Nota subsidiebeleid gemeente Blaricum 2008 t/m 2011

Paragraaf 1.1 Algemene uitgangspunten voor het verstrekken van subsidie

Naast de specifiek inhoudelijke doelstellingen die in de subsidiehandreiking zijn opgenomen, zijn er tevens een aantal algemene uitgangspunten voor de beoordeling van subsidieaanvragen:

- Bij de totstandkoming van activiteiten en voorzieningen treedt het particulier initiatief op als initiator, terwijl de gemeente een voorwaardenscheppende taak heeft. In voorkomende gevallen kan de gemeente zelf initiatieven ontwikkelen om te komen tot een bepaalde activiteit of voorziening.

- Uitvoering van de activiteiten bevordert de betrokkenheid en samenwerking van de inwoners en geeft uitdrukking aan de verscheidenheid van opvattingen en inzichten die in de samenleving bestaan.

- In principe wordt bij de uitvoering van activiteiten gebruik gemaakt van vrijwilligers, waar nodig en mogelijk met ondersteuning van beroepskrachten.

- Voor subsidie kunnen uitsluitend activiteiten en voorzieningen in aanmerking komen die gericht zijn op of aanwijsbaar ten goede komen aan de inwoners en / of specifieke doelgroepen van de gemeente Blaricum. De enige uitzondering hierop vormen activiteiten en voorzieningen in de regio die binnen de gemeente Blaricum ontbreken én tegelijkertijd wel voor de Blaricumse inwoners van belang zijn én voorzien in een duidelijke behoefte.

- Er wordt geen subsidie verstrekt aan instellingen met een politiek of religieus karakter. Ook wordt geen subsidie verstrekt aan instellingen die activiteiten ontplooien c.q. doelstellingen beogen die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde.

- Overlappingen in het aanbod van gesubsidieerde activiteiten en voorzieningen worden niet toegestaan.

- Cursussen worden als regel niet gesubsidieerd; in beginsel moeten deze activiteiten integraal kostendekkend zijn. Slechts in incidentele gevallen kan hiervan worden afgeweken, indien de aard van de doelgroep hiertoe aanleiding geeft.

- Beschikbare accommodaties worden zo optimaal mogelijk benut. Het algemene karakter van de instelling en het algemene beleid – gericht op alle burgers - worden zo veel mogelijk benadrukt. Uitgangspunt is dat een ieder ongehinderd gebruik kan maken van algemene projecten en instellingen. Binnen dit kader dient wel rekening te worden gehouden met de positie van bepaalde (doel)groepen in de samenleving.

Paragraaf 1.2 Speerpunten van beleid

De Nota Subsidiebeleid heeft betrekking op onderstaande speerpunten van het gemeentelijk subsidiebeleid: de volgorde in dit overzicht is willekeurig gekozen. Het zou wenselijk zijn – op termijn – om een prioriteitsvolgorde aan te brengen in onderstaande speerpunten en tevens de beoogde doelstellingen en effecten nader uit te werken en te omschrijven. Ook zou het wenselijk zijn een aantal criteria uit te werken met betrekking tot de inhoudelijke afbakening van het speerpuntenbeleid en de daarmee samenhangende subsidieverstrekking. De speerpunten zijn:

- Welzijnsbeleid ten aanzien van kwetsbare groepen binnen de Blaricumse samenleving: ouderen, gehandicapten, blinden en slechtzienden, doven en slechthorenden, verslaafden, slachtoffers van geweld, mensen met problemen van uiteenlopende aard. Producten:

• Product maatschappelijke dienstverlening

• Product ouderenzorg

• Product maatschappelijk werk algemeen

- Kunst en Cultuur. Producten:

• Product amateuristische kunst en kunstzinnige vorming

• Product vorming en ontwikkeling

• Product overige sociaal-culturele activiteiten

• Product kunst

• Product toerisme

• Product volksfeesten

- Jeugd, jongeren, kinderen. Producten:

• Product sport

• Product jeugd- en jongerenwerk

• Product (kinderopvang/)peuterspeelzalen

- Veiligheid. Producten:

• Product rampenbestrijding

• Product criminaliteitsbestrijding

• Product verkeersbeleid

- Overig welzijnswerk. Producten:

• Product openbaar bibliotheekwerk

• Product club- en buurthuiswerk

• Product welzijn

- Milieu en natuur. Producten:

• Product natuur- en milieueduactie

• Product dierenopvang

Behalve bovenstaande speerpunten, is sprake van twee andere terreinen waarop deze Nota Subsidiebeleid betrekking heeft:

- Product representatie: jubilea van instellingen, bruidsparen en individuele burgers.

- Product voorlichting: Dorpsblad Blaricum “Hei en Wei”.

Paragraaf 1.3 Subsidiehandreiking

De subsidiehandreiking is een praktische en concrete uitwerking van de Algemene Subsidieverordening en de Nota Subsidiebeleid. In de subsidiehandreiking wordt een verbinding gelegd tussen beleidsmatige doelstellingen, middeleninzet en effecten, zoals dat op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is vereist.

