Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2011

Bijlage 1 Juridische uitgangspunten

1.1Naleven van wet- en regelgeving

Voor de gemeente gelden voor het formuleren van het inkoop en aanbestedingsbeleid de volgende juridische kaders:

Specifieke kaders:

• -

  Europese richtlijn 2004/18/EG;

• -

  Raamwet EEG-voorschriften Aanbesteding (Raamwet);

• -

  Aanbestedingswet (Raamwet);

• -

  Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). In de loop van 2010 wordt de BAO vervangen. Vanaf dat moment zal de nieuwe regeling van kracht worden;

• -

  Besluit aanbesteding speciale sectoren (Bass);

• -

  Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2005);

• -

  Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbestedingen (Wira). Deze wet creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen. De gemeente heeft een motiveringsplicht ten aanzien van de gunningbeslissing (bijlage

  3.2.2.1 Rechtsbescherming);

• -

  Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2011.

Algemene kaders:

• -

  EG- verdrag, m.n. de regels over de interne markt;

• -

  Gemeentewet;

• -

  Burgerlijk Wetboek;

• -

  Algemene wet bestuursrecht;

• -

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (bijlage 4)

• -

  Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk (bijlage 11). De ‘Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’ zijn van toepassing op alle inkopen/aanbestedingen met betrekking tot werken, levering van zaken en diensten door een leverancier, tenzij de gemeente expliciet en onderbouwt hiervan afwijkt;

De gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Uiteraard moet de gemeente zich ten alle tijde houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk wetboek. Voor opdrachten waarvan de waarde boven de Europese drempelwaarden uitkomt, zijn de richtlijnen van de EG van kracht. Voor gevallen waarop de EG-richtlijnen niet van toepassing zijn, geldt uiteraard de nationale wet- en regelgeving.

De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt

onderdeel uit van de accountantscontrole.

1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie

De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden.

Transparantie

• 1.

  Bij alle aanbestedingsprocedures dient een passende mate van openbaarheid in acht te worden genomen en voldoende concurrentie te worden gewaarborgd, gelet op:

  • ·

    het economische belang van de opdracht;

  • ·

    de aard van de opdracht;

  • ·

    de omstandigheden van het geval.

• 2.

  Aan de in punt 1 bedoelde openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door:

• ·

  publicatie van de aanbesteding;

• ·

  het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten. 

Bijlage 2 Ethische en ideële uitgangspunten

2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn.

Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de vastgesteld integriteitsregels voor bestuurders en ambtenaren van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.

Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door de volgende functiescheiding te maken:

• • Inkoper: degene die in rechtstreeks contact staat met de leverancier, dienstverlener of aannemer.

• • Budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de aan hem toegewezen middelen.

• • Prestatie-beoordelaar: degene die nagaat of de geleverde goederen, diensten of werken conform vooraf opgestelde specificaties en afspraken zijn geleverd.

2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers

De gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan de leveranciers, dienstverleners oftewel opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer.

Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten. Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers

Duurzaamheid is voor de gemeente een belangrijk onderwerp ten behoeve van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving. Zij stelt op dit punt niet alleen eisen aan burgers en bedrijven, die stelt zij ook aan zichzelf. In de programma’s van eisen en in bestekken worden duurzaamheidsaspecten, zoals het gebruik van duurzame energie en materialen, bijvoorbeeld het FSC-keurmerk voor hout, zoveel mogelijk betrokken. Ook bij het beoordelen van offertes is het aspect duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard te hanteren gunningscriterium.

Derhalve zij nadrukkelijk vermeldt dat de gemeente bij de gunning voor zoveel als mogelijk rekening moet houden met milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.

2.3 Duurzaam inkopen

Met ‘duurzaam inkopen’ wordt bedoeld, dat rekening gehouden wordt met de milieu- en de sociale aspecten, die aan de inkopen verbonden zijn. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten.

Duurzaam inkopen, milieu aspecten:

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk staat voor duurzame ontwikkeling waarin Cradle to Cradle een centrale rol speelt en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007–2011”, waarin de afspraak is opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015.

Duurzaam inkopen, sociale aspecten:

Opdrachtnemers van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk worden geacht zich te houden aan gangbare normen en waarden op het gebied van arbeid (een en ander overeenkomstig de conventies van de International Labour Organization). Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden (arbo) of andere onethische praktijken worden niet getolereerd en kunnen leiden tot uitsluiting bij inschrijvingen en ontbinden van bestaande overeenkomsten.

2.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden.

Voorbehoud aan sociale werkvoorziening

Conform artikel 19 van het Bao heeft gemeente Bodegraven-Reeuwijk de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Sociale werkvoorzieningen worden door Nederlandse gemeenten vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Daar waar mogelijk zal gemeente Bodegraven-Reeuwijk gebruik maken van deze mogelijkheid.

Sociale aspecten

Het stimuleren van lokale werkgelegenheid is een speerpunt in het arbeidsmarktbeleid van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Zij kan gebruik maken van de mogelijkheid om bij aanbestedingen sociale aspecten te betrekken door eisen te stellen aan de werknemers, die de opdrachtnemer zal inzetten voor de uitvoering van de opdracht. Zo kan gemeente Bodegraven-Reeuwijk de eis stellen, dat er een bepaald percentage langdurig werklozen of arbeidsgehandicapten wordt ingezet door de opdrachtnemer. De gemeente Bodegraven-Reeuwijk zal per opdracht beslissen of en zo ja, welke eisen zij stelt aan het in te zetten personeel. Daarbij zal de gemeente Bodegraven-Reeuwijk ervoor zorg dragen, dat de gestelde eisen proportioneel en niet discriminerend zijn.

Bijlage 3 Economische uitgangspunten

De volgende twee aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten:

• 1.

  te hanteren aanbestedingsprocedures;

• 2.

  te hanteren selectie- en gunningcriteria;

3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures

Er zijn diverse vormen van aanbesteding waaruit de gemeente een keuze kan maken om de markt te benaderen. De volgende wijzen van aanbesteden worden al naar gelang de hoogte van het te besteden bedrag worden toegepast:

• A.

  Europese aanbestedingen

• C.

  Meervoudig onderhandse aanbestedingen

• D.

  Enkelvoudige onderhandse aanbesteding (gunning uit de hand)

De gemeente is in veel gevallen niet vrij in de keuze van de aanbestedingsprocedure.

In geval een aanbestedingsbedrag boven het op basis van de Europese richtlijn vastgestelde drempelbedrag (zie bijlage 5 Drempelbedragen) uitkomt, is de gemeente verplicht om Europees aan te besteden. De gemeente plaatst daartoe op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Uitgangspunt is een vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. Veel gemeenten die een opdracht Europees (moeten) aanbesteden, laten zich voor wat betreft de procedure begeleiden door één van de gespecialiseerde bureaus die daarvoor hun diensten aanbieden.

Als de gemeente gebruik maakt van meervoudig onderhands aanbesteden, is sprake van een beperkte concurrentie tussen een aantal leveranciers die de gemeente zelf heeft uitgekozen.

Tenslotte is er de mogelijkheid van enkelvoudige onderhandse aanbesteding. De gemeente kiest in dat geval zelf de leverancier uit zonder dat sprake is van enige concurrentie tussen leveranciers.

Prijsvraagprocedure.

Prijsvragen zijn de procedures die tot doel hebben de gemeente als aanbestedende dienst, in het bijzonder op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw, of op het gebied van automatische gegevensverwerking, een plan of ontwerp te verschaffen dat op basis van mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen (artikel 1 lid 11 sub e richtlijn 2004/18). De toelating van deelnemers tot prijsvragen mag niet worden beperkt tot het grondgebied van een lidstaat of een deel daarvan. Beperkingen op grond van de rechtspersoonlijkheid van de deelnemers zijn evenmin toegestaan (artikel 66 richtlijn 2004/18). Prijsvragen op het gebied van diensten en prijsvragen met prijzengeld kunnen ingevolge artikel 67 van richtlijn 2004/18 ook worden georganiseerd door aanbestedende diensten van decentrale overheden (vanaf een drempelbedrag van 211.000 Euro, exclusief BTW). De aanbestedende dienst dient overeenkomstig de voorschriften voor het plaatsen van overheidsopdrachten een aankondiging van een prijsvraag bekend te maken (artikel 69 richtlijn 2004/18). Bij de uitwisseling en opslag van informatie moet voor integriteit en een vertrouwelijke behandeling van de gegevens worden gezorgd. De aanbestedende dienst mag pas na afloop van de vastgestelde termijn kennisnemen van de ingediende plannen en ontwerpen (artikel 71 richtlijn 2004/18). De selectiecriteria dienen helder en niet-discriminerend te zijn en daadwerkelijke concurrentie mogelijk te maken (artikel 72 richtlijn 2004/18). De jury moet uit natuurlijke, onafhankelijke personen bestaan. Wordt specifieke vakbekwaamheid vereist, dan dient ten minste een derde van de juryleden over dezelfde kwalificatie te beschikken (artikel 73 richtlijn 2004/18). De jury dient de projecten aan de hand van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld te bekijken en haar beslissingen geheel autonoom te nemen. Vóór de eindbeslissing van de jury mogen de namen van de deelnemers niet bekend worden gemaakt (artikel 74 richtlijn 2004/18).

