Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Borsele

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountantEen door de raad benoemde:- registeraccountant of;- accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 van de Wet op de accountants-administratieconsulenten, of;- organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontroleDe controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de “door de raad benoemde” accountant van:- het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, evenals de grootte en samenstelling van het vermogen;- het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten evenals de balansmutaties;- het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;- onrechtmatigheden in de jaarrekening;waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid van de Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van accountantscontroleHet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;

• d.

  deelverantwoording Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e.

  auditcommissieEen commissie bestaande uit leden van de raad die periodiek overleg voert met de accountant.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde beleid door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst. De opdrachtverlening stelt de volgende voorwaarden:

1.   De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal 3 en maximaal 6 jaren;

2.   Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding voor van de accountantscontrole voor;

3.   De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Dit bevat de periode waarvoor de accountant wordt benoemd. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:

a.      De toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

b.      De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapportagetoleranties;

c.      De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d.      De eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

e.      De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

f.       Voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandachtdient te besteden;

g.      Voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 

4.   In afwijking van het gestelde in lid 3, de letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.                                                                    

 5.   In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college heeft de volgende verplichtingen tot het verstrekken van de informatie:

1.   Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en verstrekt deze aan de accountant voor de aanvang van de controle;

2.   Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn; 

3.   Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

4.   Het college overlegt de gecontroleerde jaarstukken samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 15 juni na de afloop van het boekjaar aan de raad;

5.   Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. De inrichting van de controle is als volgt bepaald:

1.   De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

2.   De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren;

3.   Voorzover wenselijk, ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole, voert de accountant (afstemming-) overleg met de auditcommissie, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder Financiën, het afdelingshoofd Financiën en de Controller.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Het artikel toegang tot informatie legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle sectoren van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. In dit artikel is dit als volgt vastgelegd:

1.   De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige documenten waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen terreinen en informatiedragers van de gemeente;

2.   De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen;

3.   Het college draagt er zorg voor dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Dit artikel regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van advieswerkzaamheden aan de door de raad benoemde accountant. Verder wordt in dit artikel aangegeven hoe het college moet omgaan met de verantwoording en uitvoering van specifieke uitkeringen. Ministeries eisen immers vaak een aparte accountantsverklaring. Dit artikel benoemt eveneens de verantwoording aan derden:

1.   Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

2.   Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien die in het belang van de gemeente is;

3.   Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden, zoals de Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank en dergelijke en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit van belang van de gemeente is;

Artikel 7 Rapportering

Dit artikel regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld:

1.   Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

2.   In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen zijnde niet van bestuurlijk belang aan de desbetreffende ambtenaar van wie het geldelijke beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het afdelingshoofd waar betreffende ambtenaar onder ressorteert en het afdelingshoofd  financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren;

3.   De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren;                                                                                                 4.   De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 10 juni 2011 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2011 en later.

Artikel 9 Citeertekst

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Borsele” .