Beleidsregels Verantwoord besteden door inkopen Bloemendaal 2006

VERANTWOORD BESTEDEN

DOOR

INKOPEN

BLOEMENDAAL 2006

• 1.

  Samenvatting

  Deze beleidsnotitie geeft invulling aan de kaderstellende, wetgevende en controlerende bevoegdheid van de gemeenteraad ten aanzien van het inkopen van prestaties, die de gemeente nodig heeft voor het uitvoeren van haar taken. Met deze beleidsnotitie komt het geldende beleidskader in de nota Aanbestedingsbeleid Bloemendaal van 1994 - herzien in 1998 - te vervallen.

  De beleidsnotitie gaat in op de belangrijkste inkoopbegrippen en geeft op hoofdlijnen een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van het gemeentelijk inkoopproces. Deze analyses leiden tot de conclusie, dat de geldende Aanbestedingsnota onvoldoende waarborgen biedt voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van middelen door inkopen en dat nieuwe kaders voor het inkoopbeleid noodzakelijk zijn.

  Het wettelijk uitgangspunt voor inkopen verplicht de gemeente ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze te behandelen en daarbij transparant te handelen. De beleidsnotitie maakt bij het invullen van haar beleidsvrijheid ten aanzien van inkopen keuzen. De beleidsnotitie maakt deze keuzen door voor gemeentelijke inkopen economische en beleidsinhoudelijke uitgangspunten te hanteren.

  De economische uitgangspunten zijn erop gericht, dat de gemeente zo veel mogelijk gebruik maakt van het vrije marktmechanisme om daarmee een optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit van de in te kopen prestatie te bereiken. Op basis van deze uitgangspunten specificeert de gemeente de in te kopen prestaties functioneel en marktconform. De gemeente specificeert prestaties alleen technisch als dat een kostenvoordeel oplevert. De gemeente specificeert innovatief als zij over een prestatie wil beschikken, waarvoor technische specificaties nodig zijn, waarover de markt niet beschikt en die de gemeente zelf niet kan of wil ontwikkelen. De gemeente kiest voor een aanbestedingswijze, waarbij zij optimaal gebruik maakt van de markt. De gemeente beperkt het aantal leveranciers en facturen. De gemeente versterkt haar marktpositie door inkoopsamenwerking te initiëren en te ondersteunen onder het motto ‘Massa is Kassa’.

  Met de beleidsinhoudelijke uitgangspunten kan de gemeente via de werking van het marktmechanisme publieke belangen behartigen door bepaalde leveranciers en producten positief te waarderen bij inkoopbeslissingen. De gemeente brengt als het ware naar zichzelf toe een correctie op de werking van het marktmechanisme aan. De gemeente hanteert daarom als beleidsinhoudelijke uitgangspunten het integer, maatschappelijk verantwoord en duurzaam inkopen. Het integer inkopen betekent niet alleen het bewaken van de integriteit van medewerkers en bestuurders van de gemeente bij inkopen maar ook toepassing van de Wet BIBOB bij inkopen in de ICT-, bouw- en milieubranche. Het maatschappelijk verantwoord inkopen betekent positieve waardering van leveranciers, die de arbeidswetgeving naleven. Het betekent ook een positieve waardering van leveranciers, die bij het leveren van de gevraagde prestatie gebruik maken van gehandicapten zoals medewerkers van Paswerk. Het duurzaam inkopen betekent een positieve waardering van prestaties, die voorzien in de behoefte van de huidige generatie zonder het daarmee voor de toekomstige generaties onmogelijk te maken in de behoeften te voorzien.

Inleiding

Deze notitie gaat over verantwoord besteden door middel van inkopen. De gemeente Bloemendaal besteedt dit jaar bijna 25 miljoen euro. Deze bestedingen bestaan grofweg uit inkopen, overdrachtsuitgaven en personeelskosten. Analyses over de jaren 2003, 2004 en 2005 wijzen uit, dat gemiddeld ongeveer de 40 % van de gemeentelijke bestedingen door middel van beïnvloedbare inkopen plaatsheeft. Uit deze analyses blijkt verder, dat de gemeente niet over een systematische en professionele aanpak voor het inkopen van prestaties - werken, goederen en diensten - beschikt.

