Nota Activabeleid 2018

Geldend van 20-03-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018

Intitulé

Nota Activabeleid 2018

1 Samenvatting

Voor u ligt de nota Activabeleid 2018. Deze nota is een nadere uitwerking van het financiële beleid rond de waardering en afschrijving van vaste activa, zoals opgenomen in de verordening financieel beheer Bloemendaal 2018 impliciet de uit de vaststelling bij amendement voortvloeiende financiële consequenties van het gemeentelijk rioleringsplan in de raad van 28 september 2017.

De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastlegging van uniforme regels ten aanzien van investeringen. Door de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna te noemen BBV) is het wenselijk om het beleid omtrent investeringen vast te leggen in een nota.

De twee belangrijkste wijzigingen van de wetgeving inzake het investeringsbeleid zijn:

  • 1.

    De systematiek van activering en afschrijving wordt voor alle investeringen gelijk getrokken. De vrije keuze (van een gemeente) om investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel of niet te activeren is komen te vervallen. Alle investeringen, dus zowel investeringen met een economisch nut als investeringen met een maatschappelijk nut, worden geactiveerd en over de te verwachten economische gebruiksduur afgeschreven. Hiermee wordt beoogd de vergelijkbaarheid van de kosten bij gemeenten te verbeteren. Dit nieuwe beleid is al van toepassing op alle investeringen vanaf 2017. Voor de bestaande activa (gerealiseerde investeringen tot en met 2016) blijft het oude activabeleid van kracht.

  • 2.

    In het kader van diezelfde uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid is ook het zogenaamde ‘netto activeren’ verplicht gesteld. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Het verrekenen van bijdragen uit de eigen reserves is met ingang van het begrotingsjaar 2017 niet meer toegestaan. Wel blijft de mogelijkheid bestaan om een bestemmingsreserve in te stellen waaruit de afschrijvingslasten (en eventuele rente) van een investering worden afgedekt.

Bij het opstellen van het investeringsprogramma 2018-2021, zoals opgenomen in de programmabegroting 2018, is rekening gehouden met de gewijzigde regelgeving.

Uitgangspunten bij het activabeleid

De nota activabeleid 2018 geeft inzicht in de uitgangspunten om investeringen te activeren (op de balans te presenteren) en de termijnen waarop deze investeringen worden afgeschreven. Een groot deel van het gemeentelijk investeringsbeleid is vastgelegd in externe wet- en regelgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor een gemeente. Deze komen in het vervolg van deze nota aan de orde en zijn hier samengevat.

Nr.

Korte beschrijving van het uitgangspunt

1

De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden direct ten laste van de exploitatie gebracht en bij uitzondering – indien geactiveerd – in maximaal 5 jaar afgeschreven.

3

Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd en de afschrijvingsduur is gelijk aan die van soortgelijke activa waar de gemeente zelf in heeft geïnvesteerd.

4

Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd.

5

Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd.

6

Niet-compensabele of niet-verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

7

Afschrijvingen vinden plaats op basis van de lineaire afschrijvingsmethode.

8

De afschrijvingstermijnen, zoals opgenomen in bijlage 1, worden als basis gehanteerd voor het afschrijven van vaste activa. In bijzondere gevallen kan hiervan bij een besluit van de raad – bij het vaststellen van het krediet – worden afgeweken.

9

De afschrijvingen starten in het jaar na aanschaf of voltooiing van het actief.

10

Aan de geactiveerde activa wordt rente toegerekend over de boekwaarde op 1 januari van het betreffende actief.

11

De bevoegdheid tot het toekennen, wijzigen en afsluiten van een investeringskrediet berust bij de raad. In principe worden kredieten na een periode van drie jaar afgesloten.

2 Inleiding

2.1 Aanleiding

In de verordening financieel beheer Bloemendaal 2018 zijn de kaders van het gemeentelijk beleid opgenomen met betrekking tot het investeringsbeleid. Deze kaders worden in deze nota nader uitgewerkt tot praktische afspraken.

2.2 Doelstelling

De doelstelling van deze nota is het (her)formuleren van beleid en het vastleggen daarvan in uniforme regels voor:

  • Activeren van activa;

  • Waarderen van activa;

  • Afschrijven van activa;

  • Bestuurlijke verantwoording en procedures.

