Verordening Auditcommissie gemeente Boxmeer 2011

1 AlgemeenDe commissie oefent de nodige activiteiten uit en adviseert de raad over zaken die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2 AccountantDe commissie voert overleg met de accountant over de door deze uit te voeren werkzaamheden en draagt zorg voor de aansturing van de accountant vanuit de raad. Hiertoe behoort het voeren van periodiek overleg met de accountant over het dienstverleningsplan, de opdrachtbevestiging, het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, bijzondere aandachtspunten voor de controle, de reikwijdte van de accountantscontrole, de aard en periodiciteit van de rapportages en de controlebevindingen en een jaarlijkse evaluatie met de accountant van de controle- uitvoering in relatie tot de controleovereenkomst. 

3 Afstemming.De commissie bevordert de afstemming van de controle en onderzoeksactiviteiten die binnen de organisatie van de gemeente door ondermeer de accountant, rekenkamercommissie en college worden uitgevoerd. 

4 ToezichtDe commissie houdt toezicht op en adviseert over het proces van planning en control, met onder andere de financiële verordening als toetsingskader; de door het college toegezegde of door de raad vastgestelde administratieve verbeteringsacties en de voortgang daarvan en overige, tussentijdse controles van de accountant, alsmede een transparante verslaglegging over de betrouwbaarheid en relevantie van de informatievoorziening, het systeem van risicobeheersing en de opzet en werking van het auditinstrumentarium. 

5 Jaarverslag en jaarrekeningDe commissie adviseert de raad over de vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening met inachtneming van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant. 

1 De commissie bestaat uit drie door de raad te benoemen raadsleden, waarvan één voorzitter van de commissie is. Deze wordt in functie door de raad benoemd.

2 De commissie kan leden van het college, ambtenaren in dienst van de gemeente Boxmeer, de accountant en andere externe adviseurs alsmede een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

3 De griffier voorziet in het secretariaat van de commissie.

1 De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2 De raad kan een lid tussentijds ontslaan en een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1 De commissie vergadert zoveel als zij dit nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2 De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. Raadsleden hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de commissie als toehoorder bij te wonen.

3 De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie die opheft.

4 De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5 Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

1 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

2 Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Auditcommissie gemeente Boxmeer 2011”.