Alle instellingen die activiteiten ontplooien of doelstellingen nastreven die onder de gemeentelijke speerpunten van beleid vallen en die worden gestimuleerd en/of ondersteund door middel van subsidies, zijn opgenomen in de subsidiehandreiking. De beleidsdoelstellingen zijn afkomstig uit gemeentelijke beleidsnota’s en/of andere gemeentelijke stukken waarin beleidslijnen zijn geformuleerd. De indeling van de subsidiehandreiking sluit aan bij de productenbegroting van de gemeente.

In de subsidiehandreiking worden de volgende zaken opgenomen:

- Subsidieplafond, subsidiegrondslag en de wijze van verdeling over de producten en activiteiten alsmede het tijdstip van uitbetaling.

- Inhoudelijke beleidsdoelstellingen / activiteiten en te leveren prestaties

- Indexering van instellingen die een budgetsubsidie ontvangen, voor zover van toepassing.

- Overige verplichtingen verbonden aan de subsidieverstrekking, zoals het indienen van begrotingen / werkplannen en activiteiten- en financiële verslagen.

De subsidiehandreiking betreft alle autonome, dat wil zeggen niet-wettelijk verplichte, subsidie-uitgaven en een aantal wettelijk verplichte uitgaven die door de gemeente beïnvloedbaar zijn. Voorzover het beleid niet in de vorm van beleidsnotities is uitgeschreven, zijn de geformuleerde beleidsdoelstellingen gebaseerd op de ongeschreven dagelijkse praktijk. In de subsidiehandreiking zijn alleen subsidies opgenomen waar ook daadwerkelijk sprake is van een subsidie in de zin van de Awb.

Paragraaf 2.1 Rechtszekerheid

De subsidieverhouding betreft de overheid en de burger. De overheid handelt in die relatie als een publiekrechtelijk orgaan. Besluiten in die hoedanigheid genomen vallen onder de werking van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Subsidiebesluiten van bestuursorganen moeten op grond van het bestuursrecht voldoen aan een aantal geschreven en ongeschreven normen. In de eerste tranche van de Awb is het algemene kader van het bestuursrecht neergelegd. De eerste tranche van de AWb regelt het verkeer tussen burgers en bestuursorganen, geeft bepalingen over besluiten en beschikkingen en regelt tevens het bezwaar en het beroep tegen besluiten en beschikkingen. Daarmee zijn op de subsidieverhouding beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing, gelden regels voor het doen van aanvragen en voor het beslissen op aanvragen.

De hoofdregel van de subsidietitel, dat subsidies gebaseerd moeten zijn op een wettelijk voorschrift, bevordert de rechtszekerheid van de subsidieaanvrager en de subsidieontvanger. Onzorgvuldig of willekeurig handelen is beter te toetsen aan de hand van een subsidieverordening dan aan de hand van een op zichzelf staand besluit van Burgemeester en Wethouders.

In geval van subsidieverstrekking moet op het moment van het subsidiebesluit duidelijk zijn voor welke activiteiten en doelstellingen / prestaties de subsidie is bedoeld en hoe de financiële consequenties zijn afgedekt.

Paragraaf 2.2 De Algemene Subsidieverordening

Het juridisch kader van de Algemene Subsidieverordening gemeente Blaricum betreft algemene criteria en voorwaarden voor de toetsing van subsidieaanvragen. Het bevat de spelregels voor subsidieverstrekking, de rechten en plichten van subsidiegever en subsidieontvanger toegeschreven naar de situatie in de gemeente Blaricum. De subsidieverordening levert de basis voor het proces van subsidieverstrekking.

Paragraaf 3.1 Het begrip subsidie

Onder het begrip subsidie wordt volgens de Awb (artikel 4:21, eerste lid) verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten verstaan.

Het belangrijkste moment in het subsidieproces is niet de daadwerkelijke beschikbaarstelling van geld, maar de beslissing van Burgemeester en Wethouders om de voorgenomen activiteit te subsidiëren. Deze beslissing is vervat in een subsidiebeschikking die in de vorm van een subsidieverleningsbeschikking en/of een subsidievaststellingsbeschikking wordt verstrekt.

Wat valt niet onder het subsidiebegrip:

- Het leveren door de gemeente van goederen en diensten “om niet”

- Het leveren door de gemeente van goederen en diensten onder de markt- of kostprijs. Dat wil zeggen, ‘subsidies’ in natura, zoals het ter beschikking stellen van gemeentelijke accommodaties voor sportbeoefening of het heffen van een toegangsprijs voor een gemeentelijk museum die de kosten niet dekt, voldoen niet aan het subsidiebegrip.

- Commerciële transacties, waarbij goederen en diensten worden geleverd.

- Het uitloven van een prijs valt in de regel niet onder het subsidiebegrip.

