Regeling vervallen per 01-01-2013

Verordening inhoudende regels met betrekking tot de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente Beverwijk met uitzondering van de griffie

Geldend van 01-12-2004 t/m 31-12-2012

Intitulé

Verordening inhoudende regels met betrekking tot de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente Beverwijk met uitzondering van de griffie

Burgemeester en Wethouders van Beverwijk;

Overwegende dat het wenselijk is een nieuwe organisatieverordening vast te stellen;

Gelet op artikel 160, eerste lid onder c, van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen de volgende verordening inhoudende regels met betrekking tot de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente Beverwijk met uitzondering van de griffie:

Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 1

  • 1. Er zijn de volgende organisatorische onderdelen:

    • a.

      de afdeling stadszaken;

    • b.

      de afdeling wijkzaken;

    • c.

      de afdeling publiekszaken;

    • d.

      de afdeling brandweer;

    • e.

      de afdeling middelen;

    • f.

      de concernstaf.

Artikel 2

De in artikel 1 genoemde organisatorische onderdelen hebben de volgende doelstellingen en hoofdtaken:

 

  • a.

    de afdeling Stadszaken

  • Doelstelling:

  • De afdeling zorgt voor de ontwikkeling van stad als totaliteit met als verantwoordelijkheid wonen, werken en welzijn. De afdeling werkt daarbij nauw samen met het maatschappelijk veld zoals bedrijfsleven, sociaal maatschappelijke instellingen, woningcorporaties en hulpverleningsinstanties. De invulling van de ontwikkeling van de stad wordt mede bepaald door regelgeving van rijks en provinciaal niveau. De werkwijze van de afdeling is projectmatig.

  • Hoofdtaken:

    • -

      het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van ruimtelijk-, sociaal-, economisch- en veiligheidsbeleid op stedelijk niveau; het betreft met name de taakvelden:

    • -

      ruimtelijke ontwikkeling, groen en water-, economische ontwikkeling, grondbeleid en vastgoed, volkshuisvesting en monumenten, openbare orde en veiligheid en onderwijs, cultuur en welzijn.

 

  • b.

    de afdeling Wijkzaken

  •  

  • Doelstelling:

  • De afdeling draagt zorg voor het beheer en de ontwikkeling van de voorzieningen op wijkniveau op het gebied van wonen, werken, verkeer en welzijn. De afdeling Wijkzaken richt daarbij haar prioriteiten op de beleving van de directe leef- en woonomgeving. Bij gerezen problemen streeft de afdeling naar duurzame oplossingen  die in samenspraak en samenwerking met de externe partners op zo kort mogelijke termijn gerealiseerd kunnen worden.

  •  

  • Hoofdtaken:

    • -

      het beheer en onderhoud van straten, pleinen, plantsoenen, speelvoorzieningen etc. (schoon, heel en veilig);

    • -

      het ontwikkelen, revitaliseren en herinrichten van wijken, buurten en straten; een wijkgerichte aanpak waarbij bewoners worden geactiveerd tot participatie en daarmee de sociale betrokkenheid wordt vergroot;

    • -

      het op stedelijk niveau ontwikkelen en (doen) uitvoeren van verkeersbeleid.

 

  • c.

    de afdeling Publiekszaken

  •  

  • Doelstelling:

  • De afdeling is gericht op het ontwikkelen van producten ten behoeve van individuele burgers, en het leveren van producten en diensten aan burgers, bedrijven  en instellingen.

  •  

  • Hoofdtaken:

    • -

      het verzorgen en verstrekken van reisdocumenten (paspoorten, identiteitskaarten);

    • -

      registratie van huwelijken, geboortes en overlijden;

    • -

      het verstrekken van uittreksels GBA;

    • -

      het voorbereiden, verzorgen en coördineren van verkiezingen;

    • -

      het verlenen van kwijtscheldingen gemeentelijke belastingen;

    • -

      het verstrekken van uitkeringen;

    • -

      individuele zorg middels het leveren van maatwerk;

    • -

      het verstrekken van voorzieningen;

    • -

      het voorkomen van misbruik van de uitkering middels actief fraudebeleid;

    • -

      het ontwikkelen en uitvoeren van een minimabeleid;

  • d.

    de afdeling Brandweer

  •  

  • Doelstelling:

  • brandbestrijding, brandpreventie, hulpverlening en rampenbestrijding.

