Beleid inkoop en aanbesteding

INKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID

Vastgesteld bij besluit van de Raad d.d. 1-6-2004, BW04.00437

AANBESTEDEN

GOED BESTEDEN

Notitie inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Beuningen

Werkgroep inkoop en aanbesteding

Maart 2004

Inhoudsopgave 2

Samenvatting en conclusies 3

Inleiding 5

1. Inleiding 5

Wat is inkoop en wat is aanbesteden 5

Leeswijzer 5

2. Beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid 6

1 Mogelijke beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid 6

2 Naleven van wet en regelgeving 6

3 Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern 7

2.3.1 De Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) 7

2.3.2 Bureau BIBOB 7

4 Bevorderen van economisch aanbesteden 8

2.4.1 Te hanteren aanbestedingsprocedure 8

2.4.2 Openbaar of onderhands aanbesteden? 8

2.4.3 Selectie- en gunningcriteria 9

5 Streven naar inkoopsynergie10

6 Locale werkgelegenheid 10

Innovatief aanbesteden 11

Duurzaam inkopen 12

3. Wettelijke regelgeving 13

1 EG-verdrag 13

2 Europese Richtlijnen 13

3 Aanbesteden gezien in het licht van de Europese Richtlijnen 13

3.3.1 Is er sprake van een aanbestedende dienst? 13

3.3.2 Valt de opdracht onder de Richtlijnen? 14

3.3.3 Wordt het drempelbedrag overschreden? 15

4 Nationale regelgeving 16

5 Gemeentelijke regels 16

Aanbestedingsreglementen 16

4. Aanbestedingsprocedures 18

1 Aanbestedingsvormen 18

4.1.1 Openbare aanbestedingsprocedure 18

4.1.2 Onderhandse aanbestedingsprocedure 18

4.1.3 Enkelvoudige uitnodiging 18

2 Voor- en nadelen van de verschillende aanbestedingsprocedures 18

4.2.1 De openbare aanbesteding 18

4.2.2 De aanbesteding met voorafgaande selectie 19

4.2.3 De onderhandse aanbesteding 19

4.2.4 De enkelvoudige uitnodiging 19

3 Bijzondere contractvormen 20

4.3.1 Mantelovereenkomsten 20

Bijlagen:

Bijlage 1: Begrippenlijst 22

Bijlage 2: Drempelbedragen voor de diverse aanbestedingsprocedures 24

Samenvatting en conclusies

Aanbestedingsbeleid……sinds de parlementaire enquête inzake de bouwfraude een politiek beladen onderwerp. Maatschappelijk wordt er veel belang gehecht aan de wijze waarop de overheid haar opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij de kernwoorden. De gemeente Beuningen heeft de verantwoordelijkheid om de aan haar toevertrouwde gemeenschapsgelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Om aan deze taak een invulling te geven is deze nota

“aanbesteden, goed besteden” opgesteld. Deze nota is bedoeld om heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren en vast te leggen die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd dienen te worden bij de uitvoering van alle inkoop- en aanbestedingen.

In het volgende overzicht is in het kort het voorstel voor het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen samengevat:

Hanteren van wet- en regelgeving

Bevorderen integriteit van de opdrachtgever en opdrachtnemer. Ter beoordeling van de integriteit van de opdrachtnemer wordt indien nodig ondersteuning gevraagd bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) en het Bureau BIBOB(Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar bestuur). Voor het inschakelen van het Bureau BIBOB wordt aangesloten bij het regionaal beleid dat hiervoor momenteel wordt ontwikkeld.

De integriteit van de opdrachtnemer wordt verder bevorderd door de regeling dat een aannemer die werk onder handen heeft voor de gemeente Beuningen gedurende dit werk geen uitnodiging krijgt voor nieuwe aanbestedingen van gelijksoortige opdrachten (schuiven met kosten tussen opdrachten wordt hierdoor tegengegaan).

Toepassen van het aanbestedingsreglement UAR-2001 respectievelijk UAR-EG 1991 voor de aanbesteding van werken (paragraaf 3.6).

Bevorderen economisch aanbesteden:

Aanbesteden volgens de volgende kaders

Hanteren van objectieve selectie- en gunningscriteria bij het selecteren van de “beste” inschrijver. Deze criteria bevorderen de objectiviteit en transparantie van het beslissingsproces om de “beste” inschrijver te selecteren

Onderzoek opstarten naar mogelijkheden van kostenbesparing door een efficiënte inkoop en streven naar inkoopsynergie waarbij ook naar de mogelijkheden gekeken wordt om in samenwerking met andere gemeenten in te kopen.

Opdrachten tot groenonderhoudswerken aanbesteden met als gunningscriterium een preferentie voor gehandicapten zodat aanbesteden aan Breed mogelijk blijft. Het bericht van gunning moet bij opdrachten groter dan de Europese aanbestedingsgrenzen openbaar (Europees) worden gepubliceerd

De meeste werken die de gemeente Beuningen aanbesteedt zijn standaard werken. Bij die incidentele werken waar wel innovatief kan worden aanbesteed, het ook doen.

Mantelcontracten: voor producten die regelmatig worden besteld kunnen mantelcontracten worden afgesloten. Het gebruik van mantelcontracten maakt het mogelijk om producten die regelmatig worden besteld ingekocht kunnen worden zonder dat elke keer het totale aanbestedingsproces doorlopen hoeft te worden. Mantelcontracten moeten volgens de richtlijnen van de gemeente Beuningen worden aanbesteedt.

In geval van samenwerking van de gemeente Beuningen met een marktpartij wordt uiterst zorgvuldig, en bij voorkeur voor het leggen van contacten met marktpartijen, bezien of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm danwel de opdracht (Europees) moet worden aanbesteed (paragraaf 3.3.1.)

Het college kan, in afwijking van het bovengenoemde aanbestedingsbeleid, ontheffing verlenen van de gestelde kaders, indien naleving daarvan redelijkerwijs niet kan worden verlangd/nagekomen. Ontheffing kan niet worden verleend voor de kaders zoals gesteld in de Europese wet- en regelgeving, Door het college verleende ontheffingen worden ter kennisname gebracht van de gemeenteraad.

Hoofdstuk 1: Inleiding

1 Inleiding

Het huidig inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen dateert van 21 april 1981 en heeft alleen betrekking op het aanbestedingsbeleid voor civieltechnische werken. Het is van belang om deze nota te herzien omdat voor de overige werken en leveringen en diensten van de gemeente geen gemeentelijk beleid is vastgelegd. Doordat de uitvoering van de inkoop “versnipperd” door de organisatie plaatsvindt en hiervoor geen beleid is vastgelegd bestaat het risico, dat de gemeente als organisatie niet eenduidig handelt. Hierdoor kan bij (potentiële) opdrachtnemers een onduidelijk beeld ontstaan van de wijze waarop de gemeente zich als opdrachtgever gedraagt, hetgeen uiteraard niet wenselijk is en zoveel mogelijk moet worden voorkomen.

Ook in verband met de aangescherpte Europese regelgeving, de commotie rond de bouwfraude van 2001 en de herziening van de gemeentewet, die leidde tot de invoering van een rechtmatigheidstoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke uitgaven is het belangrijk een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de gemeente Beuningen vast te stellen.