- Ook het betalen van contributie of het doen van een gift of schenking is geen subsidie. Het verschaffen van financiële middelen moet namelijk gericht zijn op bepaalde activiteiten van de aanvrager. De ermee gepaard gaande uitgaven zullen dan ook niet ten laste komen van het voor de uitvoering van de hoofdfunctie beschikbare subsidie.

Er zijn echter subsidies die kunnen worden opgevat als een betaling voor aan derden geleverde diensten. Als de activiteit bestaat uit het door de subsidieontvanger aan een derde leveren of van een derde verkrijgen van een voorziening, product of dienst, is dus wel sprake van een subsidieverhouding.

Paragraaf 3.2 Subsidievormen

De gehanteerde subsidiesystematiek gaat uit van vier subsidievormen:

- eenmalige subsidies;

- structurele subsidies;

- waarderingssubsidies;

- budgetsubsidies.

Eenmalige subsidies

Eenmalige subsidies worden ook wel experimentele subsidies genoemd en betreffen subsidies voor activiteiten met een eenmalig en experimenteel of vernieuwend karakter. In dit geval is geen sprake van een structurele zekerheid voor de betreffende instelling. De subsidie kan echter wel betrekking hebben op een periode langer dan een jaar, omdat de duur van de subsidie afhankelijk is van de duur van de activiteiten.

Instellingen die een eenmalige subsidie aanvragen, dienen voorafgaand aan de voorgenomen activiteiten een subsidieaanvraag plus een activiteitenplan en begroting in te dienen. Na afloop van de activiteiten moet de instelling een activiteitenverslag en een financieel verslag indienen.

Structurele subsidies

Bij structurele subsidies gaat het om een - in beginsel - jaarlijks terugkerende financiële bijdrage in de exploitatiekosten en/of de instandhouding van de voorziening. Structurele subsidies hebben betrekking op activiteiten met een duurzaam karakter. Bij een bijdrage in de exploitatiekosten zijn een aantal varianten denkbaar: een percentage van alle exploitatiekosten of een percentage van bepaalde kostensoorten (bijvoorbeeld personeel of huisvesting).

Bij structurele subsidies gaat het om min of meer doorlopende subsidierelaties van de gemeente met instellingen. Instellingen die een structurele subsidie tot € 10.000 per jaar ontvangen, zijn verplicht elk jaar een subsidieaanvraag in te dienen; de betreffende instellingen zijn echter ontheven van de verplichting om jaarlijks een begroting / werkplan en een activiteitenverslag / financieel verslag in te dienen. Echter, over het algemeen lopen subsidies niet eindeloos door. Eens in de vier jaar wordt geëvalueerd of de gemeentelijke beleidsdoelstellingen nog van toepassing zijn en of de activiteiten/prestaties nog passen binnen de gestelde doelstellingen. Op basis van deze evaluatie worden subsidierelaties onveranderd voortgezet, bijgesteld of zonodig beëindigd. Overigens moeten instellingen met een structurele subsidie vanaf € 10.000 wel ieder jaar de benodigde jaarstukken indienen; uiteraard zijn ook deze instellingen verplicht om jaarlijks een subsidieaanvraag in te dienen. Bij subsidies vanaf € 25.000 dienen de jaarstukken tevens te worden voorzien van een accountantsverklaring.

Waarderingssubsidies

Waarderingssubsidies kunnen zowel eenmalig als structureel van aard zijn. De subsidie wordt als waardering toegekend voor een bepaalde activiteit en/of project ongeacht de werkelijke kosten en zonder te (willen) sturen op prestaties en resultaat. Deze methode van subsidieverstrekking brengt minder financieel technische en inhoudelijke voorwaarden met zich mee. Er is in dit geval geen sprake van vooraf overeengekomen concrete prestaties. Instellingen die een waarderingssubsidie ontvangen tot € 10.000 zijn verplicht elk jaar een subsidieaanvraag in te dienen, maar hoeven deze aanvraag niet te voorzien van een begroting / werkplan en een jaarrekening / activiteitenverslag. Instellingen met een waarderingssubsidie hebben echter wel de verplichting éénmaal per vier jaar een evaluatieverslag in te leveren omtrent de doeltreffendheid en effecten van de activiteiten, gerelateerd aan de ontvangen subsidie. Op basis van dit evaluatieverslag kan de gemeente vervolgens bepalen of de subsidieverstrekking van deze activiteiten een vervolg moet krijgen, dient te worden bijgesteld of stopgezet. Overigens zijn de instellingen die een waarderingssubsidie van € 10.000 of meer ontvangen wél verplicht om hun jaarlijkse subsidieaanvraag te voorzien van een begroting / werkplan en jaarrekening / activiteitenverslag. Bij subsidies vanaf € 25.000 dienen de jaarstukken tevens te worden voorzien van een accountantsverklaring.

