Verordening op de ambtelijke bijstand (2010)

Artikel 1. Verzoek om informatie en bijstand

• 1.

  In deze Verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    informatie: het verstrekken van feitelijke, openbare inlichtingen van bij het ambtelijk apparaat berustende kennis en gegevens;

  • b.

    bijstand: het door het ambtelijk apparaat verrichten van ondersteunende activiteiten bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2.

  Een raadslid wendt zich tot een ambtenaar die het college ondersteunt met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

Indien een raadslid van een in dit artikel genoemd recht gebruik maakt, houdt hij daarbij zoveel mogelijk rekening met de voor het publiek ingestelde openingstijden van het gemeentehuis. Is het niet mogelijk om tijdens deze openingstijden gebruik te maken van genoemd recht, dan stelt het raadslid zich bij voorkeur per e-mail dan wel per telefoon in verbinding met de betreffende ambtenaar.

• 3.

  Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 5.

  De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4.

  De secretaris verstrekt het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5.

  Indien het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wendt hij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 3 Weigering verzoek om bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek en deelt zijn beslissing terstond aan het betrokken raadslid, de secretaris en de griffier mee.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak en deelt zijn beslissing terstond aan het betrokken raadslid, de secretaris en de griffier mee.

Artikel 5 Hoeveelheid ambtelijke bijstand

• 1.

  De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel b bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

  • -

    welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

  • -

    over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

  • -

    welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

  • -

    hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

  • -

    de reden waarom een verzoek is geweigerd.

• 2.

  De secretaris verstrekt het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

Artikel 6 Procedure bij vragen om feitelijke informatie

• 1.

  Een raadslid streeft ernaar benodigde feitelijke informatie zo veel mogelijk in rechtstreeks contact met ambtenaren te vergaren. De ambtenaar kan het raadslid mondeling, via de e-mail of via een memo ‘technische vragen’ antwoord geven.

• 2.

  Indien verstrekking van de feitelijke informatie niet naar tevredenheid van het raadslid heeft plaatsgevonden, kan:

  • a.

    het verzoek aan de secretaris worden voorgelegd. Deze bevordert dat beantwoording naar tevredenheid alsnog plaatsvindt. Indien naar het oordeel van het raadslid nog steeds geen sprake is van informatieverstrekking naar tevredenheid, kan:

  • b.

    het lid in een raadscommissie verzoeken adequate beantwoording te bevorderen. Het raadslid onthoudt zich hierbij van het noemen van namen van ambtenaren en van het doen van andere tot personen herleidbare opmerkingen. De voorzitter van de betreffende raadscommissie ziet hierop toe.

• 3.

  Beantwoording in het geval van het tweede lid onder b geschiedt na toezegging van het college via een memo van antwoord aan de commissie.

• 4.

  Als ultimum remedium kan het raadslid in de raadsvergadering verzoeken om verstrekking van de gewenste feitelijke informatie. Het college heeft hierbij een zorgplicht tot het zoveel per mogelijk omgaand verstrekken van de gewenste feitelijke informatie.

Artikel 7 Ingangsdatum

• Deze Verordening treedt in werking met ingang van 10 november 2010. Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand vastgesteld bij raadsbesluit van 26 februari 2003.