In de verordening financieel beheer Bloemendaal staan geen nadere regels voor deze onderdelen. Daarvoor is deze nota het instrument. Bij het opstellen van deze nota heeft tevens een harmonisatie van regels en afspraken ten opzichte van de gemeente Heemstede plaatsgevonden. Dat wil niet zeggen, dat alles gelijk is, aangezien op bepaalde onderdelen (o.a. afschrijvingsmethode) in Heemstede andere keuzes zijn gemaakt.

2.3 Wettelijk kader

Deze nota is primair bedoeld als instrument voor de kader stellende rol van de raad. Deze nota vormt daardoor het formele kader waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen dienen om te gaan. Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212) en het BBV. Een substantieel deel van het investeringsbeleid is vastgelegd in deze wet- en regelgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor gemeenten. Indien hiervan sprake is dan zijn in deze nota aanvullende spelregels/afspraken opgenomen.

Kort samengevat draagt deze nota bij tot:

  • Een eenduidige verwerking van investeringen en afschrijvingen;

  • Het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen uit te voeren;

  • Het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen;

  • Het voorkomen van grote schommelingen in afschrijvings- en rentekosten.

2.4 Begrippen

Eenduidige definities zijn belangrijk bij het toepassen van kaders. In bijlage 2 is daarom een begrippenlijst opgenomen.

3 Activeren

3.1 Soorten activa

De artikelen 33 tot en met 36, alsmede 59 tot en met 65, van het BBV gaan in op de vaste activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard in het BBV onderscheiden naar drie soorten:

  • Immateriële vaste activa

  • Materiële vaste activa

  • Financiële vaste activa

Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa zijn die vaste activa waar geen fysieke bezittingen tegenover staan. Immateriële vaste activa komen slechts in uitzonderlijke gevallen voor. Op basis van artikel 34 van het BBV bestaan de immateriële vaste activa uit:

  • Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

  • Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

  • Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio

Aan het aangaan van geldleningen kunnen kosten verbonden zijn. Het (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. De wetgeving biedt de mogelijkheid om deze kosten, gedurende looptijd van de lening, af te schrijven. Het BBV beveelt echter aan – vooral indien deze kosten gering zijn – deze niet af te schrijven, maar direct als last in de exploitatie te nemen.

Afspraak 1

De kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

De kosten van onderzoek mogen volgens artikel 60 van het BBV alleen worden geactiveerd, indien:

  • Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

  • De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

  • Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en

  • De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

In de toelichting op artikel 60 van het BBV wordt aangegeven dat alleen op basis van al deze voorwaarden de kosten kunnen worden geactiveerd en dat deze vervolgens in maximaal 5 jaar moeten worden afgeschreven.

In de verordening Financieel beheer Bloemendaal 2018 is vastgelegd dat deze kosten direct worden afgeschreven (ten laste van de exploitatie worden gebracht). In uitzonderlijke gevallen kan de raad altijd (voorafgaande aan het maken van de kosten) besluiten deze toch af te schrijven.

Afspraak 2

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden direct ten laste van de exploitatie gebracht en bij uitzondering – indien geactiveerd – in maximaal 5 jaar afgeschreven.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bijdragen in activa in eigendom van derden kunnen volgens artikel 61 van het BBV worden geactiveerd, indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • Er is sprake van investering door een derde;

  • De investering bijdraagt aan de publieke taak;

  • De derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en

  • De bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Kern is derhalve dat het bij de bijdrage moet gaan om een investering die bijdraagt aan de publieke taak en dat de gemeente de derde partij kan verplichten daadwerkelijk te investeren en dat bij in gebreke blijven de gemeente de bijdrage kan terugvorderen of (mede)eigenaar worden van de investering.

De afschrijvingstermijn voor een dergelijke bijdrage kan gelijkgesteld worden aan de termijn waarop de gemeente een dergelijke investering zelf zou afschrijven.

Afspraak 3

Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd en de afschrijvingsduur is gelijk aan die van soortgelijke activa waar de gemeente zelf in heeft geïnvesteerd.

Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn investeringen met een (meerjarig) economisch nut of investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Alle materiële vaste activa moeten worden geactiveerd. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde (bijvoorbeeld een schilderij van een beroemd kunstenaar). Deze investeringen worden niet geactiveerd. Volgens artikel 35 van het BBV worden de materiële vaste activa onderscheiden in drie groepen, die ook afzonderlijk op de balans moeten worden opgenomen:

  • Investeringen met een economisch nut;

  • Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

  • Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Op basis van het vernieuwde BBV moet ook de laatste groep van investeringen – vanaf het begrotingsjaar 2017 – worden geactiveerd en mogen deze niet meer direct ten laste van de exploitatie worden gebracht.

Voorts is in het vernieuwde BBV in het kader van uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld. Dit houdt in, dat bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Het verrekenen van bijdragen uit reserves is met ingang van 2017 niet meer toegestaan. Wel is het mogelijk om vanuit de reserves een specifieke bestemmingsreserve te vormen die wordt ingezet om de afschrijvingslasten (en de eventueel toe te rekenen rente) te dekken.

Investeringen met een economisch nut

Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties of automatisering. Maar ook investeringen op het terrein van afvalinzameling en – verwerking en riolering behoren tot deze groep. Deze laatste zijn investeringen die vallen in de categorie “Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven”.

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Dit betreft investeringen in de openbare ruimte, zoals wegen, bruggen en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Het vernieuwde BBV bepaalt – in artikel 59 lid 1 – dat er geen keuze meer is om deze investeringen wel of niet te activeren. Activeren en vervolgens daarop afschrijven is nu een plicht.

Financiële vaste activa

Financiële vaste activa worden onderscheiden naar de volgende groepen:

  • Kapitaalverstrekkingen

  • Leningen (uitzettingen)

Deze activa vertegenwoordigen een financiële waarde of een bezit (aandelenkapitaal). Financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd, maar worden – gezien hun aard – niet afgeschreven. Wel kan de waarde wijzigen doordat bijvoorbeeld op de leningen wordt afgelost.

3.2 Criteria voor het activeren van activa

Het is niet praktisch om alle investeringen, die in aanmerking komen om geactiveerd te worden, ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet de aanbeveling vanuit efficiency-oogpunt een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hiermee worden extra administratieve handeling voorkomen. Investeringen welke niet worden geactiveerd, worden in één keer als last genomen in de exploitatie.

Voorgesteld wordt om de huidige gedragslijn van Bloemendaal om activa met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 ineens ten laste van de exploitatie te brengen, te continueren.

Afspraak 4

Activa moet een aanschafwaarde van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd.

3.3 Onderhoud

Het is niet toegestaan om kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Alle onderhoudskosten dienen direct ten laste van de exploitatie te komen. Voor groot onderhoud (periodiek terugkerende onderhoudskosten van een pand of object) is het ook mogelijk om op basis van een meerjarig onderhoudsplan een voorziening in te stellen die jaarlijks wordt gevoed door een bijdrage vanuit de exploitatie. Ook de kosten van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Kosten van levensduur verlengde renovaties worden wel gezien als investeringen. Dat geldt ook voor (vervangings)investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie (reconstructies of herinrichtingen) geven. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven.

4 Waarderen

4.1 Waarderingsgrondslagen

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente.

Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van het BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Deze verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

In Bloemendaal worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Daarbij wordt geen rekening gehouden met toegerekende uren van het gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Ook rente wordt niet aan de vervaardigingsprijs toegerekend. Voorgesteld wordt dit uitgangspunt te continueren.

Afspraak 5

Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd.

Een tweede belangrijke regel voor de waardering is opgenomen in artikel 64 van het BBV. Daarin is bepaald dat afschrijvingen niet afhankelijk mogen zijn van het resultaat in een boekjaar. Er moet dus worden afgeschreven volgens de vastgestelde methodiek van afschrijven.

4.2 Btw

Bij facturen voor diensten of leveringen van derden wordt BTW in rekening gebracht. Het merendeel van deze in rekening gebrachte BTW is compensabel (op basis van het BTW compensatiefonds) dan wel verrekenbaar met de belastingdienst, omdat het een zogenaamde ondernemersactiviteit betreft. Deze BTW is daarmee voor de gemeente geen last en dient dus ook niet tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend te worden. In die gevallen dat de BTW slechts deels of in het geheel niet kan worden gecompenseerd of verrekend, wordt de BTW voor de gemeente wel een last. In die situaties wordt die BTW (of dat deel ervan) wel tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend.