Budgetsubsidies

Wij spreken van budgetsubsidie als er een relatie bestaat tussen het door de instelling ontvangen budget en de feitelijke kosten en/of baten. Tegenover de verstrekking van subsidie staan nader omschreven activiteiten en prestaties die zijn vastgelegd in een prestatieovereenkomst. Budgetsubsidies worden voor maximaal vier jaar toegekend en worden (in principe) elk jaar geïndexeerd. Binnen het toegekende subsidiebedrag bepaalt de instelling zelf de besteding aan de verschillende kostenposten, inclusief de verantwoording van de instelling ten aanzien van het personeel. Ook krijgen deze instellingen de mogelijkheid reserves te vormen. Wel kan de gemeente nadere richtlijnen geven voor de vorming en maximale omvang van reserves. Instellingen die in de gemeente Blaricum budgetsubsidie ontvangen, hebben één of meer beroepskrachten in dienst die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van activiteiten. Instellingen met een budgetsubsidie moeten jaarlijks een subsidieaanvraag indienen, voorzien van de benodigde jaarstukken en eveneens voorzien van een accountantsverklaring. Budgetsubsidies worden eens in de vier jaar geëvalueerd.

Ten aanzien van de jaarlijkse indexering nog even het volgende. Wanneer de gemeente zich in een zodanig (ver)slechte(rde) financiële positie bevindt dat bevriezing van c.q. bezuinigingen op het budget noodzakelijk zijn, mag de indexering achterwege worden gelaten. Voorwaarde is dat de prestaties overeenkomstig naar beneden worden bijgesteld en dat de mogelijkheid van het achterwege laten van de indexering in de prestatieovereenkomst staat vermeld.

Paragraaf 3.3 Het financieel technisch kader

Subsidieplafond

Het subsidieplafond is het bedrag dat gedurende een bepaalde termijn (kalenderjaar) maximaal beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies. Door het vaststellen van een subsidieplafond, wordt een overschrijding van de gemeentebegroting voorkomen. De gemeenteraad stelt het subsidieplafond vast via de programmabegroting. Vervolgens bepaalt het college – middels de productenbegroting - de verdeling van het subsidieplafond over alle producten en activiteiten. In de Awb is subsidiëring steeds gebonden aan een maximum. Er mag geen systeem gehanteerd worden met een ongelimiteerde kostendeclaratie. De gemeente is verplicht een subsidie te weigeren, wanneer toekenning zou leiden tot overschrijding van het plafond.

Indien de financiële positie van de gemeente daartoe aanleiding geeft, kan de gemeenteraad - middels het vaststellen van de programmabegroting - besluiten het subsidieplafond voor het komende subsidiejaar te verlagen ten opzichte van het lopende en eventuele voorgaande subsidiejaren. De beslissing tot verlaging van het subsidieplafond kan uitsluitend middels de vaststelling van de programmabegroting worden genomen. Nadat de raad heeft besloten tot een verlaging van het plafond, heeft het college vervolgens de bevoegdheid te bepalen op welke wijze het verlaagde subsidieplafond wordt verdeeld over de producten en activiteiten. Het college dient zich echter wel te houden aan de richtlijnen zoals verwoord in de Algemene Subsidieverordening 2008 t/m 2011. Zo dient de verlaging van een budgetsubsidie minimaal 3 maanden voorafgaand aan het subsidiejaar bekend te worden gemaakt.

Indien de raad besluit tot een verlaging van het subsidieplafond, kan het college bijvoorbeeld besluiten om alle subsidies lager dan € 500 af te schaffen. Ook kan het college kiezen voor de “kaasschaafmethode”, waarbij alle gesubsidieerde instellingen bijvoorbeeld 10% van hun subsidie moeten inleveren. Daarnaast zijn er nog andere manieren denkbaar om tot een herverdeling van een lager bedrag aan subsidiegelden te komen, waarbij eerst een prioriteitenlijst wordt aangelegd ten aanzien van de maatschappelijke effecten van de door de gesubsidieerde instellingen ondernomen activiteiten; vervolgens zouden de beschikbare subsidiegelden overeenkomstig deze prioriteitenlijst kunnen worden herverdeeld en toegekend, waarbij instellingen met de laagste prioriteit geen subsidie meer krijgen.

Daarnaast kan de gemeenteraad – in het geval van een toenemend gunstige financiële positie van de gemeente – besluiten het subsidieplafond te verhogen bij de vaststelling van de programmabegroting voor het komende subsidiejaar. Ook in dit geval zal het college vervolgens bepalen op welke wijze het verhoogde plafond over de producten en activiteiten wordt verdeeld.

Overigens zijn er nog andere belangrijke aspecten die bepalen of een subsidie al dan niet wordt verstrekt. Bij een beslissing tot subsidieverstrekking gaat het in eerste instantie om de beoogde of reeds geleverde maatschappelijke effecten. Hoe groot zijn die effecten en hoe verhouden deze zich tot de activiteiten van andere instellingen? M.a.w. welke prioriteit kent de gemeente Blaricum toe aan de beoogde of geleverde effecten van een bepaalde instelling? Wanneer de antwoorden op deze vragen duidelijk zijn, kan een subsidieaanvraag – los van de vraag of er financiële ruimte is binnen het subsidieplafond - geweigerd worden vanwege een (te) gering maatschappelijk effect. Daarentegen zal een instelling met een groot maatschappelijk effect in principe worden gesubsidieerd vanwege de hoge prioriteit die de gemeente hieraan toekent.

