Gedragscode voor raadsleden, collegeleden en de burgemeester

Ondertekening

Toelichting op de Gedragscode voor raadsleden, collegeleden en de burgemeester

Inleiding

Leden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders, de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen.

Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:

• •

  Dienstbaarheid Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

• •

  Functionaliteit Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

• •

  Onafhankelijkheid Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

• •

  Openheid Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

• •

  Betrouwbaarheid Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

• •

  Zorgvuldigheid Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.

Toelichting per paragraaf

Ad paragraaf 2. Belangenverstrengeling en aanbesteding

Bestuurders van gemeenten dienen het algemeen belang. Persoonlijk voordeel kan niet het oogmerk zijn. Op grond van artikel 14 van de Gemeentewet doen de gekozen raadsleden de eed of belofte om de wetten te zullen nakomen en de plichten als lid van het gemeentebestuur naar eer en geweten te zullen vervullen. Ze moeten hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen. Als er sprake is van belangenverstrengeling is dat niet langer verzekerd. Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van de bestuurder of dat van derden waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. Reeds de schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden.

Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een bestuurder een nevenfunctie vervult die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Daarbij kan het gaan om een bestuurslidmaatschap van een vereniging die in de gemeente is gevestigd of een commissariaat bij een bedrijf dat met de gemeente zaken doet. Ook als het gaat om de uitoefening van een nevenfunctie waarin de bestuurder qualitate qua is benoemd - bijvoorbeeld als commissaris van een overheidsbedrijf - is het risico van belangenverstrengeling overigens niet uitgesloten. Ook dan hoeven immers de belangen van de gemeente en die van de organisatie waarvoor de q.q. nevenfunctie wordt vervuld niet altijd parallel te lopen.

Ook het hebben van bepaalde financiële belangen of het verrichten van bepaalde financiële transacties kan (de schijn van) belangenverstrengeling veroorzaken. Financieel belang dient hier breed te worden gedefinieerd. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om financiële deelnemingen in ondernemingen en dergelijke. Zelfs negatieve financiële belangen, zoals bijvoorbeeld schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Dergelijke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of grondverkopen.

Bij belangenverstrengeling betreft het niet alleen mogelijk persoonlijk voordeel voor de bestuurder zelf. Het kan ook gaan om bevoordeling van bijvoorbeeld vrienden en familieleden of van bedrijven en instellingen waarmee de bestuurder als privé-persoon banden heeft. De bevoordeling kan naast het verlenen van overheidsgunsten ook bestaan uit het doorgeven van vertrouwelijke overheidsinformatie.

Belangenverstrengeling hoeft niet altijd structureel te zijn of financieel tot uitdrukking te komen. Het kan ook gebeuren dat een bestuurder incidenteel moet stemmen over - zoals artikel 28 van de Gemeentewet dat aangeeft - 'een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken' of over 'de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort'. Daarbij kan gedacht worden aan familierelaties, eigendommen, zakelijke belangen als bijvoorbeeld aandelen, of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. In zo’n geval mag het raadslid niet aan de stemming deelnemen. Daaronder vallen zowel hoofdelijke als schriftelijke stemmingen. De verantwoordelijkheid hiervoor laat de wet in eerste instantie bij betrokkene zelf. Nadere regels daarover zijn gesteld in het reglement van orde van de gemeenteraad.

De bepaling van artikel 28 van de Gemeentewet heeft niet alleen betrekking op stemmingen in de gemeenteraad, maar ook op besluiten in het college. De wettelijke regeling ziet niet op het meedoen aan discussies en het impliciet of expliciet stemmen in commissievergaderingen. Nadere regels daarover zijn gesteld in het reglement van orde voor de raadscommissies.

Betrekkingen met het bedrijfsleven

Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in de zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven waarbij grote sommen geld omgaan. Ook in het verkeer tussen overheden onderling of tussen overheden en semi-overheidsinstellingen kunnen er grote belangen spelen. In dat verband gelden dezelfde integriteitsregels als bij contacten met het bedrijfsleven.