Middels deze notitie vragen wij u om de beleidsuitgangspunten vast te stellen alsmede kaders en richtlijnen aan te geven, waarbinnen de inkoopfunctie alsmede het aanbesteden gemeentebreed dient te worden uitgevoerd.

1.2. Wat is inkoop en wat is aanbesteden?

Om de relatie tussen inkoop en aanbesteden helder te krijgen, is allereerst nodig te weten wat precies onder deze begrippen moet worden verstaan.  

Inkoop kan gedefinieerd worden als: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van derden en het kan daarbij dus gaan zowel om de levering van goederen (koop, huur, lease etc.), als om het verrichten van diensten of om de uitvoering van werken. Het inkoopbeleid gaat dus niet alleen over de inkoop van facilitaire zaken als de pennen, de gummetjes en de koffieautomaten, maar ook over opdrachten voor werken en dienstverlening. 

Aanbesteden kan worden omschreven als: de uitnodiging aan een of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert.

1.3. Leeswijzer

Deze notitie is als volgt opgebouwd:

In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op een zevental mogelijke beleidsuitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De Europese en nationale wetgeving worden uitvoerig belicht in hoofdstuk 3. De diverse aanbestedingsprocedures en de daarbij behorende voor- en nadelen worden in hoofdstuk 4 beschreven.

De gehanteerde begrippen zijn toegelicht in bijlage 1 en een uitgebreid schema met drempelbedragen voor de diverse aanbestedingsprocedures is opgenomen in bijlage 2.

Hoofdstuk 2: Beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid

2.1 Mogelijke beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid

Wat vinden we als lokale overheid belangrijk op het gebied van inkopen en aanbesteden? Bij het inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Gelet op deze verantwoordelijkheid kunnen meerdere doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd. De belangrijkste zijn:

Naleven van wet- en regelgeving

Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern

Bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat de prijs en kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan.

Kiezen van de meest geschikte inkoop- aanbestedingsprocedure

Hanteren van duidelijke selectie- en gunningscriteria

Streven naar inkoopsynergie

Bevorderen lokale werkgelegenheid

Innovatief aanbesteden

Duurzaam inkopen

In deze notitie wordt voorgesteld om de beleidsuitgangspunten 1 t/m 4 en 6 te hanteren voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen. Het beleidsuitgangspunt duurzaam inkopen wordt niet ondersteund door het milieubeleidsplan 2000-2005 van de gemeente Beuningen.

2.2 Naleven van wet en regelgeving

Hoewel het voor de hand ligt dat de gemeente de wet en regelgeving naleeft, is het van belang dit expliciet als uitgangspunt op te nemen voor de bewustwording van het beleid en meer aandacht te schenken aan de relevante regelgeving. Het is ook van belang bij het toezien op de naleving van de procedureafspraken en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

De specifieke wet en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden is:

De Europese aanbestedingsrichtlijnen Leveringen, Diensten en Werken, voor het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken door overheden. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde te boven gaan Deze richtlijnen hebben alle ten doel, de algemene beginselen van het Europees aanbestedingsrecht te realiseren, te weten: gelijkheid, objectiviteit, transparantie en concurrentie (non-discriminatie)

De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en het Besluit Overheidsaanbestedingen verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen

Voor de aanbesteding van werken heeft der rijksoverheid reglementen vastgesteld: het Uniform Aanbestedingsreglement (UAR 2001) en UAR-EG 1991 (voor Europese aanbestedingen). Deze zijn niet verplicht van toepassing voor lokale overheden. Voor leveringen en diensten zijn geen standaardreglementen vastgesteld.

De wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) voor aanbesteding van reintegratiediensten

De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die (binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen) aanleiding kunnen zijn partijen uit sluiten

Een uitgebreide toelichting op de Europese- en nationale wetgeving is opgenomen in hoofdstuk 3 van deze nota.

2.3 Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern

Naast de integriteit van de interne organisatie, dient de nodige aandacht te worden besteed aan de zogenoemde externe integriteit, de integriteit van de (kandidaat)inschrijvers.

De eisen die gesteld worden aan de integriteit van de gemeentelijke bestuurders en ambtenaren zijn verwoord in de de gedragscode bestuurlijke integriteit collegeleden van 19 november 2002 en de notitie “integriteit” van d.d. 27 januari 2004. De interne integriteit is verder gewaarborgd door een goede inrichting van de administratieve organisatie van het inkoopproces (voorbeeld een strikte functiescheiding voorschrijven, bestellen en betalen niet in een hand).

De problematiek omtrent bouwfraude en ongeoorloofde prijsafspraken tussen ondernemers in de bouw is inmiddels bekend. In de praktijk blijkt het echter weerbarstig om dergelijke praktijken te voorkomen. Om die reden zijn er instanties met een toetsende c.q. controlerende functie in het leven geroepen, die de gemeente als aanbesteder hierbij kunnen ondersteunen te weten de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) en het Bureau BIBOB.

2.3.1 De Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma)

De Nma ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen.

Voorgesteld wordt om indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, door tussenkomst van het College van Burgemeester en Wethouders, contact wordt opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma)

2.3.2 Bureau BIBOB

Op 1 juni 2003 is de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaarbestuur (Wet BIBOB) volledig in werking getreden. De Wet BIBOB biedt de mogelijkheid aan o.a gemeenten om vergunningen, subsidies en opdrachten voor organisaties te weigeren indien er gerede twijfel bestaat over de integriteit van de betreffende aanvrager (als het vermoeden bestaat dat de verleende dienst wordt gebruikt voor criminele doeleinden). Daarmee wordt beoogd te voorkomen dat de overheid criminelen of criminele organisaties faciliteert. Gemeenten kunnen naast het eigen onderzoek (geschiktsheidseisen inschrijvers: zie paragraaf 2.4.2 selectiecriteria) het Bureau BIBOB van het ministerie van Justitie inschakelen voor een nader advies over de aanvrager van de dienst. Dit bureau heeft toegang tot de gesloten bronnen zoals politieregisters, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Het bureau BIBOB onderzoekt niet alleen de antecedenten van de aanvrager, maar onderzoekt ook zijn of haar directe omgeving zoals andere leidinggevenden in de betreffende organisaties en de zakelijke relaties. De Wet BIBOB beperkt zich voor wat betreft de aanbestedingen tot de branches bouw, ICT en milieu. Voor subsidies geldt dat in iedere afzonderlijke subsidieregeling opgenomen kan worden dat de Wet BIBOB van toepassing is. Een BIBOB-weigerings- of intrekkinggrond komt pas aan de orde als er géén andere weigeringsgronden zijn. Daarnaast dient er sprake te zijn van een overheidsopdracht die een aanzienlijke maatschappelijke of economische waarde heeft.

Zowel overheidsopdrachten die onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen als

overheidsopdrachten die krachtens het nationale recht aanbesteed (dienen te worden) of onderhands kunnen worden verstrekt, vallen onder het bereik van de Wet BIBOB.

Een BIBOB advies is niet bindend. De gemeente dient zelf een afweging te maken of een eventueel door het Bureau BIBOB vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is, dat een opdracht niet aan een gegadigde kan worden gegund.