Reservevorming

Reserves worden onderscheiden naar bestemmingsreserves en een algemene reserve. Bestemmingsreserves hebben een nauw omschreven doel. Burgemeester en Wethouders kunnen instellingen de verplichting opleggen om vooraf toestemming te vragen voor het vormen van bestemmingsreserves. De instelling verantwoordt de onttrekkingen aan bestemmingsreserves in de jaarrekening.

Alle andere reserves vallen onder de algemene reserve. Voor het vormen van en toevoegen aan de algeme¬ne reserve hoeft geen toestemming te worden verleend door Burgemeester en Wethouders. De algemene reserve is bedoeld ter egalisatie van tekorten en overschotten. Burgemeester en Wethouders kunnen instellingen wel de verplichting opleggen om een egalisatiereserve te vormen. In de toelichting op de balans worden elke reserve en wijze van aanwending van de in op die reserve ontvangen rente afzonderlijk vermeld en toegelicht. Per reserve wordt het verloop gedurende het begrotingsjaar in een sluitend overzicht weergegeven.

De (extra) inkomsten die een instelling werft door ‘eigen inzet‘, worden bij de vaststelling van de subsidie en de afrekening buiten beschouwing gelaten. In die zin dat ze niet worden meegenomen bij het bepalen van de reserve.

Voorzieningen

Een voorziening verschilt van een reserve. Een reserve wordt weliswaar opgebouwd op basis van een plan, maar is niet gekoppeld aan toekomstige verplichtingen. Een voorziening wordt altijd aangegaan voor verplichte uitgaven in de toekomst, zoals:

• Verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten.

• Op de balansdatum bestaande risico’s terzake van bepaalde te verwachten verplichtingen óf verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

• Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het boekjaar of in een voorafgaand boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

In de toelichting op de balans wordt elke voorziening afzonderlijk vermeld/toegelicht.

Indexering

Gemeenten zijn niet verplicht om structurele subsidies en waarderingssubsidies jaarlijks te indexeren. Bij het toepassen van budgetsubsidiëring is een jaarlijkse indexering gedurende de duur van het contract wel een voorwaarde (op grond van de Awb). Echter, wanneer de gemeente zich in een zodanige financiële positie bevindt dat bevriezing van of bezuinigingen op het budget noodzakelijk zijn, mag hiervan worden afgeweken mits dit uitgangspunt in de prestatieovereenkomst is opgenomen en mits de prestaties overeenkomstig naar beneden worden bijgesteld.

De uitkering uit het gemeentefonds wordt geïndexeerd op basis van ramingen van het Centraal Plan Bureau (CBS). Voor het loongevoelige deel wordt uitgegaan van de ´contractstijging marktsector´ en voor een verhoging van het prijsgevoelige deel van ´prijsmutatie netto materiële overheidsconsumptie´.

Naast de verhoging van het budget als gevolg van indexering hebben de instellingen een autonome mogelijkheid om prijsverhogingen door te berekenen, bijvoorbeeld door het aanpassen van contributies en andere bijdragen. Daarmee worden de loon- en prijsstijgingen gedeeltelijk doorberekend aan de gebruikers.

Wachtgelden

Indien een instelling een werknemer ontslaat vanwege een verlaging of beëindiging van de subsidie of een door de subsidiegever opgelegde reorganisatie of fusie is de instelling als werkgever gehouden tot betaling van wachtgeld. Voorwaarde is wel dat deze door subsidiegever getroffen maatregelen tot gevolg hebben dat de instelling haar werkzaamheden (gedeeltelijk) zal moeten beëindigen.

We maken onderscheid tussen wachtgeldverplichtingen die ontstaan door keuzes van de gemeente respectievelijk door keuzes van de instelling.

Afhankelijk van de verhouding tussen loonkosten en overige kosten kan een substantiële bezuiniging ertoe leiden dat de instelling personeel moet ontslaan. Indien de gemeente minder producten inkoopt bij de instelling betekent dit dat de instelling minder producenten / personeel nodig heeft.

Een vroegtijdige aankondiging van de financiële ombuiging is geboden. Daarnaast dient de gemeente de instelling in staat te stellen te voldoen aan langdurige verplichtingen, waaronder wachtgeldverplichtingen. Dit is een constante gedragslijn in de administratieve rechtspraak.

Indien een ontslag wordt veroorzaakt door een door de instelling op eigen initiatief ingezette reorganisatie of door een intern arbeidsconflict, kan geen rekening aan de gemeente worden gepresenteerd. Ook kan de gemeente geen rekening worden gepresenteerd als de gemeente tot verrekening overgaat en een deel van de subsidie moet worden terugbetaald omdat de afgesproken prestaties niet (volledig) zijn behaald. Indien het gaat om substantiële bedragen kan het gevolg zijn dat één of meerdere werknemers moeten worden ontslagen.