Bijzondere aandacht dient te worden geschonken aan de aanbesteding. Overigens dienen andere situaties waarin een overheidsorganisatie optreedt als inkoper van goederen of diensten niet uit het oog te worden verloren. Besluiten over de aanbesteding van werken zijn bij uitstek een moment waarop overheid en particuliere markt elkaar ontmoeten en waarmee tevens vaak grote bedragen zijn gemoeid. In het kader van integriteit gaat het daarom om een kwetsbare activiteit, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is.

Ad paragraaf 3. Nevenfuncties

Algemeen

Veel gemeentelijke bestuurders hebben naast hun politieke ambt nog andere (neven)functies, betaald of onbetaald. Voor raadsleden en parttime wethouders is dat vaak noodzakelijk, omdat voor hen het politieke ambt feitelijk een nevenfunctie is die zij vervullen naast een andere of eigenlijke bron van inkomsten. De vergoedingen voor het raadslidmaatschap en het parttime wethouderschap zijn niet bedoeld om als volledig inkomen te dienen. Het onderstaande is toegespitst op de bestuurders voor wie het ambt een hoofdfunctie is maar is, waar mogelijk, van overeenkomstige toepassing op raadsleden.

Het vervullen van nevenfuncties door bestuurders is in zijn algemeenheid uit maatschappelijk, bestuurlijk en ook persoonlijk oogpunt veelal positief te waarderen. Het vervullen van nevenfuncties, in het bijzonder van nevenfuncties buiten de publieke sfeer, vindt echter zijn grens waar dit afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van het ambt en een optimaal functioneren van degene die het ambt vervult. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dienen bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt.

In algemene zin zijn bij het aanvaarden van nevenfuncties twee afwegingen van belang:

• -

  Er mag geen verstrengeling optreden tussen het ambt en de nevenfunctie.

• -

  De nevenfunctie mag niet leiden tot een zodanig tijdbeslag dat daardoor het functioneren als ambtsdrager in het geding komt.

De bestuurder die een nevenfunctie vervult, dient dit voorts te doen vanuit het voortdurend besef dat de belangen van die nevenfunctie en de gemeente uit elkaar moeten worden gehouden.

Inkomsten uit nevenfuncties

Sommige nevenfuncties vervullen bestuurders uit hoofde van hun functie als bestuurder. Dat zijn de nevenfuncties waarin zij ‘qualitate qua’ zijn benoemd (de zogenoemde q.q.-nevenfuncties). De wethouder/burgemeester geniet géén vergoedingen - in welke vorm dan ook - voor werkzaamheden, verricht in nevenfuncties uit hoofde van het ambt, ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeente komt of niet. 1 Ontvangen inkomsten moeten in de gemeentekas worden gestort. De overweging is dat de werkzaamheden verricht in de q.q.-functie geacht worden te behoren tot de normale taakvervulling in het kader van de functie of het ambt. De bezoldiging wordt toegekend voor alle in het kader van die normale taakvervulling te verrichten werkzaamheden.

Aan de hand van de volgende criteria kan bepaald worden of een nevenfunctie een q.q.- nevenfunctie is:

• 1.

  Er is een aantoonbaar belang van de gemeente dat de nevenfunctie door een bestuurder wordt vervuld. De bestuurder bekleedt in dat geval de nevenfunctie uit hoofde van het ambt en behartigt (in)direct de belangen van de gemeente.

• 2.

  De nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het ambt. Bij beëindiging van de hoofdfunctie moet de nevenfunctie ook worden neergelegd.

Of er sprake is van een q.q.- nevenfunctie zal uiteindelijk uit de feitelijke context moeten blijken. Ook indien de statuten geen eisen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de termijn waarin het commissariaat of de bestuursfunctie wordt vervuld, maar uit de praktijk blijkt dat er ook bestuurders van andere gemeenten in het stichtingsbestuur zitting hebben, is er sprake van een q.q.-nevenfunctie.

