Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Berkelland

Bijlage 1 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

(behorend bij artikel 3 van het Privacyreglement GBA)

Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie

Ten behoeve van de uitoefening van de hun toegewezen publiekrechtelijke taak/taken hebben de door de beheerder aangewezen medewerkers van de hierna genoemde afdelingen en functionarissen rechtstreekse toegang tot de basisadministratie:

• -

  de directie

• -

  Afdeling Beleid en Regie

• -

  Afdeling Ruimte en Projecten

• -

  Afdeling Handhaving en Veiligheid

• -

  Afdeling Gemeentewinkel

• -

  Afdeling Beheer en Onderhoud

• -

  Afdeling Intern Advies

• -

  Afdeling Administratief Beheer

• -

  Afdeling Facilitaire Zaken

• -

  de griffier en medewerkers van de griffie

Deze afnemers krijgen de navolgende algemene persoonsgegevens voor zover deze zijn afgestemd op de door hen uit te voeren taken:

• -

  gegevens over de burgerlijke staat;

• -

  gegevens over de nationaliteit;

• -

  gegevens over de verblijfstitel van vreemdelingen;

• -

  gegevens over de gemeente van inschrijving, het adres in de gemeente, het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland en het overlijden;

• -

  gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot of eerdere echtgenoot.

Periodieke mutaties aan binnengemeentelijke afnemers.

Voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak ontvangen de volgende binnengemeentelijke afnemers periodiek mutaties:

• -

  Afdeling Gemeentewinkel, t.b.v. de aanschrijving van nieuwe inwoners;

• -

  De Sociale Dienst Oost Achterhoek in Groenlo t.b.v. uitvoering Wet werk en bijstand en de Wet inburgering voor de gemeente Berkelland

De afdeling Gemeentewinkel ontvangt de volgende mutaties:

• -

  Geboorte

• -

  Adreswijziging

• -

  Vestiging

• -

  Immigratie

De Sociale Dienst Oost Achterhoek ontvangt mutaties van personen met een vreemde nationaliteit als deze personen zich vestigen in Nederland en bij een wijziging in de verblijfstitel.

Bijlage 2 Gegevensverstrekking aan verplichte derde (art. 98 en 102)

(behorende bij artikel 4 lid a van het Privacyreglement GBA)

Aan de volgende derden is het mogelijk persoonsgegevens te verstrekken:

• -

  Advocaten

• -

  Gerechtsdeurwaarders

• -

  Banken

- e.d. (raadpleeg ook de verstrekkingentabel van de NvvB)

Eisen waaraan moet worden voldaan

• 1.

  Alleen op schriftelijk verzoek

• 2.

  Verzoek bevat de gronden; motivatie waarvoor gegevens nodig zijn (welke wettelijke procedure gaat men volgen)

• 3.

  De gegevensverstrekking is:

a) voorgeschreven in een algemeen verbindend voorschrift (= wet)

b) of noodzakelijk i.v.m. de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift én wordt gevraagd door een derde die gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden is belast.

Als een gegeven in onderzoek staat dan wordt alleen verstrekt met de vermelding dat gegevens in onderzoek staat.

Niet verstrekken: a-nummer en bsn

Geheimhouding

Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd geheimhouding, dan dient een privacytoets te worden toegepast:

• -

  om welk avv gaat het

• -

  zijn de gegevens hiervoor noodzakelijk, kan men hetzelfde bereiken zonder de gegevens

• -

  kunnen inlichtingen elders worden verkregen

• -

  weegt het belang van de verzoeker op tegen het belang van de betrokkene op geheimhouding

• -

  is de betrokkene gehoord (verplicht)

NB: de gemeente heeft het laatste woord en beslist of verstrekt wordt

Bijlage 3 Verstrekking aan vrije derden

(behorende bij artikel 4 lid b van het Privacyreglement GBA)

Algemeen

In deze bijlage zijn de verstrekkingen, die het college van burgemeester en wethouders toestaat op grond van artikel 100 van de wet GBA, geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan “vrije derden”.

Hier worden alleen derden opgenomen en gegevens aan hen verstrekt, als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

• -

  Er mogen geen gegevens worden verstrekt als de ingeschreven geheimhouding heeft

• -

  Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met een winstoogmerk. Commerciële instellingen dus.

• -

  In de bijlage moet per categorie vrije derden het doel van de verstrekking worden aangegeven.

• -

  Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.

• -

  Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

• -

  Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. Dit houdt in dat de verstrekking in een juiste verhouding staat tot het nagestreefde doel en dat het doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

• -

  Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan organisaties buiten de Europese Unie tenzij het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Dit kan nagevraagd worden bij het College bescherming persoonsgegevens.

• -

  Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene vereist.

• -

  De verstrekkingentabel van de NvvB zal als leidraad dienen. Bij afwijking hiervan dient de beheerder te worden geraadpleegd.