Afspraak 6

Niet-compensabele of niet-verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

4.3 Duurzame waardeverminderingen van vaste activa

In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa naar een hogere waarde is niet toegestaan. Winst op een actief mag pas bij de realisatie van die winst (dus bijvoorbeeld bij verkoop) worden genomen.

Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan; waardering geschiedt immers tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Onder bepaalde voorwaarden en omstandigheden zijn bijzondere waardeverminderingen wel toegestaan, dan wel verplicht. Het betreft hier waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de levensduur als gevolg van schade of milieuvervuiling en wijziging van de bestemming of de functie van het vastgoed.

Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans middels een extra afschrijving. Deze afschrijving vindt ook plaats onafhankelijk van het resultaat. Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruik stelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Bij vervanging van een niet afgeschreven investering wordt de restant boekwaarde afgeboekt op het moment van vervanging.

4.4 Desinvesteringen vaste activa

Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bijvoorbeeld verkoop bedrijfsauto of sluiting kantoor) wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt.

Het is dus niet toegestaan om deze winst of dit verlies te verrekenen met de verkrijgings- of aanschaffingsprijs van het nieuwe actief.

4.5 Componentenbenadering

Investeringen in de openbare ruimte kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden (bijvoorbeeld wegonderhoud, inrichting groen, aanleg openbare verlichting en aanleg parkeerplaatsen). Zowel de aanvraag van het investeringskrediet als de uitbesteding en uitvoering van het werk geschiedt dan binnen één vraagstelling. Vooraf wordt dan een verdeelsleutel bepaald hoe de kosten en de realisatie worden verantwoord en dus worden verdeeld over deze componenten.

Ook bij de bouw van een grootschalig complex kan er sprake zijn van verschillende (deel)investeringen met elk verschillende afschrijvingstermijnen. Ook dat kan aanleiding zijn om onderscheid te maken naar die verschillende onderdelen.

Het BBV kent geen voorschriften voor deze componentenbenadering. Daarom wordt voorgesteld om deze opdeling alleen toe te passen in bijzondere gevallen en dat zal in het betreffende voorstel voor de beschikbaarstelling van het investeringskrediet expliciet worden aangegeven.

5 Afschrijven

5.1 Inleiding

Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de wijze van afschrijven en mag niet worden beïnvloed door het resultaat in enig jaar.

5.2 Methoden van afschrijven

Er bestaan verschillende methoden van afschrijven. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meeste voorkomende methoden bij gemeenten zijn:

  • 1.

    Lineair;

  • 2.

    Annuïtair.

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag.

De toegerekende rentelasten aan het actief dalen bij deze methode naarmate de jaren verstrijken, doordat de boekwaarde telkens afneemt. De totale kapitaallasten (afschrijving en toegerekende rente) dalen dus ook.

Bij de annuïteitenmethode blijven de jaarlijkse kapitaallasten gelijk. In de eerste jaren wordt het grootste deel van de jaarlast gebruikt voor de toerekening van de rentelast en wordt er dus in beperkte mate afgeschreven. Hierdoor blijft de boekwaarde vooral in het begin relatief hoog.

De gemeente Bloemendaal hanteert thans de lineaire methode, zoals vastgelegd in de verordening financieel beheer, en voorgesteld wordt dit te continueren.

Afspraak 7

Afschrijvingen vinden plaats op basis van de lineaire afschrijvingsmethode.

5.3 Afschrijvingstermijnen

Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet volgens het BBV worden afgeschreven. De gebruiksduur wordt bepaald door de technische en economische levensduur. Op grond wordt niet afgeschreven. Gronden zijn niet aan slijtage onderhevig en daarom is er geen sprake van waardevermindering en derhalve is afschrijven niet nodig.

De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde redenen worden aangepast. Indien er bij een voorgenomen investering sprake is van een mogelijk afwijkende afschrijvingstermijn dan zal dit in het betreffende voorstel aan de raad expliciet worden voorgelegd en gemotiveerd. Voor de meest voorkomende investeringen zijn de termijnen bepaald en in bijlage 1 zijn deze opgenomen.

