Regeling resultaatverantwoordelijkheid gemeente Bodegraven-Reeuwijk 2017

1. Het organisatiemodel

De besturingsfilosofie van het organisatiemodel gaat uit van het organiseren vanuit het werk en de kracht van mensen. Zonder hiërarchische structuren, functies en systemen, maar met flexibele samenwerkingsvormen. Budgetverantwoordelijkheid wordt gekoppeld aan deze samenwerkingsvormen.

2. Het organiseren vanuit het werk

Het werk is onderverdeeld in OPP’s: Opdrachten, Projecten en Processen. Per OPP wordt het financieel kader en de resultaatverantwoordelijkheid vastgesteld.

3. Concernsturing

In opdracht van de gemeentesecretaris zorgt Concernsturing voor het verankeren van de financiële resultaatverantwoordelijkheid voor de OPP’s en het vertalen en het aansluiten van het financiële kader per OPP met de door de raad vastgestelde begroting.

4. Resultaatverantwoordelijkheid

Uitgangspunt is dat de financiële resultaatverantwoordelijkheid voor een OPP door één of meerdere mensen wordt gedragen. De voorkeur gaat uit naar een gedeelde verantwoordelijkheid. Per OPP wordt bepaald of en hoe de financiële resultaatverantwoordelijkheid bij één of meerdere mensen wordt georganiseerd. Daarbij wordt per OPP gekeken welke kwaliteiten daarvoor nodig zijn. Onderscheid wordt gemaakt naar aard van een OPP en op basis van financiële omvang, financiële risico’s en financiële belangen. Onder de resultaatverantwoordelijkheid vallen ook de in de productenraming opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften.

5. Resultaatverantwoordelijke medewerker

De in de financiële administratie bij een specifiek(e) opdracht, project of proces vermelde budgethouder.

6. OPP-budget

Hiertoe worden zowel exploitatiebudgetten als investeringskredieten en onttrekkingen aan voorzieningen gerekend.

1. Aan de gemeentesecretaris is de bevoegdheid gemandateerd te beschikken over alle in de begroting genoemde budgetten, teneinde de daar bijbehorende doelen te realiseren.

2. De gemeentesecretaris mandateert de onder het eerste lid genoemde bevoegdheid onder aan resultaatverantwoordelijke medewerkers door deze per budget aan te wijzen.

3. Bij afwezigheid van de resultaatverantwoordelijke medewerkers wijst de gemeentesecretaris een of meer vervangende resultaatverantwoordelijke medewerkers aan.

4. In de financiële administratie van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk wordt de relatie gelegd tussen de aangewezen resultaatverantwoordelijke medewerkers en hun OPP-budgetten.

5. De resultaatverantwoordelijke medewerkers oefenen hun verantwoordelijkheid uit, met inachtneming van daartoe aan hen in het Algemeen mandaatbesluit gemeente Bodegraven-Reeuwijk 2017 verstrekte (onder)mandaten en/of (onder)volmachten.

1. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn binnen het, op grond van het Algemeen mandaatbesluit Bodegraven-Reeuwijk 2017 gegeven, mandaat en/of de gegeven volmacht, bevoegd tot- en verantwoordelijk voor- het aangaan van publiek- en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover deze bijdragen aan de realisatie van de bij hun opdracht, project of proces behorende doelstellingen.

2. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zorgen voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde middelen.

3. Resultaatverantwoordelijke medewerkers dragen zorg voor een adequate organisatie van de processen, procedures en activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van de resultaten.

4. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

5. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van - en tot maximaal de hoogte van - hun OPP-budget.

6. Resultaatverantwoordelijke medewerkers dragen zorg voor de ontvangst van minimaal de ten gunste van hun OPP-budget geraamde inkomsten.

1. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juist administreren van OPP-budgetten en de budgetbewaking. Zij maken hierbij gebruik van het geautomatiseerde financiële systeem en de daar bijbehorende procedures en werkwijzen.

2. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn verantwoordelijk voor het vastleggen van de op een OPP-budget betrekking hebbende verplichtingen volgens de daar bijbehorende procedures en werkwijzen.

3. Resultaatverantwoordelijke medewerkers dragen bij de voorbereiding en uitvoering van opdrachten en projecten zo nodig zorg voor tijdige inschakeling van de bij Concernsturing aanwezige disciplines.

1. De functie van resultaatverantwoordelijke (= beschikkende functie) is onverenigbaar met:

• ·

  de bewarende functie (bijv. kassier);

• ·

  de registrerende functie (bijv. boekhouding);

• ·

  de controlerende functie (bijv. verbijzonderde interne controles).

1. Resultaatverantwoordelijke medewerkers leggen voor de organisatie van de aan het OPP-budget verbonden werkzaamheden, door tussenkomst van Concernsturing, desgevraagd verantwoording af aan de gemeentesecretaris.

2. Resultaatverantwoordelijke medewerkers zijn verantwoordelijk voor het financiële resultaat van een OPP. Zij moeten het financiële resultaat inzichtelijk hebben. Zij zijn verplicht de gemeentesecretaris, door tussenkomst van Concernsturing, actief te informeren over de door hen gesignaleerde c.q. te verwachten afwijkingen van het OPP-budget. De informatie betreft zowel over- en onderschrijdingen van de in het OPP-budget opgenomen lasten en/of baten als afwijkingen in prestaties.

3. Resultaatverantwoordelijke medewerkers verstrekken de informatie overeenkomstig de eisen die de planning & control cyclus daaraan stelt.

4. Concernsturing informeert de gemeentesecretaris en burgemeester en wethouders proactief over afwijkingen van het financiële kader, zodat (bij)sturing mogelijk is.