Geïntegreerde contractvormen

Bij projecten kunnen verscheidene contractvormen worden toegepast. Er zijn veel verschillende manieren om een contract in te steken. Daarbij wordt door de opdrachtgever een contractvorm samengesteld.

Geïntegreerde contractvormen zijn contractvormen waarbij de opdrachtnemer (aannemer) zowel ontwerp- als uitvoeringswerkzaamheden verricht. Voorbeelden hiervan zijn turnkey- en design- & constructcontracten. Hierbij verschuiven de verantwoordelijkheden voor het ontwerptraject naar de opdrachtnemer. In vergelijking met een traditioneel bestek hebben deze verantwoordelijkheden consequeties voor de inhoud van het project. Daarnaast zijn de uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen, de zogenaamde UAV-GC-contracten, interessant wanneer de opdrachtgever gebruik wil maken van innovaties in de markt of als er behoefte is aan invulling van een functie en niet aan een specifieke (technische) oplossing.

Enkele geïntegreerde/specifieke contractvormen zijn:

Design & Construct (D&C)

Bij deze vorm van projectrealisatie bouwt de aannemer het bouwwerk niet alleen, maar ontwerpt het ook.

Turnkey.

De opdrachtgever is alleen aanwezig bij het initiatief en eventueel bij de haalbaarheid en vervolgens pas weer bij de ingebruikname om ‘de sleutel om te draaien’. Bij een Turnkey-vorm gaat het initiatief uit van de opdrachtgever die een bouwproject wil laten realiseren. De opdrachtnemer wordt belast met zowel het ontwerpen als het uitvoeren van het te realiseren bouwproject.

Publiek-Privrate samenwerking (PPS)

PPS is een ruim begrip. Er bestaat geen algemene definitie hiervan, maar bijna alle samenwerkingsverbanden van een overheid met een private partij vallen hieronder. In de handreikingen van het voormalige kenniscentrum PPS wordt de volgende, ruime omschrijving gebruikt:

‘PPS is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het resultaat van de samenwerking is meerwaarde: een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. (…)

De overheid realiseert maatschappelijke doelstellingen en creëert perspectief op een hogere kwaliteit en een reductie van de projectkosten.’

Gemeenten, provincies en waterschappen maken bij gebiedsontwikkeling regelmatig gebruik van PPS. Bijvoorbeeld bij de aanleg van wegen, bruggen, tunnels, spoorwegtrajecten en jachthavens. Maar ook de ontwikkeling van een industriegebied, de bouw van een ziekenhuis of een multifunctioneel centrum of de aanleg en exploitatie van een bedrijvencomplex – al dan niet in combinatie met elkaar- kunnen als PPS-project worden uitgevoerd. Deze samenwerkingsvorm kan voor overheid, bedrijfsleven én voor het gezamenlijk project diverse voordelen opleveren.

Echter, (decentrale) overheden dienen bij PPS wel rekening te houden met de Europese regels voor staatssteun en aanbesteden.

3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria

Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld.

3.2.1 De selectiecriteria

Om een keuze te maken tussen de leveranciers die zaken met de gemeente willen doen moet een selectie worden gemaakt. De ondernemingen die zaken willen doen met de gemeente worden met behulp van geschiktheidcriteria getoetst aan de door de gemeente gestelde minimale eisen van geschiktheid. De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van inschrijving c.q. dag van offerte verzending als op de dag van opdrachtverlening moet voldoen.

De selectiecriteria kunnen zijn:

• -

  Beroepsbekwaamheid;

• -

  Financiële en economische draagkracht;

• -

  In staat zijn het werk vakkundig en op regelmatige wijze uit te voeren;

• -

  Kwaliteitswaarborg (eventueel blijkend uit een certificaat);

• -

  Milieu en veiligheidsaspecten (eventueel blijkend uit een certificaat);

• -

  Service, garantie en nazorg;

• -

  De ervaringen van de gemeente met de leverancier bij eerdere inkoop en aanbestedingen.

Het achterliggende idee hierbij is dat zoveel mogelijk moet worden zeker gesteld dat de betreffende leverancier in staat is om het product dat de gemeente vraagt, ook te leveren. Het risico dat een opdracht niet wordt uitgevoerd of niet wordt uitgevoerd op de manier waarop de gemeente het wenst moet worden beperkt. Belangrijk is dat de gestelde eisen in verhouding staan tot de uit te voeren opdracht. Indien de eisen te hoog zijn gesteld, zullen gegadigden afvallen omdat zij niet aan die hoge eisen kunnen voldoen. Dat kan leiden tot een beperking van de keuzemogelijkheden voor de gemeente en tot hogere prijzen. Uit het oogpunt van objectiviteit en transparantie zullen de selectiecriteria voor alle gegadigden gelijk dienen te zijn en ook op gelijke wijze dienen te worden toegepast.

3.2.1.1 Lokale ondernemingen

De gemeente mag van alle ondernemingen verwachten dat zij de beste kwaliteit leveren tegen de laagste prijs. Er is voldoende vertrouwen dat lokale ondernemingen kunnen concurreren met ondernemingen van buiten de gemeente. Daarom is het niet nodig dat de gemeente bij het doen van uitnodigingen tot het indienen van offertes een voorkeursbeleid hanteert ten aanzien van lokale ondernemingen. Een voorkeursbeleid is bovendien in strijd met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese Richtlijnen.

3.2.2 De gunningcriteria

Als leveranciers voldoen aan de selectiecriteria, beoordeelt de gemeente op basis van de ontvangen offertes van de leveranciers aan wie de opdracht wordt gegund. Gunning is het toekennen van een opdracht aan een bepaalde leverancier.

Er zijn twee gunningcriteria:

• 1.

  de laagste prijs en

• 2.

  de economisch meest voordelige inschrijving (EMVA).

Het gunningcriterium van de laagste prijs spreekt voor zich. In veel gevallen kan gekozen worden voor het criterium van “de laagste prijs”. Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het laagste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Indien het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum)eisen, moet de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs worden gegund. Daarom kan het criterium “laagste prijs” alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.

Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”.

Het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving kan verschillende subcriteria bevatten, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, functionele eisen, technische waarde, milieukenmerken, klantenservice, onderhoud, maar ook de mate waarin de gemeente zelf werkzaamheden moet verrichten, bijvoorbeeld bij de begeleiding van de opdrachtnemer. Alle subcriteria moeten uiteraard gerelateerd zijn aan het doel van de opdracht en aan de beginselen van transparant, objectief en niet discriminerend. De subcriteria krijgen een bepaalde weging. In de aankondiging moet een specificatie worden opgenomen van het relatieve gewicht van elk subcriteria. Zo is het de inschrijver vooraf bekend wat en hoe de subcriteria worden gewogen. Zo kan hij weten wat bepalend is om te komen tot de economisch meest voordelige aanbieding. In het geval een weging aantoonbaar niet mogelijk is, moet de (afnemende) volgorde van belangrijkheid van de subcriteria worden vermeld (artikel 54 lid 2 en 3 BAO).

3.2.2.1 Rechtsbescherming

Als de aanbestedende dienst tot een gunning heeft besloten, wordt dat gemotiveerd meegedeeld. Deze mededeling van de gunningbeslissing houdt nog niet een aanvaarding in van het aanbod en leidt dus nog niet tot een overeenkomst. Er is een “bezwaartermijn “ of standstillperiode van 15 (kalender) dagen na de verzending van de mededeling van de (gemotiveerde) gunningbeslissing. In de Europese richtlijn is deze standstillperiode voorgeschreven. In de aanbestedingsdocumentatie (offerteaanvraag en bestek) moet worden aangegeven dat de gemeente de overeenkomst zal sluiten als gedurende een termijn van 15 dagen door belanghebbenden geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen het voornemen tot gunning. Zodoende kunnen belanghebbenden rechtsmiddelen aanwenden tegen de gunning en kan degene aan wie de opdracht zal worden gegund geen nakoming vorderen.

Ingevolge de ARW 2005 wordt voor de procedure van het indienen van bezwaar de burgerlijke rechter bevoegd verklaard en dus niet de Raad van Arbitrage.