De gemeente Bloemendaal heeft alleen een formeel kader voor het bepalen van de wijze van aanbesteden en het gunnen van opdrachten voor het leveren van prestaties. De in 1994 vastgestelde aanbestedingsnota heeft een juridische inslag en gaat eigenlijk alleen over bevoegdheden en dus eigenlijk over wat na de dualisering van het gemeentebestuur de bestuursbevoegdheden van het college zijn. Dit juridisch kader functioneert naast de Europese en nationale regelgeving, die betrekking heeft op gemeentelijke inkopen. De aanbestedingsnota bevat geen inhoudelijk beleidskader.

Inkopen is meer dan het bepalen van de aanbestedingswijze en het gunnen van opdrachten voor prestaties. Inkopen begint bij het inventariseren van de behoefte aan prestaties. Wat willen we en wat hebben we daarvoor nodig? Het eindigt bij het vaststellen of de overeengekomen prestatie beantwoordt aan de behoefte. Hebben we wel gekregen wat we nodig en bedongen hebben? Inkopen is de vertaalslag van de behoefte naar de prestatie. De fasen in de vertaalslag zijn: onderbouwen, plannen, selecteren, inwinnen van inlichtingen, beoordelen, onderhandelen, gunnen, contracteren, bestellen, bewaken en verantwoorden.

Europees en nationaal beleid beperken steeds meer de beleidsvrijheid van de gemeente ten aanzien van inkopen. In het Europese beleid staat daarbij het thema ‘Vrije en eerlijke concurrentie en de interne Europese markt’ centraal en in het nationale beleid de actieprogramma’s ‘Andere Overheid’ en ‘Duurzame Daadkracht’. Kernwoorden van deze beleidsontwikkelingen zijn in willekeurige volgorde vrije en eerlijke concurrentie, transparantie, integriteit, kwaliteitsverbetering, elektronische overheid, deregulering, duurzame ontwikkeling, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Met deze beleidsontwikkelingen stellen de Europese en landelijke overheid in toenemende mate inhoudelijke eisen aan gemeentelijke inkopen. Deze eisen zijn voor een deel dwingend - Europese en nationale regelgeving - en voor een ander deel stimulerend, waarbij de gemeente zelf beleidskeuzen moet maken. Deze ontwikkelingen maken gemeentelijk beleid ten aanzien van inkopen noodzakelijk en vormen de in bijlage 1 opgenomen achtergrond van de probleemstelling van deze notitie.

Als gevolg van Europese en nationale ontwikkelingen nemen de inhoudelijke eisen aan het gemeentelijk inkoopproces niet alleen in aantal maar ook in diversiteit toe. De elektronische overheid en het elektronisch veilen vergt informatiedeskundigheid. Het duurzaam inkopen eist kennis op het gebied van milieu. Doelmatig en doeltreffend inkopen vraagt ondernemerschap. De controle van de prestaties kan niet zonder financieel-economisch inzicht. Al deze deskundigheden en vaardigheden kan de gemeente niet meer in één persoon verenigen. Deze ontwikkelingen dwingen de gemeente de vraag te stellen naar de professionaliteit van de gemeentelijke inkopen.

3.Leeswijzer

Deze notitie behandelt in het derde hoofdstuk de probleemstelling en in het vierde hoofdstuk kort de inkoopbegrippen. Het vijfde hoofdstuk analyseert het huidige inkoopbeleid. Het zesde hoofdstuk gaat over de uitgangspunten van het inkoopbeleid van de gemeente. Het zevende hoofdstuk behandelt de organisatie van de inkoop. De notitie eindigt met een samenvatting.

4.Probleemstelling

De probleemstelling in deze notitie betreft de vraag welke kaders de raad stelt voor het uitoefenen van de bestuursbevoegdheden van het college ten aanzien van bestedingen door middel van inkopen.

5.De inkoopbegrippen

Het spraakgebruik van de begrippen inkoop en aanbesteden in één adem of door elkaar heen is gemeengoed. Vaak verbindt het spraakgebruik inkopen aan goederen en diensten. Bij aanbesteden is dat aan werken. Voor een goed begrip van deze notitie is van belang om de twee centrale inkoopbegrippen te definiëren. De definities ontleent de notitie aan de vakliteratuur en waren de basis voor de Europese en nationale regelgeving, die op gemeentelijke inkopen en inkoopprocessen van toepassing zijn.

