Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent klachtenregeling Klachtenregeling Aanbestedingen 2017

Hoofdstuk 1 Definities

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

Hoofdstuk 2 Klachtenregeling

• Artikel 1Wijze van indienen

  Een Klacht bevat:

  • a.

    Een dagtekening;

  • b.

    Naam, postadres en emailadres van Klager;

  • c.

    Contactpersoon namens Klager;

  • d.

    Naam en kenmerk van de Aanbesteding;

  • e.

    Indien van toepassing een verwijzing naar het hoofdstuk, paragraaf of bijlage van het aanbestedingsdocument horende bij de Aanbesteding;

  • f.

    Een omschrijving van de Klacht;

  • g.

    Een suggestie voor de inhoudelijke tegemoetkoming aan de Klacht.

  • 2

    Artikel 2 Reikwijdte procedure

  • 2.1

    Een Klacht heeft betrekking op een bepaald handelen of nalaten van de Beklaagde inzake een lopende Aanbesteding, die binnen het werkingsbereik van de Aanbestedingswet 2012 valt.

  • 2.2

    Een Klacht gaat niet over het aanbestedingsbeleid van Beklaagde.

  • Artikel 3 Belanghebbenden

  • 3.1

    Alleen een Klager die een direct of indirect belang heeft bij de verwerving van de aan Aanbesteding onderhavige overheidsopdracht kan een Klacht indienen.

  • 3.2

    Onderaannemers kunnen een Klacht indienen voor zover deze geen betrekking heeft op de relatie hoofdaannemer/ onderaannemer.

  • 3.3

    Anoniem klagen is niet toegestaan. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel een Klacht indienen, inzake bezwaren die bij één of meer ondernemers in de branche leven, met betrekking tot de Aanbesteding.

  • Artikel 4 Klachtenmeldpunt

  • 4.1

    Klager dient zijn Klacht schriftelijk in bij de Klachtcoördinator.

  • 4.2

    Klachten die zijn gemeld bij de Klachtencoördinator worden behandeld door het Klachtenmeldpunt.

  • 4.3

    Het Klachtenmeldpunt wordt gevormd door de Klachtencoördinator en twee Inkoopadviseurs conform het in bijlage 1 van deze regeling opgenomen contactschema.

  • 4.4

    Het indienen van een Klacht schort de Aanbesteding niet imperatief op.

  • 4.5

    Klager kan aangeven dat behandeling van de Klacht alleen zinvol is vóór de datum van Inschrijving van de aanbesteding. Indien de Klager dit heeft aangegeven en er naar oordeel van het Klachtenmeldpunt onvoldoende tijd is voor een goede behandeling van de Klacht, neemt zij de Klacht niet in behandeling. Klager is dan aangewezen op andere rechtsbeschermingsmiddelen.

  • 4.6

    Het Klachtenmeldpunt kan op verzoek van Klager of Beklaagde, of op eigen initiatief voorstellen dat de Klacht, voordat daarop door Beklaagde wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

  • Artikel 5 Behandeling van de Klacht

  • 5.1

    De Klachtencoördinator bevestigt de ontvangst van de Klacht aan Klager en verzoekt het Klachtenmeldpunt zo spoedig mogelijk een onderzoek te starten.

  • 5.2

    Het Klachtenmeldpunt onderzoekt de Klacht allereerst op ontvankelijkheid en houdt daarbij zoveel mogelijk rekening met de planning van de Aanbesteding.

  • 5.3

    Een Klacht wordt slechts inhoudelijk behandeld indien:

    • a.

      Is voldaan aan de vereisten genoemd in artikelen 1 tot en met 3. Bij gebreken op grond van artikel 1 krijgt de Klager een redelijke termijn om het gebrek te herstellen;

    • b.

      Het gewraakte handelen of nalaten van Beklaagde in de Aanbesteding, zover redelijkerwijs mogelijk, al aan de orde is gebracht.

  • 5.4

    Indien de Klacht naar het oordeel van het Klachtenmeldpunt niet inhoudelijk behandeld kan worden, wordt dit gemotiveerd aan de betreffende Klager meegedeeld.