Bij bezuinigingen dient de instelling wachtgeldverplichtingen zoveel mogelijk te voorkomen. Deze verplichting bestaat in de relatie tussen de instelling en de gemeente, maar ook in de relatie van de instelling als werkgever tot haar werknemers. De CAO Welzijnswerk verplicht de instelling bij bezuinigingen zoveel mogelijk gedwongen ontslagen en dus wachtgeldverplichtingen te voorkomen.

In de subsidierelaties van de gemeente Blaricum met de instellingen speelt wachtgeld alleen bij budgetsubsidies. Indien als direct gevolg van een maatregel van de gemeente één of meer werknemers wegens beëindiging van activiteiten, reorganisatie of fusie worden ontslagen, worden wachtgelden gesubsidieerd, indien voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

• De instelling heeft voordat de wachtgeldverplichtingen ontstaan schriftelijk verzocht subsidie voor deze verplichtingen beschikbaar te stellen.

• De instelling heeft al datgene wat mogelijk is gedaan of nagelaten om de kosten van de wachtgelden zo veel mogelijk te beperken. Bijvoorbeeld dat na aankondiging van een bezuiniging vacatures niet of slechts tijdelijk ingevuld worden en arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd niet omgezet worden in contracten voor onbepaalde tijd.

• De instelling beschikt over onvoldoende vermogen om zelf de wachtgeld-verplichtingen geheel of gedeeltelijk te kunnen bekostigen.

Het is raadzaam deze afspraken vast te leggen in de prestatieovereenkomst tussen de gemeente Blaricum en de betreffende instelling.

Subsidieproces

Twee onderwerpen zijn van wezenlijk belang in het subsidieproces: het doelmatig en doeltreffend handelen van de subsidieontvanger en beheersing van de overheids- uitgaven.

Het financieel technisch aspect betreft de wijze waarop subsidies worden verstrekt: het proces. Het financieel technisch kader is een soort uitvoeringsregeling waarin de rechten en plichten van de subsidievrager en van de gemeente zijn vastgelegd. Het betreft omgangsregels en gemeenschappelijke afspraken in de relatie tussen gemeente en instellingen. Er moet overeenstemming zijn over:

• de beleidsdoelstelling(en);

• de daaruit voortvloeiende activiteiten en - voor zover van toepassing - de te leveren prestaties;

• de subsidievorm;

• het startbudget;

• het al dan niet toepassen van indexering;

• de (hoogte van de) reservering, voor zover de gemeente op dit onderdeel verplichtingen heeft opgelegd;

• de wijze van verslaglegging en rapportage.

Procedures bij subsidieverlening

Aan instellingen met een eenmalige subsidie, een budgetsubsidie of een subsidie van € 10.000 of meer, wordt op basis van een subsidieaanvraag een beschikking afgegeven waarin de subsidie wordt verleend. Deze beschikking tot subsidieverlening biedt de subsidieontvanger nog geen aanspraak op betaling. Als een beschikking tot subsidieverlening is gegeven moet na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend of na afloop van de gesubsidieerde activiteiten verantwoording worden afgelegd door middel van een activiteitenverslag / financieel verslag. Op basis van deze stukken geeft de subsidiegever een beschikking tot subsidievaststelling, waardoor de aanspraak op betaling wordt geregeld. De procedure, bestaande uit subsidieaanvraag → beschikking tot subsidieverlening → verantwoording door de instelling → beschikking tot subsidievaststelling → betaling, wordt aangeduid als de “lange procedure”. In afwijking hiervan, kunnen Burgemeester en Wethouders tussentijds overgaan tot uitbetaling van voorschotten op de subsidie, desgewenst verdeeld over meerdere kwartalen.

Daarnaast kent de Awb nog een “korte subsidieprocedure”: na ontvangst van de subsidieaanvraag wordt voorafgaand aan het subsidiejaar – en dus voorafgaand aan de uitvoering van de activiteiten - een beschikking tot subsidievaststelling afgegeven. Vervolgens wordt de subsidie in het eerste kwartaal van het subsidiejaar uitbetaald. Deze procedure is van toepassing op instellingen die een structurele subsidie of een waarderingssubsidie ontvangen tot een bedrag van € 10.000. De betreffende instellingen hoeven slechts eenmaal per vier jaar verantwoording af te leggen inzake de doeltreffendheid en de effecten van de door hen ontvangen subsidies.

De keuze voor de lange of korte procedure ligt in principe vrij, maar moet wel worden vastgelegd. De keuze voor een lange of korte procedure wordt in de gemeente Blaricum vastgelegd in de Subsidiehandreiking en is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag en de aard van de subsidie.

Zie bijlage 1 voor het verstrekken van subsidie in schema.

In de Subsidiehandreiking staat aangegeven of sprake is van een korte procedure (beschikking tot subsidievaststelling vooraf) of sprake is van een lange procedure (beschikking tot subsidieverlening vooraf in combinatie met een beschikking tot subsidievaststelling achteraf). Budgetsubsidies, eenmalige subsidies en subsidies vanaf € 10.000 worden altijd verleend via de lange procedure.