6.De analyses van de gemeentelijke inkopen en inkoopprocessen

de kwantitatieve analyses van de gemeentelijke inkopen

Een samenvatting van de resultaten van het onderzoek van CBP naar de gemeentelijke inkopen in 2003, 2004 en 2005 treft u in bijlage 2 aan.

de kwalitatieve analyses van de gemeentelijke inkopen

De kwalitatieve analyses van het CBP zijn gebaseerd op bedrijfseconomische uitgangspunten en genoemde onderzoeksresultaten. Deze analyses geven aan, dat de gemeente structureel de doelmatigheid en doeltreffendheid van haar inkopen kan verbeteren door het verminderen van het aantal facturen en leveranciers. Verder kan de gemeente de prijs/kwaliteitsverhouding van de in te kopen prestaties verbeteren door een planmatige aanpak van de inkopen. Op basis van de ABC-analyse liggen de mogelijkheden daarvoor in eerste instantie bij de grote productgroepen en productgroepen met veel leveranciers en/of veel facturen. Verder biedt vergroting van het inkoopvolume door samenwerking met andere gemeenten mogelijkheden.

facturering

Het CBP geeft daarbij het advies aandacht te besteden aan de facturering. Uit het onderzoek blijkt, dat in 2005 vier leveranciers meer dan twee facturen per dag en 10 leveranciers ruim 1 factuur per week verstuurd hebben.

leveranciers

Verder wijst het CBP op productgroepen met relatief veel leveranciers. Het grote aantal leveranciers kan voortkomen uit een gebrek aan overleg tussen de organisatieonderdelen van de gemeente, waardoor verschillende leveranciers de gemeente een bepaald product of produktsoort leveren. Aanbesteding van productsoorten voor alle organisatieonderdelen van de gemeente kan besparingen opleveren. Het CBP wijst in dit verband er op, dat verschillende organisatieonderdelen van de gemeente producten of productsoorten inkopen, die voor de toepassing van de Europese richtlijnen gelijksoortig zijn. De totale omvang van deze afzonderlijke inkopen kan daarom boven de grensbedragen van de Europese richtlijn liggen. De gemeente loopt daardoor het risico, dat organisatieonderdelen onbewust in strijd met de Europese en nationale regelgeving hebben ingekocht.

grote produktgroepen

CPB wijst op het besparingpotentieel op korte termijn van grote productgroepen. Het gaat om de productgroepen uitzending en detachering, telecommunicatie, contributies en abonnementen, kantoorartikelen en meubilair, kopiëren, groen en WMO-middelen, die de gemeente door bundeling tegen een betere prijskwaliteitsverhouding in de markt kan zetten. Verder kan de gemeente besparen op de productgroepen advies en dienstverlening, automatisering, aannemerij, installaties en elektronica door catalogisering en goede afspraken met voorkeursleveranciers.

regionale samenwerking

Het CBP wijst op het belang van regionale samenwerking om productsoorten gezamenlijk in de markt te zetten.

de kwantitatieve analyse van het gemeentelijk inkoopproces

Het gemeentelijk instrumentarium voor planning en control bevat geen meetfactoren voor het inkoopproces. Medewerkers schrijven niet systematisch tijd voor hun werkzaamheden voor inkopen. De betreffende uren schrijven de medewerkers toe aan de gemeentelijk producten, waarvoor de inkopen plaatshebben. Het gaat dan om alle activiteiten, die met het inkopen te maken hebben vanaf het inventariseren tot aan het verantwoorden. Er bestaan ook geen kengetallen voor het gemeentelijk inkoopproces. Op basis van ervaringsgegevens in andere gemeenten bedragen de kosten voor het verwerken van een factuur minimaal € 75,--. Met uitzondering van de facturatie heeft de gemeente geen zicht op de kosten van de inkoopprocessen.

de kwalitatieve analyse van het gemeentelijk inkoopproces

De budgethouders kopen binnen de doelstellingen van hun budgetten in en verrichten met uitzondering van het bepalen van de wijze van aanbesteden en het gunnen van een aantal opdrachten alle handelingen daarvoor. Op grond van de aanbestedingsnota van 1998 geldt boven bepaalde grensbedragen, dat niet de budgethouders maar andere functionarissen of bestuursorganen van de gemeente bevoegd zijn.