  • 5.5

    Indien de Klacht ontvankelijk is, onderzoekt het Klachtenmeldpunt eventueel aan de hand van door de Klager en de Beklaagde aanvullend verstrekte gegevens, of de Klacht gegrond is.

  • 5.6

    Het Klachtenmeldpunt stuurt haar advies naar Klager en Beklaagde. Dit advies is niet bindend.

  • Artikel 6 Beslissing

  • 6.1

    Beklaagde deelt haar Beslissing op kortst mogelijke termijn aan het Klachtenmeldpunt mee.

  • 6.2

    De Klachtcoördinator brengt Klager per brief en e-mail op de hoogte van de Beslissing.

  • 6.3

    Indien de Beslissing voor Bestekhouders of hun inschrijving gevolgen kan hebben worden ook zij over de Beslissing geïnformeerd.

  • 6.4

    Afhankelijk van de fase waarin de Aanbesteding zich bevindt, kan het voorkomen dat Klager en Bestekhouders tegelijkertijd over de Beslissing op de hoogte worden gebracht.

  Inwerkingtreding en citeertitel

  Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2017 en kan worden aangehaald als: “Klachtenregeling Aanbestedingen 2017”.

• Toelichting op de klachtenregeling

Inleiding

• Sinds 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 van kracht. Tegelijk met de nieuwe wet is er flankerend beleid gepresenteerd dat een verdergaande harmonisatie van de overheidsinkoop nastreeft. Onderdeel van het flankerend beleid is “het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden”. Het advies bestaat uit twee elementen: 1) een standaard voor klachtafhandeling voor Aanbestedende diensten en ondernemers en 2) een Commissie van Aanbestedingsexperts. Omwille van een laagdrempelige geschillenbeslechting wordt Aanbestedende diensten aangeraden om de standaard voor klachtafhandeling onderdeel te laten zijn van hun aanbestedingsbeleid. De gemeenten in de regio Achterhoek-Liemers hebben daarom een gezamenlijke klachtenregeling opgesteld.

Hoofdstuk 1 Procedure Klachtenregeling

Hoofdstuk 2Indienen van een Klacht

Hoofdstuk 3 Behandeling van de Klacht

De Gemeente bevestigt op kortst mogelijke termijn de ontvangst van de Klacht op naam van de Klachtcoördinator, onder vermelding van telefoonnummer en e-mailadres. Indien het om een Klacht in het kader van deze Klachtenregeling gaat, geeft de Klachtcoördinator in de bevestiging aan dat de Klacht overeenkomstig de Klachtenregeling Aanbestedingen wordt behandeld en dat bezwaar en beroep op basis van de Awb niet aan de orde is. De Klachtcoördinator beoordeeld vervolgens of de Klacht in behandeling wordt genomen.

De Klacht wordt niet in behandeling genomen als:

• •

  De Klacht niet voldoet aan de indieningvereisten (zie paragraaf 4.2);

• •

  De Klacht het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente betreft;

• •

  De opschortende termijn, als bedoeld in artikel 2.127, lid 1 van de Aanbestedingswet 2012 is overschreden;

• •

  De Klager geen of onvoldoende belang bij de Klacht heeft;

• •

  De Klacht al door de Gemeente behandeld is;

• •

  De Klacht al in behandeling is bij de commissie van Aanbestedingsexperts of een rechterlijke instantie.

Indien de Klacht niet of niet volledig aan de indieningsvereisten voldoet, wordt de Klager in de gelegenheid gesteld deze te corrigeren en eventuele ontbrekende gegevens aan te vullen.

Ingeval de Klacht in behandeling wordt genomen licht de Klachtcoördinator de contactpersoon van de Aanbesteding in over de Klacht. Tevens neemt de Klachtcoördinator binnen twee werkdagen contact op met twee Inkoopadviseurs van de Achterhoekse en Liemerse gemeenten, volgens het contactschema van bijlage 1. De Inkoopadviseurs krijgen het verzoek een advies uit te brengen inzake de Klacht. De Klager krijgt binnen twee werkdagen gemotiveerd bericht over het al dan niet in behandeling nemen van de Klacht.