Voorgesteld wordt om beleid te ontwikkelen omtrent de vraag in welke situaties een BIBOB advies wordt ingewonnen. Hiervoor kan worden aangesloten bij het “modelbeleid” dat in regioverband wordt ontwikkeld en medio mei beschikbaar komt.

Bevorderen van economisch aanbesteden

2.4.1 Te hanteren aanbestedingsprocedure

Voor wat betreft opdrachten die niet verplicht via een Europese aanbesteding tot stand komen, kan een keuze tussen meerdere procedures worden gemaakt. Daarbij gaat het om de keuze tussen een enkelvoudige uitnodiging, een onderhandse of openbare aanbesteding. Een toelichting op de diverse 2procedures en hun voor- en nadelen is opgenomen in hoofdstuk 4. Essentieel is dat de gekozen procedure pas bij de aard en omvang van de opdracht, de situatie op de markt en voldoende concurrentie waarborgt. Een voorstel hiertoe is in onderstaand overzicht opgenomen:

Met uitzondering van de wettelijke drempelbedragen voor Europees aanbesteden is het mogelijk andere drempelwaarden te kiezen. Daarbij geldt dat naarmate we concurrentiestelling hoger waarderen, de drempelwaarden voor openbaar aanbesteden lager komen te liggen. Oftewel waar leggen we de grens tussen openbaar en onderhands aanbesteden?

2.4.2 Openbaar of onderhands aanbesteden?

In deze notitie wordt voorgesteld om de drempelwaarde voor het openbaar aanbesteden van werken te leggen op 200.000 euro, beneden dit bedrag mag dan onderhands worden aanbesteedt. Voor de gemeente Beuningen betekent dit dat investeringen in de grondexploitatie, grote reconstructies/aanleg van wegen en bouwwerken openbaar moeten worden aanbesteed. Voor leveringen en diensten wordt voorgesteld om tot de Europese grensbedragen alleen onderhands aan te besteden.

Indien de voorgenomen opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een onderhandse aanbesteding de meest geëigende vorm te zijn. Dat is ook zo, zolang de markt inzichtelijk is en dus bekend is, welke bedrijven de opdracht zouden kunnen uitvoeren. Als er echter onvoldoende marktkennis aanwezig is, dient een openbare aanbesteding te worden gehouden. Hierdoor wordt de nodige marktkennis opgedaan en is het risico dat een geschikte kandidaat over het hoofd wordt gezien klein, mits ook voldoende aandacht wordt besteed aan de wijze van bekendmaken van de aanbesteding (advertenties in vakbladen e.d.).  Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht (Octrooi of Auteursrecht) of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan gekozen worden voor de enkelvoudige uitnodiging tot de EU-drempelwaarde. Ingeval van een calamiteit is de enkelvoudige uitnodiging toegestaan

Tot +/- 10 jaar geleden besteedde de gemeente Beuningen regelmatig openbaar (met en zonder voorafgaande selectie) aan. Het was veel werk en de laagste inschrijvers kwamen meestal uit de buurt. Hierdoor zijn de aanbestedingen de afgelopen 10 jaar over het algemeen onderhands gehouden waarbij minimaal 1 bedrijf van verre is uitgenodigd om het concurrentie-element er in te houden.

Voorgesteld wordt dat slechts na het uitdrukkelijk vastleggen van afwijkingsvoorstellen aan en goedkeuring ervan door het college, van de openbare danwel onderhandse aanbestedingsprocedure mag worden afgeweken.

2.4.3 Selectie- en gunningcriteria

Om uiteindelijk de “beste” inschrijver te kunnen selecteren, dient zowel de inschrijver als zijn aanbod te worden beoordeeld ten opzichte van de andere(n). De objectiviteit en transparantie van dit beslissingsproces wordt bevorderd door het hanteren van eenduidige selectie- en gunningscriteria. Selectiecriteria definiëren de minimumeisen waaraan een leverancier moet voldoen oftewel deze dienen ertoe om de geschiktheid van de aanbieder vast te stellen. Pas wanneer de leverancier voldoet beoordeelt men de aanbiedingen aan de hand van de vooraf bepaalde gunningcriteria.

Selectiecriteria

Ten aanzien van Europese aanbestedingen, voor werken, leveringen en diensten, schrijven de richtlijnen de te hanteren selectiecriteria voor. Deze criteria kunnen ook worden toegepast op openbare aanbestedingen. Bij de overige aanbestedingsvormen (onderhands en enkelvoudig) gelden dezelfde uitgangspunten maar er bestaat een grotere vrijheid bij het vaststellen van de selectiecriteria.

De selectiecriteria moeten objectief zijn, in verhouding tot de opdracht staan en voor alle geïnteresseerde inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. De selectiecriteria moeten tevens vooraf bekend worden gemaakt hebben betrekking op:

Uitsluitingsgronden: De uitsluitingsgronden hebben betrekking op de betrouwbaarheid van de onderneming. Een inschrijver kan van deelname worden uitgesloten als bijvoorbeeld een faillissement of surseance van betaling is aangevraagd, de afdracht van belastingen en sociale premies niet heeft plaatsgevonden of een ernstige beroepsfout of beroepsdelict is begaan. In dit verband is ook de zgn. BIBOB-toets van belang. Zie hiervoor par. 2.3.2.

Beroepsbekwaamheid: Ten bewijze van de beroepsbekwaamheid wordt gecontroleerd of de gegadigde in ingeschreven in het beroeps- of handelsregister conform de wetgeving van de lidstaat waar deze is gevestigd. In Nederland is dat de Kamer van Koophandel. Indien de uitoefening van het beroep in het land van vestiging is voorbehouden aan een beroepsorganisatie of een vergunning is vereist, kan het lidmaatschap resp. het houden van de vergunningen worden geëist.

Financiële en economische geschiktheid: bankverklaring, uittreksel bedrijfsbalans

Technisch geschiktheid: ervaringsgegeven met betrekking tot (naar aard en omvang) vergelijkbare opdrachten

Gunningcriteria

Er zijn slechts twee gunningcriteria waaraan een aanbieding kan worden getoetst, te weten:

De laagste prijs.

De economisch meest voordelige aanbieding

Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het goedkoopste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen. Het criterium “laagste prijs” kan alleen gebruikt worden indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprak van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.

Voorgesteld wordt om gunnen tegen de laagste prijs te beperken tot inkopen die een hoge mate van standaardisatie kennen en goed technisch te specificeren zijn zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen, schoonmaak e.d.

In alle andere gevallen dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”. Naast “prijs” formuleren we in dat geval aanvullende gunningcriteria. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, garantie, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan. De gunningcriteria zijn variabel en afhankelijk van de in te kopen producten, diensten en werken.

Als gebruikt wordt gemaakt van het gunningscriterium de economisch voordeligste aanbieding dan moet of in de aankondiging van de opdracht of in het bestek worden vermeld welke criteria men wil hanteren, met indien mogelijk een aanduiding van de rangorde van de criteria of het relatieve belang dat eraan wordt gehecht.