Deze matrix werkt voor wat betreft de wijze van aanbesteden in de praktijk belemmerend voor een slagvaardig en marktgericht optreden van de gemeente. De betreffende grensbedragen in de matrix zijn arbitrair en verhouden zich niet altijd tot de concrete marktsituatie. De matrix bepaalt onder meer, dat de gemeente werken, waarvan de waarde meer dan € 150.000,-- bedraagt altijd openbaar moet aanbesteden. De doelmatigheid en doeltreffendheid van vormen van aanbesteding hangen niet alleen af van het financieel belang en de kosten van de aanbesteding, maar ook van het aantal potentiële gegadigden in de markt. De matrix belemmert daarom een marktgericht en slagvaardig optreden van de gemeente. Een ander nadeel van de matrix is, dat budgethouders opdrachten knippen om begrijpelijkerwijs langere en soms ook ingewikkelder aanbestedings- en gunningsprocedures te voorkomen. Dit effect bedreigt de transparantie, doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopproces, omdat het leidt tot meer opdrachten en dus tot meer leveranciers en facturen.

Europese en nationale ontwikkelingen, aangegeven in bijlage 1 als achtergronden van de probleemstelling van deze notitiem vragen in toenemende mate zeer uiteenlopende deskundigheden en vaardigheden, die niet meer in de functionaris van de budgethouder te verenigen of te coördineren zijn. De gemeente kan van de budgethouders niet verwachten, dat zij over al deze benodigde deskundigheden en vaardigheden beschikken of deze kunnen coördineren door inschakeling van collega’s of derden. Bij de aanbesteding van de inzameling van huishoudelijke afvalstoffen heeft dat tot problemen aanleiding gegeven.

conclusie

De probleemstelling, de achtergronden daarvan en de analyse van de gemeentelijke inkopen leiden tot de algemene conclusie, dat het door de gemeenteraad vastgestelde formele kader voor aanbestedingen in de aanbestedingsnota niet meer voldoet.

7.Het inkoopbeleid.

het wettelijke kader en het beginsel van objectiviteit, non-discriminatie en transparantie

Europese en nationale regelgeving bepalen de vrijheid voor het voeren van een eigen gemeentelijk inkoopbeleid en de daarbij te maken beleidskeuzen. Europese en nationale regelgeving beperken deze beleidsvrijheid. De regelgeving gaat uit van het beginsel van objectiviteit, non-discriminatie en transparantie voor het inkoopproces. De nationale wetgeving formuleert dit beginsel voor het inkoopbeleid in artikel 2 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten als:

‘De aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant.’

Voor het inkoopbeleid zijn deze regels bepalend. Het naleven van de Europese en nationale regelgeving is geen beleid maar wettelijke plicht.

uitgangspunten voor het inkoopbeleid

Bij het vaststellen van het inkoopbeleid gaat het om de keuzen, die de gemeente maakt bij het invullen van haar beleidsvrijheid ten aanzien van inkopen. Daarbij gelden als gevolg van de taak van de overheid - waaronder die van de gemeente - naast economische ook beleidsinhoudelijke uitgangspunten. De overheid opereert in algemene zin in een vrije markteconomie, die zij via wet en regelgeving tot op zekere hoogte en in het publieke belang kan beïnvloeden. Via de inkopen kan de overheid profiteren van de economische principes, die aan het vrije marktmechanisme ten grondslag liggen en streven naar een optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit van de in te kopen prestaties. De overheid kan via die principes ook beleid uitvoeren door bepaalde leveranciers en producten minder te waarderen bij haar inkoopbeslissingen of zelfs uit te sluiten. De overheid brengt als het ware naar zichzelf toe een correctie op de werking van het marktmechanisme aan. Bij het formuleren van het inkoopbeleid gaat het om het evenwicht tussen de economische en beleidsinhoudelijke uitgangspunten, die overigens niet altijd met elkaar conflicteren. In de thema’s van het Europees en nationaal beleid met betrekking tot inkopen is deze afweging zichtbaar gemaakt. De analyses van het gemeentelijk inkoopproces en de gemeentelijke inkopen ondersteunen deze thema’s. De gemeente leidt uit genoemde thema’s en analyses de volgende economische en beleidsinhoudelijke uitgangspunten af.

a.economische uitgangspunten

De economische uitgangspunten van het gemeentelijk inkoopbeleid hebben betrekking op het specificeren, de wijze van aanbesteding, de aantallen leveranciers en facturen en de inkoop-samenwerking.

• ·

  budgetteren

  Het inkoopbeleid gaat uit van inkopen op basis van een door de gemeenteraad beschikbaar gesteld budget.

• ·

  specificeren

Het inkoopbeleid gaat uit van het functioneel en marktconform specificeren van prestaties. In afwijking daarvan kan de gemeente onder bepaalde omstandigheden de functionele specificatie aanvullen met een technische en/of innovatieve specificatie.

functioneel en marktconform

De gemeente stelt in eerste instantie het gewenste eindresultaat vast, dat zij met de in te kopen prestatie wil bereiken. De overheid is van oudsher geneigd haar in te kopen prestaties te specificeren door middel van technische eisen al dan niet gekoppeld aan merknamen of algemeen aanvaarde normen. Deze eisen zijn daarna vaak standaard toegepast zonder daarbij de vraag te stellen of zij nog beantwoorden aan wat de gemeente eigenlijk wil. Deze technische specificaties zijn daardoor een eigen leven gaan leiden en werken daarom in een aantal gevallen onnodig kostenverhogend. Het is daarom van belang, dat de gemeente bij de specificatie van haar in te kopen prestaties in de eerste plaats het gewenste eindresultaat concreet vaststelt.

Ter toelichting van het begrip functioneel specificeren het volgende voorbeeld. De gemeente specificeert een in te kopen dienstauto met een aantal functionele eisen. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de onderhoudskosten en de geschiktheid om lange afstanden af te leggen. Een functionele specificatie bevat niet de technische eis, dat de auto over vijf versnellingen moet beschikken of een cabriolet moet zijn. De technische eis van 5 versnellingen beperkt de vijver aan auto’s, waaruit de inkoper kan vissen. Hetzelfde geldt voor de cabriolet.

Naast technische eisen kunnen ook andere elementen in een specificatie de marktwerking belemmeren. Een bekend voorbeeld daarvan is, dat medewerkers in het verleden goede ervaringen hebben opgedaan hebben met bepaalde merkproducten en hun specificaties daarop afstemmen. Voorbeeld daarvan is een specificatie, waarbij de dienstauto een Mercedes moet zijn. Daarnaast kan een functionele specificatie tot een prestatie leiden, die de markt niet kan leveren. De specificaties moeten daarom ook marktconform zijn.

technisch

Vervolgens komt de vraag aan de orde in hoeverre de gemeente de in te kopen prestatie dan nog technisch moet specificeren. Voor zover een prestatie moet voldoen aan technische eisen uit wet- en regelgeving is een technische specificatie overbodig. De prestatie moet gewoon aan deze eisen voldoen. Een technische specificatie is wel van belang als dat de totale kostprijs van het product positief beïnvloed. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de specificatie van een herprofilering, waarbij onder andere het stellen van technische eisen aan straatkolken wenselijk is, omdat het gebruik en onderhoud daarvan op één type is afgestemd. Een ander voorbeeld is weer de dienstauto. Als de dienstauto veel kilometers maakt, is de technische eis van een LPG-installatie ter beperking van de exploitatiekosten wenselijk.

innovatief

De gemeente specificeert innovatief indien marktconforme prestaties niet voorzien in het gewenste resultaat en de gemeente zelf niet beschikt over de technische specificaties voor de prestatie door middel waarvan zij het gewenste resultaat wil bereiken. Ook kan de situatie zich voordoen, dat de gemeente weliswaar over de capaciteit beschikt om zelf deze technische specificaties te maken, maar dat de markt dat tegen lagere kosten kan. Voor bepaalde prestaties is marktconform en technisch specificeren niet mogelijk, omdat de markt deze prestaties niet levert en dus ook niet de technische specificaties daarvoor beschikt. Verder kan een marktconforme prestatie afbreuk doen aan de met die prestatie te bereiken en gewenste resultaat. In dat geval heeft de gemeente de keus om zelf de prestatie te ontwerpen door het stellen van technische eisen of het ontwerpen aan de markt over te laten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontwerpen van een uniek object zoals een kunstvoorwerp of het ontwerp van een gebouw of plantsoen.

