Organisatiebesluit van de gemeente Berkelland

Geldend van 15-06-2005 t/m heden

Intitulé

Organisatiebesluit van de gemeente Berkelland

Het college van de gemeente Berkelland;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 212 van de Gemeentewet;

gelezen het Directieplan 2005;

gelet op de instemming in het Coördinatieoverleg van 2 mei 2005;

besluit vast te stellen:

Organisatiebesluit van de gemeente Berkelland.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    directie: de algemeen directeur (secretaris) en de directeur organisatie samen.

  • b.

    afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

  • c.

    cluster: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

  • d.

    budgethouder: medewerker van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie volmacht is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • e.

    juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.

  • f.

    financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheid

  • 1.

    De organisatie van de gemeente bestaat, afgezien van de griffie, uit de volgende onderdelen:

    • a.

      de directie;

    • b.

      de stafafdeling Control- en Organisatiestrategie;

    • c.

      de lijnafdelingen.

  • 2.

    De directie is met in achtneming van de gewenste managementstijl, de gemandateerde bevoegdheden en de gestelde bestuurlijke kaders verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.

  • 3.

    De stafafdeling Control- en Organisatiestrategie ondersteunt en adviseert de directie op het terrein van financiën, planning en control, organisatie (doelmatigheid en doeltreffendheid, etc) en bij de gemeentebrede beleidscoördinatie, voortgangsbewaking en monitoring.

  • 4.

    De lijnafdelingen werken ieder vanuit hun eigen karakteriseringen, hoofdtaken, taakvelden en deskundigheid ten behoeve van de samenleving van Berkelland. Kwaliteit van dienstverlening en onderlinge samenwerking zijn hierbij de twee leidende begrippen.

Artikel 3 Structuur afdelingen

  • 1.

    Op basis van de hoofdtaken zijn de afdelingen ingedeeld in clusters.

  • 2.

    Voor wijziging van de indelingen van de organisatie in afdelingen en clusters of de wijziging van taken aan afdelingen besluit het college op advies van de directie.

  • 3.

    De directie kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en clusters nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 4 Leiding dagelijks beheer

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur.

  • 2.

    Onder verantwoordelijkheid van het college geeft de algemeen directeur samen met de directeur organisatie leiding aan de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie. De algemeen directeur en de directeur organisatie vormen samen de directie.

  • 3.

    Onder de verantwoordelijkheid van het college kan de directie aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijke beleid te verzekeren.

  • 4.

    Onder de verantwoordelijkheid van het college en na overleg met het college kan de directie aanwijzingen geven aan de concern controller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

  • 5.

    Onder verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.

6 De functie van afdelingshoofd stafafdeling Control- en Organisatiestrategie wordt uitgeoefend door de directie.

7 Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de in het Mandaat, machtiging- en volmachtbesluit genoemde functionarissen. Bij de verlening van mandaten wordt uitgegaan van de betekenis van mandaat in de zin van artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Artikel 5 Benoeming, onderlinge vervanging, schorsing en ontslag functionarissen

  • 1.

    Het college wijst de directeur organisatie aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris.

  • 2.

    Het college wijst de algemeen directeur aan als plaatsvervanger van de directeur organisatie.

  • 3.

    Het college wijst het hoofd Beleid en Regie aan als tweede loco-secretaris voor het geval dat zowel de secretaris als de directeur organisatie afwezig zijn.

  • 4.

    Bij afwezigheid van een afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door een door de directie aangewezen plaatsvervangend afdelingshoofd. Bij langdurige afwezigheid van een afdelingshoofd vindt vervanging plaats door één van de directieleden op basis van een door de directie vastgestelde verdeling zoals opgenomen in het Directiewerkplan 2005.

  • 5.

    De algemeen directeur (secretaris) en de directeur organisatie worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  • 6.

    De afdelingshoofden worden benoemd, geschorst en ontslagen door de directie. Het college wordt hier vooraf door de directie over geïnformeerd.

  • 7.

    Aan de directeur organisatie is, voorzover niet anders bepaald in dit besluit en het Mandaat, machtiging- en volmachtbesluit, het mandaat verleent om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Artikel 6 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

  • 1.

    Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordiging van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

  • 2.

    Medewerkers die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

  • 3.

    De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoen aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

Artikel 7 De directie

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de werking en het functioneren van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de directie. De directie treedt als eenheid van leiding naar buiten. De directie richt zich in het bijzonder op de volgende drie taken:

  • a.

    strategische beleidsontwikkeling en uitvoering: bevorderen en coördineren van de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en uitvoering (eenheid van beleid);

  • b.

    samenhang: bevorderen en bewaken van de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op middelengebied (eenheid van beheer);

  • c.

    samenwerking: bevorderen en bewaken van de (bestuurlijk-ambtelijke) samenwerking binnen de organisatie (integraliteit).

§ 2 Functies

Artikel 8 Algemeen directeur (secretaris)

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college richt de algemeen directeur (secretaris) zich primair op de ondersteuning van de wethouders en de burgemeester en adviseert hen uit dien hoofde gevraagd en ongevraagd over strategische onderwerpen. De algemeen directeur (secretaris) neemt passende initiatieven in het belang van de consistentie, integraliteit, strategische actualiteit en externe uitingen van het gemeentelijk beleid. In dat kader richt de algemeen directeur (secretaris) zich met name op:

  • a.

    het totstandkomen van de gemeentebrede strategische visie en de gemeentebrede beleids-ontwikkellingen en uitvoering van beleid;

  • b.

    bestuurlijke-ambtelijke samenwerking en bestuursondersteuning;

  • c.

    onderhouden van contacten met de griffie;

  • d.

    bewaken van de voortgang van de uitvoering van het raadsprogramma;

  • e.

    externe contacten van de gemeente;

  • f.

    het voeren van overleg als bestuurder met de ondernemingsraad.