Streven naar inkoopsynergie

Het streven naar inkoopsynergie en kostenbesparing door een efficiënte inkoop is een beleidsuitgangspunt dat gericht is op de verbetering van de bedrijfsvoering ten aanzien van inkoop. Hierbij kan gedacht worden aan;

onderzoek naar de optimale organisatievorm van de inkoopfunctie. Te onderscheiden zijn een centraal georganiseerde inkoopfunctie, een decentraal georganiseerde inkoopfunctie en een gecoördineerde inkoopfunctie of een mengvorm hiervan. Daarnaast bezien wat de mogelijkheden zijn om in samenwerking met andere gemeenten in te kopen.

Analyse van het huidig inkoopproces; middels een analyse van de crediteurenadministratie die een overzicht geeft van onder meer de inkoopvolumes, het aantal leveranciers en het aantal facturen kan worden beoordeeldof de inkoop efficiënter kan worden georganiseerd.

Locale werkgelegenheid

Veel gemeenten ‘worstelen’ met de vraag hoe zij bij het plaatsen van opdrachten om moeten gaan met het plaatselijke bedrijfsleven. Kan het aanbestedingsbeleid een instrument kan zijn om de lokale of regionale werkgelegenheid te versterken en zijn er mogelijkheden om bij aanbestedingen rekening te houden met aspecten als sociale werkgelegenheid. Voor de beantwoording van deze vragen moet onderscheid worden gemaakt al naar gelang de Europese aanbestedingsrichtlijnen wel of niet van toepassing zijn op een aanbesteding. 

Europese aanbestedingen:

Aanbestedingen die onder de Europese Richtlijnen vallen, met uitzondering van de zogenoemde 1B diensten, bieden de gemeente slechts in beperkte zin mogelijkheden voor het verwerken van sociale (werkgelegenheids)aspecten. Het hanteren van sociale selectie- en gunningscriteria is namelijk niet toegestaan. Alleen in het (na de aanbestedingsprocedure) te sluiten contract, kunnen voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht worden opgenomen als bijvoorbeeld:

De verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werkelozen te werven

De verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap aan te werven of een sociale werkplaats in te schakelen

De verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen

Hierbij geldt dat er geen sprake mag zijn van discriminatie ten nadele van inschrijvers uit andere Lidstaten; de voorwaarden moeten reeds bij de aankondiging bekend worden gemaakt en mogen geen invloed hebben op de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers.

Opdrachten die niet onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen

Ten aanzien van openbare aanbestedingen zijn gemeenten vrij om te beslissen of zij bij de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten andere doelen dan de beste prijs/kwaliteitsverhouding wensen na te streven en zodoende sociale selectie- en gunningcriteria wensen te hanteren. Hierbij dient echter wel het gelijkheids- en transparantiebeginsel in acht te worden genomen en mag er geen sprake zijn van strijdigheid met de mededingingswetgeving. Dit betekent dat een preferentie voor bijvoorbeeld gehandicapten (sociale werkplaatsen) bij de gunning van opdrachten mogelijk is, maar alleen indien deze inhoudt dat de aanbestedingsprocedures ook open staan voor sociale werkplaatsen van andere Lidstaten. Een preferentie voor lokale en/of regionale ondernemers is niet mogelijk.

Deze “ruimere” mogelijkheden overigens gelden ook voor de diensten die worden vermeld in Bijlage 1B van de Richtlijn Diensten. Het betreft hier de diensten die niet behoeven te worden aanbesteed volgens een van de in de Richtlijn vermelde procedures.  Voor de gemeente Beuningen heeft dit betrekking op opdrachten tot het verrichten van groenonderhoudswerken. Voorgesteld wordt om deze opdrachten onderhands te gunnen aan sociale werkplaatsen ongeacht de omvang van de opdracht

Ten aanzien van (meervoudige) onderhandse aanbestedingen kan de gemeente rekening houden met de kansen van lokale en/of regionale ondernemers. Dit staat echter op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese richtlijnen. Het is dus niet toegestaan dat bij het vergelijken van offertes van verschillende leveranciers een onderscheid gemaakt mag worden op basis van de plaats waar een bedrijf is gevestigd (dit zou discriminatie van niet-plaatselijke bedrijven betekenen). Voorgesteld wordt dat de gemeente Beuningen erna streeft om lokale ondernemers gelijke kansen te bieden op het verwerven van opdrachten. Gezien het non-discriminatiebeginsel is het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet de aangewezen weg ter bevordering van de locale werkgelegenheid.

2.7 Innovatief aanbesteden

Er kunnen twee vormen van aanbesteden worden onderscheiden: traditioneel en innovatief. Traditioneel betekent dat de aanbesteder zelf het concept en het bestek ontwikkelt, dat in stukjes geknipt aanbesteedt en de goedkoopste uitvoerders selecteert. De opdrachtgever houdt het hoogwaardige werk in huis en heeft maximaal greep op de technische uitvoering. De overheid kan ook innovatief aanbesteden. Dat houdt in dat ze hoge prestatie-eisen stelt maar de technische invulling overlaat aan uitvoerende partijen. De eisen zijn bijv. zware milieueisen en functionele eisen, integratie van meerdere aspecten of van meerdere fasen zoals ontwikkeling-realisatie-onderhoud. De effecten van innovatief aanbesteden zijn dat het bedrijfsleven wordt geprikkeld nieuwe technieken en totaaloplossingen te ontwikkelen en complementaire partners te zoeken.

Een aantal voor- en nadelen en randvoorwaarden van innovatief aanbesteden:

Randvoorwaarden:

er moet een vernieuwende aanpak nodig en mogelijk zijn;

een innovatieve aanbesteding vraagt nogal wat kennis en kunde van de

betreffende marktpartijen

bedrijven moeten in staat zijn een moeilijk project alleen te kunnen uitvoeren

zonder de sterke begeleiding van de aanbesteder

Nadelen:

in principe heeft de aanbesteder geen invloed op het proces om te komen tot het eindresultaat (je kunt bijvoorbeeld technische hoogstandjes krijgen, maar overlast voor de omgeving)

bij innovatieve aanbestedingen hoeft de prijs niet per definitie lager uit te vallen, het kan ook zijn dat je een hogere kwaliteit krijgt.

kost de opdrachtgever meer voorbereiding en als gevolg daarvan meer geld

alle inschrijvers besteden meer tijd om tot een inschrijving te kunnen komen; dat moet ook worden betaald

als opdrachtgever wordt je meer afhankelijk van marktpartijen

Voordelen:

je stimuleert bedrijven om te vernieuwen

een innovatieve aanbesteding kan leiden tot een efficiëntere werkwijze door de aannemer en dus een kostenbesparing

Innovatief aanbesteden zal vooral betrekking hebben op het aanbesteden van werken. De meeste werken die de gemeente Beuningen aanbesteedt zijn standaard werken die zich hiervoor niet lenen. Voorgesteld word dat bij die incidentele werken waar wel innovatief kan worden aanbesteed, het ook gebeurt.

