Regeling vervallen per 04-07-2018

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.

Geldend van 01-01-2014 t/m 03-07-2018

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.

Raadsvergadering : 15 oktober 2013

Agendanummer : 9

De raad van de gemeente Berkelland;

gelezen het voorstel van de voorzitter werkgroep fractievergoedingen;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

gelet op artikel 4:23 lid 1 van Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t :

vast te stellen de

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2014;

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a)

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b)

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie.

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

  • 1. Een ambtenaar verleent ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

    • a)

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b)

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit, schriftelijk, met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris. De griffier wordt door de secretaris hiervan in kennis gesteld.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 5. Recht op financiële vergoeding

  • 1.

    De fracties als bedoeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Hiertoe wordt jaarlijks een bedrag in de begroting opgenomen.

  • 2.

    Het maximale budget voor de fractievergoedingen is € 35.000,--.

    Iedere fractie krijgt een gelijke bijdrage, echter nooit meer dan € 5.000,-- per fractie.

Artikel 6. Besteding financiële vergoeding

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a) bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige

regelingen;

b) bestedingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden

instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van

prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op

basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c) giften;

d) bestedingen die dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de

leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden

toekomen;

e) bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

f) algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

g) (her)verkiezing van raadsleden;

i) buitenlandse reizen, behoudens reizen binnen het Euregiogebied of naar Europese instellingen

j) kantoor- en werkruimte buiten het gemeentehuis, anders dan incidenteel.

Artikel 7. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar betaald.

Artikel 8. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9. Gevolgen splitsen fractie

  • 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 5, de op grond van artikel 5, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de bij de afsplitsing betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Deze verdeling wordt berekend vanaf het begin van de eerste kalendermaand volgend op de maand waarin de afsplitsing aan de voorzitter van de gemeenteraad wordt meegedeeld.

  • 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.

Artikel 10. Reserve

  • 1. De maximale reserve is niet groter dan 50% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam. Er kan geen negatief vermogen zijn.

  • 2. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 3. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11. Verantwoording en controle

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag (volgens bijgevoegd model).

  • 2. Het verslag vermeldt in elk geval:

    • a)

      het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;

    • b)

      het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar;

    • c)

      ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed.

  • 3. Het verslag wordt ondertekend door de fractievoorzitter en bij fracties met meer dan één zetel een tweede fractielid.

  • 4. Controle van het verslag vindt plaats door de griffier. De griffier brengt advies uit aan de raad. In het advies gaat de griffier tenminste in op de volgende onderwerpen:

    • a)

      zijn de verantwoordingen tijdig ontvangen

    • b)

      voldoen de uitgaven aan de criteria van de verordening

    • c)

      is de verantwoording correct

    • d)

      is de reserve niet hoger dan toegestaan

  • 5. Op aanvraag worden onderliggende stukken, rekeningen, facturen, specificaties, bonnetjes, bankafschriften en dergelijke ter inzage gegeven aan de griffier.

  • 6. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van:

    • a)

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b)

      de wijziging van de reserve;

    • c)

      de resterende reserve;

    • d)

      voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering of verrekening van ontvangen voorschotten.

Artikel 12. Toepassing Awb en Algemene subsidieverordening Berkelland 2013

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is, waar mogelijk, van overeenkomstige toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. De Algemene subsidieverordening Berkelland 2013 is niet van toepassing.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011 wordt

ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van
15 oktober 2013
de griffier, de voorzitter,

VERSLAGFORMULIER FRACTIEVERGOEDING

Verantwoording over het jaar: ………………

Fractie:

I.Overzicht inkomsten en uitgaven

Ontvangen fractievergoeding: € (A)

Uitgaven:

1.Salariskosten

(inclusief Loonbelasting, sociale lasten en salarisadm.) €

  • 2.

    Vrijwilligersvergoedingen €

  • 3.

    Reis- en verblijfkosten €

  • 4.

    Literatuur €

  • 5.

    Opleiding €

  • 6.

    Website €

  • 7.

    Representatie €

  • 8.

    Drukwerk €

  • 9.

    Promotiematerialen €

  • 10.

    Kantoorbenodigdheden €

  • 11.

    Verzekeringen €

  • 12.

    Bankkosten €

  • 13.

    ………< zelf door de fractie in te vullen >…. €

  • 14.

    ………etc. €

  • 15.

    Overig €

Totaal uitgaven€(B)

Saldo inkomsten/uitgaven€ (C)

FORMULIER VERKLARING FRACTIEVERGOEDING

Ondergetekenden:

(naam)

(naam)

in hun hoedanigheid van voorzitter respectievelijk lid van de fractie van

(naam fractie)

verklaren hierbij dat het verslag over de besteding van de fractievergoeding en de stand van de reserve over het kalenderjaar ……………naar waarheid is gedaan.

Datum:

Ondertekening:

Artikelsgewijze toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Ook kan een raadslid zich rechtstreeks tot een ambtenaar wenden. Het begrip “document” en het begrip “openbaar” wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikel 2

In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen.

Artikel 6

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze algemene opleidingen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.

Artikel 8

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 9

Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 11

Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

Artikel 12

Fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. De Algemene subsidieverordening Berkelland 2013 is nadrukkelijk niet van toepassing verklaard.

Artikelen 13, 14 en 15

Deze artikelen behoeven geen toelichting.