De beheerder kan met de ontvanger afspraken vast leggen over de wijze waarop gegevens worden verstrekt en beperkingen stellen aan het vervolggebruik.

Slechts de volgende gegevens mogen worden verstrekt (art. 100, lid 2, wet GBA) en alleen voor zover deze noodzakelijk zijn voor het doel van de verzoeker:

• -

  algemene gegevens over de naam (geslachtsnaam, voornamen, adellijke titel of predicaat);

• -

  verwijsgegevens over de naam (geslachtsnaam, voornamen, adellijke titel of predicaat);

• -

  de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerd partner;

• -

  de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerd partner;

• -

  het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot of geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerd partner;

• -

  het adres;

• -

  de gemeente van inschrijving;

• -

  de geboortedatum en

• -

  de datum van overlijden

Derden waaraan ingevolge artikel 100 van de Wet GBA gegevens kunnen worden verstrekt:

Gegevensverstrekking voor onderzoeksdoeleinden (art. 109 Wet GBA)

• -

  De beheerder is vrij om te beslissen of verstrekt wordt

• -

  Geheimhouding van ingeschrevenen is niet van toepassing

Eisen:

1.Alleen voor historische, wetenschappelijke en statistische doeleinden.

Alleen voor déze onderzoeken is verstrekking uit de GBA toegestaan. Er zijn ook nog allerlei andere vormen van onderzoek zoals voor direct-marketingdoeleinden of voor marktonderzoek. Deze vormen van onderzoeken hebben een commercieel doel (winstoogmerk) en op grond van art. 100 mag om die reden niet verstrekt worden.

2.Wordt de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig geschaad?

Privacytoets toepassen:

• -

  kunnen de gegevens op andere wijze worden verkregen

• -

  weegt het belang van de verstrekking op tegen de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene

• -

  kan het doel op minder ingrijpende wijze worden bereikt.

Een verzoek om een selectie uit de gba waarbij de personen niet individueel worden benaderd en de onderzoeksresultaten zijn ontdaan van identificerende kenmerken, zal in de regel de privacytoets makkelijk doorstaan.

• 3.

  De ontvanger treft voorzieningen om te zorgen dat gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De beheerder moet zich ervan vergewissen dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Het onderzoeksinstituut moet zoveel informatie verschaffen dat deze beoordeling gemaakt kan worden.

• 4.

  Nadere regels art. 67 Besluit GBA:

  • a.

    Het verzoek moet zijn gedaan door een onderzoeksafdeling van een bestuursorgaan, een onderzoeksbureau of een instelling bedoelt in art. 1.2 van de Wet op het hoger en wetenschappelijk onderzoek (dit zijn alle, door de minister erkende, instellingen voor hoger en academisch onderwijs, waaronder ook academische ziekenhuizen, de Open Universiteit en de Koninklijke Bibliotheek);

  • b.

    het onderzoek moet een algemeen belang dienen;

  • c.

    de verwerking van gegevens moet voor het betreffende onderzoek noodzakelijk zijn (causaal verband);

  • d.

    de verzoeker heeft aangetoond dat de verwerking alleen voor onderzoek geschiedt en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;

  • e.

    de gegevens mogen alleen in geanonimiseerde vorm aan derden ter beschikking worden gesteld, tenzij de ingeschrevene uitdrukkelijk met de openbaarmaking heeft ingestemd. (Met derden wordt bedoeld een ander dan het onderzoeksinstituut zelf).

Bijlage 4 De terugmeldverplichting door binnengemeentelijke afnemers

(behorende bij art. 5 van het Privacyreglement)

Werkwijze zoals voorgeschreven in art. 62 en 63 Besluit GBA:

• 1.

  Een afnemer die een mededeling doet dat gerede twijfel bestaat over de juistheid van een authentiek gegeven, doet mededeling aan de beheerder van door hem geconstateerde afwijkingen tussen:

  • a.

    gegevens verstrekt uit de basisadministratie en gegevens waarvan hij op andere wijze kennis heeft gekregen;

  • b.

    gegevens verstrekt uit verschillende basisadministraties.

• 2.

  De beheerder stelt de afnemer die een mededeling als in lid 1 bedoeld, zo spoedig mogelijk doch binnen vijf werkdagen na de ontvangst van de mededeling er van in kennis of naar aanleiding van de mededeling gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, dan wel bij het gegeven een aantekening als bedoeld in artikel 54 van de wet is geplaatst.

• 3.

  Indien de beheerder besluit een aantekening als bedoeld in artikel 54 van de wet te plaatsen in verband met het doen van een onderzoek naar de juistheid van het gegeven, stelt het de afnemer die de mededeling heeft gedaan na afloop van het onderzoek in kennis of naar aanleiding van de mededeling gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd.