Regeling vervallen per 01-01-2011

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2005

Geldend van 18-11-2005 t/m 31-12-2010

Intitulé

VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2005

De raad der gemeente Bloemendaal;

gelezen het voorstel van het Presidium;

b e s l u i t:

vast te stellen de:VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2005

Hoofdstuk

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens deze verordening.

Artikel 2

  • 1. Een raadslid richt zich tot de griffier of een ambtenaar met verzoeken om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of een verzoek betrekking heeft op informatie of inzage respectievelijk als bedoeld in sub a en b in het eerste lid stelt hij de secretaris daarvan direct in kennis, die vervolgens zo spoedig mogelijk op het verzoek beslist.

  • 3. Een raadslid richt zich tot de griffier met verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De griffier of een medewerker van de griffie verleent de bijstand bedoeld in het derde lid. Als de griffier of een medewerker van de griffie de gevraagde bijstand niet verlenen kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk maakt, dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit verzoek het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris weigert ambtelijke bijstand verzoeken om ambtelijke bijstand uitsluitend op grond van de in het eerste lid onder sub a en b genoemde omstandigheden.

  • 3. Indien de secretaris de bijstand op grond van het eerste lid weigert deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan de griffier die vervolgens het raadslid, dat het verzoek indiende, schriftelijk informeert.

Artikel 4

Als de secretaris een verzoek om bijstand van een ambtenaar weigert kan de griffier of het betrokken raadslid het betreffende verzoek aan het Presidium voorleggen. Het Presidium beslist vervolgens zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5

  • 1. Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het Presidium. Het Presidium beslist vervolgens zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6

  • 1. Een raadslid kan aangeven, dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies richten zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

  • 1. Elke fractie ontvangt jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadslid.

  • 3. De raad jaarlijks deze beide bedragen vast en neemt het totaal bedrag als afzonderlijke post in de begroting op.

Artikel 8

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De fracties mogen bijdrage niet gebruiken voor de bekostiging van:

    • a.

      uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen en/of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven voor kosten, die de leden moeten bekostigen uit hun vergoedingen op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden;

    • e.

      opleidingen voor raads- en schaduwleden.

Artikel 9

  • 1. De verstrekking van de bijdrage heeft plaats bij bevoorschotting en eindafrekening. De verlening van de voorschotten voor de bijdragen voor fractieondersteuning heeft ieder kalenderjaar plaats vóór 31 januari van dat kalenderjaar.

  • 2. Ingeval een kalenderjaar een verkiezingsjaar is heeft de in het eerste lid bedoelde bevoorschotting alleen betrekking op de maanden tot en met de maand, waarin de verkiezingen plaatsvinden. De bevoorschotting van de bijdrage voor de overige maanden van dit kalenderjaar heeft plaats in de eerste maand na de datum, waarop de nieuw gekozen raad voor het eerst vergadert.

  • 3. De eindafrekening heeft plaats door middel van verrekening van de verleende voorschotten met de bedragen, die raad op grond van artikel 12 heeft vastgesteld.

Artikel 10

  • 1. Bij verandering van het zeteltal van een fractie als gevolg van verkiezingen, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de datum, waarop de nieuwe gekozen raad voor de eerste keer vergadert.

  • 2. Bij splitsing van een fractie heeft verdeling van de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie plaats over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie heeft de verrekening van het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot plaats overeenkomstig de verdeling op grond van het tweede lid.

Artikel 11

  • 1. De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van een fractie in het daaropvolgende kalenderjaar voor die fractie ter besteding in volgende jaren.

  • 2. De reserve bedraagt niet meer dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7.

  • 3. Een beroep op opgebouwde reserve als bedoeld in het eerste lid, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12, over dat jaar. Bevoorschotting heeft desgevraagd plaats.

  • 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie, die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die de raad als rechtsopvolger daarvan aanmerkt.

  • 5. Bij splitsing van een fractie heeft de verdeling van de reserve van deze fractie plaats over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage, die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan een door de raad benoemde rekeningcommissie, die voor de duur van een raadsperiode door de raad wordt benoemd en uit twee raadsleden of schaduwleden bestaat, verantwoording af over de besteding over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de rekeningcommissie.

  • 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de rekeningcommissie de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Paragraaf 3: Slotbepaling

Artikel 13

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2005

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.

  • 3.

    Met ingang van het in het tweede lid genoemde tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2002.

Aldus besloten in de openbare vergadering

van de raad der gemeente Bloemendaal,

gehouden op 10 november 2005.

W.H. de Gelder, voorzitter

H.W. de Vries, griffier

Gepubliceerd in het Bloemendaals Weekblad d.d. 17 november 2005

In werking 18 november 2005

TOELICHTING VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2005

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Paragraaf: Ambtelijke ondersteuning

Artikel 1

Uitgangspunt van deze verordening is het recht van ieder raadslid op ambtelijke bijstand. De verordening heeft tot doel het afhandelen van verzoeken om bijstand doelmatig en doeltreffend te behandelen en niet om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden moeilijker maken.

Artikel 2

Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten kan een raadslid contact opnemen met de griffier, die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. In deze gevallen kan het raadslid ook rechtstreeks een ambtenaar benaderen. De verordening verstaat onder het begrip document in de betekenis, die het in de Wet openbaarheid bestuur daaraan geeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten bevat de Gemeentewet in de artikelen 25, 55 en 86 een regeling. De bestuursorganen hebben deze regeling uitgewerkt in de reglementen van orde voor de raad en het college alsmede de verordening op de raadscommissies.

De griffier is voor de uitvoering van deze verordening de centrale functionaris. Het bestaan van de griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag kreeg, heeft tot een ontvlechting van de ambtelijke organisatie geleid, die daaraan parallel loopt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De ambtelijke organisatie verleent de bijstand zo spoedig mogelijk. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

De verordening maakt onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. De verordening verstaat onder ambtenaren de ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder gezag van het college staan en dus niet de medewerkers van de griffie. Overigens zijn de medewerkers wel ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid beslist de gemeentesecretaris bij twijfel over verzoeken als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b.

Artikelen 3 en 4

In eerste instantie beoordeelt de gemeentesecretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie of zich ten aanzien van een verzoek om informatie of inzage weigeringsgronden genoemd in artikel 3 genoemde voordoen. Artikel 4 bepaalt, dat het Presidium uiteindelijk over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand beslist.

Artikel 5

Als naar de mening van een raadslid de ambtelijke organisatie op onvoldoende wijze gehoor geeft aan zijn of haar verzoek om bijstand dan kan hij het verzoek aan het Presidium voorleggen. Tijdschrijven is een instrument, dat de omvang het beroep om ambtelijke bijstand inzichtelijk kan maken. Voor alsnog bestaat er geen behoefte aan het tijdschrijven van ambtelijke bijstand.

Artikel 6

Een raadslid moet er bij een verzoek om ambtelijke er van kunnen uitgaan, dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De verordening voorziet in de mogelijkheid voor een raadslid om aan te geven dat voor een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheimhouding geldt. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent behoort tot de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

Fractieondersteuning heeft plaats in de vorm van een financiële ondersteuning. De raad stelt het bedrag van het budget voor fractieondersteuning bij de gemeentebegroting vast en neemt het in deze begroting op. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert, dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat de lasten op facilitair gebied afhankelijk zijn van de grootte van een fractie is het logisch, dat het deel van de daarvoor bestemde vergoeding ook van de fractiegrootte afhankelijk is.

Artikel 8

De fracties hebben een grote vrijheid voor wat betreft de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. De besteding van de bijdrage moet plaats hebben voor raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de fracties de bijdrage niet mogen gebruiken. De regeling voorkomt dat fracties met de bijdrage verkiezingscampagnes financieren en raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. De fractiebijdrage is niet bestemd voor opleidingen voor raads- en schaduwleden. De voorzieningen op grond van de Verordening secundaire voorzieningen wethouders, raads- en schaduwleden dienen voor de bekostiging van deze opleidingen.

Omdat het om politieke ondersteuning gaat, kan deze regeling niet gedetailleerd zijn. De verordening regelt niet het ter beschikking stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties vanwege dit politieke karakter van die ondersteuning. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 9

De verstrekking van de bijdrage heeft plaats door middel van voorschotten. In een verkiezingsjaar vindt deze bevoorschotting in twee gedeelten plaatst. Het is logisch dat de bijdrage in dat jaar aangepast is aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Verrekening van de fractiebijdrage heeft plaats als blijkt van een onrechtmatig besteding door middel van verrekening aan het eind van het jaar.

Artikel 10

Wijziging van de bijdrage heeft plaats bij veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg, dat de bijdrage bij veranderde verhouding met ingang van de eerst dag van de maand, waarop de nieuw gekozen raad voor het eerst vergadert overeenkomstig deze verhoudingen zich wijzigt.

Bij splitsing van een fractie heeft direct verrekening van het al eerder verstrekte voorschot plaats. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou in dat geval dan alsnog verrekening plaatsvinden. Het is billijker, dat de verrekening in dit geval direct plaatsheeft.

Artikel 11

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag mag niet eindeloos groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Wij gaan er voorts van uit dat de reserve niet negatief mag worden, met andere woorden: dat in enig jaar niet reeds beschikt kan worden over gelden bestemd voor het volgend jaar.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het vijfde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Deze verordening bevat niet het vijfde lid van een oudere modelverordening, dat ludit: "Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere" hebben wij niet overgenomen, omdat dit praktisch gezien moeilijk uitvoerbaar is.

Artikel 12

De accountant kan de controle op het verslag betrekken bij de controle op de jaarrekening. Het verslag en de accountantsverklaring kan tot een verrekening met het verstrekte voorschot aanleiding geven.

Gekozen is voor jaarlijkse advisering door de accountant aan de rekeningcommissie, die op haar beurt de raad adviseert.

Paragraaf 4: Slotbepaling

Artikel 13

Dit artikel spreekt voor zich.