Afspraak 8

De afschrijvingstermijnen, zoals opgenomen in bijlage 1, worden als basis gehanteerd voor het afschrijven van vaste activa. In bijzondere gevallen kan hiervan bij een besluit van de raad – bij het vaststellen van het krediet – worden afgeweken.

5.4 Ingangsmoment van afschrijven

De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. Mogelijke keuzes daarbij zijn:

  • 1.

    óf in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen;

  • 2.

    óf medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt;

  • 3.

    óf in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt.

In de gemeente Bloemendaal wordt thans gewerkt op basis van keuze 3 en voorgesteld wordt deze lijn te continueren.

Afspraak 9

De afschrijvingen starten in het jaar na aanschaf of voltooiing van het actief.

5.5 Rentetoerekening

Aan alle geactiveerde activa wordt rente toegerekend. Voor het doen van investeringen moeten veelal externe financieringsmiddelen worden aangetrokken en dat brengt rentelasten met zich mee. Om de kosten van een product of activiteit inzichtelijk te maken worden de rentelasten aan de activa toegerekend. Voor deze toerekening wordt een vast rentepercentage (omslagpercentage) gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

Afspraak 10

Aan de geactiveerde activa wordt rente toegerekend over de boekwaarde op 1 januari van het betreffende actief.

6 Bestuurlijke verantwoording en procedures

6.1 Inpassing in de planning- en controlcyclus

Investeringen nemen een zelfstandige positie in binnen de planning- en control cyclus. Het investeringsprogramma maakt onderdeel uit van de programmabegroting. Daarnaast komt de stand van zaken van de investeringen aan de orde in alle producten van de planning- en control cyclus. Hiermee vormen zij een integraal onderdeel van de cyclus van plannen, uitvoeren en verantwoorden.

Kadernota

In de kadernota wordt inzicht gegeven in de investeringsbehoeften en wordt het investeringsvolume bepaald. Deze dient dus om de ruimte te bepalen van de mogelijke investeringen die in de programmabegroting voor het komende jaar kunnen worden opgenomen.

Programmabegroting

In de programmabegroting wordt een investeringsplan voor het komende begrotingsjaar en voor de daarop volgende drie jaar weergegeven. De investeringsvoorstellen voor het komende begrotingsjaar hebben het karakter om geautoriseerd te worden, terwijl de verkenning voor de komende jaren veelal indicatief is ten behoeve van een goed begrotingsbeeld. Deze worden dan ook door de raad alleen voor kennis aangenomen.

Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen (voor het komende begrotingsjaar) hij op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling – met het vaststellen van de financiële positie – meteen geautoriseerd.

Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in het investeringsplan zijn opgenomen, legt het college – vooraf aan het aangaan van verplichtingen – een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het krediet aan de raad voor.

Tussenrapportages

Bij de tussenrapportages wordt inzicht verschaft in het verloop van de in uitvoering zijnde kredieten. Daarbij gaat het zowel over de uitvoering in tijd als de toereikendheid van de beschikbare middelen. Vertraging in de uitvoering kan reden zijn voor lagere exploitatielasten en ook deze gevolgen worden gemeld.

Jaarstukken

In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de realisatie van de in de begroting opgenomen investeringen, alsmede de afwikkeling van investeringen die nog doorliepen van voorgaande jaren.

In de jaarrekening wordt een overzicht verstrekt van alle lopende investeringskredieten en wordt duidelijk aangegeven welke investeringskredieten kunnen worden afgesloten.

6.2 Procedures

Autorisatie van investeringen

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust – in het kader van het budgetrecht – bij de raad. De investeringskredieten voor het eerstvolgende begrotingsjaar worden bij de vaststelling van de begroting, tenzij de raad een voorbehoud maakt om een investering op een later moment te autoriseren, beschikbaar gesteld. De lasten van de investeringen (kapitaallasten) zijn in de meerjarenbegroting opgenomen.

Wijzigen van kredieten

Wijziging van de omvang en/of het doel van een investering is niet mogelijk zonder een nieuw besluit van de raad. Met de raad is immers een afspraak gemaakt omtrent een bepaalde inzet van middelen voor een vastgesteld doel en binnen een vastgestelde periode. Hiervan kan niet zonder een besluit van de raad afgeweken worden.