Eventuele vergoedingen uit hoofde van q.q.-functies dienen in de gemeentekas te worden gestort.2 Het verdient aanbeveling in dat geval de vergoeding door de betreffende instantie rechtstreeks in de kas te laten storten en dit niet via de privé-rekening te laten geschieden. De stortingsplicht betreft slechts de beloning voor geleverde diensten. De aan een q.q.-functie verbonden vergoeding voor (daadwerkelijke) onkosten behoeft niet in de gemeentekas te worden teruggestort.

Onverenigbaarheid van functies

Het uitoefenen van een of meer andere functies naast het politieke ambt kan onder omstandigheden leiden tot belangenverstrengeling en daarmee een onafhankelijk oordeel van de bestuurder in de weg staan. Daarom is in de Gemeentewet vastgelegd welke functies in ieder geval onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de raad respectievelijk met de functie van wethouder. Controle op het vervullen van deze functies vindt plaats bij de benoeming in het politieke ambt. Wie als bestuurder een functie gaat vervullen die daarmee onverenigbaar is, verliest zijn ambt.

Belangenverstrengeling door nevenfuncties

Als bepaalde nevenfuncties niet wettelijk zijn verboden betekent dat nog niet dat de uitoefening daarvan nooit zou kunnen leiden tot belangenverstrengeling. Het spreekt voor zich dat er van belangenverstrengeling sprake kan zijn bij een vergunningverlening aan een vereniging waarvan de wethouder bestuurslid is. De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf, maar betrokkene zal daarover openbaarheid moeten betrachten en zich daarvoor moeten kunnen verantwoorden in de raad. Naar analogie van de Ambtenarenwet zou in aanvulling op de wettelijke bepalingen in de Gemeentewet voor wethouders als algemene lijn kunnen worden aangehouden dat hij of zij geen nevenwerkzaamheden verrichten waardoor de goede vervulling van het politieke ambt of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de vervulling van het politieke ambt, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Een dergelijke formulering gaat overigens verder dan uitsluitend de bescherming van de integriteit. Daarmee is immers tevens aangegeven dat geen nevenfuncties worden vervuld die afzonderlijk of tezamen een zodanige werkbelasting inhouden dat onvoldoende tijd resteert om het politieke ambt naar behoren te vervullen.

Het risico van belangenverstrengeling hoeft overigens niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie zou moeten worden opgegeven. De noodzaak daartoe zal afnemen naarmate het risico een meer incidenteel karakter heeft. Onder omstandigheden is een oplossing dat de betrokken bestuurder zich buiten de concrete besluitvorming houdt.

Bij q.q.-nevenfuncties is het risico van belangenverstrengeling niet uitgesloten. Ook hier kan sprake zijn van verschil in belangen. Het belang van de regio waarvan de burgemeester voorzitter is, is niet altijd gelijk aan dat van de gemeente. Ter vermijding van iedere schijn van belangenverstrengeling verdient het aanbeveling in de raad nog eens kritisch van gedachten te wisselen over de vervulling van commissariaten door gemeentelijke bestuurders in bijvoorbeeld vervoers- en energiebedrijven. Gemeenten hebben immers ook de mogelijkheid om anderen dan bestuurders als gemeentelijke commissarissen te benoemen.

Financiële belangen

Het gevaar van belangenverstrengeling doet zich voor als een bestuurder financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming kunnen beïnvloeden. Het betreffen dan vooral financiële belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen en ten aanzien waarvan die gemeente besluiten neemt. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over bijvoorbeeld aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Bestuurders zouden in de verleiding kunnen worden gebracht zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Voorzichtigheid, openheid en controleerbaarheid zijn hier van groot belang.