·aanbesteden

Dit uitgangspunt gaat uit van een marktconforme wijze van aanbesteden en stelt daarmee het kader waarin het college haar bestuursbevoegdheid met betrekking tot de wijze van aanbesteding uitoefent. Bij de behandeling van de vier inkoopbegrippen zijn de belangrijkste methoden van aanbesteding aan de orde gekomen. De keuze van de wijze van aanbesteding is afhankelijk van geschatte waarde van de prestaties en het aantal aanbieders in de markt, dat deze prestatie naar verwachting kan leveren. De schatting van de waarde van de prestatie en het bepalen van de verwachting van het aantal leveranciers, dat voor deze prestatie zal bieden, vergt bedrijfseconomische kennis en deskundigheid. Voor de wijze van aanbesteding gelden in ieder geval de normen van de Europese richtlijnen en de EEG-raamwet. Voor zover deze regels niet van toepassing zijn, hebben de gemeenten hun beleidsvrijheid op geheel verschillende wijze ingericht door het bepalen van drempelbedragen voor de verschillende aanbestedingsvormen. De gemeente besteedt ten aanzien van prestaties, waarvan zij de vrijheid heeft de wijze van aanbesteding te bepalen in beginsel meervoudig aan. Voor prestaties tot een waarde van € 211.000,-- is dat onderhands. Om markttechnische reden kan de gemeente daarvan afwijken door openbaar aan te besteden. Om praktische redenen kan de gemeente kleinere opdrachten met een waarde van minder dan € 25.000,-- enkelvoudig onderhands aanbesteden. Voor opdrachten met een hogere waarde kan de gemeente alleen bij spoedeisende dwang enkelvoudig onderhands aanbesteden. Het begrip dwingende spoed komt uit de Europese regelgeving. De Europese jurisprudentie geeft een zeer strikte uitleg aan dit begrip om te voorkomen, dat aanbestedende diensten de dwingende spoed aangrijpen om de Europese regelgeving te omzeilen.

·het verminderen van het aantal leveranciers

De analyses van de gemeentelijke inkopen over 2003, 2004 en 2005 geven aan, dat de gemeente voor gelijke en gelijksoortige prestaties verschillende leveranciers heeft. Door het bundelen van gelijke en gelijksoortige prestaties in productgroepen kan de gemeente haar marktpositie versterken en daarmee de prijzen voor de betreffende prestaties verlagen. Daarbij geldt de algemene inkoopwet van massa is kassa. Verder bespaart de gemeente door het bundelen van in te kopen prestaties haar inkoopkosten.

·het verminderen van het aantal facturen voor prestaties

De analyses van de gemeentelijke inkopen over 2003, 2004 en 2005 wijzen uit, dat de gemeente onevenredig en onnodig veel facturen ontvangt. Door het maandelijks en elektronisch afhandelen van facturen kan de gemeente de inkoopkosten maar ook de prijs voor in te kopen prestaties positief beïnvloeden. Uitgangspunt voor het inkoopbeleid is daarom het beperken van het aantal facturen.

·inkoopsamenwerking

De inkoopwet massa is kassa betekent, dat hoe groter de omvang van de opdracht hoe lager de prijs per eenheid is na gunning. Dit gegeven maakt samenwerking met andere gemeenten noodzakelijk. Op dit moment benut de gemeente de voordelen van het samen met andere gemeenten aanbesteden van bepaalde prestaties zoals energie, briefpapier, kantoor-meubelen, WVG-hulpmiddelen en leerlingenvervoer. Op zichzelf leveren deze aanbestedingen voordeel op voor de gemeente, maar de samenwerking is incidenteel en afhankelijk van de omstandigheden. De gemeente ziet meer in een structurele samenwerking van gemeenten in regionaal verband, waardoor deze gemeenten permanent gezamenlijk als marktpartij kunnen optreden en de inkoop kunnen professionaliseren door bundeling van commerciële en bedrijfseconomische deskundigheden en vaardigheden. Verder biedt samenwerking van gemeenten de mogelijkheid om de inkoop te professionaliseren door bundeling van de variëteit aan deskundigheden, die voor een doelmatig en doeltreffend inkoopproces nodig is.

b.beleidsinhoudelijke uitgangspunten

De beleidsinhoudelijke uitgangspunten van het gemeentelijk inkoopbeleid hebben betrekking op integer, maatschappelijk verantwoord en duurzaam inkopen.