Voor leveringen en diensten kiest de gemeente ook voor de gewone burgerlijke rechter. Na de termijn van 15 dagen kan een aanbestedende dienst de opdracht (definitief) gunnen of een overeenkomst sluiten. Van de termijn van 15 dagen kan alleen worden afgeweken wegens dwingende spoed van onvoorziene omstandigheden die niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.Motiveringplicht voor de gunningbeslissing

Op 19 februari 2010 is de Wet implementatie rechtbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira) in werking getreden. Deze wet regelt de implementatie van de nieuwe Europese rechtsbeschermingsrichtlijn (nr. 2007/66/EG) die op 20 december 2009 al in werking trad. De Wira bevat een aantal concrete invullingen van rechtsbeschermende maatregelen binnen het aanbestedingsproces, gericht op aanbestedende diensten, dus ook op decentrale overheden.

In het kort verandert er het volgende:

Motivering Ten eerste wordt de aanbestedende dienst verplicht in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter. Termijn Als de gemeente de gunningsbeslissing onvoldoende motiveert, gaat de opschortende termijn van vijftien dagen niet van start. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van vijftien dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het aangaan van een overeenkomst zonder een geldig verlopen opschortende termijn. De opschortende termijn is namelijk niet van start gegaan bij gebrek aan een voldoende gemotiveerde gunningsbeslissing. Vernietiging Ten tweede kan een benadeelde ondernemer naar de rechter om de overeenkomst te laten vernietigen in het geval de opdracht ten onrechte niet is aanbesteed. De rechter zal de opdracht bijvoorbeeld moeten vernietigen wanneer blijkt dat de opdracht is gegund zonder voorafgaande aankondiging en dit in strijd is met Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) of Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren). Slechts in uitzonderingsgevallen kan de rechter de overeenkomst (deels) in stand laten en alleen als dwingende redenen van algemeen belang dit rechtvaardigen.

Hoe problemen voorkomen?

De gemeente kan een succesvol beroep op de directe werking van de rechtsbeschermingsrichtlijn voorkomen door opdrachten in overeenstemming met het Bao of het Bass aan te besteden en gunningsbeslissingen goed te motiveren.

3.2.2.2 Inbesteden

Een aanbestedingsvraagstuk dat veel bij gemeenten speelt is de vraag in hoeverre er sprake zou zijn van een opdracht binnen de eigen organisatie, waardoor er sprake zou zijn van inbesteden (‘in-house aanbesteden’). Bij zuiver inbesteden (dat wil zeggen: de gemeente verleent een opdracht aan een eigen dienst waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer onderdeel zijn van een en dezelfde rechtspersoon, bijvoorbeeld een inzamelingsopdracht door een gemeente aan een eigen afvalstoffendienst zonder rechtspersoonlijkheid) is de EG-aanbestedingsrichtlijn 2004/18 niet van toepassing omdat er geen sprake is van een (aanbestedingsplichtige) opdracht in de zin van de richtlijn van – enerzijds - een overheidsopdrachtgever aan – anderzijds - een aannemer, leverancier of dienstverlener. De aanbestedingsrichtlijn 2004/18 is op dergelijke opdrachten dan ook niet van toepassing. Daarnaast kan sprake zijn van quasi-inbesteden, waarbij er geen sprake is van een opdracht binnen dezelfde rechtspersoon, maar waarbij de gemeente een opdracht verleent aan een gelieerde instelling die een andere rechtspersoon (publiek of privaat) is. Voor de vraag in hoeverre in het geval van quasi-inbesteden een beroep gedaan kan worden op niet toepasselijkheid van de aanbestedingsrichtlijn 2004/18 zijn in de jurisprudentie diverse criteria ontwikkeld. Deze betreffen onder andere (de uitwerking van) de vraag of de decentrale overheid toezicht op de gelieerde instelling uitoefent alsof het een eigen dienst betreft alsmede de vraag of de gelieerde instelling het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de decentrale overheid. Is dit laatste niet het geval, dan kan de gelieerde instelling immers meer marktgericht werken en met andere ondernemingen concurreren. Inbesteden kan dus niet zonder meer. Er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. In rechtspraak1) heeft van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (hierna: Hof) een oordeel gegeven over inbesteding. Om deze uitzondering (Inbesteding) te kunnen inroepen moet volgens het Hof aan twee (cumulatieve) voorwaarden voldaan zijn. Er is geen aanbestedingprocedure nodig:

• 1.

  wanneer de opdracht wordt verleend aan een rechtspersoon waarop de aanbestedende dienst toezicht zoals op eigen diensten uitoefent (het toezichtcriterium);

• 2.

  wanneer deze rechtspersoon het merendeel van zijn werkzaamheden ten behoeve van de aanbestedende dienst(en) die hem beheerst verricht (het merendeelcriterium).

Is aan beide voorwaarden (op het eerste gezicht eenvoudig ogende) voldaan, dan gelden de Europese regels van het aanbestedingsrecht niet, omdat er sprake is van ‘interne’ opdracht verlening (Inbesteden).

Ten aanzien van het toezichtcriterium heeft het Hof bij de toepassing van quasi-inbestedingsvraagstuk in het geval van meerdere gemeenten participeren in een publieksamenwerkingsverband in 2008 het volgende bepaald2):

‘Wanneer een overheidsinstantie toetreedt tot een intergemeentelijke cv waarvan alle vennoten overheidsinstanties zijn, om aan die vennootschap het beheer van een openbare dienst over te dragen, kan het toezicht van de bij die vennootschap aangesloten instanties op die vennootschap, om als toezicht zoals op hun eigen diensten te worden aangemerkt, door deze instanties gezamenlijk worden uitgeoefend, in voorkomend geval bij meerderheidsbeslissing. Het toezicht op de (in dit geval) concessiehouder moet effectief zijn (als toezicht op hun eigen diensten te worden aangemerkt), maar het hoeft niet door elk aangesloten lid individueel te worden uitgeoefend.’

1) HvJ EG 18 november 1999, zaak C-107/98 (Teckal).

2) HvJ EG 13 november 2008, zaak C-324/07 (Coditel). Ook de rechtbank te Leeuwaarden heeft een soortgelijke uitspraak gedaan (LJN-nr. BL0852)

Bijlage 3A Elektronisch aanbesteden

In de richtlijn 2004/18 worden elektronische en klassieke communicatiemiddelen voor de uitwisseling van gegevens op voet van gelijkheid behandeld. De betrokkenen kunnen zelf bepalen met wat voor communicatiemiddelen ze in de loop van de procedure willen werken. Zie artikel 42 van richtlijn 2004/18. In de gevallen waarin de aanbestedende diensten een vooraankondiging langs elektronische weg hebben bekendgemaakt, kan de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen (voor openbare procedures 52 dagen; voor niet openbare procedures 40 dagen (zie artikel 38 leden 2 en 3 van richtlijn 2004/18) worden ingekort tot 36 dagen maar in geen geval tot minder dan 22 dagen (zie artikel 38 lid 4 richtlijn 2004/18). Ook geldt voor de indiening van aanvragen tot deelneming in het geval van procedures van gunning door onderhandelingen en de concurrentiegerichte dialoog een mogelijkheid tot verkorting van termijnen (zie lid 3 en volgende). Worden de aankondiging en de aanbestedingsstukken op internet geplaatst/ elektronisch gedaan, dan kan de termijn voor de indiening/ontvangst van de inschrijvingen of verzoeken tot deelneming ingevolge leden 5 en 6 van artikel 38 richtlijn 2004/18 nog eens met zeven en vijf dagen worden ingekort. Als nieuwe aankooptechniek is het dynamische aankoopsysteem in opkomst (artikel 33 richtlijn 2004/18). Artikel 1 van richtlijn 2004/18 omschrijft het dynamisch aankoopsysteem als een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend. Dit systeem stoelt geheel en al op elektronische communicatiemiddelen. De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling (artikel 54 richtlijn 2004/18). Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken). Elektronische veilingen draaien om:

• -

  de prijs, indien de opdracht aan de inschrijving met de laagste prijs wordt gegund;

• -

  of om de prijs en/of andere elementen, indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving.

In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

• -

  de kwantificeerbare elementen (cijfers of percentages) van de veiling en de vereiste minimumverschillen voor de biedingen;

• -

  het verloop van de veiling en de specificaties voor de verbinding met de veiling.

Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.

De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden. Zie voor meer achtergrondinformatie over elektronisch aanbesteden ook het dossier Informatiemaatschappij via http://www.europadecentraal.nl/menu/375/e_Aanbesteden.html

Bijlage 4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb)

De gemeente moet bij het aangaan en uitvoeren van privaatrechterlijke rechtshandelingen ook de beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen. De toepasselijkheid van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur op het privaatrechtelijk handelen van de gemeente is terug te voeren tot artikel 3: 14 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De abbb zijn ook van toepassing in de pre-contractuele fase. In de Algemene wet bestuursrecht zijn een aantal van deze beginselen opgenomen.