De Inkoopadviseurs onderzoeken, eventueel aan de hand van de door Klager en Beklaagde aanvullend verstrekte gegevens, of de Klacht gegrond is. Ze beginnen zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, nemen het voortvarend ter hand en houden daarbij rekening met de planning van de Aanbesteding.

Ingeval de Klacht een Aanbesteding betreft die door een collectief van Gemeenten wordt uitgevoerd en de, door het contactschema aan de Beklaagde toegewezen, Gemeenten deel uitmaken van dat collectief, worden de Inkoopadviseurs van die Gemeenten niet om advies gevraagd. Om tot een volledig onafhankelijk advies te komen, wordt dan contact opgenomen met de Inkoopadviseurs van de twee Achterhoekse of Liemerse Gemeenten die geografisch het verst van de Beklaagde verwijderd zijn en beiden geen deel uitmaken van het collectief. Daarvoor wordt de afstandstabel van bijlage 3 gebruikt.

Hoofdstuk 4 Het advies

De adviezen van de Inkoopadviseurs bevatten een conclusie of zij de Klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond vinden. Daarnaast geven ze aanbevelingen en/ of suggesties hoe aan de Klacht tegemoet kan worden gekomen (welke corrigerende en/ of preventieve maatregelen de Beklaagde kan treffen). De Inkoopadviseurs motiveren hun aanbeveling. Indien noodzakelijk wordt in overleg met Beklaagde aanvullende expertise ingeroepen. De Inkoopadviseurs streven ernaar hun advies binnen vijf werkdagen na ontvangst van de Klacht aan Beklaagde toe te sturen. Indien deze termijn niet haalbaar is wordt door de Klachtcoördinator aan de Klager een nieuwe termijn doorgegeven. Het advies van de Inkoopadviseurs aan Beklaagde is zwaarwegend, maar niet bindend.

De Klachtcoördinator ontvangt de adviezen van de Inkoopadviseurs en treedt hierover in overleg met de inkoopadviseur van de Beklaagde. Samen bereiden zij de Beslissing voor. Afhankelijk van de mate waarin afgeweken wordt van de adviezen van de Inkoopadviseurs wordt de Beslissing deugdelijk gemotiveerd.

Hoofdstuk 5 De Beslissing

De Klachtcoördinator ziet er op toe dat door het College van Burgemeester en Wethouders van Beklaagde op kortst mogelijke termijn, na ontvangst van de adviezen van de Inkoopadviseurs een Beslissing wordt genomen en aan de Klager bekend wordt gemaakt. De adviezen van de Inkoopadviseurs worden als bijlage bij de Beslissing gevoegd. Ook Bestekhouders worden door Beklaagde van de Beslissing op de hoogte gebracht, tenzij Beklaagde van oordeel is dat openbaarmaking strijdig is met artikel 2.57 van de Aanbestedingswet 2012. Ingeval de Beslissing uitsluitend aan Klager wordt gecommuniceerd zal Beklaagde, indien de informatie relevant is voor de Bestekhouders, deze geanonimiseerd (voorzover niet strijdig met artikel 2.57 van de Aanbestedingswet 2012) alsnog in een Nota van Inlichtingen aan de Bestekhouders verstrekken. In geval de Klacht niet ontvankelijk is verklaard wordt dit alleen aan Klager meegedeeld.

Afhankelijk van de fase in de procedure van de Aanbesteding wordt de Beslissing door de contactpersoon van de Aanbesteding in een Nota van Klachten of als onderdeel van de Nota van Inlichtingen bekend gemaakt. De Klager en de andere Bestekhouders krijgen dan gelijktijdig bericht, om bevoordeling van partijen te voorkomen. Indien de opschortende termijn, als bedoeld in artikel 2.127, lid 1 van de Aanbestedingswet 2012 is verstreken, wordt de Beslissing uitsluitend aan de Klager meegedeeld.

Indien de behandeling van de Klacht vertraging oploopt, wordt de Klager hiervan, mede gelet op de planning van de aanbestedingsprocedure, door de Klachtcoördinator op de hoogte gebracht.

Bijlagen bij de klachtenregeling