2.8 Duurzaam inkopen

Welke mogelijkheden zijn er om duurzaam in te kopen? Bij duurzaam inkopen kunnen duurzaamheidscriteriain het selectieproces en gunningsproces worden opgenomen. U kunt bijvoorbeeld eisen stellen aan de leveranciers (hanteren ze een milieuzorgsysteem?) of de in te kopen producten (beschikken deze over een milieukeurmerk?). Op hoofdlijnen betekent dit dat bij de leveranciersselectie en productselectie eisen worden gesteld aan de milieuprestatie van de organisatie en de milieubelasting van het productieproces. De gestelde eisen moeten in verhouding staan tot de opdracht.

Het milieubeleidsplan 2000-2005 van de gemeente Beuningen richt zich met name op de duurzaamheid in het kader van duurzaam bouwen en een duurzame inrichting van de omgeving. Omtrent duurzaam inkopen is niets vastgelegd.

Hoofdstuk 3. Wettelijke regelgeving

3.1 EG-verdrag

In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap ondertekend. Dit verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG (inmiddels EU). Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en non-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken.

3.2 Europese Richtlijnen

Om de uitvoering van dit EG-verdrag te realiseren zijn voor overheidsopdrachten diverse richtlijnen opgesteld waarvan de belangrijkste zijn:

de Richtlijn Werken (93/37/EEG), betreffende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten

de Richtlijn Leveringen (93/36/EEG), betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen

de Richtlijn Diensten (92/50/EEG), betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening;

De term richtlijn betekent echter niet dat er vrijheid van toepassing is. Deze richtlijnen zijn in Nederland geïmplementeerd door uitgevaardigde Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB’s) op basis van de Raamwet ‘EG-voorschriften Aanbestedingen’. In de richtlijnen zijn procedureregels gegeven voor het uitvoeren van aanbestedingen. De richtlijnen

moeten worden toegepast door aanbestedende diensten bij opdrachten voor ‘Werken’, ‘Leveringen’ en ‘Diensten’ als de waarde van de opdracht een bepaald drempelbedrag overschrijdt, zoals hieronder wordt toegelicht.

3.3 Aanbesteden gezien in het licht van de Europese Richtlijnen

Voor het opstellen van een goed aanbestedingsbeleid zijn de Europese regels van belang. Deze

regels zijn van invloed op de te volgen procedures door de aanbestedende dienst. Men moet

‘Europees’ aanbesteden wanneer op de volgende drie vragen bevestigend wordt geantwoord:

3.3.1 Vraag 1: is er sprake van een aanbestedende dienst?

Als aanbestedende diensten in de zin van de richtlijnen worden beschouwd:

de Staat;

haar territoriale lichamen;

publiekrechtelijke instellingen.

Tevens worden als aanbestedende diensten beschouwd: verenigingen gevormd door een of meervan deze lichamen of instellingen en privaatrechtelijke instellingen welke een taak van algemeen belang uitvoeren en welke grotendeels gefinancierd worden door middel van publieke gelden, grotendeels onder de invloedssfeer van een of meerdere van de hiervoor genoemde entiteiten vallen, of hun publieke taak uitvoeren op basis van een door een of meerdere van deze entiteiten verleende exclusieve concessie.

A) De gemeente Beuningen als territoriaal lichaam

De gemeente Beuningen is een van de territoriale lichamen van de Staat der Nederlanden. Omdeze reden is zij een aanbestedende dienst. Daarnaast kan de gemeente echter ook op anderewijzen betrokken zijn als aanbestedende dienst in de zin van de richtlijnen.

B) De gemeente Beuningen als partner

Niet alleen de gemeente als rechtspersoon moet Europees aanbesteden, ook

samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert moeten in vele gevallen voldoen aande Europese regels. Op dit gebied is de regelgeving echter zeer onvolledig; er bevinden zich hiergrijze gebieden. Een voorlopige uitleg is dat degene die de gedetailleerde vormgeving van het werk bepaalt in feite de aanbesteder is. De instantie die bij machte is Europees aan te besteden moet Europees aanbesteden.

Een van de zaken waarop men momenteel bedacht moet zijn is een samenwerkings-constructie met een projectontwikkelaar. Zo is op 31 januari 2001 door het Gerechtshof te Den Haag uitspraak gedaan in de zaak ‘Middelburg’ . Grofweg komt de uitspraak op het volgende neer: ‘het realiseren van infrastructuur mag niet in een projectontwikkeling worden ondergebracht. Bij het ontwikkelen van een project moet de infrastructuur (indien de met de ontwikkeling van deze infrastructuur samenhangende kosten boven de Europese drempel uitkomen) separaat (Europees) worden aanbesteed’. Een andere soortgelijke zaak die hierop betrekking heeft speelt in Milaan het zogenaamde ‘Scala-arrest’. Ook uit dit arrest is gebleken dat infrastructuur dat ondergebracht wordt bij een projectontwikkelaar Europees aanbesteed moet worden indien de waarde van de ermee gemoeide kosten boven het drempelbedrag komt. Er wordt in dit kader op gewezen dat het ministerie van VROM een brochure heeft uitgebracht waarin wordt gewezen op de mogelijkheden de keuze van een projectontwikkelaar via een aanbesteding te laten geschieden. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onderzoekt momenteel de mogelijkheden en onmogelijkheden op het gebied van Publiek-Pivate- Samenwerkingsconstructies (PPS) bij projectontwikkeling.

Voor dit moment moet voor samenwerkingsverbanden bij ieder op te stellen contract worden bezien of en hoe de Europese regelgeving van toepassing is (zoals bijvoorbeeld het traject zandwinning)

C) De gemeente Beuningen als subsidiegeefster

Op grond van het EG-verdrag is iedere vorm van staatssteun, ongeacht of die direct of indirectwordt verleend onverenigbaar met het Europese mededingingsrecht indien de mededinging

binnen de Europese gemeenschap daardoor vervalst wordt of dreigt te worden vervalst. Daarbijwordt onder staatssteun verstaan:

“een voordeel dat bepaalde ondernemingen ontvangen als resultaat van een door de overheid ondernomen stap”

Hieronder kunnen worden verstaan subsidies, rentevergoedingen, garanties van opgenomen

leningen, kredietfaciliteiten verkoop van onroerend goed tegen een te lage prijs, betaling vandoor de overheid van kunstmatig verhoogde prijzen, etc. In de Beuningse praktijk zal dit echter zelden voorkomen.

D) De gemeente Beuningen als subsidieontvangster

In geval de gemeente Beuningen (Europese) subsidies ontvangt moeten de eisen, die desubsidiegever stelt ten aanzien van aanbestedingen, worden gevolgd.Europese regelgeving is natuurlijk ook van toepassing op door Europa gesubsidieerde projecten.Hierbij dient ermee rekening worden gehouden dat in de subsidiebeschikkingen niet altijdexpliciet vermeld wordt hoe de te voeren procedures moeten geschieden, omdat de Europese

subsidiegever er vanuit gaat dat de hierop van toepassing zijnde Europese regelgeving bekend isen derhalve wordt nageleefd.

3.3.2 Vraag 2: valt de opdracht onder de Richtlijnen?

Er zijn drie Richtlijnen voor het aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen belangrijk. DeRichtlijnen Werken, Leveringen en Diensten. Hieronder wordt kort omschreven in welkegevallen welke Richtlijn moet worden toegepast.