  •  

  • Hoofdtaken:

    • -

      het voorkomen, beperken en bestrijden van brand;

    • -

      het beperken van brandgevaar;

    • -

      het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt;

    • -

      het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand;

    • -

      het beperken en bestrijden van rampen als bedoel in artikel 1 van de Rampenwet:

      een en ander onverminderd het bepaalde in de Verordening betreffende de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke Brandweer.

 

  • e.

    de afdeling Middelen

  •  

  • Doelstelling:

  • De afdeling ondersteunt en adviseert de organisatie vanuit een klantgerichte, proactieve houding en dienstverlenende instelling zodat de organisatie haar doelstellingen kan realiseren, overeenkomstig de op concernniveau gemaakte afspraken en gestelde kaders. 

  •  

  • Hoofdtaken:

    • -

      inkoop en aanbestedingsbeleid;

    • -

      documentaire informatievoorziening;

    • -

      coördinatie en ontwikkeling website;

    • -

      informatiebeleid;

    • -

      ICT-beheer;

    • -

      personeels- en salarisadministratie;

    • -

      personeels- en organisatiebeleid;

    • -

      arbo-beleid en - uitvoering

    • -

      interne dienstverlening, catering, repro en bodediensten;

    • -

      bouwkunde, huisvestingszaken gemeentelijke gebouwen;

    • -

      financiële administratie;

    • -

      belastingadministratie;

    • -

      bezwaar- en beroepschriften (belastingzaken);

    • -

      invordering belastingen;

    • -

      waarderen van alle roerende en onroerende zaken in de gemeente Beverwijk ten -behoeve van de gemeente zelf en de externe afnemers (Rijksoverheid en Waterschap);

    • -

      in concept opstellen van belastingverordeningen.

 

  • f.

    de Concernstaf

  • Doelstelling:

  • De afdeling adviseert en ondersteunt het college, de directie en de afdelingen bij de beleidsontwikkeling en besluitvorming op financieel en juridisch terrein, en draagt zorg voor juiste financiële informatie en informatievoorziening aan directie en college. De afdeling draagt verder zorg voor de ondersteuning van de burgemeester, het college, de directie en het managementoverleg. Daarnaast draagt de afdeling zorg voor de interne en externe communicatie en de corporate communication. 

  •  

  • Hoofdtaken:

    • -

      coördinatie en evaluatie van het gemeentelijk beleid;

    • -

      gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan het ambtelijk management op financieel en juridisch terrein;

    • -

      coördinatie, consolidatie en toetsing van alle plannen, resultaten en rapportages die van belang zijn voor de aansturing en uitvoering van het gemeentelijk beleid;

    • -

      voortgangsbewaking en monitoring t.a.v. Programmabegroting, Collegeprogramma e.d.;

    • -

      ondersteuning van de burgemeester, het college, de directie en het managementoverleg;

    • -

      kabinetszaken;

    • -

      interne en externe communicatie;

    • -

      corporate communication;

    • -

      representatieve aangelegenheden;

    • -

      klachtenbehandeling;

    • -

      inbewaringstelling psychiatrische patiënten.

Artikel 3

  • 1. De secretaris vormt met de adjunct-secretaris de directie. De secretaris functioneert als algemeen directeur en is hiërarchisch de meerdere van de adjunct-secretaris.

  • 2. Onder toezicht van de directie is het dagelijks beheer en de leiding van een organisatorisch onderdeel, met uitzondering van de concernstaf, opgedragen aan een afdelingshoofd.  Het dagelijks beheer van de concern staf berust bij de directie.

  • 3. Het college stelt voor de secretaris en de adjunct-secretaris een nadere instructie vast.

Artikel 4

  • 1. De adjunct-secretaris wordt benoemd en ontslagen door het college.

  • 2. De afdelingshoofden worden benoemd en ontslagen door het college, op voorstel van de directie.