·integer inkopen

Dit uitgangspunt betreft alle deelnemers aan het inkoopproces: bestuurders, ambtenaren en leveranciers. De integriteit beperkt zich niet alleen tot het tegengaan van criminaliteit, maar bevordert ook eerlijke en vrije concurrentie. De gemeente heeft spelregels voor de integriteit van bestuurders en ambtenaren vastgelegd in de integriteitcodes en recent in een besluit over de uitvoering van het landelijk integriteitsbeleid voor overheidspersoneel. De integriteit van leveranciers wil de gemeente toetsen op grond van de Wet bevordering Integriteits-beoordelingen van het openbaar bestuur (Wet BIBOB). Deze wet voorziet in de mogelijkheid om de antecedenten van leveranciers te laten onderzoeken door een centraal bureau, dat onderdeel is van het Ministerie van Justitie (bureau BIBOB). Dit onderzoek kan de gemeente alleen vragen als zij via een BIBOB-vragenformulier een aantal gegevens over de leverancier verkregen heeft. Het bureau BIBOB kan op basis van de bij dit vragenformulier verstrekte gegevens beoordelen of er sprake is van de dreiging, dat zij met de gunning van de prestatie het plegen van strafbare feiten mogelijk maakt. Ingeval dat zo is kan de gemeente op basis van dit negatieve advies de gunning aan de betrokken gegadigde weigeren ook heeft deze gegadigde de economisch meest voordelige aanbieding gedaan. Het BIBOB-instrumentarium is ten aanzien van inkopen alleen gericht op de branches van ICT, milieu en bouw. Tot op heden zag de gemeente geen aanleiding om het BIBOB-instrumentarium bij aanbestedingen in deze branches toe te passen, omdat bij een eerder gehouden inventarisatie niet gebleken is, dat met gunningen in genoemde branches de gemeente het plegen van strafbare feiten mogelijk gemaakt heeft. Op basis van deze inventarisatie heeft de gemeente daarom de toepassing van het BIBOB-instrumentarium beperkt tot de strandpaviljoens. De gemeente beschikt nu wel over aanwijzingen, dat de gemeente de kans loopt om door het gunnen van prestaties in de branches van ICT, milieu en bouw het plegen van strafbare feiten mogelijk te maken. De gemeente wil daarom het BIBOB-instrument op aanbestedingen in genoemde branches toepassen.

·maatschappelijk verantwoord inkopen

Dit uitgangspunt betreft eisen, die de gemeente stelt om te voorkomen, dat leveranciers de door haar in te kopen prestaties leveren in strijd met gangbare normen en waarden vastgelegd in wet- en regelgeving. De gemeente wil daarom waarborgen van de leverancier, dat hij de gevraagde prestaties verricht in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en wil daarom deze eis als selectiecriterium hanteren. Verder wil de gemeente door middel van haar inkoopbeleid de arbeidsparticipatie van gehandicapten bevorderen. De gemeente hanteert voor dit doel een gunningscriterium voor sociale werkvoorzieningen zoals Paswerk, die een opdracht kunnen uitvoeren met medewerkers, waarvan meer dan de helft een handicap heeft.

·duurzaam inkopen

Een ander thema van het Rijksbeleid is ‘Duurzame Daadkracht’. Het rijk heeft dit thema onder meer uitgewerkt in de uitvoeringsprogramma’s ‘Duurzaam Inkopen’ en ‘Met Preventie naar Duurzaam Ondernemen’. Zoals in bijlage 1 is aangegeven heeft duurzaamheid betrekking op prestaties, die voorzien in de behoefte van de huidige generatie zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheden in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. De gemeente hecht belang aan duurzaam inkopen en is ervan overtuigd, dat in een aantal gevallen aandacht voor duurzaamheid bij het specificeren van prestaties kostenbesparend werkt. De gemeente wil daarom aanbiedingen van prestaties uitdrukkelijk beoordelen op hun effecten voor milieu en samenleving. Voor zover de duurzaamheid van aangeboden prestaties kostenverhogend werkt, wil de gemeente deze hogere kosten afwegen tegen het milieurendement. De gemeente wil daarom de duurzaamheid van een aangeboden prestatie hanteren als gunningscriterium.

·het aan de economisch meest voordelige aanbieder gunnen van prestaties

Dit uitgangpunt voor het gunnen van prestaties gaat uit van de totale kosten van een werk, product of dienst. Bij het bepalen van de totale kosten - the total costs of ownership - gaat het niet alleen om de aanschaffingsprijs van een prestatie, maar ook om bijvoorbeeld onderhoudskosten van werken en producten. Zo kost een Toyota meer dan een Mazda, maar een Toyota is op termijn goedkoper door lagere onderhoudskosten. Het inhuren van een schoonmaakbedrijf tegen de laagste prijs maar met een kleiner aantal te leveren arbeidsuren kan op termijn minder kwaliteit leveren dan een bieder met een hogere prijs en meer arbeidsuren.

8. Het inkoopproces

8.Dit hoofdstuk gaat over de wijze waarop het college haar bestuursbevoegdheden ten aanzien van inkopen binnen het daarvoor in deze notitie voorgestelde kader - het inkoopbeleid - en de controlerende bevoegdheid van de raad wil uitoefenen. Dit hoofdstuk beantwoordt daarmee aan de actieve informatieplicht van het college aan de raad.