Bouwopdrachten: Richtlijn Werken

Een werk wordt in de Richtlijn Werken gedefinieerd als ‘het product van bouw- dan welwegenbouwkundige werken in hun geheel, dat ertoe bestemd is als zodanig een economischeof technische functie te vervullen’. Het betreft opdrachten in het kader van civiele enutiliteitsbouw die in bijlage 2a (zijnde de bijlage II van de Richtlijn werken) zijn weergegeven.

De Richtlijn Werken omschrijft opdrachten als schriftelijke overeenkomsten onder bezwarendetitel tussen een aanbestedende dienst en een aannemer voor:

uitvoering van een werk (bijvoorbeeld de reconstructie van een weg)

het geheel van ontwerp en uitvoering van een werk (bijvoorbeeld het laten ontwerpen en bouwen van een brug als een Design en Construct opdracht)

het laten uitvoeren van een werk met welke middelen dan ook, waarbij de aanbestedende dienst de eisen waaraan het werk moet voldoen vaststelt. (dit is een anti-omzeilingsbepaling, de aanbestedende dienst kan niet een project, bijvoorbeeld door een projectontwikkelaar, laten aanbesteden.)

Hierbij dient in acht te worden genomen dat het begrip ‘aannemer’ niet te eng dient teworden uitgelegd volgens de gangbare Nederlandse interpretatie, doch beschouwd dient teworden als ‘contractant’

Richtlijn Leveringen

Onder een opdracht voor levering wordt verstaan een schriftelijke overeenkomst onderbezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier voor:aankoop, leasing, en huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten.

Ingeval een levering gepaard gaat met installatiewerken maken de kosten hiervan deel uit vande opdracht. In dit geval moet worden bezien of het aandeel ‘levering’ of het aandeel‘installatie’ het grootste deel van de opdracht behelst, om uit te maken of de opdracht onderde Richtlijn Levering of Richtlijn Diensten valt.

Richtlijn Diensten

In principe vallen alle opdrachten van aanbestedende diensten, die niet ondergebrachtkunnen worden bij de hierboven genoemde richtlijnen, onder de Richtlijn Diensten.Er bestaan twee soorten diensten:

De zogeheten A-diensten of prioritaire diensten, deze vallen onder de volledige werkingvan de richtlijn

De zogeheten B-diensten of residuaire diensten, voor opdrachten van residuaire dienstenis slechts een deel van de richtlijnen van toepassing; het komt erop neer dat deze dienstenvolgens nationale regels kunnen worden aanbesteed en alleen een bericht van gunningopenbaar (Europees) moet worden gepubliceerd. Het is een misvatting te veronderstellen dat B-diensten ‘niet aanbesteed’ zouden moeten worden. In het kader van de richtlijnen behoeft slechts een ‘verlicht regime’ van de in de Richtlijn opgenomen bepalingen te worden doorlopen, waarbij de aanbestedingsplicht echter onverkort blijft bestaan. Voor wat betreft de publicatieplicht geldt dat slechts een bericht van gunning behoeft te worden gepubliceerd. Ook hier geldt dat, ondanks hetverlichte regime, men geen discriminerende bepalingen mag opnemen in de opdracht diebij voorbaat dienstverleners uitsluit. In het licht van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur kan, ondanks het feit dat het in het betreffende geval een residuaire dienst betreft, het in veel gevallen toch doeltreffend en gewenst zijn een “normale” (Europese) (openbare) aanbesteding te doen plaatsvinden.

3.3.3 Vraag 3: wordt het drempelbedrag overschreden?

Opdrachten van de gemeente moeten Europees worden aanbesteed als de waarde van deopdracht de drempelwaarden genoemd in tabel 1 overschrijdt.Hierbij moet worden uitgegaan van een reële raming van de waarde van de opdracht. Terbepaling van de hoogte van de waarde van de opdracht gelden bepaalde regels. Debelangrijkste daarvan is de bepaling dat opdrachten niet mogen worden opgedeeld in kleinereopdrachten om onder de drempelwaarde te komen en daarmee de richtlijn te ontduiken.

Richtlijn

Artikel in richtlijn

Drempelbedrag ex BTW

Werken

Artikel 6 lid 1 sub a

923.624

93/37/EEG

Leveringen

Artikel 5 lid 1 sub a, onder i

945

93/36/EEG

Diensten

Prioritaire diensten Artikel 7,

000

92/50/EEG

lid 1 sub a, 1e streep

Residuaire diensten, Artikel 7,

945

lid 1 sub a, 2e streep

Deze drempelbedragen gelden tot 31 december 2005

3.4 Nationale regelgeving

De Europese regelgeving is onverkort omgezet in nationale wetgeving. Daarnaast geldt dat voor opdrachten onder de drempelwaarden zoals vermeld in de bovengenoemde richtlijnen, het beginsel van het EG-verdrag staande blijft. Dit betekent dat opdrachten onder de drempelbedragen ook op transparante, objectieve en non-discriminatoire wijze dienen plaats te vinden. Ook hiervoor moeten doorzichtige aanbestedingsprocedures worden gevolgd met een objectieve beoordeling. Ter regeling van de aanbestedingen van werken zijn voor de Rijksoverheid diverse besluiten vastgesteld (zoals het Besluit overheidsaanbestedingen en het Besluit Aanbesteding van Werken 1973). Voor de lokale overheden ontbreken dergelijke besluiten.

Wel zijn er twee algemene wetten waarop bij aanbesteden kan worden teruggevallen:

1) Met name artikel 6:162 BW, dat betrekking heeft op de onrechtmatige daad.

2) Mededingingswet, op grond van deze wet mogen aan de aanbodzijde van de markt geen

afspraken worden gemaakt

3.5 Gemeentelijke regels

Ook in de per maart 2002 in werking getreden herziene Gemeentewet is niets over aanbesteden geregeld. Hierin wordt wel gesproken over de accountantscontrole die moet toezien dat de overheidsgelden rechtmatig worden uitgegeven. Dit betekent dat de accountant in zijn rapportage zal moeten aangeven of de overheidsgelden zijn uitgegeven met inachtneming van de in de wetgeving daaromtrent gestelde eisen. Verder zijn voor het aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen uiteraard ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing, zoals het:

Gelijkheidsbeginsel: non-discriminatie. De gemeente moet bij aanbestedingen iedere gegadigde gelijke kansen geven en mag dus niet discrimineren.

Doelmatigheidsbeginsel: De gemeente moet doelmatig met de algemene middelen omgaan.

Belangenbeginsel: Dit houdt het verbod van willekeur en het zorgvuldigheidsbeginsel in.

Beginsel van verbod van détournement de pouvoir. Eenvoudig gezegd houdt dit in dat de gemeente geen misbruik mag maken van haar bevoegdheden.

Openheidsbeginsel en het beginsel van controleerbaarheid: Transparantie. Alles wat de gemeente doet moet openlijk en toetsbaar gebeuren.

Motiveringsbeginsel: De gemeente moet iedere beslissing kunnen motiveren.

Proportionaliteitsbeginsel: De eisen die de gemeente stelt moeten in alle redelijkheid worden opgesteld.

