de besluitvorming voorkomt, kan het betekenen dat hij geen gebruik kan maken van zijn stemrecht.

Artikel 14: Deelnemen door externen aan beeldvorming

1. Voor het inspreken bij de beeldvormende bijeenkomst (BV1) wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of via een voorziening in een ruimte van het stadhuis of door middel van een schriftelijk ingediende tekst die eventueel door de voorzitter wordt voorgelezen.

2. Als er een presentatie wordt gegeven, wordt deze presentatie getoond op een wijze

dat deze voor eenieder goed te volgen is. Deze presentatie wordt achteraf ook geplaatst bij de vergadering in het raadsinformatiesysteem.

Artikel 15 – Uitleg tijdelijke aanvulling

1. Deze tijdelijke aanvulling dient als aanvulling op het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies van Bergen op Zoom.

2. In gevallen waarin ook het Reglement van Orde of de Verordening op de raadscommissies van Bergen op Zoom niet voorzien of bij twijfel, beslist de voorzitter.

Artikel 16 – Inwerkingtreding

Deze tijdelijke aanvulling treedt in werking met ingang van de dag na die waarop hij bekend

is gemaakt. Deze aanvulling vervalt van rechtswege tot het moment waarop de Tijdelijke wet digitale

beraadslaging en besluitvorming niet meer van kracht is.