Afsluiten van kredieten

Investeringskredieten worden voor een specifieke doel beschikbaar gesteld. Dat specifieke doel kan of moet binnen een bepaalde periode gerealiseerd kunnen worden. Om te voorkomen dat kredieten oneindig blijven openstaan is het gewenst om een bepaalde ordetermijn af te spreken, waarbinnen het doel gerealiseerd kan worden en dus het krediet in principe wordt afgesloten.

Voorgesteld wordt om hiervoor een termijn van drie begrotingsjaren te hanteren.

Bij de vaststelling van de jaarstukken wordt via een integraal overzicht van alle lopende investeringskredieten gerapporteerd over de voortgang en de daadwerkelijk af te sluiten kredieten. Indien er redenen zijn om de ordetermijn van drie jaar te verlengen, dan zal dit in dat overzicht gemotiveerd worden toegelicht.

Afspraak 11

De bevoegdheid tot het toekennen, wijzigen en afsluiten van een investeringskrediet berust bij de raad. In principe worden kredieten na een periode van drie jaar afgesloten.

Ondertekening

Bijlage 1 Termijnen van afschrijvingen

Activa

Termijn

Afval

• Ondergrondse inzamelcontainers

15 jaar

• Rolemmers

15 jaar

(Bedrijfs)gebouwen

• Nieuwbouw

40 jaar

• Verbouwkosten: gebruiksduur verlengend

40 jaar

• Verbouwkosten: niet gebruiksduur verlengend

25 jaar

• Uitbreiding

40 jaar

• Duurzame aanpassingen, o.a. zonnepanelen

20 jaar

Bedrijfsmiddelen

• Auto’s en zwaar materieel

8 jaar

• Gereedschap en hulpmiddelen

10 jaar

Gronden en terreinen

• Grond

niet

Groen/plantsoenen

• Aanleg

50 jaar

• Herinrichting/renovatie

30 jaar

Grond- , weg- en waterbouwkundige werken

Riolering

• Riolering (vernieuwing)

70 jaar

• Gemalen bouwkundig

45 jaar

• Gemalen elektro + mechanisch

15 jaar

• Persleidingen

45 jaar

• Drukriolering bouwkundig

45 jaar

• Drukriolering elektro + mechanisch

15 jaar

• IBA’s (individuele behandeling van afvalwater)

20 jaar

• Randvoorzieningen bouwkundig

70 jaar

• Randvoorzieningen elektro + mechanisch

15 jaar

• Drainage / DT-riolering

40 jaar

• Infiltratievoorzieningen

70 jaar

• Deep Wells

5 jaar

Begraafplaatsen

• Aanleg begraafplaatsen

40 jaar

Weg- en waterbouw

• Eerste aanleg wegen, fiets- en voetpaden

50 jaar

• Reconstructie en herinrichting wegen, fiets- en wandelpaden

25 jaar

• Civiele kunstwerken (bruggen): hout

25 jaar

• Civiele kunstwerken (bruggen): staal en beton

50 jaar

• Verkeersregelinstallaties

15 jaar

• Openbare verlichting: masten

40 jaar

• Openbare verlichting: armaturen

20 jaar

• Beschoeiingen

30 jaar

• Voorziening ligplaatsen

15 jaar

• Parkeerautomaten

8 jaar

ICT

• Automatiseringsprojecten(hard- en software)

3 jaar

• Website

3 jaar

• Mobiele apparatuur (telefoon, etc.)

3 jaar

Kantoorinrichting

• Meubilair, inventaris en kantoorapparatuur

10 jaar

• Technische installaties (telefooncentrale)

8 jaar

Onderwijs

• Schoolgebouw: nieuwbouw

40 jaar

• Uitbreiding en renovatie schoolgebouwen

25 jaar

• Gymnastieklokalen: nieuwbouw

40 jaar

• Gymnastieklokalen: verbouwing

25 jaar

• Eerste inrichting, meubilair

15 jaar

• Onderwijsleerpakket

15 jaar

• Brandbeveiliging

10 jaar

• Tijdelijke uitbreiding huisvesting (noodlokaal)

5 jaar

Sportvelden

Kunstgrasvelden

• Toplaag

10 jaar

• Sporttechnische laag

20 jaar

• Onderbouw (zand en drainage)

35 jaar

Natuurgras

• Toplaag

10 jaar

• Onderbouw (inclusief drainage)

15 jaar

Overig sport

• Tennisveld gravel

15 jaar

Bijlage 2 Begrippen

Hierna wordt een aantal kernbegrippen anders omschreven.