De beschikking tot subsidieverlening wordt uiterlijk acht weken na vaststelling van de gemeentebegroting en voorafgaand aan het subsidiejaar, aan de betreffende instellingen verzonden. Bij de korte procedure wordt de beschikking tot subsidievaststelling eveneens uiterlijk acht weken na vaststelling van de gemeentebegroting en voorafgaand aan het subsidiejaar, verzonden. In deze twee beschikkingen staat in ieder geval vermeld:

- voor welke activiteiten de subsidiegelden zijn bedoeld;

- het (maximale) subsidiebedrag;

- of en wanneer de subsidie wordt bevoorschot dan wel uitbetaald (eventueel in termijnen).

Instellingen die via de lange procedure worden gesubsidieerd, ontvangen uiterlijk 1 oktober van het jaar volgend op het subsidiejaar een beschikking tot subsidievaststelling. Deze beschikking is dus van toepassing op het voorgaande subsidiejaar.

De prestatieovereenkomst

Met het sluiten van een prestatieovereenkomst verplicht de subsidieontvanger zich tot uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en levering van vooraf overeengekomen prestaties. De prestatieovereenkomst wordt aangegaan met instellingen die een budgetsubsidie ontvangen. Dit zijn de grotere instellingen met beroepskrachten in dienst die tevens als basisvoorziening voor de gemeente Blaricum gelden. Het zijn de instellingen die met hun activiteiten en prestaties een wezenlijke bijdrage leveren aan het realiseren van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. De hoogte van de subsidie is daar ook mee in overeenstemming.

De prestatieovereenkomst bevat afspraken op hoofdlijnen. In het jaarlijks op te stellen werkplan geeft de instelling concreet invulling aan de afspraken zoals die in de prestatieovereenkomst zijn opgenomen. Het werkplan wordt getoetst aan deze afspraken. Met de goedkeuring van het werkplan door de gemeente wordt vastgelegd welke concrete prestaties de instelling zal verrichten voor de beschikbaar te stellen subsidie. De jaarlijkse budgetsubsidie wordt op deze wijze uitbetaald op basis van het door Burgemeester en Wethouders goedgekeurde werkplan. Dit goedgekeurde werkplan maakt samen met de prestatieovereenkomst onderdeel uit van de subsidiebeschikking.

Begroting

Instellingen die budgetsubsidie ontvangen, werken met een productenbegroting:

• producten/activiteiten gelden als uitgangspunt;

• toerekenen van apparaatskosten en bepalen van de integrale kostprijs;

• onderscheiden van directe en indirecte kosten:

• onderscheiden van vaste en variabele kosten; vaste kosten zijn bijvoorbeeld kapitaallasten (rente en afschrijving), lease-overeenkomsten; variabele kosten zijn kosten die variëren met de productieomvang of het activiteitenniveau, bijvoorbeeld de kosten van materiaalverbruik, energie, enzovoort;

• bepalen van de overhead;

• bepalen van kosten derden.

De kostprijs kan worden omschreven als de som van de toegestane kosten per eenheid product.

Rapportage

Informatie over de bereikte resultaten en geleverde prestaties vormt voor de gemeente als subsidiegever een belangrijke toets voor de beoordeling van de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Beleids- en werkplannen, activiteiten-verslagen, begrotingen en jaarrekeningen moeten op elkaar zijn afgestemd. Dit is noodzakelijk teneinde een relatie te kunnen leggen tussen middelen, activiteiten, resultaten en opbrengsten. Instellingen met een budgetsubsidie en instellingen met een structurele- of waarderingssubsidie ≥ € 10.000 moeten de genoemde stukken jaarlijks indienen voor 1 april: het gaat dan om een jaarrekening / jaarverslag van het voorgaande jaar en een begroting / werkplan van het volgende jaar. Instellingen met een structurele – of waarderingssubsidie tot € 10.000 hoeven slechts eenmaal per vier jaar een rapportage in te dienen, waarin verslag gedaan wordt van de doeltreffendheid en effecten van de ondernomen activiteiten.

Accountantsverklaring

Doel van een accountantsverklaring is het verstrekken van een onafhankelijk en deskundig oordeel omtrent de getrouwheid van de financiële verantwoording. Een accountantsverklaring is altijd vereist bij budgetsubsidies en is verder vereist bij alle overige subsidies ≥ € 25.000. In het subsidiebedrag wordt rekening gehouden met de kosten van zo’n verklaring. De accountantscontrole dient minimaal te omvatten:

• de geleverde producten met prestaties;

• de ingezette middelen en gepleegde afschrijvingen;

• de financiële toestand van de instelling;

• de reserveringen en reserves;

• de eventuele efficiencywinst.