Zorgvuldige voorbereiding: alle relevante factoren en omstandigheden worden opgespoord en bij het nemen van de beslissing moet daarmee rekening worden gehouden. Het formele zorgvuldigheidsbeginsel stelt onder meer eisen aan het onderzoek van de relevante belangen en eist dat al die belangen in de afweging worden betrokken.

Fair play: de burger moet alle gelegenheid krijgen om voor zijn kansen op te komen en aan het besluit mag zelfs geen schijn van partijdigheid kleven.

Verbod van détournement de procedure: als een bepaald resultaat kan worden bereikt via een eenvoudige ‘lichte’ weg maar ook via een besluitvormingsprocedure die meer waarborgen voor de burger bevat (een ‘zwaardere’ procedure) dan betekent het kiezen voor de eerste methode in het algemeen détournement de procedure.

Motiveringsbeginselen: doorgaans is vereist dat een besluit van een uitdrukkelijke redengeving is voorzien en de gegeven motivering moet het besluit ook kunnen dragen.

Formele rechtszekerheid: bestuursbesluiten moeten duidelijk zijn geformuleerd, de betekenis van een besluit mag niet afhankelijk zijn van een uitleg door een ander of door onzekere factoren en de belanghebbenden moeten van het besluit op de hoogte zijn.

Materiële rechtszekerheid: het geldende recht moet worden toegepast, besluiten mogen niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd of ingetrokken ten nadele van burgers. Je moet van het recht op aankunnen.

Vertrouwensbeginsel : de overheid mag door haar gewekte verwachtingen niet (licht) beschamen.

Gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld. Er moet voldoende rekening worden gehouden met relevante verschillen.

Verbod van détournement de pouvoir: een aan een bestuursorgaan toekomende bevoegdheid mag alleen voor het doel op grond waarvan de bevoegdheid is verstrekt, ter behartiging van bepaalde belangen, worden gebruikt, dus niet voor een ‘onjuist’ doel.

Materiële zorgvuldigheid: de voor burgers nadelige gevolgen van een besluit mogen niet in verhouding zijn tot de met het besluit te dienen doelen. De overheid mag niet meer inbreuk maken op de belangen van burgers dan met het oog op het algemeen belang strikt onvermijdelijk is. Soms brengt dit met zich mee dat een maatregel pas aanvaardbaar is als de daardoor veroorzaakte schade geheel of gedeeltelijk wordt vergoed. Het materiële zorgvuldigheidsbeginsel stelt eisen aan het resultaat van de afweging van de betrokken belangen.

Evenredigheidsbeginsel: dit speelt met name bij sancties een rol: de zwaarte van de opgelegde sanctie moet in een behoorlijke verhouding staan tot de zwaarte van de geconstateerde overtreding.

Verbod van willekeur: de overheid moet voor zover er beleidsvrijheid is, blijven binnen de grenzen van wat redelijk kan worden genoemd.

De omschrijvingen van de beginselen zijn ontleend aan het boekje ‘Resume: hoofdlijnen van administratief recht’ van Willem Konijnenbelt.

Bijlage 5 Drempelbedragen

Voor Europees aanbesteden gelden wettelijke vastgestelde bedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen worden aanbesteed. De belangrijkste Europese drempelwaarden voor decentrale overheden worden vastgelegd ingevolge artikel 7 van richtlijn 2004/18. De wijze waarop de drempelwaarden dienen te worden berekend worden aangegeven in artikel 9. De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro.

Voor de aanbesteding van opdrachten wordt de procedure gevolgd conform onderstaand schema. De bedragen zijn exclusief BTW.

1 De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro. Voor de drempelbedragen, zie de websites: www.minez.nl, www.vng.nl en www.vng.nl. Ook zullen de vastgestelde drempelbedragen jaarlijks in de organisatie worden bekend gemaakt.

Daarbij geldt dat:

• -

  Alle aanbestedingen betreffende opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 100.000,- dienen ter besluitvorming aan het college, de opdrachtgever worden voorgelegd.

• -

  De concerncontroller toetst ook vooraf indien men wil afwijken van dit gemeentelijk beleid, een beroep wil doen op de hardheidsclausule, Europese aanbestedingsprocedures en / of specifieke situaties waarbij er een directe aanleiding is.

• -

  Bij ‘t afwijken van deze drempelwaarden dient vervolgens ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.

Bijlage 6 Het inkoopproces

De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de gemeente nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen:

• 1)

  Inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt;

• 2)

  Specificeren: opstellen van het programma van eisen, de conceptovereenkomst en de offerteaanvraag;

• 3)

  Selecteren van de opdrachtnemer: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;

• 4)

  Contracteren: het sluiten van een overeenkomst om de afspraken te bevestigen nadat eventueel is onderhandeld;

• 5)

  Bestellen: van hetgeen is overeengekomen met de gemeente;

• 6)

  Contractbewaking en contractbeheer: zorgen dat er op tijd wordt geleverd, dat de levering overeenkomt met de bestelling en de afhandeling van de facturering;

• 7)

  Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer/minderwerk, het beoordelen van de leveranciers en eventueel herzien van de contracten.

Aanbesteden

Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.

Bijlage 7 Inkooporganisatie

Hieronder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bij het

inkoopproces betrokken partijen beschreven.

College B&W

• 1.

  Het college stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast.

• 2.

  Het college gunt de opdracht; is de formele opdrachtgever.

• 3.

  Het college neemt kennis van de door de controller en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen. Vervolgens neemt zij kennis van de adviezen van de accountant en controller. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.

• 4.

  Het college moet vooraf toestemming verlenen voor:

  • a.

    Aanbestedingen vanaf € 100.000,-;

  • b.

    Het toepassen van de in artikel 5, leden 3 en 4 genoemde procedure/contractvormen;

  • c.

    Het toepassen van de hardheidsclausule.

De directie (masterbudgethouder)

• 1.

  De directie is eindverantwoordelijk voor het gehele inkoop- en aanbestedingsproces.

• 2.

  De directie is verantwoordelijk voor de aanbesteding van afdelingoverschrijdende opdrachten, dan wel een door deze personen aangewezen medewerker of functionaris.

• 3.

  De directie is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de door het college vastgestelde procedures.

Afdelingshoofd (Deel)budgethouder

• 1.

  Elke afdeling is zelfstandig verantwoordelijk voor de kwaliteit, de kwantiteit en het proces van de aanbesteding van afdelingspecifieke opdrachten, en neemt daarbij de regels met betrekking tot het aanbesteden en het gemeentelijke inkoopbeleid in acht. Binnen de afdelingen zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces.

• 2.

  Een (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het op rechtmatige en doelmatige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten. Dit houdt in dat er volgens de voorgeschreven procedures wordt aanbesteed en het vastleggen van de gevolgde procedures in dossiers zodat zowel gedurende het proces als na afloop van het proces verantwoording afgelegd kan worden over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  Tijdens de aanbesteding en/of de uitvoering geconstateerde onregelmatigheden bij de (potentiële) opdrachtnemer(s), worden door de (deel)budgethouder gemeld aan de controller.

• 4.

  Een (deel)budgethouder draagt zorg voor de dossiervorming. En vervolgens voor de archivering daarvan.

Concerncontroller

• 1.

  Algemene regel is dat de concerncontroller die achteraf toetst in hoeverre het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.

• 2.

  De concerncontroller toetst ook vooraf indien men wil afwijken van dit gemeentelijk beleid, een beroep wil doen op de hardheidsclausule, Europese aanbestedingsprocedures en / of specifieke situaties waarbij er een directe aanleiding is.

• 3.

  De concerncontroller draagt zorg voor dat er in ieder geval jaarlijks op basis van steekproeven controle op een juiste uitvoering van het in dit besluit gestelde worden uitgevoerd en rapporteert hierover periodiek aan de directie.

• 4.

  De concerncontroller is verantwoordelijk voor het beoordelen van de financieel-economische doelmatigheid van aanbestedingen waarbij wordt afgeweken van de hoofdregel en bij openbare (Europese) aanbestedingen.

• 5.

  De concerncontroller kan ongevraagd adviseren inzake lopende en nog op te starten aanbestedingsprocedures. Van de adviezen mag alleen worden afgeweken met toestemming van het Directieteam bij alle gevallen tot en met openbare aanbestedingen, en met toestemming van het college bij Europese aanbestedingen.

• 6.

  De concerncontroller ziet toe op een juiste uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 7.

  De concerncontroller overlegt, zo nodig, met de afdeling Concernondersteuning en Ontwikking.

Afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling (jurist)

• 1.