Activa

De bezittingen van de gemeente, zoals gronden, gebouwen, voertuigen en infrastructuur. Deze worden ingedeeld in vlottende activa en vaste activa.

Activeren

Het opnemen van investeringen op de balans. De jaarlijkse kosten (afschrijvingen) worden ten laste van de exploitatie gebracht.

Afschrijven

Een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa wegens technische slijtage en economische veroudering. De technische en economische gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslast in enig jaar.

Agio/disagio

Agio en disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het hogere c.q. lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Agio en disagio kan ook betrekking hebben op aandelen.

Annuïtaire afschrijving

Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks gelijk blijven gedurende de gehele afschrijvingsperiode van de investering. In de beginjaren is de afschrijvingscomponent laag en de rentecomponent hoog. Aan het eind van de periode ligt deze verhouding andersom.

Boekwaarde

Waarde van de activa op de balans. Dit is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen.

Boekwinst/-verlies

Als het actief wordt verkocht of buiten gebruik gesteld tegen een prijs die hoger c.q. lager is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop of afstoting.

Desinvesteren activa

De definitieve buiten gebruik stelling van duurzame (materiële) productiemiddelen (bijvoorbeeld bij verkoop of sluiting)

Economische levensduur

De economische levensduur wordt bepaald door rationeel en doelmatig gebruik rekening houdend met technologische ontwikkelingen. Met andere woorden: slijtage van activa door veroudering.

Financiële vaste activa

Activa die een financiële waarde vertegenwoordigen, zoals deelnemingen, aandelen en verstrekte leningen.

Immateriële vaste activa

Investeringsuitgaven waar geen bezit tegenover staat (bijvoorbeeld kosten sluiten geldlening)

Investeringen

Uitgaven ter verwerving van een goed of ter bereiking van een doel waaraan een meerjarig nut kan worden toegekend.

Investeringskrediet

Het bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld voor het doen van een investering.

Investering met een economisch nut

Activa die verhandelbaar zijn (waar dus een markt voor is) of die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen of prijzen.

Investeringen met een maatschappelijk nut

Activa waarmee geen middelen gegenereerd kunnen worden en die ook niet verhandelbaar zijn, maar wel duidelijk een publieke taak vervullen, zoals wegen, groenvoorziening, bruggen etc.

Kapitaallasten

De jaarlijks terugkerende exploitatielasten die samenhangen met de investeringen. De kapitaallasten bestaan uit de afschrijvingen en de toegerekende rente.

Lineaire afschrijving

Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks dalen. De afschrijvingscomponent is jaarlijks gelijk. Als gevolg van de dalende boekwaarde neemt de jaarlijks toegerekende rentelast af.

Materiële vaste activa

Activa waar een bezit tegenover staat en waaraan een meerjarig nut kan worden toegekend.

Restwaarde

De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde, tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van het) actief, op het moment dat het actief buiten bedrijf wordt gesteld.

Toegerekende rente

Een vergoeding (administratief) voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. De toegerekende rente is onderdeel van de kapitaallasten.

Vaste activa

Bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan 1 jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen, gronden en uitgezette leningen. De vaste activa worden onderverdeeld in: immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.

Verkrijgingsprijs

Het bedrag dat betaald is om activa aan te schaffen, inclusief de bijkomende kosten.

Vervaardigingsprijs

De kosten die gemaakt zijn ten behoeve van het vervaardigen van een actief.

Vlottende activa

De bezittingen van een gemeente waarvoor het daarvoor benodigde vermogen voor een periode korter dan 1 jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moeten de vlottende activa zijn omgezet in geld. Voorbeelden zijn: voorraden en debiteuren.

Voorraden

Dit zijn goederen die in bewaring worden gehouden voor later gebruik. Voorbeelden zijn: grond- en hulpstoffen, gereed product en handelsgoederen.