3.6 Aanbestedingsreglementen

Om het in de praktijk makkelijk te maken om de wet- en regelgeving na te leven en te streven naar transparantie, objectiviteit en non-discriminatie kunnen aanbestedingsreglementen worden gehanteerd. In een dergelijk reglement worden de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de eisen waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen waaronder:

de in acht te nemen inschrijvingstermijn

de te verstrekken gegevens,

de te hanteren selectie- en gunningscriteria,

de verplichting tot motivering van de gunning.

Voor het aanbesteden van werken van de Rijksoverheid gelden de procedures genoemd in het Uniform AanbestedingsReglement UAR-2001. Het UAR behandelt de precontractuele fase. Het UAR 2001 is per 1 september 2001 in werking getreden en vervangt met ingang van die datum het UAR-1986. In het bijzonder voor Europese procedures geldt het Uniform Aanbestedingsreglement-EG 1991 (UAR-EG 1991). Dit reglement is een vertaalslag van de Europese Richtlijn Werken.Deze reglementen mogen door de lokale overheden worden toegepast. Dit is evenwel niet verplicht. De reglementen bevorderen de openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid van het aanbestedingsproces en kennen een arbitrageregeling. Voorgesteld word dat de gemeente Beuningen, conform de huidige praktijk, deze reglementen hanteert bij haar aanbesteding van werken.

Voor leveringen en diensten is geen door het rijk vastgesteld standaardreglement beschikbaar.

Hoofdstuk 4: Aanbestedingsprocedures

In dit hoofdstuk worden de diverse aanbestedingsvormen en hun voor- en nadelen toegelicht.

4.1 Aanbestedingsvormen

De volgende vormen van aanbesteden worden onderscheiden (tussen haakjes wordt het Europese equivalent gemeld):

4.1.1 Openbare aanbestedingsprocedures

De openbare aanbesteding (overeenkomend met een openbare Europese procedure) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding doen).

De openbare aanbesteding met voorafgaande selectie (overeenkomend met de Europeseniet-openbare procedure).

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - een of meer van hen (bij Europese procedure minimaal 5) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd.

4.1.2 Onderhandse aanbestedingsprocedures

De onderhandse aanbesteding (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandebekendmaking, slechts in uitzonderlijke omstandigheden, die staan beschreven in de richtlijnen,

toegelaten). Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee (volgens het UAR- 2001, volgens de EU-richtlijnen: minimaal drie) natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd.

De onderhandse aanbesteding na selectie (onderhandelingsprocedure na voorafgaandebekendmaking)

Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna een of meer van hen (EU-richtlijnen: minimaal 3) tot inschrijving of tot onderhandelingen kunnen worden uitgenodigd.

4.1.3 Enkelvoudige uitnodiging

Deze vorm van aanbesteding wordt ook wel ‘één op één benadering‘ of ‘gunning uit de hand’ genoemd. Dit is geen geregelde aanbestedingsvorm, deze vorm wordt toegepast bij kleine opdrachten, waar een aanbestedingsproces naar verhouding te veel kosten met zich meebrengt.

De voor- en nadelen van de verschillende procedures staan hieronder vermeld.

4.2 Voor- en nadelen van de verschillende aanbestedingsprocedures

4.2.1 De openbare aanbesteding (overeenkomend met een openbare

Europese procedure).

Voordelen:

een maximale mededinging die kan leiden tot de laagst mogelijke prijs;

de openbaarheid en non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede doorde objectiviteit van de procedure;

kennismaking met (voor de opdrachtgever) nieuwe bedrijven;

het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken.

Nadelen

de geschiktheidseisen dienen zeer zorgvuldig geformuleerd te worden, omdat het bij

onbekende opdrachtnemers vaak moeilijk beoordelen is of zij aan te stellen kwaliteitseisen voldoen;

de kans dat misbruik wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; door goede kwaliteitsborging is dit aspect te ondervangen;

bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ geldt, moeten hoge kosten worden gemaakt ten behoeve van de selectie; dit geldt zowel voor de inschrijver, die veel werk van zijn inschrijving moet maken, als voor de aanbesteder welke vele aanbiedingen moet vergelijken. Dit is te ondervangen door aanbestedingen met dit gunningscriterium door middel van de openbare aanbestedingsprocedures met voorafgaande selectie te houden.

4.2.2 De aanbesteding met voorafgaande selectie (overeenkomend met de

Europese niet-openbare procedure)

Voordelen:

een ruime mededinging, omdat openbaar bekend gemaakt wordt dat gegadigden zich voor het werk kunnen aandienen;

de openbaarheid en non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure (mits goed uitgevoerd);

kennismaking met (voor de opdrachtgever) onbekende bedrijven;

het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken;

de opdrachtgever kan van tevoren een maximum aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden vaststellen. Dit loont vooral de moeite indien het gunningscriterium meer bevat dan alleen de laagste prijs: de opdrachtgever hoeft dan slechts een beperkt aantal aanbiedingen met elkaar te vergelijken.

Nadelen:

de selectieprocedure vergt meer tijd (tijdwinst kan worden geboekt door de selectie te starten voordat het bestek gereed is);

de kans dat misbruik wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren;

de prijs kan gemiddeld iets hoger liggen dan bij een openbare aanbesteding doordat er minder concurrentie is;

mogelijke klachten door niet-geselecteerde gegadigden.

4.2.3 De onderhandse aanbesteding en de onderhandse aanbesteding na

selectie)

Voordelen:

de procedure (zonder selectie) vergt niet veel tijd;

de mogelijkheid rechtstreeks bedrijven uit te nodigen die voor het werk geschikt zijn, bijvoorbeeld opdrachtnemers met speciale kwaliteiten of faciliteiten (bepaalde expertise, eigen ontwerpbureau, materiaal of bijzonder materieel enz.);

het scheppen en/of in stand houden van een vertrouwensrelatie met de opdrachtnemer.

Nadelen:

het concurrentie-element is kleiner, er bestaat geen zekerheid over concurrerende prijsaanbiedingen; dit nadeel kan ondervangen worden door altijd onbekende (nieuwe) aannemers deel te laten nemen aan de procedure

verlies van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen (bij frequent gebruik van deze aanbestedingsvorm);

geen kans op contact met een nog niet bekend, doch goed bedrijf;

problemen bij het maken van de keuze wie uitgenodigd zullen worden;

openbaarheid en non-discriminatie zijn niet inherent aan deze procedures;

klachten in verband met niet-rechtmatige toepassing aanbestedingsbeleid.

4.2.4 De enkelvoudige uitnodiging

Voordelen:

de procedure is vrij kort;

een maximale mogelijkheid om bij de keuze van de aannemers/leveranciers/dienstverleners rekening te houden met hun know-how in relatie tot de eisen die aan het werk te stellen zijn;

de vertrouwensrelatie met de opdrachtnemer kan benut worden;

de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen een gunstige invloed op de prijs/kwaliteitsverhouding kan hebben;

de kosten van deze procedure zijn laag.

Nadelen:

geen concurrentie, hetgeen tot een hogere prijs kan leiden;

de vereiste grote kostendeskundigheid van de opdrachtgever;

het risico is aanwezig dat steeds weer hetzelfde bedrijf wordt uitgenodigd om als enige een prijsaanbieding te doen; er kan dan een al te goede verstandhouding ontstaan, waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan verslappen;

verantwoordingsproblemen, in de zin van openbaarheid en objectiviteit.