  De afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling is verantwoordelijk voor het toetsen van de juridische rechtmatigheid van de voorgestelde procedure in het geval er wordt afgeweken van de hoofdregel en bij openbare (Europese) aanbestedingen. Bij openbare (Europese) aanbestedingen is de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling tevens verantwoordelijk voor de toets op juridische rechtmatigheid van het gunningbesluit. In het geval er wordt afgeweken van de hoofdregel en bij opdrachten op of boven de drempelwaarden voor Europese aanbesteding/openbare aanbestedingen, is de budgethouder verplicht om vóór de start van de aanbestedingsprocedure de aanbestedingsstukken ter toetsing aan de concerncontroller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling voor te leggen. De concerncontroller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling toetsen dan of de stukken voldoen aan de (Europese) regelgeving en het aanbestedingsbeleid en voorts of met de wijze van aanbesteden, waaronder de geformuleerde selectie - en gunningcriteria, een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd. Na de aanbesteding dient, alvorens het college op advies van de verantwoordelijke budgethouder een gunningbesluit neemt, het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies ter goedkeuring aan de controller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling worden voorgelegd. Van de adviezen van de controller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van het directieteam.

• 2.

  De afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling kan gevraagd en ongevraagd adviseren inzake lopende en nog op te starten aanbestedingsprocedures. Van de adviezen mag alleen worden afgeweken met toestemming van het Directieteam bij alle gevallen tot en met openbare aanbestedingen, en met toestemming van het college bij Europese aanbestedingen.

• 3.

  De afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling stelt een advies op voor het Directieteam en het College over het al dan niet inschakelen van het NMA. Aan de hand van dit advies neemt het College een besluit over het al dan niet inschakelen van de NMA, gehoord hebbende de directie.

Afdeling Informatievoorziening en Automatisering

Informatievoorziening en Automatisering is verantwoordelijk voor het inrichten van het centrale contractarchief. In dit archief worden alle lopende en afgeronde contractdossiers opgeborgen. Alle originele stukken komen in het betreffende contractdossier in het centraal archief.

Bijlage 8 Dossiervorming

Het vormen van een dossier direct bij de eerste planvorming over het aanbesteden van een opdracht is van groot belang voor de bewaking van de positie van de gemeente Bodegraven.

Dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris belast met het uitvoeren van de betreffende aanbesteding, waarbij opzet en werkwijze op hoofdlijnen bij alle aanbestedingen hetzelfde is. Het dossier dient als leidraad bij de vaststelling van de wijze waarop en door wie intern de aanbesteding is behandeld. Kortgezegd, dient het aanbestedingsdossier als belangrijke bron voor de vaststelling van de integriteit van de gemeente en haar individuele ambtenaren. Het dossier dient derhalve alle documentatie te bevatten waaruit die positie is af te leiden. Denk daarbij aan telefoonnotities, memo’s, notulen, correspondentie, (concept-) contracten etc. Daarmee wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan en de juridische positie van de gemeente in gevaar komt dan wel onvolledige politieke verantwoording wordt afgelegd. Tevens dient het dossier als bron voor interne vaststelling van de betrokkenheid van de individuele ambtenaar alsmede diens verantwoordelijkheden. Kortgezegd, een volledig dossier voorkomt discussie over de wijze van behandeling en afhandeling van opdrachten aan derden.

Dossiervorming is ook ten voordeel van de budgethouder. Enkele voordelen zijn:

• -

  makkelijk teruggrijpen naar eerdere besluitvorming;

• -

  makkelijke werkoverdracht.

De omvang van een dossier van een (Europese) aanbesteding is mede afhankelijk van de wijze waarop aanbesteed is. In elk geval bevat het dossier van een (Europese) aanbesteding de volgende informatie:

• 1.

  algemene administratieve gegevens: interne/externe projectopdracht van opdrachtgever, financiën e.d.

• 2.

  behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden;

• 3.

  (bedrijfseconomische) kostenraming, eventuele paraaf dienst-of concerncontroller

• 4.

  proceduregegevens:

• -

  kopie melding-en toetsingsformulier aanbesteding;

• -

  (verplichte) adviesvraag bij de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling aanbesteden ten aanzien van

• -

  onderstaande aandachtspunten is gedaan, ja/nee; paraaf van de concerncontroller;

* voldoen de aanbestedingsstukken al dan niet aan de Europese regels en

het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

* wijze van aanbesteden;

* resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies.

• -

  bij afwijking van het advies van de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling, is de toepasselijke procedure gevolgd; ja/nee; paraaf concerncontroller;

• -

  keuze aanbestedingsprocedure; eventueel paraaf controller.

• 5.

  aanbestedingsdocumenten:

• -

  offerteaanvraag met programma van eisen/bestek en eventuele tekeningen

• -

  reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden)

• -

  concept-overeenkomst/juridische randvoorwaarden

• -

  te hanteren selectie- en gunningcriteria; bij keuze voor criterium ‘de economisch voordeligste inschrijving’: de toegepaste criteria en de wijze van weging;

• -

  (voor)aankondiging/publicatie(s) van aanbesteding;

• -

  ontvangen aanmeldingen (protocol van ontvangst/opening) en selectiedocumentatie;

• -

  uitslag selectie; argumentatie keuze opdrachtnemer;

• -

  ontvangen offertes (protocol van ontvangst/opening);

• -

  nota van Inlichtingen;

• -

  uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding, argumentatie keuze opdrachtnemer;

• -

  aankondiging van gunning, rekening houdend met de implicaties van de wettelijke standstillperiode;

• 6.

  opdrachtverstrekking:

• -

  opdrachtbrief dan wel een kopie van het getekende contract;

• -

  de afwijzingsbrieven;

• -

  eventuele overige gegevens;

• 7.

  vertrouwelijke gegevens (deze bevinden zich veelal in de door de inschrijvers ingediende stukken):

• -

  offertes van de inschrijvers waar in opgenomen de financiële, economische en juridische gegevens;

• -

  persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen;

• -

  ondernemingsgebonden gegevens (KvK-gegevens).

• 8.

  evaluatieformulier;

• 9.

  overige gegevens;

• 10.

  collegebesluit: aanbestedingen betreffende opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 100.000,- dienen ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.

Bij aanbestedingen tot € 25.000 volstaat:

• o

  de offertes;

• o

  overige correspondentie zoals memo’s en gespreksverslagen, telefoonnotities, etc.;

• o

  afwijzingen van offertes;

• o

  opdrachtverstrekking en/of de overeenkomst.

• o

  collegevoorstel:

  ·toepassing van artikel 5, leden 3 en 4 genoemde procedure/

contractvormen.

Bijlage 9 Eigen verklaring

(N.B. Dit is een algemeen voorbeeld, er zijn aparte verklaringen beschikbaar voor werken enerzijds en leveringen en diensten anderzijds)

Verklaring conform artikel 45 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten

De gemeente Bodegraven-Reeeuwijk kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer:

• a)

  die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;

• b)

  wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt;

• c)

  jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;

• d)

  die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de gemeente Bodegraven-Reeuwijk aannemelijk kan maken;

• e)

  die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;

• f)

  die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;

• g)

  die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.

• h)

  die onvoldoende kwaliteit in een werk heeft geleverd.

• i)

  die onvoldoende rekening heeft gehouden met de belangen van de gemeente.

Indien van toepassing:

Binnen 7 kalenderdagen na een daartoe gedaan verzoek dient de gegadigde de bijbehorende bewijsstukken te overleggen. Als bewijsstukken zullen worden geaccepteerd de documenten waarnaar wordt verwezen in artikel 46 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. De bewijsstukken dienen op het moment van overleggen niet ouder te zijn dan zes maanden.

Ondergetekende verklaart:

• •

  dat geen van de hierboven genoemde omstandigheden op hem van toepassing is;

• •

  indien van toepassing:

• •

  dat hij voldoet aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de genoemde bewijsstukken en dat hij in staat is deze binnen de aangegeven termijn over te leggen.

Handtekening: ………………………………………………………………

Datum: … - … - 2011

Bijlage 10 Standaardbrieven:

1. De offerteaanvraag

Geachte heer/mevrouw,

Middels deze offerteaanvraag verzoeken wij u ons een offerte te doen toekomen voor het uitvoeren van <naam opdracht>. De gewenste invulling van de werkzaamheden staan beschreven in de bijgevoegde werkinstructie.

<Eventueel een korte beschrijving van de opdracht. Indien het bijvoorbeeld niet in een bijlage is uitgewerkt>

Voorwaarden

Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte zijn voor de gemeente Bodegraven Reeuwijk geen kosten verbonden. Onder uitsluiting van uw of andere standaardvoorwaarden zijn op deze offerteaanvraag en de eventueel daaruit voortvloeiende opdracht van toepassing de Algemene voorwaarden van de Gemeente Bodegraven Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer<nummer van deponering> . Deze zijn als bijlage toegevoegd. Door het indienen van een offerte conformeert u zich aan deze voorwaarden.

De door u verstrekte informatie wordt commercieel vertrouwelijk behandeld. Daarbij geldt dat alle inkopende afdelingen van de gemeente Bodegraven Reeuwijk kennis kunnen nemen van de inhoud van de ingediende offertes. De prijzen die u aanbiedt zijn vast.