  • 3. Alvorens de secretaris respectievelijk de directie een aanbeveling tot benoeming van de adjunct-secretaris respectievelijk de afdelingshoofden doet, betrekt hij het personeel bij de selectie overeenkomstig de door het college gegeven richtlijnen.

Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie in relatie tot de bestuursorganen

Paragraaf 1 Ambtelijke organisatie en uitoefening van bestuursbevoegdheid

Artikel 5

  • 1. Tenzij de Algemene wet bestuursrecht of de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college voor nader door hem aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en/of de ondertekening van stukken mandateren aan de secretaris of de adjunct-secretaris.

  • 2. De secretaris dan wel de adjunt-secretaris kan ondermandaat verlenen aan een afdelingshoofd.

  • 3. Het verlenen van ondermandaat aan een medewerker behoeft de toestemming van het college.

  • 4. Het college verwerkt zijn besluiten tot het verlenen van mandaat in een mandaatregeling, welke voor een ieder ter inzage wordt gelegd.  

Artikel 6

Het bepaalde in artikel 5 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

Paragraaf 2 Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het ambtelijk apparaat

Artikel 7

  • 1. Het aan de directie respectievelijk de afdelingshoofden opgedragen dagelijks beheer en leiding van een organisatorisch onderdeel omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van het betreffende onderdeel, waaronder het realiseren van de door het college, na overleg met de directie, vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening alsmede de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen.

  • 2. Tot het dagelijks beheer wordt eveneens gerekend het aantrekken van personeelsleden en het doen van bestedingen binnen de door de raad ter beschikking gestelde gelden.   

Artikel 8

Met in achtneming van de vastgestelde budgetspelregels stelt het college, na overleg met de directie en onverlet het budgetrecht van de raad, zoals vastgelegd in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, voor een begrotingsjaar vast:

  • -

    het werkplan van elk organisatorisch onderdeel;

  • -

    het budget van elk organisatorisch onderdeel, tenminste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget.

Artikel 9

  • 1. Tot het dagelijks beheer als bedoeld in de artikelen 7 en 8 worden in ieder geval gerekend het uitvoeren van:

    • -

      het personeelsbeleid;

    • -

      het financiële beleid;

    • -

      het juridische beleid;

    • -

      het organisatiebeleid;

    • -

      het informatiebeleid;

    • -

      het automatiseringsbeleid;

    • -

      het inkoopbeleid;

    • -

      het  huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

Hoofdstuk 3 Werkwijze van de ambtelijke organisatie

Paragraaf 1 De directie

Artikel 10

  • 1. De directie is belast met de bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, de voortgang van de beleidsvoorbereiding en de uitvoering van de bedrijfsprocessen.

  • 2. De secretaris is voorzitter van de directie.                                           

  • 3. De voorzitter van de directie kan, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, andere functionarissen aanwijzen die aan het overleg van de directie deelnemen.

  • 4. In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt de adjunct-secretaris als voorzitter op.

  • 5. Als directie-secretaris treedt op een door de secretaris aan te wijzen ambtenaar. De secretaris wijst tevens een plaatsvervangend directie-secretaris aan.

Artikel 11

  • 1. De directie draagt binnen de daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door deze gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de secretaris en diens taak, zorg voor:

    • a.

      afdelingsoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen;

    • b.

      afdelingsoverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid;

    • c.

      algemeen management van het gemeentelijk apparaat.

    De onder a t/m c vermelde taken worden in een directiereglement nader uitgewerkt.

  • 2. Omtrent de in het eerste lid genoemde taken brengt de directie gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college.

  • 3. De directie heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om zijn taken te kunnen vervullen.

  • 4. De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in de directie ontbreekt, dan beslist de stem van de voorzitter.

Paragraaf 2 Het managementoverleg

Artikel 12

  • 1. Ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische onderdelen voeren de directie en de afdelingshoofden regelmatig overleg. De deelnemers aan dit overleg vormen het managementoverleg.

  • 2. De secretaris is voorzitter van het managementoverleg.