4.3 Bijzonder contractvormen

4.3.1 Mantelovereenkomsten

Onder een mantelovereenkomst wordt verstaan elke vorm van overeenkomst, waarbij voor een langere periode met (een) bepaalde leverancier(s) is overeengekomen dat desgewenst bepaalde producten tegen bepaalde condities worden ingekocht. Het gebruik van mantelcontracten maakt het mogelijk om producten die regelmatig worden besteld ingekocht kunnen worden zonder dat elke keer het totale aanbestedingsproces doorlopen hoeft te worden.

Er worden twee soorten mantelovereenkomsten onderscheiden:

mantelovereenkomsten met afnameverplichting; hierbij wordt de afnemer verplicht voor een bepaalde periode met een bepaalde hoeveelheid gespecificeerde producten af te nemen tegen in de overeenkomst vastgelegde condities;

mantelovereenkomsten zonder afnameverplichting; hierbij is de afnemer niet verplicht de mantelovereenkomsten te gebruiken voor bepaalde afname maar is de leverancier wel verplicht te leveren tegen de overeengekomen condities.

De aanbesteding van mantelcontracten is gehouden aan de aanbestedingsprocedures en drempelwaarden zoals genoemd in paragraaf 2.4.1 van deze nota

Bijlage

Bijlage 1

Begrippenlijst

In deze nota worden een aantal begrippen gebruikt die in de praktijk niet altijd eenduidig worden gehanteerd. Bij het bepalen van beleid is het noodzakelijk dat er daarover duidelijkheid bestaat. In deze nota wordt uitgegaan van de navolgende begripsomschrijvingen:

Aanbesteden

Het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van een werk of de levering van diensten of producten. Wijze van benadering van de markt.

Aanbesteder

Degene die voornemens is een werk op te dragen.

Aanbestedende dienst:

De gemeente Beuningen, die terzake van de opdracht wordt vertegenwoordigd door een daartoe door Burgemeester en Wethouders gemandateerde directie;

Aanbestedingsprocedure

De wijze van aanbesteden. Er zijn vier wijzen van aanbesteding:

Openbare aanbesteding: de aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Bij deze openbare procedure kunnen alle belangstellende partijen direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van het voornemen tot verstrekken van een opdracht. De opdrachtgever moet zijn objectieve selectie- en gunningscriteria bekendmaken en op basis daarvan beslissen aan welke gegadigde hij de opdracht gunt.

2.Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie: de aanbesteding die algemeen bekend

wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor ten minsteéén, doch niet meer dan een vooraf bekend gemaakt aantal gegadigden tot inschrijvingkunnen worden uitgenodigd. Ook dit is een openbare procedure, althans voor wat betreft deeerste fase, waarin belangstellende opdrachtnemers zich, naar aanleiding van de publicatie,

als gegadigde kunnen aanmelden. Vervolgens selecteert de aanbesteder op grond van voorafbekend gemaakte objectieve selectiecriteria, een aantal gegadigden, die worden uitgenodigdom een offerte in te dienen. Uit deze offertes maakt de aanbesteder op grond van eveneensvooraf bekend gemaakte gunningscriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt.

3. Onderhandse aanbesteding: de aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minstetwee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd, met dien verstandedat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes. Er vindt geen openbare

bekendmaking plaats. De aanbesteder bepaalt zelf de wijze waarop hij zijn voornemen eenwerk aan te besteden, bekend maakt. Daarbij dient hij wel te vermelden welke gegevensmoeten worden overgelegd om tot inschrijving te kunnen komen.

4. Onderhandse aanbesteding na selectie: de aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid worden gesteld deel te nemenaan een selectie, waarna een of meer van hen, doch niet meer dan zes, tot inschrijving kunnenworden uitgenodigd. Ook in dit geval bepaalt de aanbesteder zelf de wijze waarop hij twee ofmeer potentiële gegadigden in kennis telt van zijn voornemen om een werk te gaanaanbesteden. Hij moet aan deze gegadigden melden hoeveel gegadigden hij heeft benaderden welke gegevens moeten worden overgelegd om voor een uitnodiging tot inschrijving inaanmerking te kunnen komen.

Aannemer

De inschrijver aan wie een werk is opgedragen.

Bestek

De beschrijving van het werk met de daarbij behorende tekeningen en de voor dat werkgeldende voorwaarden.

Certificering

Een door of vanwege de branche-organisatie vastgestelde erkenningsregeling, opgrond waarvan een onafhankelijke instantie verklaart dat de aannemer aan bepaalde eisen

voldoet.

Dienstverlening, opdracht voor:

De schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een opdrachtgever en een dienstverlener tot het verrichten van diensten als: onderhoud- en reparatie

Drempelwaarde

De waarde van een aan te besteden werk, dienst of levering, waarboven onderhands, openbaar en Europees moet worden aanbesteed.

Gegadigde

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich bij een aanbesteding met

voorafgaande selectie aanmeldt met het verzoek tot de inschrijving te worden toegelaten.

Gunningscriteria

De vooraf bekend gemaakte criteria waaraan de inschrijvingen worden getoetsten die uitsluitend betrekking mogen hebben op de kwaliteit van de aanbieding. Er zijn tweegunningscriteria mogelijk:

de laagste prijs;

de economisch meest voordelige aanbieding, waarvoor in de aankondiging objectieve enfunctionele subcriteria vernoemd moeten zijn.

Inkoop

Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat

Inschrijver

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aanbiedt een werk uit te voeren, een dienst te verrichten danwel een levering te doen.

Levering

Opdacht tot: de schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een opdrachtgever en een leverancier voor de aankoop, leasing, huur(koop) van producten.

Mantelcontract

Elke vorm van overeenkomst waarbij voor een langere periode (maximaal 3 jaar bij Europese aanbestedingen) met een bepaalde leverancier is overeengekomen dat desgewenst bepaalde producten tegen bepaalde condities worden ingekocht.

Offertebedrag:

Het bedrag waarvoor de aannemer/leverancier/dienstverlener heeft ingeschrevenofwel zich verbonden heeft het werk tot stand te brengen, de omzetbelasting niet inbegrepen.

Opdracht

De schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de aanbestedende diensten een aannemer/leverancier/dienstverlener.

Reglement

Het Uniform Aanbestedingsreglement 2001, Staatscourant 2001,113, in werking getreden met ingang van 1 september 2001. Bij Europese aanbestedingen is van toepassing het Uniforme Aanbestedingsreglement –EG 1991.

Selectie-criteria

Objectieve en voor alle geïnteresseerde opdrachtnemers gelijkluidende kwalitatieve criteria voor de selectie van de inschrijvers door opdrachtgever.

Werk

Uit te voeren werk, eventueel met inbegrip van het ontwerp en de ten behoeve van dat werk te verrichten leveringen. Het is het product van bouw- danwel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Deze definitie sterkt ertoe te verzekeren dat (bouw)werken niet kunstmatig kunnen wordengesplitst teneinde aan de toepassing van de Europese richtlijnen te kunnen ontsnappen.

Bijlage 2

De inhoud is opgenomen onder 2.4.1. 'Drempelbedrag'