De offerte is in ieder geval dubbelzijdig bedrukt; één exemplaar is voldoende. U kunt dit sturen aan onderstaand adres.

Adresgegevens:

…

Uw offerte dient uiterlijk ….. door ons ontvangen te zijn.

Voor meer informatie kunt u zich wenden tot de heer/mevrouw ….., bereikbaar onder telefoonnummer 0172-522522

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

namens dezen,

het hoofd van de afdeling …………..,

xxxxxxxxxx

<naam>

Bijlagen:

• 1.

  Werkinstructie

• 2.

  Algemene voorwaarden van de Gemeente Bodegraven Reeuwijk

• 3.

  ………..

2. Voornemens tot gunning:

A. Aan de inschrijver(s) aan wie gegund zal worden.

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij berichten wij u dat de gemeente voornemens is de opdracht aan u te gunnen.

Dit impliceert dat u met ingang <datum> conform het bepaalde in de aanbestedingsstukken en de raamovereenkomst de nadere opdracht <naam> uitvoert.

Volledigheidshalve benadrukken wij dat deze mededeling van deze gunningsbeslissing geen aanvaarding in de zin van artikel 6:217, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek inhoudt. U kunt aan deze mededeling geen rechten ontlenen. De andere inschrijver(s) hebben wij gelijktijdig mededeling gedaan van de gunningsbeslissing. Deze inschrijver(s) heeft (hebben) de gelegenheid om daartegen gedurende een termijn van vijftien dagen na verzending van de aan hen gerichte mededeling een kort geding aanhangig maken. Indien gedurende voormelde termijn van vijftien dagen een kort geding aanhangig is gemaakt, zullen wij niet overgaan tot gunning van de opdracht, voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt.

Op deze opdracht zijn de “Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer <nummer van deponering>, van toepassing. Een kopie van de algemene voorwaarden hebben wij toegevoegd.

Teneinde de voorgenomen gunning te kunnen formaliseren, resulteerde in een door partijen ondertekende nadere overeenkomst, zal binnenkort contact met u worden opgenomen.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

<naam> <naam>

B. (Voornemens) Afwijzingen

Geachte heer/mevrouw,

Voor de opdracht <naam opdracht> zijn drie/vijf inschrijvingen ontvangen.

Hierbij delen wij u mee dat de gemeente voornemens is –na evaluatie van de voorgelegde inschrijvingen aan de hand van de gestelde voorschriften en gunningscriteria- de opdracht te gunnen aan <naam inschrijver>.

De gemeente zal derhalve geen gebruik maken van uw aanbieding. Hieronder wordt dit gemotiveerd:

<motivatie afwijzing, bijvoorbeeld vermelding van de kenmerken en voordelen van de gekozen inschrijver> Let wel: motivering spiegelen aan de selectiecriteria.

Indien u bezwaar hebt tegen de voorgaande beslissing dan dient u binnen 15 dagen na dagtekening van deze brief een kort geding dagvaarding te laten betekenen bij de gemeente Bodegraven Reeuwijk. De bevoegde rechter de Voorzieningenrechter van de Rechtbank te Den Haag.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en wil u, ondanks dit negatieve resultaat, niettemin danken voor de getoonde belangstelling en de door u verrichte inzet.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

<naam> <naam>

3. Definitieve gunning

A. Gunning

Geachte heer/mevrouw,

U heeft op <datum> van de gemeente een brief ontvangen. In deze brief werd u geïnformeerd dat de gemeente Bodegraven het voornemen had de aanbesteding over <onderwerp> aan u te gunnen.

Bij deze berichten wij u dat de opdracht definitief aan uw organisatie wordt gegund en onder de voorwaarden en bepalingen als neergelegd in de aanbestedingsstukken, de offerteaanvraag en de in de overeenkomst nader te maken afspraken.

Op deze opdracht zijn de “Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer <nummer van deponering>, van toepassing.

De overeenkomst zal in werking treden met ingang van de datum van ondertekening. De heer/mevrouw <contactpersoon> van onze organisatie zal met u contact opnemen over de ondertekening van de overeenkomst.

Wij zien uit naar een vruchtbare samenwerking.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

<naam> <naam>

B. Afwijzing

Geachte heer/mevrouw,

Op <datum brief voorlopige afwijzing> stuurden wij u een brief. In deze brief lieten wij u weten dat u voorlopig niet was geselecteerd voor de aanbesteding van <onderwerp>.

Bij deze berichten wij u dat definitief aan een andere organisatie wordt gegund. Inmiddels is er een overeenkomst getekend met de andere aanbieder.

Wij danken u voor de genomen moeite en vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

<naam> <naam>

Bijlage 11 Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden Gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Artikel 1 Definities

• a.

  Gemeente: de publiekrechtelijke rechtspersoon, de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, of een van haar ingevolge de Gemeentewet ter zake van enig onderwerp van deze voorwaarden bevoegde organen, dan wel de daartoe gevolmachtigde personen.

• b.

  Opdrachtnemer(s): de contractuele wederpartij(en) van de gemeente.

• c.

  Zaken: de overeengekomen producten, goederen of diensten.

• d.

  Informatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes, cd-roms en USB-sticks, waarop informatie staat afkomstig van of toebehorend aan de gemeente of waarop de prestaties/resultaten van de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld aan de Gemeente of vice versa.

• e.

  Overeenkomst: het document, waarin de leverantie van zaken/goederen en/of diensten wordt gespecificeerd en bijzondere bepalingen en voorwaarden zijn opgenomen, afwijkend van en aanvullend op de toepasselijke Algemene Voorwaarden.

• f.

  Specificatie: een omschrijving van de eigenschappen waaraan de te leveren zaken moeten voldoen teneinde te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel.

• g.

  Order: een vastgelegd verzoek van de Gemeente aan de opdrachtnemer tot het leveren van zaken, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken.

• h.

  Levering: het (fysiek) overgaan van de zaak van de opdrachtnemer naar de Gemeente of vice versa.

• i.

  Inschrijving: een schriftelijke aanmelding om in aanmerking te komen voor het verrichten van werkzaamheden of het leveren van zaken.

Artikel 2 Toepasselijkheid

• 1.

  Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offerteaanvragen, orders, aanbiedingen en overeenkomsten, door de gemeente met één of meerdere opdrachtnemers aangegaan.

• 2.

  Afwijkingen van deze Algemene voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk tussen partijen worden overeengekomen.

• 3.

  De Algemene voorwaarden van de opdrachtnemer, in welke vorm en onder welke benaming dan ook, zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.

• 4.

  De nietigheid of de vernietigbaarheid van een bepaling van de algemene voorwaarden is niet van invloed op de geldigheid of de toepasbaarheid van de overige bepalingen van de Algemene voorwaarden. De gemeente verbindt zich de nietig of vernietigbaar gebleken voorwaarden zo spoedig mogelijk te wijzigen of te vervangen door geldige voorwaarden die het beoogde doel van de oorspronkelijke bepalingen benaderen.

• 5.

  Indien de overeenkomst betrekking heeft op roerende zaken in het buitenland, dan zijn deze voorwaarden eveneens uitdrukkelijk van toepassing en wordt het Weens Koopverdrag 1980 uitgesloten.

• 6.

  Op alle door de gemeente gesloten overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.

Artikel 3 Geldigheidsduur van een aanbod

Een aanbod van een opdrachtnemer is onherroepelijk gedurende een termijn van 30 dagen na ontvangst door de gemeente, tenzij de uitnodiging van de gemeente tot het doen van een aanbod een afwijkende termijn vermeldt. In geval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag dat de inschrijving sluit.

Artikel 4 Totstandkoming van een overeenkomst

• 1.

  Er komt slechts een overeenkomst tot stand, indien:

• a.

  het college van burgemeester en wethouders van de gemeente tot het aangaan van een overeenkomst heeft besloten, dan wel

• b.

  een lid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, of een ambtenaar van de gemeente krachtens schriftelijk volmacht van het college van burgemeester en wethouders, daartoe heeft besloten.

• 2.

  De gemeente wordt bij de ondertekening dan wel de schriftelijke bevestiging op basis van volmacht vertegenwoordigd door de burgemeester, dan wel door een lid van het college van burgemeester en wethouders of een medewerker van de gemeente.

• 3.

  Een overeenkomst komt slechts tot stand op het moment waarop de gemeente een aanbod van de opdrachtnemer schriftelijk aanvaardt.

• 4.

  Wijzigingen van of aanvullingen op een overeenkomst kunnen alleen schriftelijk plaatsvinden.

• 5.

  Alle orders en wijzigingsorders van de gemeente dienen binnen 14 dagen schriftelijk te worden bevestigd door retournering van een door de opdrachtnemer getekende kopie van de order of wijzigingsorder, tenzij in de opdracht een andere termijn is vermeld.