  • 3. De in het eerste lid bedoelde afdelingshoofden kunnen in geval van afwezigheid worden vervangen door een door het afdelingshoofd aangewezen teamleider.

  • 4. Als secretaris van het managementoverleg treedt de directie-secretaris op.

Artikel 13

  • 1. De voorzitter van het managementoverleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementoverleg vast. Het managementoverleg komt in de regel eenmaal per week bijeen. De afdelingshoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de directiesecretaris. Laatstgenoemde zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken zo mogelijk ten minste drie werkdagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementoverleg.

  • 2. Het managementoverleg heeft geen besluitvormend karakter. Het overleg is ontwikkelend, beleidsvoorbereidend en informerend van aard en richt zich met name op beleidsontwikkelingen die afdelingsoverschrijdend zijn  op gemeenschappelijke managementvraagstukken en de bedrijfsvoering.

Artikel 14

De directie is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden van het managementoverleg doorkruisen dan wel inperken.

Artikel 15

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 ziet de voorzitter van de directie toe op een vlot verloop van de informatiestromen.

Paragraaf 4 Procedures

Artikel 16

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks wenselijk wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming “bestuursopdracht”.

Het college stelt een reglement bestuursopdracht vast.

Artikel 17

  • 1. Elke zaak wordt voorbereid door het organisatorisch onderdeel tot wiens taakgebied de betreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

  • 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorisch onderdeel uitstrekt, kan de directie een organisatorisch onderdeel aanwijzen dat primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 18

  • 1. Indien een zaak tevens het taakgebied van een ander organisatorisch onderdeel raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatorisch onderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatorisch onderdeel.

  • 2. Het organisatorisch onderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zo veel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatorisch onderdeel teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, in welk advies de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

  • 3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatorisch onderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering is belast.

  • 4. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen, neemt de directie een besluit. 

Paragraaf 5 De Concerncontroller

Artikel 20

  • 1. De directie benoemt een functionaris van de Concernstaf tot concerncontroller.

  • 2. De concentcontroller is in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid.

  • 3. De concerncontroller maakt als vaste adviseur deel uit van de directie.

  • 4. Indien de concerncontroller van oordeel is dat de directie zijn taken als bedoeld in artikel 10, eerste lid en artikel 11, eerste lid op financieel gebied niet naar behoren uitvoert, is hij bevoegd om zijn bevindingen rechtstreeks aan het college kenbaar te maken.

  • 5. Het bepaalde in artikel 14 is niet van toepassing op de concerncontroller.

  • 6. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van de concerncontroller.

Paragraaf 6 De hoofden van de organisatorische onderdelen

Artikel 20

Het hoofd van een organisatorisch onderdeel benoemt, met inachtneming van de door het college gestelde regels, de medewerkers van zijn onderdeel.

Artikel 21

Met inachtneming van door het college gestelde regels treft het hoofd van een organisatorisch onderdeel de maatregelen en voorzieningen, die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn onderdeel opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college.

Hoofdstuk 4 Slot- overgangsbepalingen.

Artikel 22

Voor 1 januari van het jaar 2006 of zoveel eerder als hij redenen aanwezig acht, brengt de voorzitter van de directie aan het college een rapport inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij zodanig rapport om de vier jaar uit en voorts op ieder tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft,  bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en/of het door de raad vastgestelde beleid.

Artikel 23

Voor zover dit nodig is, kunnen door het college voor bepaalde aangewezen organisatorische onderdelen afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.

Artikel 24

Het bepaalde in deze verordening laat onverlet het bepaalde in de Verordening ambtelijke bijstand aan raadsleden c.a.

Artikel 25

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 01 december 2004.

  • 2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening gemeente Beverwijk”.

  • 3. De “Organisatieverordening gemeente Beverwijk” vastgesteld bij raadsbesluit van 25 september  1997, nr. 177/1997, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 30 september 1999, nr. 135/1999, wordt ingetrokken.

Ondertekening

Beverwijk, 23 november 2004
Burgemeester en Wethouders voornoemd,
de Secretaris, de Burgemeester,
mr. C.B.P. Hazenberg drs. Th.L.N. Weterings.