Artikel 9 Directeur organisatie

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college richt de directeur organisatie zich primair op de bedrijfsvoering en het organisatorisch functioneren van de organisatie, met uitzondering van de griffie. In dat kader richt de directeur organisatie zich met name op:

  • a.

    totstandkoming/ontwikkeling en uitvoering van de afdelingsplannen;

  • b.

    gemeentebrede organisatieontwikkeling;

  • c.

    doelmatig en doeltreffend functioneren van de organisatie (kwaliteit management, kwaliteit werkprocessen, helderheid van procedures e.d.);

  • d.

    functioneren van de afdelingen en bedrijfsvoeringaspecten daarvan.

Artikel 10 Controller

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de controller de zorg voor:

  • a.

    het onderzoek en het rapporteren over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie en organisatieonderdelen, voorzover deze taken door het college niet aan andere medewerkers in de organisatie zijn opgedragen;

  • b.

    de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

  • c.

    het gevraagd of ongevraagd uitbrengen van praktische aanbevelingen om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke organisatie en/of organisatieonderdelen te verbeteren;

  • d.

    het kwaliteitssysteem.

  • e.

    het stimuleren van de afdelingshoofden tot het periodiek doorlichten van werkprocessen en gehanteerde systemen onder meer in relatie tot het beoogde resultaat;

  • f.

    een doeltreffende en doelmatig stelsel van interne controle en administratieve organisatie, voor zover deze taken niet door het college aan andere medewerkers binnen de organisatie is opgedragen;

  • g.

    het opzetten, (doen) ontwikkelen van het plannings- en control-instrumentarium;

  • h.

    de voorbereiding en de uitvoering van de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantcontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt tevens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantcontrole.

Artikel 11 Afdelingshoofd

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders (het afdelingsplan, directieplan, bestuursopdrachten e.d.) de zorg voor de prestaties (resultaten, effecten, inzet van middelen) en het algemeen functioneren van de afdeling, inclusief de samenwerking en tijdige afstemming met andere afdelingen (integraliteit).

  • 2.

    Een afdelingshoofd signaleert relevante maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op het terrein van zijn afdeling en laat deze doorvertalen naar initiatieven en informeert de directie hierover.

  • 3.

    Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de implementatie van vastgestelde initiatieven binnen zijn afdeling.

  • 4.

    Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het coördineren en initiëren van voorstellen richting gemeenteraad, college, directie en nadere afdelingen inzake producten en diensten van zijn afdeling. Hij let hierbij op:

    • -.

      de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

    • -.

      de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

    • -.

      de aanwijzing van medewerkers van zijn afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de vastgestelde besluiten.

  • 5.

    Verricht in voorkomende gevallen werkzaamheden passend binnen de doelstelling van zijn afdeling.

  • 6.

    Het afdelingshoofd stelt de directie tijdig op de hoogte dan wel betrekt de directie bij (strategische beleids-) ontwikkelingen, risico’s en vraagstukken die raken aan de verantwoordelijkheid van de directie.

§ 3 Financiële organisatie

Artikel 12 Financiële organisatie

Onder verantwoordelijkheid van het college draagt de directie zorg voor een rechtmatige en doelmatige vastlegging van de administratieve organisatie en het financiële beheer zoals bedoeld in artikel 212 van de Gemeentewet, waaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordelijk-heidsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

§ 4 Coördinatieoverleg

Artikel 13 Coördinatieoverleg (CO-overleg)

1. De algemeen directeur (secretaris), de directeur organisatie en de afdelingshoofden vormen het coördinatieoverleg.

2. De algemeen directeur (secretaris) is voorzitter van het coördinatieoverleg.

3. Bij afwezigheid van de algemeen directeur (secretaris) treedt de directeur organisatie op als voorzitter van het afdelingsoverleg.

4. De voorzitter van het coördinatieoverleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het coördinatieoverleg vast. Ieder lid van het coördinatieoverleg kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en tijdig in het bezit zijn van de leden van het coördinatieoverleg.

5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het coördinatieoverleg deel te nemen.

6. De directie neemt, gehoord de meningsvorming binnen het coördinatieoverleg, de benodigde besluiten.

Artikel 14 Taken coördinatieoverleg

Het coördinatieoverleg is geen besluitvormend overleg maar heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

a. de coördinatie van de advisering over het middelenbeleid;

b. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

c. de coördinatie van de planning, prioriteitstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

d. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

e. tijdige signalering van relevante ontwikkelingen.

§ 5 Beleidsvoorbereiding

Artikel 15 Bestuursopdracht

1. Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten geven aan de algemeen directeur (secretaris) als eerste vertegenwoordiger van de directie.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

§ 6 Juridische rechtmatigheid

Artikel 16 Juridische rechtmatigheid

Een afdelingshoofd draagt onder verantwoordelijkheid van de directie de zorg voor:

a. de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet en regelgeving voor de onder zijn afdeling vallende medewerkers, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen worden nageleefd;

b. de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan de burgemeester, het college en de gemeenteraad evenals de toetsing van door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 17 Inwerkingtreding

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 15 juni 2005.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Berkelland.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Berkelland d.d. 31 mei 2005.
de secretaris, de burgemeester,