Ad paragraaf 4. Informatie

Hierboven is aangegeven dat de vervulling van nevenfuncties een serieus integriteitsrisico kan inhouden vanwege eventuele belangenverstrengeling. De vraag welke nevenfuncties wel en welke niet toelaatbaar zijn dient beantwoord te worden aan de hand van de wettelijke criteria. In eerste instantie zal betrokkene zelf de afweging moeten maken of voldaan wordt aan de criteria. Door openbaarmaking kan de vraag ook door anderen beantwoord worden. Melding en openbaarmaking en daardoor de mogelijkheid van democratische controle kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. Het is om die reden dat er een wettelijke verplichting voor de gemeentelijke bestuurders is om hun nevenfuncties openbaar te maken. Daarmee wordt een en ander controleerbaar en kan zo nodig een publiek debat in de raad worden gevoerd over de aanvaardbaarheid van bepaalde nevenfuncties. Raadsleden en wethouders moeten de gegevens over nevenfuncties openbaar maken door ze ter inzage te leggen op het gemeentehuis. Uiteraard is het regelmatig bijhouden van de lijst van nevenfuncties van groot belang. Wanneer de burgemeester voornemens is een nevenfunctie te aanvaarden die niet voortvloeit uit zijn ambt, moet hij dit melden aan de gemeenteraad. Ook moeten dergelijke functies openbaar gemaakt worden. Dit kan geschieden door terinzagelegging op het gemeentehuis.

Er zij op gewezen dat de melding, beoordeling en openbaarmaking slechts momentopnamen zijn. Situaties kunnen zich wijzigen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de inhoud van de hoofdfunctie of van de nevenfunctie verandert. Ook is mogelijk dat de instantie waarbij de nevenfunctie wordt vervuld een andere relatie krijgt met de gemeente. In dergelijke gevallen kan de beoordeling van de vraag of de nevenfunctie toelaatbaar is, anders uitvallen dan in de oorspronkelijke situatie.

Een integer bestuurder dient zorgvuldig en correct om te gaan met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij mag geen onjuiste informatie verstrekken of relevante (niet geheime) informatie achterhouden. Ook mag hij niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik maken van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Evenmin mag hij geheime informatie verstrekken. De reden spreekt voor zich. Het zou de betrouwbaarheid en de geloofwaardigheid van de overheid kunnen aantasten.

“Bestuurders moeten altijd de waarheid spreken en mogen geen informatie bewust onder de pet houden, ongeacht de consequenties. Zij moeten open en eerlijk zijn over hun feilen en falen.”

Oneigenlijk gebruik van overheidsinformatie

Integriteitrisico's kunnen ontstaan als een bestuurder over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bijvoorbeeld vrienden, kennissen, familieleden of andere relaties. Het kan daarbij gaan om zaken als de aan- en verkoop van een huis of een stuk grond, de gunning van opdrachten etc. De verleiding kan groot zijn om in de privé-sfeer melding te maken van informatie die voor de relaties van direct belang is. Soms gaat het daarbij om informatie die in principe openbaar wordt, maar waarbij de bestuurder of zijn relaties voordeel hebben bij het eerder verkrijgen van die informatie. De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Er moet op kunnen worden vertrouwd dat informatie bij de gemeente of provincie in goede handen is en niet wordt gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor die informatie is verkregen.

Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken van informatie naar pers en media. Het oogmerk is daarbij niet het behalen van een voordeel in de privé-sfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden.

Geheime of vertrouwelijke informatie

Er zijn aangelegenheden die naar hun aard vertrouwelijk behandeld moeten worden. De Gemeentewet bevatten regels over de beslotenheid van vergaderingen onderscheidenlijk de geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde. Vergaderingen van het college zijn in beginsel besloten. De raad en de commissies vergaderen in beginsel openbaar, maar er kan besloten worden dat een vergadering wordt gehouden met ‘gesloten deuren’. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de leden ter zake een geheimhoudingsplicht rust. De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld. Het schenden van die geheimhoudingsplicht kan volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht bestraft worden met gevangenisstraf of een geldboete. Dit geldt overigens niet alleen voor informatie waarvoor nadrukkelijk een geheimhoudingsplicht is opgelegd, maar voor elk geval waarin “hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren” toch dat geheim schendt.