8. gecoördineerde inkoop

8. Het college wil het in deze notitie voorgestelde inkoopbeleid uitvoeren door middel van een gecoördineerde inkoop. Het college heeft daartoe besluiten genomen met betrekking tot de verdeling van de bevoegdheden met betrekking tot inkoop en de spelregels waaraan de medewerkers van de bestuursdienst zich moeten houden. De bevoegdheid tot het vaststellen van specificaties voor inkopen en het gunnen van prestaties is geregeld in het Besluit interne mandaten college en burgemeester Bloemendaal en de spelregels staan in het Besluit budgetbeheer en budgetbewaking.

8. inkoopsamenwerking

8. De gemeente neemt op dit moment deel aan een onderzoek naar het opzetten van een regionale inkoopfunctie van 13 gemeenten met een gezamenlijk inwonertal van bijna 330.000 inwoners.

8. aanbestedingsreglementen

8. Voor werken geldt al jaren de gedragslijn, dat verwezen wordt naar algemene voorwaarden, die met organisaties van aannemers zijn overeengekomen. Voor de aanbesteding van werken hanteerde de gemeente voor Europese aanbesteding het uniform aanbestedingsreglement EG 1991 (UAR-EG 1991). Voor niet-Europese aanbestedingen was dat het Uniform Aanbestedingsreglement 1989 (UAR1989). De landelijke overheid heeft met deze aannemers-organisaties een nieuw reglement voor aanbestedingen van werken - Europees en niet-Europees - vastgesteld in het Algemeen Reglement voor Werken 2005. Deze regeling uniformeert de beide oude reglementen. De verwachting is, dat via de nieuwe Aanbestedingswet de landelijke overheid de gemeenten zal verplichten deze regeling toe te passen. Het college past daarom vooruitlopend op deze nieuwe wet dit reglement standaard bij de aanbesteding van werken toe. Bij aanbestedingen van leveringen en diensten is het hanteren van aanbestedingsreglementen minder gebruikelijk. De gemeente hanteert standaard in de offerteuitnodigingen een beperkt aantal spelregels voor de aanbestedingsprocedure.

8. inkoopvoorwaarden

8. De gemeente heeft in de afgelopen jaren bij het aanbesteden van prestaties bij een aantal aanbestedingen vooraf inkoopvoorwaarden gesteld en met deze inkoopvoorwaarden ervaring opgedaan. Dit voorkwam, dat leveranciers hun eigen algemene voorwaarden aan hun offertes verbonden, die de aansprakelijkheid en garanties van leveranciers voor hun prestaties aanzienlijk beperkten of zelfs uitsloten. Dit gegeven vormde een groot probleem bij het aanspreken van leveranciers op de deugdelijkheid van prestaties. In de afgelopen jaren heeft de gemeente bij diverse aanbestedingsprocedures eigen inkoopvoorwaarden gehanteerd en daarmee ervaring opgedaan. Het college heeft op basis van deze ervaring inkoopvoorwaarden voor werken, leveringen en diensten formeel vastgesteld en zal deze standaard opleggen.

8. contractbeheer

8. Voor professionalisering van de bedrijfsvoering met betrekking tot inkopen is een goed contractenbeheer noodzakelijk. Het college zal daarom de directie opdracht geven tot het opzetten van een centraal contractenregistratiesysteem, dat inzicht geeft in de inkoopcontracten van de gemeente. Op basis van deze gegevensverzameling en het investeringsplan kan de gemeente jaarlijks een inkoopplan samenstellen en daarbij prioriteiten stellen. Door de directe beschikbaarheid van de contractgegevens kan de gemeente de nakoming van afspraken beter controleren en de nazorgfase in het inkoopproces handen en voeten geven. Bijlage 4 geeft nader inzicht in motivatie en uitwerking van het centrale contractenregistratie systeem.

8. elektronische veilen

8.Het college ziet het elektronisch veilen als onderdeel van de digitalisering van de dienstverlening van de gemeente. Het college wil daarom het elektronisch veilen onderdel maken van de bedrijfsvoering rondom inkopen in samenwerking met andere gemeenten.

8. beschrijving bedrijfsvoering inkoop

8. Het werkproces van de gecoördineerde inkoop heeft de directie beschreven in de inkoopwijzer. De inkoopwijzer beschrijft de door het college vastgestelde verdeling van de taken en bevoegdheden met betrekking tot inkopen en biedt waarborgen, dat de in deze notitie genoemde uitgangspunten en daaruit voortvloeiende besluiten worden nageleefd.