• 6.

  De gemeente kan een order annuleren zolang er nog geen orderbevestiging is ontvangen.

Artikel 5 Prijs

• 1.

  De overeengekomen prijs is, exclusief BTW, vast. Indien het inkoop van roerende zaken betreft, geldt voor levering franco huis aan de gemeente. In deze prijs zijn begrepen de verpakkings-, vracht- en verzekeringskosten. Alle valutarisico’s, douanekosten en in- en uitvoerrechten zijn voor rekening van de opdrachtnemer.

• 2.

  Prijswijzigingen worden 30 dagen na schriftelijke instemming van de gemeente van kracht.

Artikel 6 Betaling

• 1.

  Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal betaling plaatsvinden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de levering is goedgekeurd en alle eventueel bijbehorende informatiedragers zijn ontvangen.

• 2.

  De gemeente is gerechtigd de betaling op te schorten, totdat de opdrachtnemer aan al haar openstaande verplichtingen heeft voldaan.

• 3.

  Op factu(u)r(en) en informatiedragers dient de opdrachtnemer te vermelden, de datum en het nummer van de overeenkomst of order, het BTW-bedrag en andere door de gemeente verlangde gegevens. Bij niet vermelding van één of meer relevante gegevens kan de betalingsverplichting worden opgeschort totdat bedoelde gegevens zijn vermeld. De opdrachtnemer wordt hiervan op de hoogte gesteld. Tevens dient de factu(u)r(en) een specificatie van de kosten te bevatten, zulks ten genoegen van de gemeente.

• 4.

  De gemeente kan verlangen dat de opdrachtnemer voor haar rekening een onvoorwaardelijke en onherroepelijke bankgarantie doet afgeven door een voor de gemeente acceptabele bankinstelling om de nakoming van de verplichtingen door de opdrachtnemer zeker te stellen.

• 5.

  Betaling van de leverantie ontslaat de opdrachtnemer niet van enige garantie en/of aansprakelijkheid zoals deze voortvloeien uit de tussen partijen gesloten overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden.

Artikel 7 Kwaliteit

• 1.

  De opdrachtnemer garandeert dat al het geleverde beantwoordt aan de overeenkomst en dat het beschikt over de eigenschappen en specificaties die zijn overeengekomen, vrij is van gebreken, geschikt is voor het doel waarvoor het is bestemd en voldoet aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften, alsmede aan de eisen van de binnen de betreffende branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteitsnormen, alle zoals deze gelden op het moment van levering.

• 2.

  Indien de gemeente constateert dat het geleverde kwalitatief niet (geheel of gedeeltelijk) voldoet aan hetgeen de opdrachtnemer conform de overeenkomst heeft gegarandeerd, is de opdrachtnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim.

Artikel 8 Keuring en beproeving

• 1.

  De gemeente is gerechtigd de te leveren zaken voor of na de levering te keuren en/of te beproeven binnen een redelijke termijn.

• 2.

  Ingeval van de levering van een product of nieuw product, ontwikkeld door de opdrachtnemer, is de opdrachtnemer verplicht de keurende instantie tijdig in te lichten omtrent het tijdstip waarop de zaak gereed is voor keuring of beproeving, teneinde de gemeente in de gelegenheid te stellen daarbij vertegenwoordigd te zijn.

• 3.

  De opdrachtnemer is verplicht de gemeente alle voor een keuring of beproeving benodigde informatie en faciliteiten te verstrekken.

• 4.

  De keuringskosten, inclusief ten behoeve van de keuring extra te leveren volume, zijn voor rekening van de opdrachtnemer, uitgezonderd de personele kosten van de gemeente.

• 5.

  Keuring kan wettelijk zijn voorgeschreven dan wel op initiatief van de opdrachtnemer of op verzoek van de gemeente plaatsvinden.

• 6.

  De gemeente is verplicht binnen een redelijke termijn na levering de mededeling te doen, dat hetgeen is geleverd niet aan de overeenkomst beantwoordt.

• 7.

  De goedkeuring, beproeving of aanvaarding van de levering ontslaat de opdrachtnemer niet van enige garantie of aansprakelijkheid voortvloeiend uit de overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden.

• 8.

  Onverminderd alle andere rechten en vorderingen van de gemeente heeft deze het recht om bij afkeuring van de geleverde zaak een deel van de geleverde zaak of nog te leveren zaak binnen een door haar te stellen redelijke termijn van de opdrachtnemer te verlangen:

  • a.

    levering van het ontbrekende of

  • b.

    herstel van de geleverde zaak of

  • c.

    vervanging van de geleverde zaak, zonder tot enige extra betaling of vergoeding jegens de opdrachtnemer gehouden te zijn of

  • d.

    levering van hetgeen is overeengekomen.

    Artikel 9 Garantie

• 1.

  De opdrachtnemer garandeert dat de geleverde zaken voldoen aan hetgeen is overeengekomen gedurende minimaal vierentwintig maanden na levering c.q. gebruiksklare oplevering daarvan.

• 2.

  Indien de zaken deel uitmaken van een groter object, bijvoorbeeld een gebouw of technische installatie, dan vangt de garantietermijn van vierentwintig maanden aan bij de oplevering van het grotere object, ongeacht door wie het overige gedeelte van het object is vervaardigd of geleverd.

• 3.

  Indien de garantietermijn afwijkt van de vierentwintig maanden, zoals vermeld in lid 1, zal dit schriftelijk worden vastgelegd.

• 4.

  Alle aan het herstel, de vervanging van het gebrek en de weer ingebruikstelling van zaken of aan het grotere object verbonden kosten, komen voor rekening van de opdrachtnemer.

• 5.

  De gemeente is gerechtigd, indien de opdrachtnemer het gebrek niet binnen een redelijke termijn herstelt, opheft of wegneemt, het nodige op kosten van de wederpartij uit te voeren of te doen uitvoeren. De opdrachtnemer zal hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld.

• 6.

  Met betrekking tot vervangende of herstelde zaken vangt, vanaf de levering c.q. de ingebruikstelling daarvan, over het geheel van de zaak opnieuw een garantieperiode van vierentwintig maanden aan.

Artikel 10 Levertijd en levering

• 1.

  Levering geschiedt franco huis, op de overeengekomen plaats van levering, stipt op het overeengekomen tijdstip en/of binnen de overeengekomen termijn.

• 2.

  Onverminderd het recht van de gemeente om nakoming en/of schadevergoeding te vorderen en onverminderd het recht van de gemeente tot ontbinding overeenkomstig het bepaalde in artikel 20, heeft zij de bevoegdheid om bij iedere tekortkoming van de opdrachtnemer met betrekking tot het bepaalde in lid 1 van dit artikel, aan de opdrachtnemer een direct opeisbare boete op te leggen tot een maximum van 5% van de koopprijs van de gehele order.

• 3.

  Zodra de opdrachtnemer weet of behoort te weten dat de levering niet, niet tijdig of niet naar behoren zal plaatsvinden, geeft deze hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan de gemeente onder vermelding van de redenen van deze tekortkoming. Ten gevolge hiervan kan de overeenkomst door de gemeente worden ontbonden overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van deze algemene voorwaarden.

• 4.

  Indien de zaken niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats zijn afgeleverd, is de opdrachtnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim.

Artikel 11 Verpakking

• 1.

  De zaken dienen voor zover nodig behoorlijk te zijn verpakt en gemerkt, en dienen de plaats van bestemming in goede staat te bereiken.

• 2.

  De gemeente heeft te allen tijde de bevoegdheid verpakkingsmaterialen aan de opdrachtnemer te retourneren.

• 3.

  Retourzending van verpakkingsmaterialen geschiedt voor rekening en risico van de opdrachtnemer naar het verzendadres van de opdrachtnemer.

• 4.

  De verpakking dient op een zoveel mogelijk milieuvriendelijke wijze te geschieden en het verpakkingsmateriaal dient zoveel mogelijk milieuvriendelijk te zijn.

Artikel 12 Wijzigingen

• 1.

  De gemeente is te allen tijde bevoegd in overleg met de opdrachtnemer de omvang en/of de hoedanigheid van de te leveren zaken te wijzigen.

• 2.

  Wijzigingen worden schriftelijk overeengekomen.

• 3.

  Indien een wijziging naar het oordeel van de opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van levering, is de opdrachtnemer verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de gemeente hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 dagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren.

• 4.

  Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de gemeente onredelijk zijn, zullen partijen hierover in overleg treden.

Artikel 13 Tekeningen, modellen, enzovoorts

• 1.

  Alle zaken, tekeningen, modellen, gereedschappen, specificaties, bestekken en instructies die de gemeente in het kader van een overeenkomst aan de opdrachtnemer heeft verstrekt, of die de opdrachtnemer in het kader van een overeenkomst heeft vervaardigd of heeft laten vervaardigen, blijven of worden eigendom van de gemeente en maken onderdeel uit van de overeenkomst.