Ad paragraaf 5. Aannemen van geschenken

Algemeen

Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten.Dat betekent kort gezegd dat nooit giften of gunsten - ook niet als ze van geringe waarde zijn - mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie.Toch is het binnen de diverse relaties die gemeenten onderhouden niet ongebruikelijk dat geschenken worden gegeven en ontvangen. Dat hoeft geen probleem te zijn zolang de onafhankelijkheid van de bestuurders niet in het geding is.

Geschenken van de gemeente

Het is vanzelfsprekend dat bestuurders niet zelf - op persoonlijke titel - geschenken geven, maar dit namens de gemeente doen. Het gaat dan vaak om relatiegeschenken die verbonden zijn met de gemeente die over het algemeen niet zeer kostbaar zijn. Wel is het verstandig om ook voor het weggeven van dergelijke geschenken een deugdelijke administratie bij te houden. Voor andere te geven geschenken is het goed openbare richtlijnen op te stellen waarin voor een aantal categorieën bedragen worden vastgesteld. Voor grote geschenken is het raadzaam een expliciet en gemotiveerd collegebesluit te nemen. Het verdient ook aanbeveling regelmatig de raad te informeren over verstrekte geschenken bijvoorbeeld in het jaarverslag.

Geschenken aan de gemeente

Ook met het ontvangen van geschenken door de gemeente moet zorgvuldig en terughoudend worden omgegaan. In dat kader wordt door respectievelijk de griffier dan wel de secretaris een registratie van giften en geschenken bijgehouden.

Geschenken aan bestuurders

Het ontvangen van geschenken door bestuurders persoonlijk brengt meer risico’s met zich mee dan het ontvangen van geschenken als gemeente. Bedacht moet worden dat de onafhankelijkheid in de besluitvorming op geen enkele wijze mag worden aangetast. Persoonlijk ontvangen of aangeboden geschenken boven een bedrag van 50 Euro moeten in respectievelijk de raad dan wel het college worden gemeld en worden ingeleverd of teruggestuurd. Hierbij kan als uitgangspunt gelden dat een geschenk dat men zelf niet zou geven, ook niet geaccepteerd behoort te worden. Timing en openheid zijn hier van belang. Het is niet aan te bevelen geschenken te aanvaarden zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn. Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Het is daarom minder gewenst om op het huisadres geschenken te ontvangen.

Diners, excursies en evenementen

In het kader van het integriteitsbeleid dienen de begrippen geschenken en diensten ruim te worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, eenexcursie, werkbezoeken of een gezamenlijk bezoek aan een evenement zijn beïnvloedingsmiddelen waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Als het gaat om excursies en werkbezoeken op uitnodiging is voorwaarde dat zij functioneel zijn en in het belang van de gemeente. Het verdient aanbeveling deze te melden in respectievlijk de raad dan wel het college. Het is in dat geval logisch dat de gemeente de reis- en verblijfkosten betaalt. Hetzelfde geldt in principe ook voor diners, zij het dat hier geen noodzaak is om deze in alle gevallen te melden.

Het bezoek aan evenementen op uitnodiging is doorgaans niet functioneel en in het belang van de gemeente. Dat betekent nog niet dat dergelijke uitnodigingen nooit zouden kunnen worden aangenomen. Wel zal ook hier een grote mate van openheid moeten worden betracht, zodat controle en verantwoording mogelijk is. De openheid betekent ook dat het als regel zou moeten gaan om evenementen waarvoor meerdere personen of instanties worden uitgenodigd. Voorwaarde is verder dat het college hieraan vooraf toestemming verleent en dat de uitnodiging binnen de grenzen van de redelijkheid blijft.

