Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014

Geldend van 06-01-2014 t/m heden

Intitulé

Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014

Burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal,

gelet op het bepaalde in artikel 1.11 van de Wet basisregistratie personen en artikel 15 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

besluiten:

vast te stellen de

regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.

Deze regeling verstaat onder:

de Wet:de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);

gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente Bloemendaal waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de wet verantwoordelijk is;

gegevensmagazijn: magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Bloemendaal;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet in de basisregistratie is opgenomen;

ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

centrale voorzieningen: de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de wet;

autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake van de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

informatiebeveiliging BRP en waardedocumenten: het informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;

beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;

beveiligingscontrol: het geheel activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsplan;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg over het verzamelen van gegevens, de verwerking van gegevens en de informatievoorziening;

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze via het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in het gegevensbestand;

toezicht: het geheel van activiteiten gericht op het realiseren van de verplichtingen die de ingezetene heeft op grond van de wet.

Hoofdstuk 2. Aanwijzen functionarissen

Artikel 2.

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het:

  • 1.

    Informatiebeheer;

  • 2.

    Beveiligingsbeheer;

  • 3.

    Privacybeheer;

  • 4.

    Systeembeheer;

  • 5.

    Toezicht;

  • 6.

    Beheer van de informatiebeveiliging.

Artikel 3.

1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

a) gegevensbeheer;

b) applicatiebeheer;

c) gegevensverwerking;

d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.

Hoofdstuk 3. Het informatiebeheer

Artikel 4.

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening en het autorisatiebesluit.

Artikel 5.

De informatiebeheerder voorziet in:

a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;

d) administratieve beheerprocedures voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

Artikel 6.

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie personen en de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

  • b.

    de toezending van een uittreksel van de resultaten van het periodieke onderzoek aan het College bescherming persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 7.

De informatiebeheerder adviseert burgemeester en wethouders over de volgende aspecten die voortvloeien uit de basisregistratie personen te weten:

  • a)

    persoonsinformatievoorziening;

  • b)

    beveiliging;

  • c)

    gegevenskwaliteit;

  • d)

    personeelsaangelegenheden.

Artikel 8.

De informatiebeheerder beslist:

a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

b) op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;

c) op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de wet en in de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014 tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;

d) over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel onder b en c.

Artikel 9.

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

b) de afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 8 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014 en de Wet bescherming persoonsgegevens;

c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;

d) dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het informatiebeveiligingplan worden nageleefd.

Artikel 10.

De informatiebeheerder, of een door deze aangewezen medewerker, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan.

Hoofdstuk 4. Het gegevensbeheer

Artikel 11.

1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening;

  • b)

    het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen;

  • c)

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over de gegevensverwerking;

  • d)

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • e)

    het geven van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.

Artikel 12.

De gegevensbeheerder voorziet in:

  • 1.

    de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de wet;

  • 2.

    de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.

Artikel 13.

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 11 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14.

1.

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

2.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

3.

De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 15.

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 5. Het systeembeheer

Artikel 16.

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem).

Artikel 17.

De systeembeheerder voorziet in:

a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening is opgesteld;

c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 18.

De systeembeheerder is bevoegd:

a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; de systeembeheerder is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b) aanwijzingen te geven over:

  • -

    het beheer van de toepassingssystemen;

  • -

    het beheer van bestanden;

  • -

    de reconstructiemaatregelen.

Artikel 19.

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 6. Het applicatiebeheer

Artikel 20.

De applicatiebeheerder voorziet in:

1.

de communicatie bij storingen in hard- en software;

2.

een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

3.

de toekenning van de autorisatieniveaus aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

4.

de bijhouding van een dossier van de autorisaties die overeenkomstig artikel 9 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

5.

het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

6.

de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

7.

de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

8.

een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder 7 genoemde problemen en klachten;

9.

de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

10.

de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

11.

de vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

12.

de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

13.

een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem zonodig door inschakeling van een derde.

Artikel 21.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 22.

De applicatiebeheerder is bevoegd:

a) gegevensverwerkers en het personeel van andere afdelingen die toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 23.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het informatiebeveiligingsplan.

Artikel 24.

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 25.

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

a) het overleg genoemd in artikel 5, onder e;

b) het externe gebruikersoverleg.

Hoofdstuk 7. Het privacybeheer

Artikel 26.

1. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en burgemeester en wethouders over de privacyaspecten met betrekking tot de uitvoering van de wet en verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014.

2. De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder b, c en d van deze regeling;

b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de basisregistratie personen.

Artikel 27.

De privacybeheerder adviseert over:

a) de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de wet bescherming persoonsgegevens;

b) de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.2, tweede lid van de wet;

c) de afhandeling van verzoeken op grond van de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

d) de kennisgeving op grond van artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 28.

De privacybeheerder is bevoegd:

a) op grond van het in artikel 26, tweede lid genoemde toezicht, gebruikers van gegevens aanwijzingen te geven;

b) ongevraagd advies uit te brengen over procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 29.

De privacybeheerder is betrokken bij bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit besluiten op grond van de wet en daarbij behorende regelingen ende Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 8. De gegevensverwerking

Artikel 30.

De gegevensverwerkers voorzien in:

1.

het verwerken van de gegevens overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures (HUP), voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

2.

het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

3.

de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

4.

de behandeling van mutaties;

5.

de behandeling van het netwerkverkeer;

6.

de behandeling van de foutverslagen voortvloeiend uit de netwerkberichten;

7.

de toetsing van de waarde die aan brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en zien erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

8.

de dagelijkse controle van de actualiseringen;

9.

de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

-wijziging van het naamgebruik;

-een adreswijziging;

10.

de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

11.

de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

12.

de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 tweede lid van de wet;

13.

de afhandeling van verzoeken op grond van de artikelen 36, 37 en 40 van de wet bescherming persoonsgegevens;

14.

de kennisgeving op grond van artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

15.

de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 31.

De gegevensverwerkers:

  • 1.

    beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 28 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • 2.

    beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een terugmelding van een overheidsorgaan;

  • 3.

    stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing op grond van het tweede lid van dit artikel.

Hoofdstuk 9. De toezichthouder

Artikel 32.

De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de wet zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de ingezetene ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet.

Artikel 33.

De toezichthouder controleert of de ingezetene voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving (artikel 2.38), de wijziging van het adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), het vertrek uit Nederland (2.43) en de verstrekking van inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding (2.47).

Artikel 34.

De toezichthouder ziet er op toe dat indien de ingezetene niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de wet.

Artikel 35.

1. De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.

2. De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 33 bevoegd:

  • a.

    met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

  • b.

    zich zonodig toegang te verschaffen met behulp van de politie;

  • c.

    zich te laten vergezellen door personen die door toezichthouder zijn aangewezen;

  • d.

    inlichtingen te vorderen;

  • e.

    inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

  • f.

    zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

  • g.

    onderzoek te doen;

  • h.

    rapport op te maken van een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de wet als genoemd in artikel 33 van deze regeling.

Artikel 36.

De toezichthouder voert de werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van de werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 37.

1. De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

2. De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel de binnen de gemeente Bloemendaal geldende beleidsregels in acht.

Artikel 38.

De toezichthouder legt het resultaat van de werkzaamheden vast in een onderzoeksrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Hoofdstuk 10. Het beveiligingsbeheer

Artikel 39.

1. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

2. De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening waarmee de gemeente Bloemendaal uitvoering geef aan de wet.

Artikel 40.

1. De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze dat de informatiebeheer de verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 5 en 6 van deze regeling op deugdelijke wijze kan invullen.

2. De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het informatiebeveiligingsplan.

Artikel 41.

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

a) uit hoofde van de verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 39 gebruikers van gegevens aanwijzingen te geven;

b) ongevraagd advies uit te brengen over procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 42.

De beveiligingsbeheerder:

  • a)

    onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

  • b)

    stelt passende normen en controlemaatregelen op;

  • c)

    implementeert beveiligingsmaatregelen;

  • d)

    coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 43.

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van het informatiebeveiligingsplan en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij het management en de medewerkers.

Artikel 44.

De beveiligingsbeheerder:

  • a)

    neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg;

  • b)

    participeert in de ontwikkeling en formulering van het informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 45.

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

Hoofdstuk 11. Het beveiligingscontrol

Artikel 46.

De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het informatiebeveiligingsplan en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.

Artikel 47.

De controller informatiebeveiliging geeft het management en medewerkers adviezen ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het informatiebeveiligingsplan.

Artikel 48.

De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:

  • a)

    beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;

  • b)

    de in deze regeling opgenomen bepalingen over de beveiliging worden nageleefd.

Artikel 49.

De controller informatiebeveiliging adviseert burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

Artikel 50.

De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten over het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening.

Hoofdstuk 12. Slotbepalingen

Artikel 51.

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de wet evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de gegevens uit de basisregistratie personen in het gegevensmagazijn.

Artikel 52.

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop de regeling is bekend gemaakt en werkt terug tot 6 januari 2014. De beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Bloemendaal 2011 zoals vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal op 24 januari 2012 wordt per die datum ingetrokken.

Artikel 53.

Deze regeling wordt aangehaald als de regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014 en heeft 2 bijlagen.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 16 september 2014.
Burgemeester en wethouders van Bloemendaal.
Th.M. Nederveen , burgemeester
Ph. van der Wees , secretaris
Gepubliceerd in het weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 20 november 2014.
In werking vanaf 6 januari 2014.

Toelichting op regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Bloemendaal 2014

Inleiding

Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de basisregistratie personen.

Op grond van artikel 4.15 van de wet basisregistratie personen mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de wet basisregistratie personen. In aansluiting op artikel 4.15 van de wet basisregistratie personen wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de basisregistratie personen’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 wet basisregistratie personen verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de wet wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de wet uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). Het feitelijk gebruik van de RNI start in september 2014. In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd.

afbeelding binnen de regeling

Figuur 1: Distributie BRP-gegevens

Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014. De verkrijging van gegevens uit de basisregistratie personen is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de basisregistratie personen plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.

Beheer én toezicht

Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.

De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de basisregistratie personen afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor.

Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.

Verdeling beheer- en toezichtrollen

Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.

De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.

Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol

De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).

Privacybeheer

De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over privacyvraagstukken aangaande de gegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de wet en verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Bloemendaal 2014.

De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.