• 2.

  De opdrachtnemer is verplicht deze zaken en bescheiden van duidelijke kenmerken te voorzien.

• 3.

  Op verzoek van de gemeente dient de opdrachtnemer de in lid 1 genoemde documenten/bescheiden ook in digitale versie aan te leveren in een door de gemeente te openen bestand.

• 4.

  De opdrachtnemer zal de in dit artikel genoemde zaken en bescheiden zo spoedig mogelijk dan wel uiterlijk bij de laatste overeengekomen levering aan de gemeente terugzenden, bij gebreke waarvan de gemeente haar betalingsverplichtingen mag opschorten of de kosten van vervanging van de niet teruggezonden zaken in mindering mag brengen op de aan de opdrachtnemer te verrichten betalingen.

Artikel 14 Eigendom en risico

• 1.

  De eigendom en het risico van de zaken gaan over van de opdrachtnemer op de gemeente op het moment van volledige levering.

• 2.

  Als de gemeente de zaken overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van deze algemene voorwaarden afkeurt, blijven het risico en de eigendom bij de opdrachtnemer.

• 3.

  De eigendom van informatiedragers, die partijen over en weer beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers vanaf het moment dat een overeenkomst is aangegaan door de opdrachtnemers aan de gemeente ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom overgedragen aan de gemeente.

Artikel 15 Industriële en intellectuele eigendom

• 1.

  De opdrachtnemer garandeert dat het gebruik, daaronder begrepen doorverkoop, van de door haar geleverde zaken, of van de door haar ten behoeve van de gemeente gekochte of vervaardigde hulpmiddelen, geen inbreuk zal opleveren op octrooirechten, merkrechten, modelrechten, auteursrechten of andere rechten van derden.

• 2.

  De opdrachtnemer vrijwaart de gemeente voor aanspraken die voortvloeien uit enigerlei inbreuk op de in het vorige lid bedoelde rechten en zal de gemeente alle schade vergoeden die het gevolg is van enige inbreuk.

Artikel 16 Geheimhouding

• 1.

  De opdrachtnemer verplicht zich tot geheimhouding tegenover derden van tekeningen, modellen, constructieschema’s, technische bescheiden en andere informatie en know how in de ruimste zin van het woord, afkomstig van de gemeente, of die inzake de levering ter kennis van de opdrachtnemer zijn gebracht of gekomen.

• 2.

  Deze informatie is en blijft eigendom van de gemeente.

Artikel 17 Aansprakelijkheid

• 1.

  De opdrachtnemer is bij uitvoering van de overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk voor alle schade, gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden tot vergoeding van bedrijfsschade, alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van derden of welke andere schade dan ook die door of als gevolg van de opdrachtnemer bij de uitvoering in het kader van de opdracht en het één en ander in het breedste zin van het woord.

• 2.

  De opdrachtnemer vrijwaart de gemeente ter zake van alle aanspraken van derden tot vergoeding van schade verband houdende met de uitvoering van de overeenkomst door de opdrachtnemer.

• 3.

  De opdrachtnemer dient zich tegen aansprakelijkheid als bedoeld in dit artikel voldoende te verzekeren en verleent de gemeente desgewenst inzage in de betreffende polissen.

• 4.

  De gemeente is niet aansprakelijk voor enige schade of enig letsel van welke aard ook en op welke wijze ontstaan of toegebracht aan de opdrachtnemer of aan de opdrachtnemer toebehorende goederen of bij hem in dienst zijnde personen of derden die de opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst inzet, een en ander behoudens opzet of grove schuld van de gemeente.

Artikel 18 Verzekering

• 1.

  De opdrachtnemer is verplicht de zaken die zij ter bewerking of verwerking in het kader van de overeenkomst met de gemeente ontvangt, dan wel voor de gemeente onder zich houdt op de gebruikelijke polisvoorwaarden te verzekeren tegen schade, verlies of diefstal.

• 2.

  Op verzoek van de gemeente dient een kopie van deze polis aan haar te worden overgelegd.

Artikel 19 Overdracht van verplichtingen

• 1.

  De opdrachtnemer is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen voortvloeiende uit deze voorwaarden en de daarop gebaseerde overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de gemeente aan derden over te dragen.

• 2.

  Aan de toestemming zoals bedoeld in het vorige lid kunnen door de gemeente nadere voorwaarden worden verbonden.

Artikel 20 Ontbinding

• 1.

  Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding en het recht op schadevergoeding is de gemeente bevoegd zonder rechtelijke tussenkomst de overeenkomst door middel van een schriftelijke verklaring en zonder nadere ingebrekestelling, geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien:

  • a.

    de opdrachtnemer tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst;

  • b.

    de opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard of aan haar, al dan niet voorlopig, surseance van betaling is verleend;

  • c.

    door of vanwege de opdrachtnemer enig voordeel is aangeboden of is verschaft aan ondergeschikten van de gemeente;

  • d.

    blijkt dat een ondergeschikte van de gemeente een al dan niet betaalde nevenfunctie bij de opdrachtnemer vervult of ten tijde van de onderhandelingen over de overeenkomst heeft vervult, zonder dat de gemeente hiervan voor de sluiting van de overeenkomst in kennis is gesteld.

• 2.

  Indien de overeenkomst is ontbonden, is de opdrachtnemer verplicht de prijs, voor zover reeds betaald, aan de gemeente terug te betalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit bedrag is betaald.

• 3.

  Indien de overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden betreft hetgeen in lid 2 is gesteld een evenredige terugbetaling, alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.

• 4.

  Door de ontbinding worden de openstaande vorderingen van de gemeente onmiddellijk opeisbaar.

• 5.

  De opdrachtnemer verplicht zich op het eerste moment dat de opdrachtnemer weet van een aanvraag van haar faillissement of surseance van betaling hiervan onmiddellijk mededeling te doen aan de gemeente. Ook bij verlening van surseance of faillietverklaring dient de opdrachtnemer hiervan onmiddellijk mededeling te doen.

• 6.

  De gemeente behoudt zich het recht voor bij prijsverhogingen de overeenkomst te ontbinden.

• 7.

  In geval van ontbinding als bedoeld in lid 1 is de gemeente nimmer tot welke vorm van schadevergoeding dan ook jegens de opdrachtnemer gehouden.

• 8.

  De opdrachtnemer vrijwaart de gemeente ter zake van alle vorderingen van derden die tengevolge van de ontbinding mochten ontstaan.

Artikel 21 Boetebeding

• 1.

  De gemeente kan in de overeenkomst een boetebeding opnemen waarin onder meer is bedongen dat indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, de opdrachtnemer aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd is van een nader te bepalen percentage van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt tot een maximum van 10 % daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

• 2.

  De boete komt de gemeente toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:

  • a.

    haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het leveren van de diensten;

  • b.

    haar rechten op schadevergoeding.

• 3.

  De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

Artikel 22 Overmacht

• 1.

  Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de opdrachtnemer verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de gemeente. De gemeente heeft gedurende vier werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 20, dan wel in overleg met de opdrachtnemer een periode te bepalen waarin de partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie.

• 2.

  Onder overmacht wordt in elk geval niet verstaan:

  • a.

    onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet.

  • b.

    het niet-nakomen dan wel tekortschieten van door de opdrachtnemer ingeschakelde derden, en/of liquiditeits-c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de opdrachtnemer of de door hem ingeschakelde derden.

• 4.

  Indien de opdrachtnemer na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat bij de opdrachtnemer daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.

Artikel 23 Geschillen

• 1.

  Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één van de partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.

• 2.

  Indien partijen niet tot een oplossing komen zullen de geschillen aanhangig worden gemaakt bij de geschillencommissie en bij het ontbreken daarvan bij de bevoegde rechter in het arrondissement ’s-Gravenhage.

• 3.

  Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, zodra één van de partijen dit schriftelijk en aangetekend verklaart.

Artikel 24 Afwijken Algemene voorwaarden

De gemeente kan in voorkomende gevallen deze algemene voorwaarden niet van toepassing verklaren en andere voorwaarden aan een overeenkomst verbinden.

Artikel 25 Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Deze Algemene Voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk treden in werking een dag na bekendmaking.

• 2.

  Onder gelijktijdige intrekking van:

  • a)

    De ‘Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven’, zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld door het college van de gemeente Bodegraven in de vergadering van 9 maart 2010.

  • b)

    De ‘Algemene voorwaarden gemeente Reeuwijk’, zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld door het college van de gemeente Reeuwijk in de vergadering van 16 maart 2010.

Artikel 26 Citeertitel

Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als "Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 januari 2011,

de secretaris, de burgemeester,

C.M.J.M. van Pijkeren MSM drs. J.P.J. Lokker