Het spreekt voor zich dat ook door andere geschenken of aangeboden voordelen een onafhankelijke besluitvorming in het gedrang kan komen. Dat beperkt zich niet tot gevallen van persoonlijke bevoordeling zoals bijvoorbeeld een goedkope verbouwing of tuinaanleg. Ook donaties aan de politieke partij van de bestuurder met het oog op een gunstige overheidsbeslissing zijn uit den boze.

Ad paragraaf 6. Declaraties

Algemeen

Politieke ambtsdragers ontvangen naast hun wedde of bezoldigingvergoeding van kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt. Naast vergoedingen van nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste onkostenvergoeding, kunnen zij kosten declareren en maken zij gebruik van voorzieningen die door de gemeentelijke organisatie ter beschikking worden gesteld.

Voor wat betreft de vaste onkostenvergoeding van de bestuurders is in Breda het volgende geregeld. De vergoeding van vaste onkosten aan raadsleden is geregeld in de Verordening vergoeding en tegemoetkoming kosten raads- en commissieleden 1995. De vergoeding van vaste onkosten aan wethouders is geregeld in de Verordening tot regeling van de vergoeding van kosten aan wethouders. De vergoeding van vaste onkosten aan de burgemeester vindt plaats aan de hand van de jaarlijks te verschijnen Circulaire Ambtstoelage burgemeesters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Declaraties en facturen

Onder een declaratie wordt verstaan een voorschotbetaling door de bestuurder die vervolgens wordt gerestitueerd. De bestuurder betaalt dus in eerste instantie de uitgave uit eigen middelen en verzoekt terugbetaling van het bedrag door de gemeente. Terughoudendheid is geboden bij deze financieringswijze van bestuurlijke uitgaven. Het verdient de voorkeur eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk gescheiden te houden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de organisatie, zonder dat een ‘voorfinanciering’ geschiedt uit de privé-gelden van de individuele bestuurder. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te kunnen dienen zal echter behoefte blijven bestaan. Het is van belang dat daarbij dan zorgvuldigheid wordt betracht met name bij de afwikkeling van de declaraties in de financiële administratie. De vereisten omtrent declaraties gelden uiteraard evenzeer voor het ter betaling doorzenden van een rekening naar gemeente, bijvoorbeeld waar het betreft het vereiste van functionaliteit van de uitgave. Wat in zijn algemeenheid geldt voor bestuurlijke uitgaven, geldt immers ook voor door bestuurders ingediende declaraties en doorgezonden rekeningen. Uitsluitend bestuurlijke uitgaven komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voorzover de uitgavenpost niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. De kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie maakt, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

Ad paragraaf 7. Creditcards

Een creditcard is een betaalmiddel en geen voorziening als zodanig. Dat betekent dat vereisten omtrent de verrekening van functionele uitgaven onverkort van toepassing zijn. Het gebruik van een creditcard op naam van de gemeente heeft bepaalde nadelen. Door het gebruiksgemak van dit betaalmiddel loopt men het risico dat er achteraf niet afdoende duidelijk kan worden gemaakt dat er sprake is geweest van een functionele uitgave in het belang van gemeente. Reeds de schijn van vermenging van privé-gelden en publieke middelen moet worden vermeden.

Ook indien er een creditcard wordt gebruikt, zal er ten behoeve van de financiële procedure een rekening of factuur moeten worden overlegd en zal de functionaliteit van de uitgave moeten worden aangegeven. Een afschrift van een betaling verricht met een creditcard geeft als zodanig onvoldoende informatie omtrent de aard en strekking van de uitgave. Het gebruik van een creditcard op naam van de gemeente voor het binnenland zou men zoveel mogelijk moeten beperken. Wel is het denkbaar dat bijvoorbeeld voor buitenlandse reizen gebruik wordt gemaakt van een creditcard. Zorgvuldigheid is echter ook hier geboden en er dient zorg te worden gedragen voor een betalingsbewijs waarmee de aard van de uitgave duidelijk kan worden verantwoord.