Sanctionering

Behalve bij een prestatieovereenkomst verplicht een subsidiebeschikking over het algemeen niet tot uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. De ontvanger behoudt in principe de vrijheid van de activiteit(en) af te zien en de aanspraak op financiële middelen daarmee op te geven. Korting, intrekking en terugvordering van de subsidie zijn sanctiemogelijkheden die Burgemeester en Wethouders in bepaalde situaties kunnen toepassen. Ook kunnen Burgemeester en Wethouders besluiten een subsidieaanvraag niet in behandeling te nemen op het moment dat de aanvraag te laat is ingediend en/of de benodigde stukken ontbreken. Het besluit de aanvraag niet in behandeling te nemen, wordt pas genomen nadat de instelling schriftelijk de gelegenheid is geboden alsnog binnen een maand aan de gestelde eisen te voldoen. Indien een instelling niet voldoet aan de verplichting tot het tijdig indienen van de benodigde (jaar)stukken en tevens in gebreke is gebleven nadat schriftelijk de gelegenheid is geboden binnen een maand alsnog aan deze verplichtingen te voldoen, zal op de subsidievaststelling een korting van 20% worden toegepast.

Sanctionering zal slechts bij uitzondering worden toegepast. In principe staat het welslagen van de prestaties en activiteiten voorop. Sanctionering is met name bedoeld om misbruik van subsidiegelden te voorkomen. Intrekken c.q. wijzigen van de subsidieverlening ten nadele van de ontvanger, is van toepassing indien:

• De activiteiten niet (geheel) hebben plaatsgevonden.

• De instelling heeft gehandeld in strijd met de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• De instelling onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid.

• De subsidieverlening onjuist was en de instelling dit wist of behoorde te weten.

Intrekken van de subsidievaststelling of wijzigen van de subsidievaststelling ten nadele van de ontvanger, is van toepassing indien:

• Op grond van feiten en omstandigheden waarvan het college bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn.

• De subsidievaststelling onjuist was en de instelling dit wist of behoorde te weten.

• De subsidieontvanger na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan haar verplichtingen die voortvloeien uit de subsidieverstrekking.

In artikel 4:48 en 4:49 (Awb) wordt de korting, intrekking en de wijziging geregeld.

Een subsidie kan met terugwerkende kracht óf toekomstgericht worden ingetrokken of gewijzigd. Intrekken van de subsidie met terugwerkende kracht vindt in de praktijk plaats op het moment van subsidievaststelling. Indien de lange procedure wordt gebruikt, is de subsidievaststelling n.l. het moment waarop Burgemeester en Wethouders toetsen of de activiteiten op de juiste wijze zijn verricht en de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn nagekomen. Indien de toetsing negatief uitvalt, zal de subsidie worden ingetrokken of gewijzigd. Deze wijze van sanctionering met terugwerkende kracht kan bij subsidies “via de korte procedure” over het algemeen slechts eenmaal per vier jaar worden toegepast. Pas nadat deze instellingen hun vierjaarlijkse verantwoording hebben afgelegd, kunnen Burgemeester en Wethouders toetsen of aan de verplichtingen is voldaan. Tenzij tussentijds melding wordt gedaan door de instelling dat aan bepaalde verplichtingen niet is of kan worden voldaan.

Bij het wijzigen of beëindigen van de subsidierelatie op een in de toekomst gelegen moment, moeten Burgemeester en Wethouders er rekening mee houden dat de subsidieontvanger in het gerechtvaardigd vertrouwen kan leven dat de subsidie wordt voortgezet. Intrekken of wijzigen gedurende het tijdvak waarin de subsidie loopt, is dan ook aan zware eisen gebonden. Er dienen zwaarwegende redenen voor aanwezig te zijn, zoals onder meer een dwingende noodzaak om te bezuinigen. Het zorgvuldigheidsbeginsel verplicht Burgemeester en Wethouders de wijziging tenminste drie maanden voorafgaand aan het subsidiejaar aan te kondigen. Tevens moeten Burgemeester en Wethouders rekening houden met de gevolgen voor de subsidieontvanger, eventuele werknemers en cliënten.

Paragraaf 3.4 Uitzonderingen op de toepassing van het financieel technisch kader

Een aantal subsidies die de gemeente Blaricum verstrekt, wordt verleend en vastgesteld in regionaal verband. Soms is dat in BEL-verband (Blaricum, Eemnes, Laren) en soms in de regio Gooi en Vechtstreek (o.a. Madi-overleg). In het algemeen gaat het om regionale voorzieningen.

In principe volgt de gemeente Blaricum de afspraken die in regionaal verband worden gemaakt over subsidieverleningen, indexeringen en subsidievaststellingen. Hierbij dient tegelijkertijd de volgende kanttekening te worden geplaatst: uiteindelijk overstijgen de Blaricumse uitgangspunten voor subsidieverstrekking en de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Blaricum altijd de regionaal gemaakte afspraken. Met andere woorden: indien de financiële positie van de gemeente Blaricum verslechtert en de gemeente genoodzaakt is om bezuinigingen door te voeren of subsidies te bevriezen, kan en zal hieraan gehoor worden gegeven. Ondanks het feit dat er wellicht in regionaal verband andere afspraken zijn gemaakt.