In dat kader zijn in het college afspraken gemaakt over het gebruik van creditcards. Deze afspraken worden nu middels vastlegging in onderhavige gedragscode bestendigd.

Raadsleden worden niet in het bezit gesteld van een creditcard. In dat kader is paragraaf 7 niet op hen van toepassing.

Ad paragraaf 8. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen

Politieke ambtsdragers dienen te beschikken over voor de uitoefening van het ambt benodigde voorzieningen. Zaken die direct verband houden met de werkplek, worden direct door de gemeente ter beschikking gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen voor rekening van de gemeente en maken integraal deel uit van de kosten van de bedrijfsvoering van de gemeente. Naast (bureau)voorzieningen die onderdeel vormen van de gemeentelijke organisatie zijn er veelal zaken die daarnaast aan de bestuurders ter beschikking worden gesteld. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat facturen direct door de gemeente kunnen worden voldaan of dat apparatuur in bruikleen worden gegeven.Ten behoeve van bovenstaande is hier bijvoorbeeld in de vaste vergoeding aan raadsfracties rekening mee gehouden.

Ad paragraaf 9. Reizen buitenland

De reis moet functioneel zijn

In beginsel gelden voor buitenlandse reizen dezelfde regels als voor binnenlandse reizen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de reis altijd een functioneel karakter moet hebben. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en komen de kosten voor eigen rekening. Dat wordt niet anders als geen publieke middelen hoeven te worden ingezet, doordat derden bereid zijn de reis te financieren. Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente te komen. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van dergelijke reizen door derden moet in beginsel worden afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie van de gemeente in gevaar komen, bijvoorbeeld in situaties waarin contracten moeten worden gesloten met of gunningen verleend aan bedrijven. Soms hoeft het echter geen bezwaar te zijn als de ontvangende partij (een deel van) de reis- en verblijfkosten voor zijn rekening neemt bijvoorbeeld bij de uitnodiging voor een bezoek aan een tweelinggemeente. Openheid hierover is wel een voorwaarde.

Of een buitenlandse reis als functioneel is aan te merken is een zaak die van geval tot geval zal moeten worden beoordeeld. Van belang is dat daarover in alle openheid vooraf zorgvuldige besluitvorming plaatsvindt en dat achteraf verantwoording wordt afgelegd. Het verdient daarom aanbeveling dat het college steeds expliciet een beslissing neemt over eventuele buitenlandse reizen en daarvan melding maken aan de raad. Het is zinvol daarbij in ieder geval een uitspraak te doen over doel en beleidsoverwegingen voor de reis, omvang en aard van het reisgezelschap, de kosten en het budget waaruit de reis wordt betaald en de eventueel benodigde bevoorschotting. Voor reizen naar instellingen van de Europese Unie en omliggende Belgische grensgemeenten wordt met de lichtere procedure voor binnenlandse reizen volstaan. Deze reizen hebben immers een meer regulier karakter.

Gedragsregels

De kosten voor het meereizen van partners kunnen alleen voor rekening van de gemeente komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de reis naar het oordeel van de raad dan wel het college noodzakelijk is met het oog op de behartiging van de belangen van de gemeente. Relevant zal daarbij onder meer zijn of de meereizende partner is uitgenodigd door de ontvangende partij. Tegen verlenging van de reisduur voor privé-doeleinden hoeven geen bezwaren te bestaan. Melding vooraf is wel gewenst. De extra reis- en verblijfkosten komen in dat geval uiteraard geheel voor eigen rekening.

1Zie de artikelen 44/66 van de Gemeentewet.

2De Gemeentewet voorziet in een ontheffingsmogelijkheid voor wethouders in bijzondere omstandigheden. Deze mogelijkheid is bedoeld voor deeltijdwethouders.